Zarządzanie danymi przy użyciu zapytań

Tworzenie zapytań z wieloma źródłami danych

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

Często w celu uzyskania potrzebnych odpowiedzi tworzy się zapytania zbierające informacje z wielu tabel lub z tabel i zapytań.

Wprowadzenie do sprzężeń

Czasem odpowiedź na pytanie wymaga użycia danych z większej liczby źródeł (tabel lub zapytań). Możesz na przykład potrzebować informacji, ilu klientów w danym regionie zamówiło określony produkt.

W przypadku dodania więcej niż jednego źródła program Access używa już zdefiniowanych relacji między tymi źródłami lub tworzy między nimi sprzężenia na potrzeby zapytania. Sprzężenie to po prostu rodzaj relacji między źródłami danych w zapytaniu.

Uwaga : Sprzężenia są tymczasowe i powiązane tylko z konkretnym zapytaniem. Jeśli często tworzysz takie samo sprzężenie między tabelami, warto rozważyć utworzenie między nimi stałej relacji.

Sprzężenia wewnętrzne

Większość sprzężeń to sprzężenia wewnętrzne. Istnieją także sprzężenia zewnętrzne, omawiane w temacie Tworzenie zapytań przy użyciu sprzężeń zewnętrznych.

Sprzężenie wewnętrzne zwraca dane z jednego źródła tylko wówczas, gdy znajdzie pasujące rekordy w drugim źródle. Jeśli na przykład wprowadzisz zapytanie dotyczące produktów i zamówień, zostaną wyświetlone dane tylko tych produktów, dla których istnieje pasujące zamówienie.

Zrzut ekranu przedstawiający tabele Produkty i Zamówienia

Samosprzężenia

Samosprzężenie łączy dwie kopie tego samego źródła — tabeli lub zapytania. Za jego pomocą można łączyć rekordy z tej samej tabeli, gdy w połączonych polach występują pasujące wartości.

Załóżmy na przykład, że masz tabelę Pracownicy, zawierającą listę wszystkich pracowników w organizacji, w tym menedżerów. Tabela zawiera pole Przełożony, zawierające identyfikator przełożonego danego pracownika

Identyfikator

Nazwisko

Imię

Przełożony

1

Piotrowska

Maria

5

2

Nowakowski

Paweł

3

Kucharski

Piotr

10

4

Ostrowska

Anna

5

5

Michalski

Dominik

2

6

Kalinowski

Jacek

10

7

Czarnecki

Tomasz

10

8

Duda

Aneta

10

9

Kwiatkowska

Hanna

5

10

Krawczyk

Joanna

3

Aby znaleźć nazwisko przełożonego danego pracownika, należy znaleźć tego pracownika w tabeli, znaleźć identyfikator przełożonego w polu Przełożony, a następnie wyszukać ten identyfikator przełożonego w polu Identyfikator w tabeli Pracownicy. Na przykład przełożony Marii ma identyfikator pracownika 5 — jest to Dominik Michalski.

Aby zautomatyzować to zadanie, możesz dodać tabelę Pracownicy do zapytania dwukrotnie, a następnie utworzyć samosprzężenie. Gdy dodasz źródło danych drugi raz, w programie Access do nazwy drugiego wystąpienia zostanie dodane oznaczenie _1. Jeśli na przykład dodasz dwa razy tabelę Pracownicy, drugie wystąpienie będzie nosiło nazwę Pracownicy_1. Aby wyświetlić nazwiska przełożonych poszczególnych pracowników, należy utworzyć sprzężenie między polem Przełożony w tabeli Pracownicy a polem Identyfikator pracownika w tabeli Pracownicy_1.

1. Dodawanie źródeł danych
  • Wybierz pozycję Tworzenie > Projekt zapytania.

Dodaj wszystkie tabele i zapytania, których chcesz użyć jako źródeł danych. (Nie martw się. Nawet jeśli zapomnisz o którymś źródle danych, możesz dodać ich więcej później).

Wśród źródeł danych mogą znaleźć się tabele zawierające informacje, które chcesz wyświetlić (na przykład tabela produktów), a także tabele zawierające informacje, których użyjesz jako kryteriów.

Pamiętaj, że jako źródła danych są również dostępne istniejące, zapisane zapytania. Na przykład jeśli zostało już utworzone zapytanie znajdujące wszystkie zamówienia w danym miesiącu, możesz użyć tego zapytania wraz z tabelą produktów w celu wyświetlenia wszystkich produktów sprzedanych w tym miesiącu.

2. Łączenie powiązanych źródeł danych
  • Aby samodzielnie dodać sprzężenie, przeciągnij pole z jednego źródła danych do odpowiadającego mu pola w innym źródle danych. Domyślnie program Access tworzy sprzężenie wewnętrzne.

W przypadku większości relacji program Access tworzy sprzężenie wewnętrzne. Uwzględnia także wymuszanie więzów integralności, jeśli włączono tę opcję. Może się jednak zdarzyć, że program Access nie utworzy sprzężenia, którego potrzebujesz. Na przykład jeśli dodajesz do nowego zapytania istniejące zapytania, ale nie zostały utworzone relacje, program Access nie utworzy sprzężeń automatycznie.

3. Kończenie tworzenia zapytania
  • Wykonaj typowe czynności związane z tworzeniem zapytania: dodaj pola wyjściowe, opcjonalnie dodaj kryteria, a następnie uruchom lub zapisz zapytanie. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, zobacz Tworzenie podstawowych zapytań.

