Zarządzanie danymi przy użyciu zapytań

Wprowadzenie do zapytań

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

Za pomocą zapytań możesz uzyskać odpowiedzi na pytania biznesowe (lub inne) na podstawie danych oraz szybko i łatwo zbiorczo aktualizować lub usuwać informacje w bazie danych.

Co to są zapytania?

Zapytania w programie Access przypominają pytania zadawane w celu znalezienia powiązanych, czasem bardzo szczegółowych, informacji w bazie danych.

W zapytaniach używane są dane z jednej tabeli lub z kilku. Na przykład może być konieczne znalezienie numeru telefonu jednego z kontaktów, co wymaga użycia prostego zapytania dotyczącego pola numeru telefonu określonej osoby w tabeli kontaktów. Można także połączyć dane z wielu tabel, na przykład z tabeli danych klientów i z tabeli danych zamówień, aby sprawdzić, co zamawiał wybrany klient.

W programie Access zapytanie jest obiektem bazy danych. Nie są w nim zapisane dane. Zamiast tego zapytanie wyświetla dane przechowywane w tabelach, udostępniając je i umożliwiając Ci pracę z nimi. Zapytanie może wyświetlać dane z tabel, z innych zapytań lub z obu tych źródeł. Na przykład:

  • Wyświetlanie danych za pomocą zapytania wybierającego. Możesz znajdować i wyświetlać dane z tabeli lub tabel, wprowadzając kryteria, które muszą spełnić dane, oraz wyszczególniając wartości do wyświetlenia. Możesz na przykład wprowadzić zapytanie w celu wyświetlenia wszystkich produktów firmy Tailspin Toys.

  • Wprowadzanie kryteriów i wyszukiwanie na bieżąco. Możesz tworzyć zapytania wielokrotnego użytku, zawsze wymagające wprowadzenia kryteriów wyszukiwania. Możesz na przykład utworzyć zapytanie wymagające od użytkownika wprowadzenia nazwy dostawcy do wyszukania, a następnie wyświetlające wszystkie produkty nabyte od tego dostawcy.

  • Aktualizowanie lub dodawanie danych na podstawie zapytania. Możesz wprowadzić zapytanie dotyczące danych, a następnie użyć wyników zapytania w celu automatycznego wprowadzenia lub zaktualizowania danych. Jeśli na przykład firma Tailspin Toys dodała na początku nazw wszystkich produktów symbol „TT”, możesz wyszukać wszystkie produkty tej firmy, a następnie zaktualizować nazwy produktów tak, aby każdy wpis rozpoczynał się od liter „TT” — a wszystko to za pomocą zapytania aktualizującego.

  • Usuwanie danych na podstawie zapytania. Możesz znajdować informacje lub rekordy, a następnie je usuwać. Jeśli na przykład firma Tailspin Toys zakończy działalność, a jej produkty nie będą już dostępne w sprzedaży, możesz znaleźć wszystkie produkty tej firmy i automatycznie usunąć je z odpowiednich tabel.

Użyj Kreatora zapytań, aby utworzyć zapytanie wybierające, wyświetlające informacje w widoku arkusza danych.

Uwaga: Niektóre elementy projektu są niedostępne w przypadku korzystania z Kreatora zapytań. Jeśli chcesz, możesz później zmodyfikować utworzone zapytanie w widoku projektu.

Uwaga:  Przed utworzeniem zapytania upewnij się, że ustanowiono relacje pomiędzy tabelami bazy danych, ponieważ relacje są używane podczas wykonywania zapytań dotyczących danych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wprowadzenie do relacji między tabelami i powiązane moduły w ramach tego szkolenia

Tworzenie kwerendy

  1. Wybierz pozycję Tworzenie > Kreator zapytań.

  2. Wybierz pozycję Kreator prostych zapytań przycisk OK.

  3. Wybierz tabelę lub zapytanie z odpowiednim polem, a następnie dodaj to pole do listy Wybrane pola. Po zakończeniu wybierz przycisk Dalej.

    Możesz dodać dowolną liczbę pól z dowolnej liczby tabel.

