Korzystanie z przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości został opracowany do obsługi potrzeb związanych z zarządzaniem rekordami wewnątrz organizacji. Ten przepływ pracy służy do zarządzania procesem przechowywania i wygasania dokumentów przez umożliwienie uczestnikom podejmowania decyzji, czy pozostawić lub usunąć dokumenty bądź elementy, które straciły ważność.

W tym artykule

Jak działa przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Dodawanie lub zmienianie przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości dla listy, biblioteki lub typu zawartości

Konfigurowanie zasad wygasania do korzystanie z przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Uruchamianie przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Wykonywanie zadania przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

W jaki sposób działa przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości?

Za pomocą przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości obsługiwane są procesy zarządzania rekordami i dokumentami dzięki udostępnieniu organizacji sposobu zarządzania i śledzenia procesu oceniania i usuwania zawartości nieaktualnej lub takiej, która straciła ważność. Użytkownicy mogą ręcznie uruchamiać przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości dla poszczególnych dokumentów lub elementów. W celu zapewnienia większej spójności zarządzania zawartością, która straciła ważność, organizacje mogą tak skonfigurować przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości, aby w ramach zasady zarządzania informacjami współpracował z funkcją zasad wygasania. Dzięki temu przepływ pracy będzie automatycznie uruchamiany, gdy dokumenty lub elementy witryny utracą ważność. Chociaż przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości może być używany dla dowolnej listy, biblioteki lub typu zawartości w witrynie programu Microsoft Office SharePoint Server 2007, może być też używany w witrynie Centrum rekordów do obsługi potrzeb związanych z zarządzaniem rekordami oraz zasad przechowywania dokumentów organizacji.

Podczas uruchamiania przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości na liście zadań przepływu pracy są tworzone zadania tego przepływu pracy dla określonych dokumentów i elementów. Zadania te nie są przypisywane do poszczególnych osób, lecz są zapisywane na liście zadań przepływu pracy. Osoby mające uprawnienia dostępu do tej listy zadań (na przykład menedżerowie rekordów) mogą przejść do listy zadań i zakończyć je przez zatwierdzenie lub odmowę usunięcia poszczególnych elementów. Ponieważ jest bardzo prawdopodobne, że w ramach przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości zostanie wygenerowana duża liczba zadań, zwłaszcza jeśli skonfigurowano jego automatyczne uruchamianie w momencie wygaśnięcia ważności elementów, przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości umożliwia zbiorcze kończenie zadań, tak aby menedżerowie rekordów lub inne autoryzowane osoby mogły w jednym kroku przetwarzać dużą liczbę elementów przeznaczonych do usunięcia.

Początek strony

Dodawanie przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości do listy, biblioteki lub typu zawartości bądź zmienianie go

Aby można było korzystać z przepływu pracy, konieczne jest dodanie go do listy, biblioteki lub typu zawartości, tak aby był dostępny dla dokumentów lub elementów w określonej lokalizacji. Aby dodać przepływ pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości, użytkownik musi mieć uprawnienie Zarządzanie listami. Zwykle te zadania wykonują administratorzy witryn lub osoby zarządzające określonymi listami bądź bibliotekami. Dostępność przepływu pracy w witrynie zmienia się w zależności od tego, gdzie go dodano:

  • Jeśli przepływ pracy został dodany bezpośrednio do listy lub biblioteki, jest dostępny tylko dla elementów w tej liście lub bibliotece.

  • Jeśli przepływ pracy zostanie dodany do typu zawartości listy (wystąpienie typu zawartości witryny zostało dodane do określonej listy lub biblioteki), będzie dostępny jedynie dla elementów tego typu zawartości na określonej liście lub w określonej bibliotece, z którą ten typ zawartości został skojarzony.

