Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów

Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Organizator zawartości to funkcja programu SharePoint, która pozwala na automatyczne zarządzanie niektórymi ważnymi zadaniami związanymi z biblioteką. Nie tylko oferuje to oszczędność czasu, ale także pomaga w zapewnieniu spójności zarządzania biblioteką dokumentów.

Jakie możliwości zapewnia organizator zawartości?

Organizator zawartości umożliwia automatyczne wykonywanie następujących zadań:

  • Rozsyłanie dokumentów do różnych bibliotek lub folderów    Organizator zawartości pełni rolę strażnika dokumentów. Przy każdym przesyłanym dokumencie organizator zawartości korzysta z reguł utworzonych przez Ciebie w celu określenia, w które miejsce należy przenieść dokument. Następnie przesyła dokument do odpowiedniej biblioteki lub folderu, który może znajdować się w innym zbiorze witryn. Reguły mogą opierać się na kombinacji typów zawartości i metadanych.

  • Przekazywanie wszystkich dokumentów do rozdzielni dokumentów    Możesz skonfigurować organizatora zawartości do Umieść wszystkie przekazane dokumenty w rozdzielni dokumentów, gdzie można wprowadzić metadanych i ukończyć proces przesyłania.

  • Zarządzanie rozmiarami folderów   Organizator zawartości można skonfigurować w celu monitorowania liczby elementów w folderach i zapewniania, że żaden z folderów nie zawiera więcej niż zdefiniowaną liczbę elementów. Domyślnie ten limit wynosi 2500 elementów i po pojawieniu się elementu 2501 organizator zawartości automatycznie tworzy nowy folder i umieszcza w nim dokument. Można określić maksymalną liczbę elementów dopuszczaną przez organizatora zawartości w pojedynczym folderze.

  • Zarządzanie zduplikowanymi elementami przesłanymi    Po przesłaniu dokumentu jest znajdujące się już w bibliotece, możesz mieć organizatora zawartości za pomocą wersji SharePoint lub zmienić nazwę pliku, dodając unikatowe znaki. Dzięki temu zarówno istniejący dokument i duplikat są zachowywane.

  • Obsługa dzienników inspekcji    Organizator zawartości może przechowywać dzienniki inspekcji dotyczące dokumentu razem z dokumentem po jego rozesłaniu.

Aktywacja funkcji organizatora zawartości w witrynie

W celu wykonania tego zadania musisz posiadać uprawnienia co najmniej właściciela witryny.

Aby aktywować funkcję organizatora zawartości dla witryny

  1. Przejdź do witryny, którą chcesz skonfigurować

  2. Kliknij pozycję Ustawienia Ikona Ustawienia i z menu rozwijanego wybierz pozycję Ustawienia witryny.

    Dla SharePoint Online kliknij Ustawienia Ikona Ustawienia , kliknij pozycję zawartość witryny, a następnie pozycję Ustawienia witryny.

  3. Na stronie Ustawienia witryny w grupie Akcje witryny kliknij pozycję Zarządzanie funkcjami witryny.

  4. Kliknij przycisk Aktywuj obok nazwy funkcji organizatora zawartości. Po aktywowaniu funkcji w kolumnie Stan wyświetlone zostanie słowo Aktywny.

    przycisk Włącz zawartość organzier

Konfigurowanie organizatora zawartości do rozsyłania dokumentów

Uwaga :  Do konfigurowania organizatora zawartości wymagane są uprawnienia co najmniej właściciela witryny.

  1. Przejdź do witryny, dla której chcesz skonfigurować organizatora zawartości w celu automatycznego rozsyłania dokumentów do określonych lokalizacji.

  2. Kliknij pozycję Ustawienia Ikona Ustawienia i z menu rozwijanego wybierz pozycję Ustawienia witryny.

    Dla SharePoint Online kliknij Ustawienia Ikona Ustawienia , kliknij pozycję zawartość witryny, a następnie pozycję Ustawienia witryny.

  3. W grupie Administracja witrynywybierz pozycję Ustawienia organizatora zawartości.

    Uwaga : Link do ustawień organizatora zawartości jest wyświetlany tylko wtedy, gdy dla witryny włączono tę funkcję.

  4. W sekcji Przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów zaznacz pole wyboru w celu wymuszania stosowania organizatora zawartości. Powoduje to automatyczne przekierowywanie użytkowników do rozdzielni dokumentów przy próbach przekazywania dokumentów.

  5. Zaznacz pole wyboru w sekcji Wysyłanie do innej witryny, jeśli chcesz zezwolić regułom na rozsyłanie dokumentów do innej witryny.

  6. W sekcji Partycjonowanie folderu zaznacz pole wyboru Utwórz podfoldery, jeśli lokalizacja docelowa zawiera zbyt wiele elementów, aby automatycznie tworzyć podfoldery po przekroczeniu określonej liczby elementów w lokalizacji.

    • W polu Liczba elementów w jednym folderze wpisz maksymalną liczbę dokumentów, które można przechowywać w folderze przed utworzeniem nowego.

    • W polu Format nazwy folderu określ konwencję nazewnictwa dla nowo tworzonych folderów.

  7. W sekcji Zduplikowane elementy przesłane określ, czy w przypadku zduplikowanych elementów ma być stosowana funkcja przechowywania wersji lub czy do ich nazw plików mają być dołączane unikatowe znaki.

  8. Zaznacz pole wyboru w sekcji Zachowywanie kontekstu, jeśli chcesz, aby dzienniki inspekcji lub metadane były zachowywane jako wpisy inspekcji dotyczące przesłanego elementu lub dokumentu.

  9. W sekcji Menedżerowie reguły wprowadź nazwy użytkowników, które są Menedżerowie reguły w Twojej organizacji. Menedżerowie reguły musi być zarządzania witryną sieci Web uprawnienia dostępu reguł organizatora zawartości Ustawienia strony. Aby uzyskać więcej informacji zobacz Tworzenie organizatora zawartości reguł rozsyłania dokumentów.

  10. Zaznacz odpowiednie pola wyboru, aby menedżerowie reguł automatycznie otrzymywali wiadomości e-mail. Organizator zawartości może wysłać wiadomości e-mail, gdy przesłane elementy nie będą zgodne z regułą lub gdy do organizatora zawartości zostanie przesłana jakakolwiek zawartość.

    Uwaga : Wiadomości e-mail musi być skonfigurowany przez administratora programu SharePoint lub w sieci dla serwera lub usługi te pola wyboru są włączone.

  11. W sekcji Punkty przesyłania wprowadź informacje na temat innych witryn lub oprogramowania do obsługi wiadomości e-mail, które może przesyłać zawartość do bieżącej witryny.

    Porada :  W tej sekcji znajduje się adres URL usługi sieci Web służącej do przesyłania zawartości do witryn na wypadek konieczności utworzenia przepływu pracy bądź rozwiązania niestandardowego do przesyłania dokumentów przez system poczty e-mail.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×