Korespondencja seryjna z kopertami

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Jeśli masz poczty masowej do wysłania do osób z Twojej listy adresowej, możesz utworzyć partię zaadresowane koperty za pomocą korespondencji seryjnej. Każda koperta zawiera adres listy adresowej. Możesz też Tworzenie i drukowanie kopert nie przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej.

Uwagi : 

Trzy pliki w procesie tworzenia korespondencji seryjnej, czyli dokument główny oraz lista adresowa, które razem tworzą zbiór listów, wiadomości e-mail, kopert lub etykiet.

Oto dokumentów związanych z tworzeniem i drukowanie kopert przy użyciu procesu tworzenia korespondencji seryjnej:

  • Dokument główny
    ten dokument zawiera tekst i grafika (logo lub obrazu, na przykład), które są takie same dla każdej wersji scalone koperty. Adres zwrotny na kopercie jest przykładem takiej samej zawartości.

  • Listy adresowej
    ten dokument zawiera adresy, które mają zostać wydrukowane na kopertach.

Podczas łączenia tych dwóch dokumentów, wykonując poniższe czynności będą dostępne zaadresowane koperty.

Krok 1. Konfigurowanie listy adresowej

Na liście adresowej jest źródłem danych. Może być arkusz kalkulacyjny programu Excel, katalog kontaktów Outlook, bazy danych programu Access lub Office listy adresów. Zawiera rekordy, które Word pobiera informacje z tworzenia adresy, które mają zostać wydrukowane na kopertach.

Porady

  • Jeśli nie masz listy adresowej, możesz utworzyć podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Przed rozpoczęciem procesu tworzenia korespondencji seryjnej zebrania wszystkich listach adres, a następnie dodaj je do źródła danych.

  • Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego programu Excel, upewnij się, że kolumnie kody POCZTOWE lub kody pocztowe sformatowaną jako tekst tak, aby nie utracić wszelkie zer. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz formatowanie korespondencji seryjnej liczb, dat i innych wartości w programie Excel

  • Jeśli chcesz użyć kontaktów programu Outlook, upewnij się, że Outlook jest domyślnym programem poczty e-mail.

Krok 2: Testowanie układzie koperty

Wstępne krok w procesie tworzenia korespondencji seryjnej jest konfigurowanie kopert dla korespondencji seryjnej. Zawsze jest dobrym rozwiązaniem jest uruchamianie małych testowej partii kopert przed wykonaniem rzeczywistą korespondencji seryjnej.

Uwaga : Jeśli wiesz drukowania koperty w systemie możesz przejść do kroku 3.

  1. W Word, wybierz pozycję plik > Nowy > pusty dokument.

  2. Na karcie Korespondencja w grupie Tworzenie wybierz kopert.

    Drukowanie kopert

  3. W polu adres odbiorcy wpisz Przykładowy adres , aby sprawdzić, jak koperty będzie wyglądać po wydrukowaniu.

    Pole Adres odbiorcy koperty

    Uwaga : Przykładowy adres nie będą widoczne w korespondencji seryjnej.

  4. W polu adres zwrotny wpisz swój adres.

    Pole Adres zwrotny

  5. Wybierz pozycję Opcje > Opcje kopert i wykonać następujące czynności:

    • Na liście rozwijanej rozmiar koperty wybierz odpowiedni rozmiar, która jest zgodna z koperty, lub wybierz pozycję Niestandardowy rozmiar.

      Karta Opcje kopert służąca do określania rozmiaru kopert i czcionek adresu

      Uwaga : Jeśli wybierzesz Niestandardowy rozmiar, wpisz wymiary koperty w polach Szerokość i Wysokość. Wybierz przycisk OK po zakończeniu.

    • W obszarze adres odbiorcy i adres zwrotny wybierz czcionkę i lewego i górnego położenie przesunięcie dla każdego adresu.

      Uwaga : W zależności od Podgląd układu koperty, wprowadź wymagane zmiany do dokonanych wyborów.

  6. Na karcie Opcje drukowania upewnij się, że wybrano poprawne Metoda podawania, Załaduj kopertę zgodnie ilustracji, a następnie wybierz przycisk OK.