  • Jeśli przepływ pracy zostanie dodany do typu zawartości witryny, będzie dostępny dla dowolnego elementu tego typu zawartości na każdej liście i w każdej bibliotece, do której zostało dodane wystąpienie tego typu zawartości witryny. Jeśli przepływ pracy ma być szeroko dostępny dla elementów określonego typu zawartości wśród list i bibliotek w zbiorze witryn, najlepszym sposobem jest dodanie tego przepływu pracy bezpośrednio do typu zawartości witryny.

Dodawanie lub zmienianie przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Aby dodać przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości do listy, biblioteki lub typu zawartości lub aby zmienić przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości, który jest już skojarzony z listą, biblioteką lub typem zawartości, należy wykonać tę samą procedurę.

  1. Aby otworzyć stronę Dodawanie przepływu pracy dla listy, biblioteki lub typu zawartości, do których ma zostać dodany przepływ pracy, należy wykonać jedną z poniżej opisanych czynności.

Dla listy lub biblioteki

  1. Otwórz listę lub bibliotekę, do której ma zostać dodany przepływ pracy.

    1. W menu Ustawienia menu ustawienia kliknij przycisk Ustawienia listy, lub kliknij przycisk Ustawienia typu biblioteki, który chcesz otworzyć.

      Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij opcję Ustawienia biblioteki dokumentów.

  2. W obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij łącze Ustawienia przepływu pracy.

Dla typu zawartości listy

  1. Otwórz listę lub bibliotekę zawierającą wystąpienie typu zawartości listy, do którego ma zostać dodany przepływ pracy.

    1. W menu Ustawienia menu ustawienia kliknij przycisk Ustawienia listy, lub kliknij przycisk Ustawienia typu biblioteki, który chcesz otworzyć.

      Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij opcję Ustawienia biblioteki dokumentów.

  2. W obszarze Typy zawartości kliknij nazwę typu zawartości, do którego chcesz dodać przepływ pracy.

    Uwaga : Jeśli lista lub biblioteka nie jest skonfigurowana w sposób umożliwiający korzystanie z wielu typów zawartości, sekcja Typy zawartości nie zostanie wyświetlona na stronie Dostosuj dla listy lub biblioteki.

  3. W obszarze Ustawienia kliknij łącze Ustawienia przepływu pracy.

Dla typu zawartości witryny

  1. Na stronie głównej zbioru witryn, w menu Akcje witryny Obraz przycisku wskaż polecenie Ustawienia witryny, a następnie kliknij przycisk Modyfikuj wszystkie ustawienia witryny.

  2. W obszarze Galerie kliknij opcję Typy zawartości witryny.

  3. Kliknij nazwę typu zawartości witryny, do którego ma zostać dodany przepływ pracy, a następnie kliknij opcję Ustawienia przepływu pracy.

Jeśli przepływy pracy zostały już dodane do tej listy, biblioteki lub typu zawartości, w tym kroku zostanie otwarta strona Zmienianie ustawień przepływu pracy. Kliknij przycisk Dodaj przepływ pracy, aby przejść do strony Dodawanie przepływu pracy. Jeżeli do tej biblioteki, listy lub typu zawartości nie zostały jeszcze dodane przepływy pracy, ten krok powoduje przejście bezpośrednio do strony Dodawanie przepływu pracy.

  1. Na stronie Dodawanie przepływu pracy w sekcji Przepływ pracy kliknij szablon przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości.

  2. W sekcji Nazwa wpisz unikatową nazwę przepływu pracy.

  3. W sekcji Lista zadań określ listę zadań, która ma być używana w tym przepływie pracy.

    Uwagi : 

    1. Można skorzystać z domyślnej listy Zadania lub utworzyć nową listę. W przypadku korzystania z domyślnej listy Zadania uczestnicy przepływu pracy mogą w prosty sposób wyszukiwać i wyświetlać swoje zadania przepływu pracy, używając widoku Moje zadania listy Zadania.

    2. Jeśli zadania dla tego przepływu będą zawierały lub ujawniały dane poufne, które mają być przechowywane poza ogólną listą Zadania, należy utworzyć nową listę zadań.

