Korespondencja seryjna: wstawianie pola korespondencji seryjnej

W tym artykule

Informacje o polach korespondencji seryjnej

Dodawanie pól (symboli zastępczych)

Informacje o polach korespondencji seryjnej

Symbole zastępcze, takie jak adres i pozdrowienie, noszą nazwę pól korespondencji seryjnej. Pola w programie Word odpowiadają nagłówkom kolumn w wybranym pliku danych.

Plik danych z kolumnami (kategoriami) i wierszami (rekordami)

1. Kolumny w pliku danych odpowiadają kategoriom informacji. Pola dodawane w dokumencie głównym są symbolami zastępczymi dla tych kategorii.

2. Wiersze w pliku danych odzwierciedlają rekordy informacji. Podczas realizacji korespondencji seryjnej program Word generuje kopię dokumentu głównego dla każdego rekordu.

Umieszczenie pola w dokumencie głównym oznacza, że w tym miejscu ma się znaleźć informacja określonej kategorii, na przykład imię i nazwisko lub adres.

Pola wstawione do dokumentu programu Word

Uwaga : Po wstawieniu pola korespondencji seryjnej w dokumencie głównym nazwa pola jest zawsze otoczona cudzysłowami ostrokątnymi (« »). Cudzysłowy ostrokątne nie pojawiają się w dokumentach korespondencji seryjnej — ułatwiają jedynie odróżnianie pól w dokumencie głównym od zwykłego tekstu.

Podczas scalania informacje zawarte w pierwszym wierszu pliku danych zastępują pola w dokumencie głównym, aby utworzyć pierwszy dokument scalony. Informacje z drugiego wiersza pliku danych zastępują pola, aby utworzyć drugi dokument scalony i tak dalej.

Scalanie informacji z pliku danych z dokumentem

Dodawanie pól (symboli zastępczych)

  1. W dokumencie głównym wpisz dowolną treść, która ma być widoczna w każdej kopii dokumentu.

    Aby dodać obraz, na przykład logo, kliknij pozycję Obraz w grupie Ilustracje na karcie Wstawianie.

  2. Kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić pole.

  3. Użyj grupy Wpisywanie i wstawianie pól na karcie Korespondencja.

    Wstążka w pakiecie Office 2010

  4. Dodaj dowolne z następujących pól:

    Blok adresu z nazwiskiem, adresem lub innymi informacjami

    1. Kliknij pozycję Blok adresu.

    2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu zaznacz odpowiednie elementy adresu i formaty, a następnie kliknij przycisk OK.

    3. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to oznaczało, że prawdopodobnie program Word nie mógł odnaleźć części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę obok pozycji (nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej.

    Wiersz pozdrowienia

    1. Kliknij pozycję Wiersz pozdrowienia.

    2. Wybierz format wiersza pozdrowienia zawierający tekst powitania, format nazwiska oraz końcowy znak interpunkcyjny.

    3. Zaznacz tekst, który ma być wyświetlany w przypadku, gdy program Microsoft Word nie będzie mógł zinterpretować nazwy adresata, jeśli na przykład źródło danych nie będzie zawierało imienia ani nazwiska adresata, a jedynie nazwę firmy.

    4. Kliknij przycisk OK.

    5. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to oznaczało, że prawdopodobnie program Microsoft Word nie mógł odnaleźć części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę obok pozycji (nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej.

    Poszczególne pola

    Można wstawić informacje z poszczególnych pól, takie jak imię, numer telefonu lub kwoty z listy sponsorów. Aby szybko dodać pole z pliku danych do dokumentu głównego, kliknij strzałkę obok przycisku Wstaw pole korespondencji seryjnej, a następnie kliknij nazwę pola.

    Aby uzyskać więcej opcji wstawiania pojedynczych pól do dokumentu, wykonaj następujące czynności:

    1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól kliknij pozycję Wstaw pole korespondencji seryjnej.

    2. W oknie dialogowym Wstawianie pola korespondencji seryjnej wykonaj jedną z następujących czynności:

      • Aby wybrać pola adresu, które będą automatycznie odpowiadały polom źródła danych, nawet jeśli pola źródła danych mają inne nazwy niż pola użytkownika, kliknij opcję Pola adresu.

      • Aby wybrać pola, które zawsze pobierają dane bezpośrednio z kolumny w pliku danych, kliknij opcję Pola bazy danych.

    3. W polu Pola kliknij odpowiednie pole.

    4. Kliknij przycisk Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

    5. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to prawdopodobnie oznaczało, że program Microsoft Word nie odnalazł części informacji wymaganych do wstawienia pola. Kliknij strzałkę obok pozycji (nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole odpowiadające polu wymaganemu w korespondencji seryjnej.

      Uwaga : Jeśli zostanie wstawione pole z listy Pola bazy danych, a następnie użytkownik przełączy się do źródła danych, w którym nie istnieje kolumna o tej samej nazwie, program Word nie będzie mógł wstawić informacji z tego pola do scalonego dokumentu.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×