    Jeśli dodano pole liczbowe

    Jeśli dodano jakiekolwiek pola liczbowe, kreator pyta, czy chcesz, aby zapytanie zwracało szczegóły, czy podsumowanie danych. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli chcesz wyświetlić poszczególne rekordy, wybierz pozycję Szczegóły, a następnie przycisk Dalej. Przejdź do kroku 4.

    • Jeśli chcesz wyświetlić podsumowanie danych liczbowych, na przykład wartości średnie, wybierz pozycję Podsumowanie, a następnie pozycję Opcje podsumowania. Wskaż pola, które mają zostać podsumowane, oraz sposób podsumowania danych. Na liście znajdują się tylko pola liczbowe. Wybierz funkcje dla poszczególnych pól liczbowych:

      • Suma Zapytanie zwróci sumę wszystkich wartości w polu.

      • Średnia Zapytanie zwróci średnią wszystkich wartości w polu.

      • Min Zapytanie zwróci najmniejszą spośród wszystkich wartości w polu.

      • Max Zapytanie zwróci największą spośród wszystkich wartości w polu.

    • Jeśli chcesz, aby w wynikach zapytania została uwzględniona liczba rekordów w źródle danych, zaznacz pole Policz rekordy w (nazwa tabeli).

      Jeśli dodano pole typu Data/Godzina

      Kreator zapytań pyta, jak chcesz grupować wartości daty. Załóżmy na przykład, że dodano do zapytania pole liczbowe, takie jak Cena, oraz pole daty/godziny, takie jak Czas transakcji, a następnie wybrano w oknie dialogowym Opcje podsumowania wyświetlanie średniej wartości pola Cena. Ponieważ dodano pole typu Data/Godzina, można obliczyć wartości podsumowania dla każdej unikatowej wartości daty i godziny lub dla każdego dnia, miesiąca, kwartału albo roku.

      Wybierz okres, na podstawie którego chcesz grupować wartości daty i godziny, a następnie wybierz przycisk Dalej.

      Uwaga: W widoku projektu jest dostępnych więcej opcji grupowania wartości daty i godziny.

  4. Wprowadź tytuł zapytania.

  5. Określ, czy chcesz otworzyć zapytanie (w Widoku arkusza danych), czy je zmodyfikować (w Widoku projektu). Następnie wybierz pozycję Zakończ.

Chcesz wiedzieć więcej?

Tworzenie i uruchamianie zapytania aktualizującego

Szkolenia dotyczące programu Excel

Szkolenia dotyczące programu Outlook

Po utworzeniu tabeli i relacji w bazie danych programu Access możemy zacząć projektować i tworzyć zapytania, które są podstawowymi elementami każdej bazy danych.

W tym klipie wideo przedstawiono podstawowy proces tworzenia i uruchamiania zapytania, omówiono kilka typów zapytań oraz pokazano, jak utworzyć zapytanie w Kreatorze zapytań i jak zmodyfikować zapytanie w Projektancie zapytań.

Zapytania dosłownie oznaczają pytania dotyczące danych. Właściwie to warto zacząć od zadania pytania, na które szukamy odpowiedzi.

Na przykład „Ile zamówień złożyła firma TailSpin Toys w zeszłym miesiącu?”.

Treść tego pytania wskazuje na tabelę Zamówienia, z której należy wybrać odpowiednie pola, a następnie utworzyć zapytanie i uruchomić je.

Tak wygląda podstawowa procedura dla większości zapytań. Zadajesz pytanie, a następnie wybierasz źródło danych — tabele albo nawet wyniki innych zapytań zawierające dane — w którym znajduje się odpowiedź na to pytanie.

Wybierasz pola, które mają być wyświetlane w wyniku (nazywanym również „zestawem danych”), i dodajesz dowolne kryteria.

Kryteria określone w tym przykładzie powodują przefiltrowanie wyników dotyczących firmy TailSpin Toys z datą majową.

Zapytania służą nie tylko do odpowiadania na pytania. Zapytania to narzędzie wielofunkcyjne podobne do kombinerek — mogą być bardzo przydatne w każdej bazie danych, ponieważ mają tak wiele zastosowań.

Zapytania mogą być na przykład źródłem danych dla formularzy i raportów. Ponadto ułatwiają wprowadzanie zbiorczych zmian w danych.

W każdej bazie danych można utworzyć kilka typów zapytań. Wybierzmy pozycję Tworzenie, a następnie Projekt zapytania.

