Archiwizowanie lub wykonywanie kopii zapasowej skrzynki pocztowej

Konfigurowanie funkcji autoarchiwizacji

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

Jeśli nie chcesz poświęcać czasu na ręczne oczyszczanie skrzynki pocztowej, możesz pozwolić, aby program Outlook wykonał tę pracę dla Ciebie, przez skonfigurowanie w nim funkcji autoarchiwizacji. W tym klipie wideo wyjaśniono, jak to zrobić.

Konfigurowanie funkcji autoarchiwizacji

Wiadomości e-mail (nowe wiadomości, odpowiedzi i wiadomości przesłane dalej) mogą szybko wypełnić skrzynkę odbiorczą programu Outlook. Zanim się zorientujesz, skrzynka może się zapełnić tysiącami wiadomości. Kontroluj Skrzynkę odbiorczą programu Outlook i jej foldery, przenosząc starsze elementy, które chcesz zachować, do archiwum. Użyj funkcji autoarchiwizacji, aby robić to automatycznie.

Częstotliwość uruchamiania autoarchiwizacji, miejsce, w którym przechowywane są zarchiwizowane elementy, a także czas, przez jaki są one zachowywane w programie Outlook przed zarchiwizowaniem, możesz zmienić.

  1. Kliknij pozycję PLIK > Opcje > Zaawansowane.

  2. W obszarze Autoarchiwizacja kliknij pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.

  3. Kliknij pole Uruchom autoarchiwizację co n dni, a następnie określ częstotliwość uruchamiania autoarchiwizacji.

  4. Wybierz dowolne inne opcje, na przykład usuwanie starszych elementów programu Outlook zamiast ich archiwizowania.

    Funkcje archiwizacji i autoarchiwizacji mogą nie być dostępne, jeśli profil poczty jest połączony z programem Exchange Server. Jest także możliwe, że organizacja stosuje zasady przechowywania poczty e-mail, które zastępują funkcję autoarchiwizacji. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.

Chcesz wiedzieć więcej?

Ręczne archiwizowanie starszych elementów

Dobrze jest okresowo usuwać stare elementy ze skrzynki pocztowej,

szczególnie jeśli konto e-mail ma limit rozmiaru. Elementy można usuwać

lub przenosić do folderu osobistego, gdzie są przechowywane

lokalnie w pliku danych programu Outlook. Nie trzeba jednak

poświęcać czasu na ręczne czyszczenie skrzynki pocztowej.

Program Outlook może to robić automatycznie: wystarczy

skonfigurować autoarchiwizację. Oto jak to zrobić.

Kliknij kartę PLIK

i pozycję Opcje.

Kliknij pozycję Zaawansowane i pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.

Autoarchiwizacja przypomina eksportowanie do pliku, ale działa automatycznie

i korzysta z okresu przedawnienia, aby ustalić, co zarchiwizować.

Za chwilę zobaczymy, jak to działa. Ponadto eksportowanie polega na kopiowaniu plików,

a autoarchiwizowanie na przenoszeniu ich, więc przestają istnieć w

lokalizacji oryginalnej. Najpierw włącz autoarchiwizację, wybierając opcję

„Uruchom autoarchiwizację co” i podając okres.

Następnie możesz wybrać opcję Monituj przed rozpoczęciem autoarchiwizacji.

Teraz trzeba określić, co program Outlook ma robić w trakcie autoarchiwizacji.

Zwykle wybiera się opcję

Przy autoarchiwizacji usuń elementy wygasłe. Upewnij się,

że jest wybrana opcja Archiwizuj lub usuń stare elementy.

Jeśli chcesz mieć szybki dostęp do zarchiwizowanych elementów,

wybierz opcję Pokaż folder archiwum na liście folderów.

Następnie wybiera się ustawienia folderu, zaczynając od okresu przedawnienia.

Domyślnie jest to sześć miesięcy, co oznacza, że każdy element skrzynki pocztowej

starszy niż sześć miesięcy zostanie zarchiwizowany. Można zmienić tę wartość

i wybrać miesiące, tygodnie lub dni.

Na koniec określa się, czy

przenosić stare elementy do pliku danych programu Outlook, czy usuwać je trwale. W

większość przypadków wybierana jest pierwsza opcja.

Następnie kliknij przycisk Przeglądaj i znajdź

lokalizację, a następnie wpisz nazwę dla pliku archiwum.

Kliknij przycisk OK.

Na koniec kliknij pozycję Zastosuj te ustawienia teraz do wszystkich folderów,

kliknij przycisk OK i jeszcze raz OK.

Teraz do wszystkich folderów w skrzynce odbiorczej są zastosowane ustawienia domyślne.

Nie są archiwizowane jedynie foldery kontaktów, ponieważ

zwykle archiwizowanie kontaktów na podstawie okresu przedawnienia nie ma sensu.

Po określeniu

globalnych ustawień domyślnych można zmodyfikować ustawienia poszczególnych folderów.

Na przykład nie musimy archiwizować plików usuniętych.

Kliknij prawym przyciskiem myszy elementy usunięte i kliknij pozycję Właściwości.

Następnie kliknij kartę

Autoarchiwizacja. Ponieważ zastosowano ustawienia domyślne do wszystkich folderów, wybrana jest

ta opcja: Archiwizuj elementy w tym folderze, używając ustawień domyślnych.

Ale jeśli nie chcemy archiwizować elementów usuniętych,

możemy wybrać pozycję Nie archiwizuj elementów w tym

folderze.

Aby uzyskać więcej opcji, można też wybrać pozycję Archiwizuj ten folder, używając ustawień.

Na przykład można wpisać inny okres przedawnienia dla

folderu. Może warto archiwizować elementy usunięte

co miesiąc. Na koniec można zdecydować, co program Outlook

ma robić z archiwizowanymi elementami. Przenieść je

do domyślnego folderu archiwum, przenieść je do innego pliku danych, może zapisać

je, ale gdzieś indziej, a może usunąć trwale.

Wybierzemy tę opcję.

Różni się to od prostego pominięcia archiwizowania folderu.

Gdy już wszystko będzie gotowe, kliknij przycisk OK.

Teraz uruchomiona zostaje pierwsza

autoarchiwizacja. Archiwizowane elementy są przenoszone

ze skrzynki pocztowej do pliku archiwum,

który następnie pojawia się na liście folderów jako folder osobisty.

Jeśli archiwizowanie nie zadziała w przypadku firmowego konta e-mail, zwróć się do

administratora informatycznego. Do firmowej poczty mogą być stosowane zasady przechowywania.

Następnym razem: ręczne inicjowanie archiwizowania.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×