    Uwaga : Drukarka przesyła informacje Word, o jaki sposób można załadować koperty do drukarki. Te informacje są wyświetlane w obszarze Metoda podawania.

    Diagram opcji podawania kopert do drukarki

  7. Wybierz polecenie Drukuj, a następnie wybierz pozycję Tak, Aby zapisać adres zwrotny jako domyślny adres.

    Uwaga : Jeśli koperta została wydrukowana poprawnie, Gratulacje, będzie gotowe przejść do następnego etapu w procesie tworzenia korespondencji seryjnej. Jeśli koperta nie została wydrukowana jako oczekiwano, powróć do kroku 5 i Dopasuj opcje kopert układ i opcje Kanału informacyjnego formularza, stosownie do potrzeb.

Krok 3: Rozpoczynanie korespondencji seryjnej

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej, wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną > koperty.

    Menu Rozpocznij korespondencję seryjną

  2. W oknie dialogowym Opcje kopert Konfigurowanie koperty, wybierając pozycję Opcje, jak w Krok 2: testowanie układzie Koperta, a następnie kliknij przycisk OK.

    Uwaga : Word utworzy dokument odpowiadający rozmiarem kopercie i pokazuje, gdzie będzie wyświetlana adresu zwrotnego na kopercie.

  3. Jeśli chcesz dodać adres zwrotny lub logo, do koperty teraz jest odpowiednim czasie, aby dodać te informacje.

  4. Wybierz pozycję plik > Zapisz i Dodaj nazwę pliku.

Krok 4: Łączenie listy adresowej do dokumentu głównego

Teraz możesz otwierać źródła danych dla listy adresowej.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybierz pozycję Wybierz adresatów i wybierz odpowiednią opcję.

    Polecenie Wpisz nową listę

  2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli nie masz listy adresowej, wybierz pozycję Wpisz nową listę i utwórz ją.

      lub

    • Jeśli lista adresowa ma postać arkusza kalkulacyjnego programu Excel, bazy danych programu Access lub pliku danych innego typu, kliknij pozycję Użyj istniejącej listy. Następnie przejdź do swojej listy i wybierz pozycję Otwórz.

      lub

    • Jeśli korzystasz z kontaktów programu Outlook, kliknij pozycję Wybierz z kontaktów programu Outlook.

  3. Wybierz pozycje Plik > Zapisz.

Edytowanie listy adresowej

Jeśli podczas drukowania koperty dla wszystkich osób na liście, przejdź do krok 5: Dodaj blok adresu na kopercie. Jeśli chcesz wydrukować koperty dla osób z Twojej listy live, na przykład w 20 mila zdarzenia, które przechowujesz, następnie zastosować filtr takich jak kod POCZTOWY lub kod pocztowy Aby zawęzić listę. Aby uzyskać więcej informacji na temat filtrowania danych, zobacz Sortowanie i filtrowanie danych na potrzeby korespondencji seryjnej.

Porada : Może być przydatne do odfiltrowywania kontaktów, dla których nie masz za pomocą funkcji filtrowania adres pocztowy. W ten sposób nie tracą koperty, że nie będzie mógł poczty.

Aby wybrać poszczególne osoby na liście, który chcesz utworzyć specjalne koperty, wykonaj następujące czynności:

  1. Wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz wyróżnione polecenie Edytuj listę adresatów.

  2. Zaznacz nazwiska osób, które chcesz otrzymywać korespondencję.

    Wybierz wiersze, zaznaczając pole wyboru

    Możesz również sortować lub filtrować listę, aby łatwiej znaleźć nazwiska i adresy.

Krok 5: Dodaj blok adresu na kopercie

Blok adresu to pole korespondencji seryjnej. Nazywane także symbolu zastępczego umożliwia pola korespondencji seryjnej Oznacz miejsce, w którym ma się pojawić na kopercie adresy.

Uwaga : Jest zazwyczaj łatwiejsze prawidłowo wyrównanie blok adresu, jeśli włączysz najpierw wyświetlanie znacznik akapitu (¶). Aby włączyć je na Przejdź do karty Narzędzia główne na Wstążce i kliknij przycisk Pokaż /Hide ¶ lub naciśnij klawisze CTRL + SHIFT + 8.