    3. Podczas tworzenia listy zadań dla przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości warto ograniczyć uprawnienia do tej listy zadań, tak aby dostęp do niej miały tylko te osoby w organizacji, które są uprawnione do zatwierdzania usuwania elementów (na przykład menedżerowie rekordów).

    4. Jeśli w organizacji istnieje wiele przepływów pracy lub przepływy pracy obejmują wiele zadań, należy utworzyć nową listę zadań. W takim przypadku można utworzyć listę zadań dla każdego przepływu pracy.

  4. W sekcji Lista historii zaznacz listę historii, która ma być używana w tym przepływie pracy. Na liście historii są wyświetlane wszystkie zdarzenia, które miały miejsce w trakcie realizacji określonego przepływu pracy.

    Można skorzystać z domyślnej listy Historia lub utworzyć nową. Jeśli w organizacji będzie używanych wiele przepływów pracy, można utworzyć oddzielną listę historii dla każdego przepływu pracy.

  5. W sekcji Opcje uruchamiania określ, jak, kiedy i przez kogo może być uruchamiany przepływ pracy.

    Uwagi : 

    1. Niektóre opcje mogą być niedostępne, jeśli nie są obsługiwane przez wybrany szablon przepływu pracy.

    2. Opcja Uruchom ten przepływ pracy, aby zatwierdzić opublikowanie wersji głównej elementu jest dostępna tylko wtedy, gdy w bibliotece jest włączona obsługa tworzenia wersji głównych i pomocniczych, a wybrany szablon przepływu pracy może być używany do zatwierdzania zawartości.

  6. Jeśli ten przepływ pracy jest dodawany do typu zawartości witryny, w sekcji Aktualizowanie list i typów zawartości witryny określ, czy ma on zostać dodany do wszystkich typów zawartości dziedziczących po tym typie zawartości.

    Uwaga : Sekcja Aktualizowanie list i typów zawartości witryny jest wyświetlana na stronie Dodawanie przepływu pracy tylko dla typów zawartości witryny.

  7. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Konfigurowanie zasady wygasania w celu użycia przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Aby przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości był uruchamiany automatycznie, gdy dokumenty lub elementy tracą ważność, w ramach zasad zarządzania informacjami należy skonfigurować zasadę wygasania dla odpowiedniej listy, biblioteki lub typu zawartości.

  1. Jeśli możesz jeszcze nie zrobiono, Dodaj przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości do listy, biblioteki lub typu zawartości, dla której chcesz skonfigurować zasady wygasania.

  2. Aby otworzyć stronę Ustawienia zasad zarządzania informacjami dla listy, biblioteki lub typu zawartości, należy wykonać jedną z poniższych czynności:

Dla listy lub biblioteki

  1. Otwórz listę lub bibliotekę, dla której ma zostać skonfigurowana zasada wygasania.

    1. W menu Ustawienia menu ustawienia kliknij przycisk Ustawienia listy, lub kliknij przycisk Ustawienia typu biblioteki, który chcesz otworzyć.

      Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij opcję Ustawienia biblioteki dokumentów.

  2. W obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij łącze Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

Dla typu zawartości listy

  1. Otwórz listę lub bibliotekę, która zawiera wystąpienie typu zawartości listy, dla którego ma zostać skonfigurowana zasada wygasania.

    1. W menu Ustawienia menu ustawienia kliknij przycisk Ustawienia listy, lub kliknij przycisk Ustawienia typu biblioteki, który chcesz otworzyć.

      Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij opcję Ustawienia biblioteki dokumentów.

  2. W obszarze Typy zawartości kliknij nazwę typu zawartości, do którego chcesz dodać przepływ pracy.

    Jeśli lista lub biblioteka nie jest skonfigurowana w sposób umożliwiający korzystanie z wielu typów zawartości, sekcja Typy zawartości nie zostanie wyświetlona na stronie Dostosuj dla listy lub biblioteki.

  3. W obszarze Ustawienia kliknij opcję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

Dla typu zawartości witryny

  1. Na stronie głównej zbioru witryn, w menu Akcje witryny Obraz przycisku wskaż polecenie Ustawienia witryny, a następnie kliknij przycisk Modyfikuj wszystkie ustawienia witryny.

