Konfigurowanie przechowywania i udostępniania plików w usłudze Office 365

Współautorzy: Tom Werner Diane Faigel

Jednym z najlepszych sposobów konfiguracji przechowywania i udostępniania plików dla firmy jest użycie usługi OneDrive dla Firm razem z witryną zespołu w usłudze Office 365. To rozwiązanie jest idealne w przypadku małej firmy zatrudniającej kilku pracowników.

Usługa Office 365 zawiera podstawową witrynę ułatwiającą rozpoczęcie pracy. Dzięki niej możesz od razu rozpocząć przechowywanie plików w usłudze OneDrive dla Firm i wspólnie pracować nad plikami w witrynie zespołu.

Gdzie można przechowywać dokumenty w usłudze Office 365

  • Usługa OneDrive dla Firm jest przeznaczona do użytku indywidualnego i umożliwia okazjonalne udostępnianie plików. Usługa OneDrive dla Firm idealnie nadaje się do przechowywania należących do Ciebie plików.

  • Witryna zespołu w usłudze Office 365 służy do regularnego udostępniania plików i wspólnej pracy nad nimi. Witryna zespołu idealnie nadaje się do przechowywania plików, które są wspólną własnością kilku osób lub całego zespołu i nad którymi praca również odbywa się wspólnie.

Zarówno usługa OneDrive dla Firm, jak i witryny zespołów zapewniają Tobie i Twoim pracownikom dostęp do plików z dowolnego miejsca.

Diagram przedstawiający sposób korzystania z dwóch typów magazynów: usługa OneDrive lub witryny zespołu

Poniżej przedstawiono zalecenia dotyczące tego, co należy przechowywać w każdej z tych lokalizacji w przypadku korzystania z usługi OneDrive dla Firm razem z witrynami zespołów w usłudze Office 365:

Lokalizacja przechowywania

Zastosowanie

Pliki, które należy przechowywać w tym miejscu

OneDrive dla Firm

Przechowywanie zawartości w usłudze OneDrive dla Firm przypomina przechowywanie plików na komputerze — żadna inna osoba nie może łatwo uzyskać do nich dostępu.

Jest to idealne miejsce do przechowywania plików firmowych, nad którymi pracujesz samodzielnie.

Pliki firmowe, nad którymi pozostali członkowie zespołu nie muszą współpracować lub do których nie muszą mieć regularnie dostępu.

Witryna zespołu w usłudze Office 365

Witryna zespołu w usłudze Office 365 przypomina witrynę internetową, ale domyślnie nie jest publiczna — jest dostępna tylko dla osób, które mają uprawnienia.

Idealnie nadaje się do udostępniania plików i współpracy nad nimi.

Dokumenty udostępnione, do których mogą mieć dostęp i nad którymi mogą współpracować wszyscy pracownicy. Przykłady: współpraca nad prezentacją programu PowerPoint, przechowywanie planów zespołu aktualizowanych przez wszystkich jego członków albo publikowanie planów spotkań.

Podwitryna zespołu w usłudze Office 365

Podwitryna zespołu w usłudze Office 365 przypomina oddzielną sekcję w witrynie zespołu charakteryzującą się unikatowym wyglądem lub unikatowymi uprawnieniami dostępu.

Idealnie nadaje się do udostępniania plików klientowi lub partnerowi spoza firmy i wspólnej pracy nad tymi plikami.

Stanowi także doskonały sposób przechowywania plików, których nie chcesz udostępniać pozostałym osobom w firmie mającym dostęp do witryny zespołu. Podwitrynę można skonfigurować tak, aby była dostępna tylko dla Ciebie (i w razie potrzeby dla jednej lub dwóch innych osób).

Dowiedz się, jak utworzyć podwitrynę zespołu.

Pliki, które chcesz udostępniać osobom spoza swojej firmy.

Pliki, których nie chcesz udostępniać innym osobom w firmie. W tym miejscu możesz na przykład przechowywać informacje dotyczące pracowników i dane finansowe.

