Dodawanie wydarzenia poza biurem do kalendarza programu Outlook innych osób

Krok 1. Dodawanie czasu urlopu do kalendarzy współpracowników

Gdy oznaczysz w swoim kalendarzu czas jako „nieobecny”, Twoi współpracownicy zobaczą to, jeśli będą próbować zaplanować z Tobą spotkanie. Jednak czy nie byłoby wspaniale, jeśli byłaby możliwość poinformowania wszystkich jednocześnie z wyprzedzeniem o datach Twojej nieobecności bez wpływania na ich stan wolny/zajęty i zaśmiecania ich kalendarzy? Możesz to zrobić, ustawiając wyświetlenie informacji w ich kalendarzach jako wydarzenie całodzienne, jednak w przeciwieństwie do normalnego wydarzenia całodziennego, w przypadku którego czas jest zwykle ustawiony jako „zajęty”, to wydarzenie całodzienne jest wyświetlane jako czas wolny. Dostępność czasu wolnego/zajętego Twoich współpracowników pozostanie niezmieniona.

1. W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne wybierz pozycję Nowe spotkanie.

   Skrót klawiaturowy  Aby utworzyć nowe wezwanie na spotkanie, naciśnij klawisze CTRL+SHIFT+Q.

2. Wpisz opis w polu Temat i w razie potrzeby wprowadź lokalizację w polu Lokalizacja .

3. Z list Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia wybierz godzinę początkową i końcową nieobecności. W przypadku urlopu będą to zwykle dni. W takim wypadku zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

   Uwaga: Domyślnie na potrzeby planowania program Outlook używa bieżącego ustawienia strefy czasowej komputera. Jeśli chcesz zaplanować swój czas nieobecności w oparciu o inną strefę czasową, w grupie Opcje kliknij pozycję Strefy czasowe.

4. W grupie Uczestnicy w obszarze Opcje odpowiedzi wyczyść pole wyboru Żądaj odpowiedzi na przycisku listy rozwijanej.

5. W grupie Opcje w obszarze Pokaż jako kliknij pozycję Wolny na liście rozwijanej. Jeśli określono już, że jest to wydarzenie całodzienne, w obszarze Pokaż jako jest automatycznie ustawiana wartość Wolny.

   Ważne: 

   • Upewnij się, że w obszarze Pokaż jako została ustawiona wartość Wolny. Umożliwia to adresatom wezwania na spotkanie jego zaakceptowanie i dodanie czasu Twojego urlopu do swoich kalendarzy bez blokowania w nich jakiegokolwiek czasu. W kalendarzach adresatów czas Twojego urlopu będzie nadal dostępny dla nich do planowania.

   • Podczas wybierania wydarzenia całodziennego za godzinę rozpoczęcia tego wydarzenia jest przyjmowana północ. Aby Twoi współpracownicy nie otrzymywali alertów w nieodpowiednich godzinach, ustaw opcję Przypomnienie na wartość Brak.

6. Wpisz informacje, które mają zostać udostępnione adresatom.

7. Dodaj określonych adresatów w polu Do.

8. Jeśli ostrzegasz inne osoby o serii cyklicznych nieobecności, w grupie Opcje wybierz pozycję Cykl, wybierz wzorzec cyklu, a następnie wybierz przycisk OK.

9. Wybierz przycisk Wyślij.

Jeśli to wezwanie na spotkanie zostanie wysłane z opcją Pokaż jako ustawioną na wartość Wolny, to wydarzenie pojawi się na początku każdego dnia w kalendarzu Twoich współpracowników w programie Outlook jako wizualne przypomnienie, które nie będzie blokowało czasu pracy.

Krok 2. Blokowanie czasu urlopu w kalendarzu

Po wykonaniu czynności opisanych w poprzedniej sekcji wysłane przez Ciebie wezwanie na spotkanie zostało oznaczone jako czas wolny, aby zapobiec blokowaniu czasu w kalendarzach innych osób. Jednak ten czas jest również oznaczony jako wolny w Twoim kalendarzu. Teraz musisz utworzyć dodatkowy termin dla siebie, aby inne osoby widziały Twoją niedostępność w określonym czasie.

Typowym błędem jest otwarcie elementu wezwania na spotkanie w kalendarzu i zmiana ustawienia Pokaż jako z Bezpłatna na Poza biurem po wysłaniu oryginalnego żądania. Jednak po wykonaniu tej czynności aktualizacja jest wysyłana do wszystkich osób, do których wysłano wezwanie na spotkanie, zmieniając ustawienie Wolny na Poza biurem i ograniczając działania, które zostały przez Ciebie zrobione, aby tego uniknąć. Musisz utworzyć w kalendarzu zduplikowany termin z ustawieniem Pokaż jako ustawionym na Poza biurem.

Osoby korzystające z kalendarza programu Outlook do planowania spotkań i innych zdarzeń mogą zobaczyć Twoją dostępność, chyba że zmieniono uprawnienia kalendarza, aby temu zapobiec. Zwykle terminy, spotkania i zdarzenia mają ustawienie Pokaż jakojako zajęte. Możesz również tworzyć elementy z ustawieniem Pokaż jako poza biurem. Elementy ustawione na Poza biurem są traktowane jako podobne do elementów ustawionych na Zajęty — ktoś nie powinien oczekiwać, że będziesz dostępny w tym czasie. Wizualnie te dwa typy są różne — elementy ustawione na Poza biurem są wyświetlane w kolorze fioletowym , elementy ustawione na Zajęty są oznaczone motywem z niebieskim kolorem. Ta różnica w wyglądzie pomaga podkreślić, dlaczego jesteś niedostępny. Na przykład możesz przenieść element Zajęty powodujący konflikt, ale prawdopodobnie nie możesz lub nie chcesz zmieniać elementu poza biurem , takiego jak wakacje.

1. W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne wybierz pozycję Nowy termin.

2. W polu Temat wpisz nazwę swojej nieobecności.

3. W polach Godzina rozpoczęcia i Godzina zakończenia wybierz daty rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.

4. Zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

5. Zmień ustawienie Pokaż jako na Poza biurem.

6. Wybierz pozycję Zapisz i zamknij.