  2. W obszarze Galerie kliknij opcję Typy zawartości witryny.

  3. Kliknij nazwę typu zawartości witryny, dla której ma zostać skonfigurowana zasada wygasania, a następnie kliknij opcję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

Aby skonfigurować zasadę wygasania dla listy lub biblioteki, jeśli ta lista lub biblioteka obsługuje zarządzanie wieloma typami zawartości, wybierz typ zawartości, dla którego chcesz określić zasadę zarządzania informacjami, a następnie kliknij przycisk OK.

  1. W sekcji Określanie zasad kliknij opcję Definiuj zasady.

  2. Kliknij przycisk OK.

  3. Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Nazwa i opis administracyjny wpisz krótki opis tworzonej zasady.

    Uwaga : Nazwy można określić tylko dla zasad zarządzania informacjami zdefiniowanych na liście Zasady zbioru witryn.

  4. W sekcji Deklaracja zasad wpisz opisową deklarację wyjaśniającą użytkownikom przeznaczenie zasady. Ta deklaracja jest wyświetlana, gdy użytkownicy otwierają dokumenty lub elementy, których dotyczy zasada. Deklaracja powinna zawierać wyjaśnienie, które funkcje zasady odnoszą się do danej zawartości, lub informacje dotyczące specjalnej obsługi wymaganej dla zawartości. Deklaracja zasad może mieć długość do 512 znaków.

  5. W celu zdefiniowania okresu przechowywania dokumentów i elementów objętych tą zasadą kliknij opcję Włącz wygasanie, a następnie ustal okres przechowywania oraz akcje, które mają zostać podjęte po upływie okresu ważności elementu.

  6. Wybierz okres przechowywania w celu określenia czasu, po którym dokumenty lub elementy są ustawiane jako nieważne. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    1. Aby ustawić datę wygaśnięcia na podstawie właściwości daty, kliknij opcję Okres czasu na podstawie właściwości elementu, a następnie wybierz akcję związaną z dokumentem lub elementem (na przykład Utworzony lub Zmodyfikowany) oraz czas przyrostu po tej akcji (na przykład liczba dni, miesięcy lub lat), po upływie którego element traci ważność.

    2. Aby użyć przepływu pracy lub niestandardowej formuły przechowywania w celu określenia daty wygaśnięcia, kliknij polecenie Ustaw programowo.

  7. W obszarze Kiedy element wygaśnie określ, co ma nastąpić po wygaśnięciu dokumentu lub elementu. Aby uruchomić przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości dla dokumentu lub elementu, kliknij opcję Uruchom ten przepływ pracy, a następnie wybierz odpowiednią nazwę przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości.

  8. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Uruchamianie przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Zazwyczaj przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości jest skonfigurowany w taki sposób, aby był uruchamiany automatycznie, gdy element traci ważność. Jeśli przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości został skonfigurowany tak, aby użytkownicy mogli uruchamiać go ręcznie, może być uruchamiany dla dokumentu lub biblioteki bezpośrednio z biblioteki lub listy, gdzie został zapisany. Aby uruchomić przepływ pracy, należy mieć co najmniej uprawnienie Edytowanie elementów. Niektóre przepływy pracy do uruchomienia mogą również wymagać uprawnienia Zarządzanie listami.

  1. Jeśli lista lub biblioteka nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy lub biblioteki nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy lub biblioteki.

  2. Wskaż nazwę dokumentu lub elementu, dla którego chcesz uruchomić przepływ pracy, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij polecenie Przepływy pracy.

  3. W obszarze Uruchamianie nowego przepływu pracy kliknij nazwę przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości, który ma zostać uruchomiony.

    Przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości zostanie uruchomiony natychmiast, a na liście zadań zostanie utworzone zadanie przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości.