Zbiory witryn w usłudze Office 365

Przechowywanie i udostępnianie plików. Jednak zbiór witryn jest całkowicie niezależny od istniejącej witryny zespołu.

Nowy zbiór witryn w usłudze Office 365 ma własny adres i uprawnienia. Umożliwia współpracę wewnętrzną i zewnętrzną.

Większe firmy korzystają ze zbiorów witryn w taki sam sposób jak małe firmy używają podwitryn. Także małe firmy, które mają zaawansowane potrzeby w zakresie zabezpieczeń i duże umiejętności techniczne, mogą utworzyć zbiór witryn.

Przechowywanie tych samych informacji udostępnionych w zbiorze witryn, podobnie jak w witrynie lub podwitrynie zespołu.

Klip wideo: przenoszenie plików do chmury

Obejrzyj ten klip wideo, aby dowiedzieć się, jak szybko zacząć przechowywać dokumenty w chmurze. Przejdź do kroków.

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

Kroki. Rozpoczęcie korzystania z usługi OneDrive dla Firm oraz witryny zespołu w celu przechowywania plików i współpracy online

Szacowany czas wykonania: 5–10 min

Każda osoba w Twojej firmie, która korzysta z usługi Office 365, otrzymuje dostęp do magazynu w chmurze w usłudze OneDrive dla Firm. Poproś pracowników, aby przechowywali pliki firmowe w tym miejscu, jeśli są jedynymi osobami, które muszą z nich korzystać. Na przykład mogą przechowywać w nim wersje robocze ofert, notatki ze spotkań lub skrypty pokazów, które zamierzają przeprowadzić.

Trzeba również polecić pracownikom, aby udostępnili swój folder w usłudze OneDrive dla Firm Tobie i swoim współpracownikom. Gdy pracownicy chorują lub odchodzą z firmy, trudno uzyskać dostęp do ich plików przechowywanych w usłudze OneDrive dla Firm. Jeśli jednak foldery w usłudze OneDrive dla Firm są udostępnione, w razie potrzeby zawsze możesz uzyskać dostęp do plików.

Poniżej przedstawiono procedurę uzyskiwania dostępu do folderu w usłudze OneDrive dla Firm przez poszczególnych członków zespołu i udostępniania ich folderów.

  1. Przejdź do witryny http://portal.office.com, aby się zalogować.

  2. Wpisz swoją nazwę użytkownika i hasło, a następnie wybierz pozycję Zaloguj się.

  3. Na stronie głównej usługi Office 365 wybierz pozycję OneDrive.

    W oknie uruchamiania aplikacji wybierz kafelek OneDrive.

  4. W usłudze OneDrive dla Firm, jeśli masz już folder Udostępnione wszystkim, otwórz go. W tym miejscu członkowie zespołu powinni przechowywać swoje własne dokumenty firmowe w usłudze OneDrive dla Firm. Wybierz pozycję Udostępnij i przejdź do następnego kroku.

    Jeśli jeszcze nie masz tego folderu, wybierz pozycję Nowy, aby utworzyć nowy folder. Nadaj mu nazwę Udostępnione wszystkim i wybierz polecenie Zaproś osoby. Jeśli nie widzisz polecenia Zaproś osoby, kliknij przycisk Utwórz, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy nowy folder i kliknij polecenie Udostępnij.

    Wybieranie folderu Udostępnione wszystkim w usłudze OneDrive

  5. W polu Zaproś osoby wpisz nazwiska lub adresy e-mail członków zespołu, którzy mają mieć dostęp do folderu. Możesz dodać swój własny adres e-mail, aby otrzymać kopię wiadomości e-mail wysyłanej do osób, którym przyznajesz dostęp.

