Wprowadzenie do programu Access

Omówienie obiektów bazy danych

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

W programie Access jest dostępnych sześć obiektów bazy danych, które razem pozwalają w pełni korzystać z danych. Poznaj role poszczególnych obiektów.

Tabele

Program Access organizuje informacje w tabelach. Są to listy wierszy i kolumn przypominające arkusz kalkulacyjny. Każda tabela zawiera informacje dotyczące określonego tematu, dlatego większość baz danych zawiera więcej niż jedną tabelę.

Wycinki ekranu przedstawiające tabele Produkty, Klienci i Zamówienia

Każdy wiersz w tabeli jest nazywany rekordem, a kolumna — polem. Rekord zawiera wszystkie szczegółowe informacje dotyczące określonego elementu, na przykład klienta lub zamówienia. Pole zawiera jedną informację dotyczącą tego elementu. Na przykład w tabeli Produkty każdy wiersz, czyli rekord, zawiera informacje dotyczące jednego produktu. Każda kolumna, czyli pole, zawiera określony rodzaj informacji na temat tego produktu, na przykład jego nazwę lub cenę. Możesz zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat baz danych, jeśli jeszcze ich nie znasz.

Zapytania

W dobrze zaprojektowanej bazie danych dane, które chcesz przedstawić w formularzu lub raporcie, zwykle znajdują się w kilku różnych tabelach. Zapytanie służy do pobierania informacji z różnych tabel i przedstawiania ich w formularzu lub raporcie.

Zapytanie może zawierać żądanie wyników z bazy danych, polecenie wykonania określonego działania na danych lub oba te elementy. Przy użyciu zapytań można uzyskać odpowiedzi na proste pytania, wykonywać obliczenia z użyciem danych, łączyć dane z różnych tabel, a także dodawać, zmieniać i usuwać dane w bazie danych.

Istnieje wiele typów zapytań, ale dwa podstawowe typy są następujące:

Główne typy zapytań

Zastosowanie

Wybierające

Pobieranie danych z tabeli lub wykonywanie obliczeń.

Funkcjonalne

Dodawanie, zmienianie i usuwanie danych. Do każdego zadania przypisany jest konkretny typ zapytania funkcjonalnego. Zapytania funkcjonalne nie są dostępne w aplikacjach sieci Web programu Access.

Formularze

Formularze są jak wystawy sklepowe — ułatwiają przeglądanie wybranych elementów bazy danych lub dostęp do nich. Podobnie jak formularze papierowe formularze programu Access są obiektami, które umożliwiają Tobie i innym użytkownikom dodawanie, edytowanie i wyświetlanie danych przechowywanych w bazie danych programu Access dla komputerów stacjonarnych. Ważne, aby podczas projektowania formularza pamiętać o jego zastosowaniu. Na przykład dobrze zaprojektowany formularz dla wielu użytkowników ułatwia szybkie, wydajne i precyzyjne wprowadzanie danych.

Raporty

Raporty są zwykle używane w celu wyświetlania, formatowania i podsumowywania informacji w bazie danych programu Access. Można na przykład utworzyć prosty raport z numerami telefonów wszystkich kontaktów lub raport podsumowujący sprzedaż w różnych regionach i okresach.

Raporty są formą prezentowania informacji przydatną w następujących sytuacjach:

  • Prezentacja lub rozpowszechnianie podsumowania danych.

  • Archiwizacja migawek danych.

  • Udostępnianie szczegółowych informacji na temat poszczególnych rekordów.

  • Tworzenie etykiet.

Makra

Makro to narzędzie umożliwiające zautomatyzowanie zadań i dodawanie funkcji do formularzy, raportów i kontrolek. Na przykład jeśli dodasz do formularza przycisk polecenia i skojarzysz jego zdarzenie .PrzyKliknięciu z makrem, każde kliknięcie przycisku spowoduje wykonanie odpowiedniego polecenia.

Program Access zawiera środowisko projektowe ułatwiające tworzenie makr. Zasadniczo polega to na tworzeniu listy akcji do wykonania przy użyciu uproszczonego języka programowania. Niektóre akcje wymagają wprowadzenia dodatkowych informacji, na przykład dotyczących pola do wypełnienia. Środowisko projektowe ułatwia tworzenie makr, umożliwiając wybieranie akcji z list i uzupełnianie wymaganych informacji.

Makra umożliwiają automatyzowanie serii działań, wprowadzanie zmian w danych w bazie i nie tylko. W widoku projektu makra umożliwiają korzystanie z niektórych poleceń dostępnych w języku Visual Basic for Applications (VBA). Dla większości osób dodawanie funkcji do formularzy, raportów i kontrolek przy użyciu makr jest łatwiejsze niż pisanie kodu w języku VBA, ale w widoku projektu zawsze można przekonwertować makra na kod języka VBA.