Chcesz wiedzieć więcej?

Szkolenia dotyczące programu Excel

Szkolenia dotyczące programu Outlook

Z tego klipu wideo dowiesz się, jak utworzyć zapytanie wybierające z wieloma źródłami danych.

Zobaczysz, jak tworzyć „sprzężenia” w celu dopasowania tych źródeł.

Dowiesz się także, jakie sprzężenia są dostępne.

Podstawowe kroki tworzenia zapytania wybierającego, które korzysta z więcej niż jednego źródła danych, są takie same jak w przypadku zapytania z jednym źródłem danych.

Otwierasz Projektanta zapytań, wybierasz tabele lub zapytania i dodajesz pola.

Ale jest pewien kruczek.

W przypadku zapytań obejmujących wiele źródeł danych trzeba utworzyć dopasowania między poszczególnymi źródłami.

Jeśli na przykład chcesz dowiedzieć się, które produkty znajdują się w zestawie zamówień, musisz dopasować zamówienia do produktów.

Aby utworzyć takie dopasowania, należy użyć „sprzężeń”.

SPRZĘŻENIE pozwala porównać dane z dwóch wspólnych pól, które znajdują się w oddzielnych źródłach danych.

Sprzężenie określa dopasowanie danych w poszczególnych polach.

Na przykład najczęściej używany typ sprzężenia zwraca dane tylko z jednego pola, gdy pasująca wartość zostanie znaleziona w drugim polu. W ten sposób można sprawdzić liczbę produktów w każdym zamówieniu.

Inny typ sprzężenia zwraca WSZYSTKIE dane z jednego pola oraz tylko PASUJĄCE dane z drugiego pola.

W takim przypadku zapytanie informuje, które zamówienia nie zawierają danego produktu.

Podczas tworzenia relacji między tabelami program Access tworzy również SPRZĘŻENIE dla każdej z tych relacji.

Program Access traktuje relacje jako WZORCE sprzężeń, dlatego w większości przypadków sprzężone pola odpowiadają kluczom podstawowym i obcym.

Ale nie musi tak być. Można również łączyć ze sobą niepowiązane źródła.

Dodam teraz dwa powiązane źródła do Projektanta zapytań. Widać łącznik, który wygląda jak relacja — ale nią nie jest. W ten sposób program Access określa WZORZEC sprzężenia, który został użyty.

Jeśli istnieje sprzężenie między tabelami lub zapytaniami, można dodawać pola z obu źródeł.

Zwróć też uwagę, że nie dodałam sprzężonych pól do siatki projektu. Nie muszę tego robić, ponieważ program Access dodaje je w tle.

Teraz mogę uruchomić zapytanie, aby wyświetlić jego wynik.

Przyjrzyjmy się bliżej sprzężeniom, ponieważ musisz wiedzieć o kilku ważnych kwestiach.

Po pierwsze, można ustawić lub zmienić typ sprzężenia, klikając je prawym przyciskiem myszy lub naciskając je dwukrotnie, a następnie wybierając polecenie Właściwości sprzężenia.

Te ustawienia pozwalają zmieniać typ sprzężenia w zapytaniu i są to najczęściej używane typy sprzężeń.

Ta opcja tworzy „sprzężenie wewnętrzne”. Ten typ sprzężenia zwraca pasujące dane z OBU tabel.

Program Access tworzy to sprzężenie za każdym razem, gdy określasz relację.

Druga opcja tworzy „lewe sprzężenie zewnętrzne”, co oznacza, że zapytanie zwraca WSZYSTKIE dane z tabeli znajdującej się po lewej stronie oraz tylko PASUJĄCE dane z drugiej tabeli.

Trzecia opcja tworzy „PRAWE sprzężenie zewnętrzne” i pewnie domyślasz się, jak to działa.

Zapytanie zwraca WSZYSTKIE dane z tabeli znajdującej się po prawej stronie oraz tylko PASUJĄCE dane z drugiej tabeli.

Sprzężenia zewnętrzne są zazwyczaj używane, gdy trzeba dowiedzieć się, co nie zostało sprzedane, lub — bardziej ogólnie — co nie wystąpiło.

Pamiętaj o tym, że są to trzy najczęściej używane typy sprzężeń. Dostępne są także „sprzężenia krzyżowe” i „sprzężenia nierówne”, ale nie są one często używane.

Inna ważna kwestia: „relacje” i „sprzężenia” to nie to samo.

RELACJA to zestaw reguł, który określa więzy integralności, czyli sposób dodawania i usuwania danych.

SPRZĘŻENIE określa sposób dopasowania danych w zapytaniu.

Jednak te pojęcia są podobne do siebie.

Na przykład relacje mogą mieć strony — jedną lub wiele — i to samo dotyczy sprzężeń, które mają stronę lewą i prawą. Sprzężenia są używane tylko w zapytaniach, ale za ich pomocą można wykonywać operacje niedostępne w przypadku relacji.

Na przykład usunięcie sprzężeń nie uszkodzi bazy danych, ale usunięcie relacji już tak.

Ponadto można dodawać sprzężenia w miejscach, w których nie istnieją relacje.

Na przykład można połączyć pole w tabeli z polem w zapytaniu, jeśli oba pola mają takie same lub zgodne typy danych.

Wiesz już, jak za pomocą sprzężeń utworzyć zapytanie wybierające z wieloma źródłami danych. Potrafisz również ustawić lub zmienić typ sprzężenia. Znasz też podobieństwa i różnice między sprzężeniami i relacjami.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×