    Okno dialogowe z listą adresów e-mail osób, którym chcesz udostępnić folder usługi OneDrive dla Firm

  6. Wybierz ustawienie uprawnień do folderu: Może edytować lub Może wyświetlać.

  7. Wpisz tekst, który zostanie dołączony do wiadomości e-mail wysyłanej zaproszonym osobom, aby poinformować je, że wiadomość e-mail zawiera link do udostępnionych plików firmowych. Wybierz pozycję Utwórz. Wiadomość e-mail zostanie natychmiast wysyłana do zaproszonych osób.

    Poniżej pokazano, jak wygląda wysłana wiadomość e-mail. U dołu wiadomości znajduje się link do Twojego folderu Udostępnione wszystkim, aby adresaci wiadomości mogli uzyskać do niego dostęp.

    Otwórz wiadomość e-mail i kliknij pozycję Otwórz witrynę internetową.

Szacowany czas wykonania: 5–10 min

Usługa Office 365 zawiera podstawową witrynę zespołu z kilkoma funkcjami, które ułatwiają rozpoczęcie pracy. Do wewnętrznej witryny internetowej mogą uzyskać dostęp tylko osoby z Twojej firmy.

Oto jak uzyskać dostęp do witryny zespołu:

  1. Nie wylogowując się z usługi Office 365, w lewym górnym rogu strony wybierz ikonę uruchamiania aplikacji Ikona uruchamiania aplikacji Office 365 , a następnie wybierz pozycję Witryny.

    W prawym górnym rogu strony wybierz ikonę Uruchamianie aplikacji, a następnie wybierz pozycję Witryny.

  2. Na stronie Witryny wybierz pozycję Witryna zespołu.

    Aby uzyskać dostęp do Twoich witryn zespołów, kliknij pozycję Witryny, a następnie kliknij pozycję Witryny zespołów.

Zostanie wyświetlona strona główna wewnętrznej witryny internetowej zespołu z domyślnym tytułem Witryna zespołu <nazwa Twojej firmy>. Na stronie głównej znajdują się:

  • Kafelki funkcji ułatwiających rozpoczęcie dostosowywania witryny zespołu.

  • Po lewej stronie linki umożliwiające przechodzenie do innych obszarów w witrynie zespołu.

  • Biblioteka dokumentów umożliwiająca rozpoczęcie przechowywania plików i udostępniania ich zespołowi.

Początkowa strona witryn zespołów zawiera kafelki do często używanych funkcji umożliwiających dostosowywanie witryny.

Szacowany czas wykonania: 20–30 min w przypadku pierwszych kilku plików

Aby ułatwić szybkie rozpoczęcie przechowywania i udostępniania plików, witryna zespołu zawiera miejsce do przechowywania plików. Jest to biblioteka Dokumenty, czyli „biblioteka dokumentów”.

W tym celu należy wykonać następujące czynności:

  1. Na stronie głównej witryny zespołu wybierz pozycję Dokumenty z menu nawigacji po lewej stronie. Spowoduje to przejście do biblioteki Dokumenty.

    Wybieranie biblioteki dokumentów w menu po lewej stronie

  2. Nie wylogowując się z usługi Office 365, otwórz Eksploratora plików z paska Start lub innej lokalizacji.

    Otwieranie Eksploratora plików z paska Start lub innej lokalizacji.

  3. Przejdź do plików, które chcesz przekazać do witryny zespołu.

    Wybierz pozycję Przeglądaj, aby na komputerze przejść do pliku, który chcesz przekazać do witryny zespołu.

  4. Zaznacz pliki, które chcesz przekazać do witryny zespołu, a następnie przeciągnij je do biblioteki Dokumenty.

    Przykład pliku przekazanego do biblioteki Dokumenty w witrynie internetowej zespołu.

    Po wykonaniu tej czynności pliki będą przechowywane zarówno w witrynie zespołu, jak i na Twoim komputerze.

    Ilustracja przedstawiająca wygląd biblioteki dokumentów po przekazaniu do niej plików.