  1. Umieść kursor były ma blok adresu, aby przejść. Jeśli masz Pokaż znaczniki akapitu włączone, kliknij pozycję zaraz po znacznik akapitu (¶), który program Word został umieszczony na środku koperty.

  2. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Blok adresu.

    Pole korespondencji Wstawianie bloku adresu

  3. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu wybierz format nazwy adresata, jak będzie wyglądać na kopercie.

    Opcje bloku adresu

    Uwaga : W obszarze Podgląd wybierz następnego Przycisk Następny rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej lub przycisk Poprzedni Przycisk Poprzedni rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej do przechodzenia między rekordami w źródle danych i wyświetlić wygląd adresu na kopercie.

  4. Wybierz pozycję OK.

  5. Wybierz pozycję plik > Zapisz zapisać dokument korespondencji seryjnej przed kontynuowaniem.

Sprawdź nazwy pól korespondencji seryjnej

Upewnij się, że Word umieszcza nazw i adresów z listy adresowej w odpowiednich miejscach na kopercie.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Dopasuj pola.

  2. W oknie dialogowym Dopasowywanie pól kolumny po lewej stronie są nazwy pól, których program Word używa blok adresu. Kolumny po prawej stronie pozwala zgodne pola w źródle danych do tych nazw. Upewnij się, że nazwy pól, które są wyświetlane po lewej stronie pasują do nazw nagłówków kolumn rekordów na liście adresowej, program Word można umieścić znajdują się poprawne dane w odpowiednie miejsce na kopercie.

    Okno dialogowe Dopasowywanie pól
  3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli wyświetlone nazwy pól są zgodne z nagłówkami kolumn użytych dla rekordów w źródle danych listy adresowej, nie musisz nic robić.

      lub

    • Jeśli w polu nazwy, które chcesz dopasować do nagłówka kolumny w źródle danych, pojawia się informacja (nie dopasowano), wybierz strzałkę listy rozwijanej, a następnie wybierz nazwę pola w źródle danych listy adresowej. W razie potrzeby powtórz czynność.

  4. Wybierz pozycję OK.

Krok 6: Wyświetlanie podglądu i drukowanie kopert

Przed rozpoczęciem drukowania koperty, należy wykonać ostateczną kontrolę.

  1. Wybierz pozycję Podgląd wyników, a następnie wybierz Następny Przycisk Następny rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej lub przycisk Poprzedni Przycisk Poprzedni rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej rekord, aby upewnić się, że nazwy i adresy na kopertach wyglądają prawidłowo.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz grupę Podgląd wyników.

    Porada :  Wybierz przycisk Pierwszy rekord Przycisk Pierwszy rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej , aby przejść do początku listy, oraz przycisk Ostatni rekord Przycisk Ostatni rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej , aby przejść do jej końca.

  2. Wybierz pozycję Zakończ i scal > Drukuj dokumenty.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz polecenie Zakończ i scal, a także jego opcje.

Krok 7: Zapisz dokument koperty korespondencji seryjnej

Po zapisaniu dokumentu koperty korespondencji seryjnej go połączono listy adresowej, aby używać go do następnego masowej.

Aby ponownie użyć koperty dokument korespondencji seryjnej

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej dla kopert i wybierz pozycję Tak, gdy Word zostanie wyświetlony monit o zachować połączenie.

Aby zmienić adresy w dokumencie korespondencji seryjnej koperty

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej dla kopert i wybierz polecenie Edytuj listę adresatów do sortowania, filtrowania i wybierz konkretne adresy.

Zobacz też

Masz pytania dotyczące korespondencji seryjnej programu Word, firma Microsoft nie odpowiedzi w tym miejscu?

Opublikuj pytanie na forum społeczności programu Word

Pomoc w ulepszaniu programu Word

Masz sugestie dotyczące jak możemy ulepszyć korespondencji seryjnej (lub inną funkcję) programu Word? Jeśli tak, odwiedź stronę Głosu użytkownika programu Word i trafić!

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×