Początek strony

Kończenie zadania przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

Przepływ pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości służy do tworzenia zadań tego przepływu pracy dla dokumentów i elementów. Zadania te nie są przypisywane do poszczególnych osób, lecz są zapisywane na liście zadań przepływu pracy. Osoby mające uprawnienia dostępu do tej listy zadań (na przykład menedżerowie rekordów) mogą przejść do listy zadań i zakończyć je przez zatwierdzenie lub odmowę usunięcia poszczególnych elementów.

Zadania przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości mogą zostać zakończone pojedynczo lub zbiorczo. Ponieważ jest bardzo prawdopodobne, że przepływy pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości będą generować wiele zadań jednocześnie, przydatne może być zbiorcze przetwarzanie zadań przepływu pracy.

Kończenie pojedynczego zadania przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

  1. Otwórz listę zadań witryny, aby zlokalizować zadania przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości, które mają zostać zakończone.

    Uwaga : Jeśli przepływ pracy nie korzysta z domyślnej listy Zadania, może on nie być wyświetlany na liście zadań. Aby zlokalizować zadania przepływu pracy, przejdź do listy lub biblioteki, w której zapisano element przepływu pracy. Wskaż żądany element, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij opcję Przepływy pracy. Na stronie Stan przepływu pracy, w obszarze Zadania kliknij łącze do listy zadań przepływu pracy.

  2. Wskaż nazwę zadania, które chcesz zakończyć, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij polecenie Edytuj element.

  3. Aby wyświetlić element, który został przesłany do dyspozycji, kliknij łącze obok pozycji dotyczy to zadanie przepływu pracy.

  4. W obszarze Usunięcie wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby usunąć element, kliknij opcję Usuń ten element, a następnie określ, czy w dzienniku inspekcji ma pozostać kopia metadanych tego elementu.

    • Aby pozostawić element, kliknij opcję Nie usuwaj tego elementu.

  5. W obszarze komentarzy wpisz odpowiedni komentarz opisujący wykonywaną akcję.

  6. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Jednoczesne kończenie wielu zadań przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości

  1. Otwórz listę zadań przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości, dla którego chcesz zakończyć jednocześnie wiele zadań.

    Uwaga : Jeśli przepływ pracy nie korzysta z domyślnej listy Zadania, może on nie być wyświetlany na liście zadań. Aby zlokalizować zadania przepływu pracy, przejdź do listy lub biblioteki, w której zapisano element przepływu pracy. Wskaż żądany element, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij opcję Przepływy pracy. Na stronie Stan przepływu pracy, w obszarze Zadania kliknij łącze do listy zadań przepływu pracy.

  2. Na liście zadań przepływu pracy, w menu Akcje Obraz menu kliknij przycisk Przetwarzanie wszystkich zadań.

  3. W sekcji Zbiorcze wybieranie zadań wybierz typ zadania, który ma być edytowany zbiorczo.

  4. Jeśli na listach zadań przy wyświetlaniu podzestawu zadań przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości są stosowane filtry, w sekcji Informacje o zadaniu potwierdź, że odpowiednie zadania zostały przefiltrowane.

  5. Kliknij przycisk OK.

  6. W obszarze Usunięcie wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby zatwierdzić elementy do usunięcia, kliknij pozycję Usuń te elementy. Jeśli chcesz zachować kopie metadanych tych elementów, zaznacz pole wyboru Zachowaj kopie metadanych elementów w dzienniku inspekcji.

    • Aby elementy te nie zostały usunięte, kliknij opcję Nie usuwaj tych elementów.

  7. W sekcji Komentarze wpisz dowolny komentarz opisujący akcje związane z usuwaniem zawartości.

  8. Kliknij przycisk OK.

  9. Na stronie Operacja ukończona pomyślnie informujący o tym, że zaznaczone zadania zostały zaplanowane dla processsing, a gdy zadania zostały przetworzone, otrzymasz potwierdzenie pocztą e-mail. Domyślnie zadania są przetwarzane nightly, mimo że administrator serwera mogą zmienić to ustawienie. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×