    Możesz usunąć pliki z komputera. W następnym kroku (Krok 4. Zsynchronizuj pliki w trybie online z komputerem) utworzysz nową lokalizację dla tych plików na komputerze.

    Jeśli masz wiele plików lub duże pliki do przekazania do witryny zespołu, przeczytaj porady dotyczące przekazywania dużych lub wielu plików do biblioteki.

    Jeśli potrzebujesz więcej miejsca do magazynowania, zobacz Zmienianie ilości miejsca do magazynowania dla subskrypcji.

Szacowany czas wykonania: 20–30 min w przypadku pierwszych kilku plików

Teraz, gdy masz już pliki w witrynie zespołu, możesz skonfigurować je tak, aby były synchronizowane z komputerem PC lub Mac. Umożliwi to pracę z plikami na komputerze PC lub Mac, zamiast w przeglądarce Internet Explorer, Chrome lub innej. Pliki zsynchronizowane na komputerze przydają się także w sytuacji, gdy musisz skorzystać z pliku, a nie masz dostępu do Internetu.

Gdy skonfigurujesz synchronizację plików z komputerem, przy aktywnym połączeniu z Internetem będą one automatycznie synchronizowane co 10 minut.

Poniżej przedstawiono sposób synchronizowania plików w witrynie zespołu z komputerem:

  1. Na stronie głównej witryny zespołu wybierz pozycję Dokumenty z lewej strony menu nawigacji. Nie możesz skonfigurować synchronizacji ze strony głównej — musisz otworzyć bibliotekę z menu nawigacji.

    Porada : Podczas synchronizowania plików w witrynie zespołu synchronizowane są poszczególne biblioteki dokumentów w witrynie, a nie cała witryna.

    Wybieranie biblioteki dokumentów w menu po lewej stronie

  2. W bibliotece Dokumenty wybierz pozycję Synchronizuj. Możesz również zaznaczyć pojedyncze pliki do zsynchronizowania.

    Wybierz plik, a następnie wybierz synchronizację.
  3. W oknie OneDrive dla Firm wybierz pozycję Synchronizuj teraz. (OneDrive dla Firm to proces wykonujący synchronizację).

    Wybierz przycisk Synchronizuj teraz, aby rozpocząć synchronizowanie plików z witryny zespołu na Twoim komputerze.
  4. Jeśli następnie zostanie wyświetlony monit dotyczący zabezpieczeń, wybierz pozycję Zezwalaj. Jeśli zostanie wyświetlony monit o wprowadzenie poświadczeń usługi Office 365, wprowadź swój identyfikator użytkownika usługi Office 365, a następnie hasło. Po rozpoczęciu procesu synchronizacji zostanie wyświetlone następujące okno dialogowe:

    Obraz okna dialogowego, które jest wyświetlane po rozpoczęciu synchronizacji.
  5. Wybierz pozycję Pokaż moje pliki, aby wyświetlić swoje dokumenty w Eksploratorze Windows. Pliki na komputerze możesz wyświetlić w swoim folderze SharePoint. Mały zielony znacznik wyboru obok pliku oznacza, że plik jest aktualny i został zsynchronizowany z wersją w witrynie zespołu.

    Użyj Eksploratora plików, aby przejść do zsynchronizowanego pliku na komputerze. Znajduje się on w folderze SharePoint.

    Uwagi : 

    • Pliki zsynchronizowane w usłudze OneDrive dla Firm znajdują się na komputerze w folderze OneDrive dla Firm.

    • Zrzut ekranu przedstawiający widok w Eksploratorze plików po zsynchronizowaniu pliku usługi OneDrive dla Firm z pulpitem

  6. Przejdź do folderu SharePoint i otwórz plik. Wprowadź zmianę, a następnie wybierz polecenie Zapisz. Jeśli masz połączenie z Internetem, u dołu ekranu zostanie wyświetlony pasek Przekazywanie do programu SharePoint oznaczający, że trwa zapisywanie pliku w witrynie zespołu. Plik jest jednocześnie zapisywany na komputerze w folderze SharePoint. Jeśli zostanie wyświetlony komunikat „Niepowodzenie przekazywania”, spróbuj ponownie. Czasami niestabilne połączenie z Internetem może zakłócić zapisywanie.

