Konfigurowanie zatwierdzania czasu i postępu zadań

Konfigurowanie zatwierdzania czasu i postępu zadań

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Gdy zdecydujesz o wprowadzeniu grafików w swojej organizacji, poświęć chwilę na zastanowienie się nad tym, jak ma wyglądać proces zatwierdzania grafików.

Jak skonfigurować zatwierdzenia w mojej organizacji?

Zanim rozpoczniesz konfigurować zatwierdzenia w aplikacji Project Web App, warto poświęcić chwilę na zastanowienie się, jaki jest obecnie przebieg spraw w firmie oraz jaka byłaby pożądana organizacja pracy w przyszłości. Oto kilka pytań, na które warto odpowiedzieć, zanim skoncentrujesz się na formalnej stronie procesu zatwierdzania.

Czy rzeczywiście potrzebujesz procesu zatwierdzania?

Chociaż wydaje się naturalna taka organizacja pracy, w której kierownik zatwierdza pracę wykonaną przez członka zespołu, dobrze byłoby poświęcić nieco czasu na rozmowę, czy rzeczywiście potrzebne jest wdrożenie takiego formalnego procesu zatwierdzania. Co naprawdę próbujesz uzyskać, wymagając zatwierdzeń? Jeśli struktura wynagrodzeń w firmie jest powiązana z godzinami wpisywanymi w grafikach, zatwierdzanie jest faktycznie uzasadnione. Jeśli jednak zarządzasz projektami całkowicie niezależnie od systemów finansowych, być może nie potrzebujesz wprowadzać dodatkowego kroku między wykonaniem pracy przez członków zespołu i zastosowaniem tej pracy do planu projektu.

Uwaga : Nie musisz wyznaczać osoby zatwierdzającej dla każdego!    Jeśli nie potrzebujesz osoby, która zatwierdzi godziny przepracowane przez pracownika przed wpisaniem ich do planu projektu, nie musisz tego robić. Po prostu mianuj każdego członka zespołu własnym zatwierdzającym. W rzeczywistości tak właśnie aplikacja Project Web App automatycznie organizuje sprawy, gdy dodajesz nowego pracownika — zatem naprawdę nie musisz nic robić. Łatwiej już nie można!

Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie czasu?

Gdy członek zespołu wykonuje pracę w Twojej organizacji, kto powinien być właściwą osobą, aby zatwierdzać liczbę godzin poświęconych tej pracy? Menedżer projektu? Ktoś z działu płac? Może obie te osoby. Aby móc skonfigurować aplikację Project Web App w sposób, który odwzorowuje faktyczne funkcjonowanie Twojej organizacji, musisz wyznaczyć odpowiednie osoby do zatwierdzania czasu pracy wykonywanej w tej organizacji.

Czasami może okazać się konieczne zatwierdzenie grafiku przez więcej niż jedną osobę. Przykładem może być zatwierdzanie przez kierownika ds. zasobów, a także kogoś z działu płac. Jeśli to odpowiada sytuacji w Twojej organizacji, możesz skonfigurować łańcuch osób zatwierdzających podobny do następującego:

Członek zespołu

Roman   

Roman jest członkiem zespołu, a Małgorzata jego menedżerem grafiku.

Roman wypełnia grafik i przesyła go do Małgorzaty.

Menedżer projektu

Małgorzata   

Małgorzata jest szefem zespołu, a Michał jest jej menedżerem grafiku.

Małgorzata zatwierdza grafik Romana, który jest automatycznie przesyłany do Michała w celu zatwierdzenia.

Specjalista ds. płac

Michał   

Michał pracuje w dziale płac i sam jest menedżerem swojego grafiku.

Gdy Michał zatwierdzi grafik Romana, godziny wprowadzone przez Roberta zostaną zastosowane do odpowiedniego planu projektu.

Tylko osoby wymienione na stronie Menedżerowie grafiku mogą zatwierdzać grafiki.