Załóżmy, że chcesz otworzyć raport bezpośrednio z poziomu formularza wprowadzania danych. Możesz dodać do formularza przycisk, a następnie utworzyć makro otwierające raport. Może to być makro autonomiczne (odrębny obiekt w bazie danych), które następnie powiążesz ze zdarzeniem .PrzyKliknięciu przycisku, lub makro osadzone bezpośrednio wewnątrz zdarzenia .PrzyKliknięciu tego przycisku. W obu przypadkach kliknięcie przycisku spowoduje uruchomienie makra i otwarcie raportu.

Moduły

Moduł to kod języka VBA utworzony w celu zautomatyzowania zadań w aplikacji i wykonywania wyższych funkcji. Moduły są pisane w języku programowania VBA. Moduł jest jednostką zawierającą zbiór deklaracji, instrukcji i procedur.

Dane nie są zbyt interesujące — mogą być wręcz bezsensowne — dopóki czegoś z nimi nie zrobisz. W programie Access możesz nadać danym strukturę i kształt, zapewniając kontekst, dzięki któremu staną się nie tylko przydatne, ale wręcz niezbędne. Dodając do bazy danych jeden z sześciu składników, czyli OBIEKTÓW, programu Access, możesz ułatwić wprowadzanie, znajdowanie i wizualizowanie danych oraz zarządzanie nimi.

Oto sześć obiektów programu Access, z których można korzystać podczas pracy z danymi.

Dane są przechowywane w TABELACH. To podstawa bazy danych. POLE to najmniejsza jednostka danych w bazie, a poszczególne pola są ułożone w kolumny tabeli. ZBIORY pól tworzą REKORDY, a rekordy są ułożone w wiersze tabeli. W ten sposób pola i rekordy danych tworzą uporządkowane tabele.

ZAPYTANIA to dosłownie pytania dotyczące danych. Na przykład „Jak wyglądała sprzedaż w czwartym kwartale?”. Przy użyciu zapytań można również filtrować dane i wykonywać obliczenia, na przykład obliczać sumy czy rabaty. Wyniki są ułożone w tabeli. Określone typy zapytań umożliwiają też dodawanie lub zmienianie danych.

FORMULARZE nadają bazie danych bardziej dopracowany wygląd. Mogą pomóc w szybkim wprowadzaniu danych i zawierać przyciski ułatwiające nawigację wewnątrz bazy.

RAPORTY umożliwiają rozmieszczanie, wyodrębnianie lub wizualizowanie danych na potrzeby prezentacji lub analizy. Jeśli chcesz przedstawić wybrane dane w formie wykresu lub diagramu, możesz dodać go do raportu.

MAKRA służą do automatyzowania bazy danych. Umożliwiają na przykład wykonywanie czynności przy użyciu przycisku. Można też tworzyć makra w celu wykonywania powtarzających się zadań.

MODUŁY również pomagają w automatyzacji bazy danych, ale na większą skalę niż makra. Można wykonywać zaawansowane zadania, pisząc kod w języku Visual Basic for Applications i umieszczając go w modułach. Moduły umożliwiają zasadniczo tworzenie niestandardowych dodatków do bazy danych.

Teraz, gdy znasz już wszystkie sześć obiektów bazy danych, wróćmy do naszego przykładu i omówmy WIDOKI. Tutaj widzimy obiekt tabeli w widoku ARKUSZA DANYCH. Pamiętaj, że obiekt bazy danych, z którym pracujesz, jest zawsze wyświetlany w określonym widoku — przystosowanym do TWORZENIA obiektu lub do KORZYSTANIA z niego.

Oto kolejny przykład. TA tabela jest teraz otwarta w widoku arkusza danych. Za pomocą jej karty możesz łatwo przełączyć się do widoku projektu i wyświetlić różne opcje tworzenia i modyfikowania tabeli.

Ten formularz jest otwarty w widoku FORMULARZA,w którym można szybko dodawać dane do tabeli źródłowej. Można też otworzyć formularz w widoku UKŁADU, aby dodać kontrolki lub wprowadzić inne zmiany w formularzu. Tutaj zaczyna się tworzenie formularza.

Podobnie jest w przypadku zapytań. Zapytanie konfiguruje się w widoku projektu. Następnie po uruchomieniu zapytania wyniki są wyświetlane w widoku arkusza danych. Możesz też pójść o krok dalej i otworzyć zapytanie w widoku SQL, aby w razie potrzeby wprowadzić zmiany bezpośrednio w kodzie.

Niektóre widoki pełnią obie funkcje. Możesz na przykład, zgodnie z oczekiwaniami, dodawać dane do tej tabeli. Ale możesz też zmienić jej projekt, dodając pola.

Teraz znasz już wszystkie sześć typów obiektów baz danych programu Access oraz widoki, w których możesz pracować z tymi obiektami. Planując bazę danych, pomyśl o zastosowaniu przechowywanych w niej danych. Te końcowe zastosowania danych pomogą Ci w określeniu, które obiekty programu Access będą najlepsze do realizacji celu.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×