    Obraz komunikatu o stanie, który jest wyświetlany po zapisaniu pliku w witrynie zespołu.

    Gratulacje! Konfigurowanie przechowywania plików i współpracy w trybie online dla Twojej organizacji zostało zakończone.

Najważniejsze wskazówki dotyczące przechowywania i udostępniania plików

  • Mała organizacja niedochodowa. Utwórz witrynę zespołu w usłudze Office 365, aby przechowywać i archiwizować dokumenty udostępnione w centralnym miejscu. W ten sposób informacje nie będą tracone na przykład podczas przechodzenia pracowników do innego przełożonego. Utwórz prywatną podwitrynę zespołu w usłudze Office 365, aby przechowywać pliki, których nie chcesz udostępniać reszcie zespołu, na przykład informacje dotyczące pracowników i dokumenty finansowe.

  • Firmy prowadzone przez osoby fizyczne. Używaj usługi OneDrive dla Firm, aby przechowywać własne pliki i udostępniać je klientom w zależności od sytuacji.

  • Spółki. Jeśli jesteś wspólnikiem firmy, możesz używać swojej usługi OneDrive dla Firm, ale musisz udostępniać pliki bezpośrednio drugiemu właścicielowi i na odwrót.

  • Firmy mające klientów lub partnerów zewnętrznych, którzy potrzebują dostępu do plików. Używaj podwitryn zespołów w usłudze Office 365, aby przechowywać i udostępniać dokumenty przeznaczone dla określonego klienta. Ponieważ dostęp do podwitryny jest przyznawany dla określonych klientów i ograniczony do podwitryny, nie musisz martwić się, że jeden klient przypadkowo uzyska dostęp do informacji przeznaczonych dla innego klienta.

Gdy przechowujesz plik w usłudze OneDrive dla Firm, jest on dostępny wyłącznie dla Ciebie, dopóki nie udostępnisz go innym. Gdy udostępniasz pliki, możesz wybrać poszczególne osoby, którym chcesz je udostępnić, lub udostępnić je wszystkim. W usłudze OneDrive możesz również utworzyć osobne foldery o różnych przeznaczeniach, takie jak publiczne, osobiste lub dla poszczególnych projektów. Każdy folder można udostępnić innej osobie lub grupie. Można też nie udostępniać go nikomu.

Aby uzyskać więcej informacji o udostępnianiu, zobacz także Udostępnianie plików i folderów w usłudze OneDrive dla Firm.

Aby sprawdzić, ile miejsca do magazynowania pozostało w usłudze OneDrive dla Firm, zobacz Zarządzanie miejscem w usłudze OneDrive dla Firm.

Możesz przekazać plik w niemal dowolnym formacie, jednak niektóre pliki mogą być niedozwolone z dwóch powodów: w związku z zabezpieczeniami i nieprawidłowymi znakami w nazwach plików. Zasady zabezpieczeń usługi OneDrive dla Firm blokują niektóre typy plików i niewielki zestaw znaków. Aby uzyskać więcej informacji o niedozwolonych formatach plików i nieprawidłowych znakach, zobacz Nieprawidłowe znaki i typy plików w usłudze OneDrive dla Firm.

Następne kroki

Jesteśmy tu, aby Ci pomóc.

Jeśli jesteś administratorem usługi Office 365, możesz w dowolnej chwili bezpłatnie zadzwonić do naszego działu pomocy technicznej dla klientów.

Ten artykuł został zaktualizowany 22 marca 2017 r. dzięki Waszym opiniom.

Jeśli masz pytania lub sugestie, przekaż je nam w polu komentarzy poniżej, abyśmy mogli zareagować na nie w przyszłych aktualizacjach tego artykułu.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×