Na razie zamkniemy okno dialogowe Pokazywanie tabeli.

Można tworzyć takie typy zapytań.

Najczęściej używane jest zapytanie wybierające. Pozwala ono uzyskiwać odpowiedzi z danych.

Zapytanie tworzące tabele służy do wybierania rekordów z istniejącej tabeli i zapisywania ich jako nowej tabeli. Może to być przydatne na przykład w przypadku importowania dużego pliku programu Excel, gdy trzeba rozdzielić dane na oddzielne tabele.

Następne trzy zapytania są wykonywane na istniejących danych.

Zapytania dołączające umożliwiają dodawanie danych do istniejących tabel,

zapytania aktualizujące zmieniają istniejące dane,

a zapytania usuwające służą do usuwania danych.

Zapytań krzyżowych używa się, gdy zachodzi potrzeba wyświetlenia danych podsumowujących, takich jak sumy lub wartości średnie.

Przykładem może być podsumowanie sprzedaży według regionów.

Tak wygląda zapytanie krzyżowe w Projektancie zapytań.

A oto jego wyniki. Jak widać, dane sprzedaży są pogrupowane według kwartałów.

Zapytanie składające pozwala połączyć wyniki wielu zapytań wybierających. Używa się go w celu wyświetlenia danych z niepowiązanych źródeł.

Zapytanie przekazujące umożliwia połączenie się z dużą bazą danych, na przykład bazą danych programu Microsoft SQL Server, i przetwarzanie zapytań w tej bazie.

W takim przypadku program Access w zasadzie pełni rolę frontonu — zestawu narzędzi ułatwiających korzystanie z większej bazy danych.

Ostatnim zapytaniem jest zapytanie definiujące dane, które służy do tworzenia i modyfikowania tabel bądź indeksów. Tak się składa, że w programie Access można tworzyć tabele i zmieniać indeksy na tak wiele innych sposobów, że prawdopodobnie nigdy nie trzeba będzie korzystać z tego typu zapytania.

Utwórzmy teraz zapytanie wybierające, które jest używane najczęściej.

W tym celu wybierzmy kartę Tworzenie, a następnie pozycję Kreator zapytań.

Poznawanie zapytań warto zacząć właśnie w tym miejscu.

Wybierz pozycję Kreator prostych zapytań i kliknij przycisk OK.

Wybierz tabelę Numery telefonów, a następnie pola Klient i Numer telefonu.

Wybierz pozycję Dalej.

W razie potrzeby można zmienić tytuł zapytania na bardziej opisowy.

Wybierz opcję wyświetlenia wyników

i kliknij przycisk Zakończ.

Oto wynik.

Być może nasuwa Ci się teraz kilka pytań. Na przykład „Jakie zapytanie właśnie utworzyliśmy?”

albo „Skąd wiadomo, czy dany numer to telefon do biura czy numer faksu?”.

Aby na nie odpowiedzieć, dodamy dane do zapytania.

Zmodyfikujmy zapytanie za pomocą Projektanta zapytań. Wybierz pozycję Narzędzia główne, Widok, a następnie Widok projektu.

W Projektancie zapytań jest wyświetlane źródło danych. W tym przypadku jest to tabela, ale źródłem danych może też być zapytanie. Widoczne jest również pole zawarte w zapytaniu.

Na wstążce widać TYP zapytania. W naszym przykładzie jest to zapytanie wybierające.

Aby ułatwić sobie korzystanie z listy telefonów, przeciągnijmy pole Typ, aby je dodać.

Aby wyświetlić wyniki, na karcie Projektowanie wybierz pozycję Uruchom.

Chociaż Kreator zapytań przyspiesza i ułatwia wykonywanie czynności, nie da się zrobić wszystkiego za jego pomocą. Nie pozwala on na przykład na dodawanie formuł.

Aby móc wprowadzać dowolne zmiany w bardziej elastyczny sposób, należy korzystać z Projektanta zapytań.

Masz teraz podstawową wiedzę na temat tworzenia i uruchamiania zapytań przy użyciu Kreatora zapytań i Projektanta zapytań. Zapytania ułatwiają analizowanie danych i uzyskiwanie odpowiedzi.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×