Dodawanie osoby zatwierdzającej

  1. Wybierz pozycję Ustawienia Ikona Ustawienia > Ustawienia programu PWA.

  2. W obszarze Zarządzanie czasem i zadaniami wybierz pozycję Menedżerowie grafiku.

    Menedżerowie grafiku
  3. Wybierz pozycję Menedżerowie > Dodaj menedżera.

    Dodawanie menedżera
  4. Wybierz osobę, którą chcesz dodać jako osobę zatwierdzającą, a następnie wybierz przycisk OK.

Jak ustawić osobę zatwierdzającą dla czyjegoś grafiku w aplikacji Project Web App?   Menedżera grafiku dla osoby można wybrać w Centrum zasobów.

Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie informacji o postępie zadań?

Pamiętaj, że postęp zadania to coś innego niż czas pomimo tego, że oba te wskaźniki są śledzone w grafiku członka zespołu. Czasami za zatwierdzanie postępu zadania są odpowiedzialne inne osoby niż te, które odpowiadają za zatwierdzanie czasu. Na przykład możesz wyznaczyć kogoś z działu płac do zatwierdzania liczby przepracowanych godzin (czasu), ale nie ma potrzeby, aby ta sama osoba zatwierdzała wartość procentową ukończonej pracy (postęp zadania). Z drugiej strony możesz zechcieć, aby szef zespołu zatwierdzał aktualizacje zakresu prac pozostałego do ukończenia zadania (postępu zadania), ale nie ma potrzeby, aby szef zatwierdzał także faktycznie przepracowane godziny (czas). W aplikacji Project Web App menedżer projektu zawsze musi zatwierdzić postęp zadania przed jego zastosowaniem do planu projektu.

Jak ustawić osobę zatwierdzającą postęp zadania w aplikacji Project Web App?    Podobnie jak w przypadku zatwierdzania czasu, także dla postępu zadań można określić łańcuch zatwierdzających. Wystarczy ustawić dla każdej osoby wartość Domyślny właściciel przydziałuw Centrum zasobów.

Jakie inne opcje są tam dostępne?

Jest kilka innych opcji, które mogą być odpowiednie dla zatwierdzeń w Twojej organizacji. Obie te opcje ustawia się, przechodząc do okna Ustawienia Ikona Ustawienia > Ustawienia programu PWA. Tam niektóre z ustawień będą dostępne w obszarze Ustawienia i wartości domyślne grafiku.

Ustawienia i wartości domyślne grafiku

Czy menedżerowie mogą zatwierdzać grafiki wiersz po wierszu?

W sekcji Zasady grafików w obszarze Zatwierdzanie stanu zadania przez menedżera wybierz pozycję Włączone, jeśli chcesz, aby menedżerowie mogli zatwierdzać pojedyncze wiersze grafików. Możesz także wybrać pozycję Wymagaj zatwierdzenia wiersza przed zatwierdzeniem grafiku. Po zakończeniu wprowadzania zmian kliknij pozycję Zapisz.

Jeśli chcesz, aby menedżerowie zatwierdzali tylko całe grafiki, wybierz pozycję Wyłączone.

Czy członek zespołu może zmienić osobę, która najpierw zatwierdza jego grafik?

W obszarze Ścieżka zatwierdzania zaznacz pole wyboru Ustalona ścieżka zatwierdzania, jeśli nie chcesz, aby członkowie zespołu mogli zmieniać kolejność osób zatwierdzających ich grafiki. Po zakończeniu wprowadzania zmian kliknij pozycję Zapisz.

Jeśli nie ma przeszkód, aby członkowie zespołu zmieniali osobę zatwierdzającą jako pierwsza, zostaw to pole wyczyszczone. Gdy pierwsza osoba zatwierdzająca ustawiona przez członka zespołu zatwierdzi grafik, zostanie zainicjowana normalna ścieżka zatwierdzania.

Czy członkowie zespołu mogą wybrać dowolną osobę jako pierwszego zatwierdzającego?    Nie, mogą oni tylko wybierać z listy osób dodanych na stronie Menedżerowie grafiku.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×