Korzystanie z kolumn danych zewnętrznych w dokumencie programu Word

Korzystanie z kolumn danych zewnętrznych w dokumencie programu Word

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Chcesz ułatwić i usprawnić wpisywanie dokładnych, aktualnych danych w dokumencie biznesowym? Możesz użyć w treści dokumentu programu Microsoft Word 2013 danych ze źródła zewnętrznego, stosując połączenie kolumn danych zewnętrznych programu Microsoft SharePoint oraz kontrolek zawartości programu Word. Możesz na przykład utworzyć w bibliotece dokumentów standardową umowę z klientem, zawierającą imię i nazwisko, nazwę firmy oraz numer telefonu klienta, które są zapisane w bazie danych LOB, na przykład w systemie SAP lub Dynamics CRM.

Aby uzyskać więcej informacji zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych i Określanie szablonu plików dla biblioteki dokumentów lub formularzy.

Co chcesz zrobić?

Przed rozpoczęciem

Dowiedz się więcej o dokumentach ze strukturą

Tworzenie kolumn danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Tworzenie szablonu programu Word w celu wyświetlania danych zewnętrznych w kontrolkach zawartości

Tworzenie dokumentu programu Word i wpisywanie danych

Przed rozpoczęciem

Praca z danymi zewnętrznymi wymaga pewnych czynności wstępnych mających na celu zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Mogą też się przydać do ustalenia istoty ewentualnych problemów napotkanych podczas pracy z danymi zewnętrznymi. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:

Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych    Administrator może być konieczne utworzenie konta i dostarczania uprawnień do źródła danych, aby upewnić się, że odpowiednim osobom dostępu do danych i że dane nie kończy się w górę, w ręce problem. W zewnętrznej bazy danych administrator może być również utworzyć określonych tabel, widoków, kwerend i tak dalej, aby ograniczyć wyniki do właśnie co jest wymagane i w celu zwiększenia wydajności.

Konfigurowanie usług i SharePoint kont    Administrator musi uaktywnić usługi łączności danych biznesowych oraz usługę bezpiecznego magazynu.

Konfigurowanie usługi bezpiecznego magazynu    Administrator musi wykonać następujące czynności: ustalić najlepszy tryb dostępu dla źródła danych zewnętrznych, utworzyć aplikację docelową i Ustawianie poświadczeń aplikacji docelowej.

Konfigurowanie usługi łączności danych biznesowych    Administrator musi zapewnić, że użytkownik, który tworzy zewnętrzne zawartości, że typ ma uprawnienia do magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych i że odpowiedni użytkownicy mają dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na podstawie listy zewnętrznej.

Tworzenie typu zawartości zewnętrznej    Użytkownika należy zdefiniować typ zawartości zewnętrznej, który zawiera informacje dotyczące połączeń, access, metody operacji, kolumn, filtrów i inne metadane, używane do pobierania danych z zewnętrznego źródła danych.

Upewnij się, że produkty pakietu Office są gotowe do użycia    Aby zsynchronizować dane zewnętrzne z produktów pakietu Office, musisz mieć systemu Windows 7 lub nowszy i następujących bezpłatnych produktów, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 oraz usługi danych WCF 5.0 dla protokołu OData V3 na każdym komputerze klienckim (Jeśli to konieczne, możesz automatycznie wyświetlony monit o pobranie oprogramowania). Upewnij się również, opcji instalacji pakietu Office, Usługi łączności biznesowej    jest włączony (to ustawienie domyślne). Ta opcja instaluje Runtime klienta usług łączności biznesowej, którego wykonuje następujące czynności: przechowuje w pamięci podręcznej i synchronizacja z danymi zewnętrznymi, mapy danych biznesowych do typów zawartości zewnętrznej Wyświetla selektora elementów zewnętrznych w produktach pakietu Office i uruchamia niestandardowych rozwiązań wewnątrz produktów pakietu Office.

Początek strony

Więcej informacji o dokumentach ze strukturą

Dokument ze strukturą umożliwia określenie, w którym miejscu dokumentu może się pojawić zawartość, jakiego rodzaju zawartość jest dopuszczalna i czy ta zawartość może być edytowana. Do dokumentów ze strukturą zaliczamy na przykład:

  • Dokument prawny zawierający sformułowania prawne, który nie powinny być edytowane.

  • Standardowa strona tytułowa propozycji biznesowej, na której autor powinien zamieścić tytuł, adres e-mail, numer telefonu oraz imię i nazwisko.

  • Faktura, do której są automatycznie dodawane aktualne dane klienta.

Aby utworzyć dokument ze strukturą w programie Word 2013, użyj kontrolek zawartości. Pozwoli Ci to ustalić położenie zawartości, określić jej rodzaj (tekst, data, obraz itd.), wyróżnić ją kolorem i kontrolować edycję. Możesz też automatycznie połączyć kontrolki zawartości z odpowiednimi kolumnami danych zewnętrznych.

Początek strony

Tworzenie kolumn danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Uwaga :  Aby utworzyć kolumnę danych zewnętrznych, trzeba mieć uprawnienie do listy bądź biblioteki na poziomie Współtworzenie lub wyższym.

  1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie przejdź do listy lub biblioteki.

    Uwaga :  Kolumny danych zewnętrznych nie możesz dodać do listy zewnętrznej.

  2. Kliknij kolejno pozycje Lista lub Biblioteka >Ustawienia listy albo Ustawienia biblioteki.

  3. W sekcji Kolumny kliknij pozycję Utwórz kolumnę.

  4. Wpisz nazwę kolumny, na przykład Klient, a następnie w obszarze Typy kolumn kliknij pozycję Dane zewnętrzne.

  5. W obszarze Typ zawartości zewnętrznej kliknij pozycję Selektor typów zawartości zewnętrznej i wybierz odpowiedni element z listy typów zawartości zewnętrznej, na przykład Klient.

  6. Wybierz sposób obsługi akcji zdefiniowanych dla typu zawartości zewnętrznej, wykonując jeden lub kilka z następujących kroków:

    • Aby wyświetlić menu z akcjami, kliknij pozycję Wyświetl menu akcji.

    • Aby po wybraniu kolumny danych zewnętrznych była wykonywana akcja domyślna, kliknij pozycję Połącz tę kolumnę z akcją domyślną typu zawartości zewnętrznej.

  7. W obszarze Dodaj kolumnę, aby pokazać każde z tych dodatkowych pól kliknij pozycję Wybierz wszystkie pola lub wybierz określone nazwy pól, na przykład NazwaFirmy i TelefonSłużbowy.

Początek strony

Tworzenie szablonu programu Word w celu wyświetlania danych zewnętrznych w kontrolkach zawartości

  1. W bibliotece dokumentów programu SharePoint kliknij kolejno pozycje Biblioteka > Ustawienia biblioteki.

  2. W obszarze Ustawienia ogólne kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

  3. W sekcji Szablon dokumentu w obszarze Adres URL szablonu kliknij przycisk Edytuj szablon.

  4. Gdy otworzy się program Word 2013, to w celu wyświetlenia lub ukrycia panelu informacji o dokumencie na karcie Deweloper w grupie Szablony kliknij pozycję Panel dokumentu, zaznacz lub wyczyść pole wyboru Zawsze pokazuj panel informacji o dokumencie po otwarciu i pierwszym zapisaniu dokumentu, a następnie kliknij przycisk OK.

  5. Dodaj standardowy tekst, który ma być widoczny w każdym dokumencie.

    Na przykład możesz dodać formuły, które muszą się znaleźć w każdej ofercie handlowej.

  6. Na karcie Wstawianie w grupie Tekst kliknij pozycję Szybkie części i wskaż pozycję Właściwość dokumentu, a następnie klikaj poszczególne pola oparte na kolumnach danych zewnętrznych i przeciągaj je jako kontrolki zawartości do tekstu dokumentu.

    Na przykład kliknij i przeciągnij pola NazwiskoKlienta, NazwaFirmy i TelefonSłużbowy.

  7. Kliknij pozycję plik > Zapisz, a następnie polecenie Zakończ Word 2013.

  8. W programie SharePoint na stronie Ustawienia zaawansowane biblioteki dokumentów kliknij przycisk OK.

Początek strony

Tworzenie dokumentu programu Word i wpisywanie danych

  1. W bibliotece dokumentów kliknij kolejno Dokument > Nowy dokument.

  2. Zmień standardowy tekst stosownie do potrzeb.

  3. Aby w przypadku kolumn danych zewnętrznych zostały wstawione prawidłowe wartości, wybierz kontrolkę zawartości zawierającą selektor elementów danych zewnętrznych.

    Na przykład wybierz właściwe imię i nazwisko klienta, a wówczas wartości Klient, NazwaFirmy i TelefonSłużbowy zostaną wypełnione automatycznie.

  4. Kliknij kolejno pozycje Plik>Zapisz, a następnie zakończ program Word.

Wartości kolumn danych zewnętrznych zostaną zapisane w dokumencie programu Word i będą widoczne w bibliotece dokumentów jako odpowiadające temu zapisanemu dokumentowi wartości kolumn danych zewnętrznych.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×