Zarządzanie danymi przy użyciu zapytań

Tworzenie zapytań przy użyciu sprzężeń zewnętrznych

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

Czasem jest wymagane wyświetlenie w zapytaniu wszystkich rekordów jednej tabeli wraz z odpowiadającymi im rekordami z innej tabeli. W tym celu należy utworzyć sprzężenia zewnętrzne.

Sprzężenia wewnętrzne wyświetlają dane tylko wtedy, gdy w obu połączonych źródłach danych występuje zgodny identyfikator. Jeśli na przykład chcesz wyświetlić sprzedane produkty wraz z ilością, możesz utworzyć sprzężenie wewnętrzne między tabelami Produkty i Szczegóły zamówień. Po uruchomieniu zapytania zostaną zwrócone tylko produkty występujące w zamówieniach, a zatem pojawiające się w obu tabelach.

Z kolei sprzężenia zewnętrzne zwracają wszystkie dane z jednego źródła danych i niektóre dane z innego źródła danych, na przykład z innej tabeli.

Jeśli na przykład chcesz zobaczyć, które produkty się nie sprzedają, możesz utworzyć zapytanie wyświetlające Identyfikator produktu z tabeli Produkty oraz pasujące Identyfikatory zamówień z tabeli Szczegóły zamówień. W przypadku produktów, do których nie pasują żadne rekordy w tabeli Szczegóły zamówień, zostanie zwrócona nazwa produktu bez żadnej wartości w polu Identyfikator zamówienia.

Lewe sprzężenia zewnętrzne i prawe sprzężenia zewnętrzne

W przypadku sprzężenia zewnętrznego tabela, z której są wyświetlane wszystkie rekordy, jest nazywana tabelą bazową. Tabela, z której są wyświetlane tylko niektóre (zgodne) rekordy, jest nazywana tabelą pomocniczą.

Okno dialogowe Właściwości sprzężenia wskazuje, jakie dane zostaną wyświetlone w przypadku użycia różnych typów sprzężeń:

Zrzut ekranu przedstawiający trzy tabele i ich Właściwości sprzężenia

Załóżmy, że utworzono zapytanie umożliwiające wyświetlenie produktów, które zostały kupione przez klientów. Pola wyjściowe to Nazwa produktu, Identyfikator zamówienia oraz Ilość.

  1. Sprzężenie wewnętrzne. Uwzględnia tylko wiersze (rekordy), w przypadku których połączone pola w obu tabelach są równe — na przykład tylko te produkty, z którymi są powiązane zamówienia.

  2. Lewe sprzężenie zewnętrzne Uwzględnia wszystkie rekordy z tabeli wskazanej w polu Nazwa tabeli po lewej i tylko te rekordy z tabeli wskazanej w polu Nazwa tabeli po prawej, w których połączone pola są zgodne — na przykład wszystkie zamówienia, ale ilości i identyfikatory produktów tylko dla tych zamówień, z którymi są powiązane produkty.

  3. Prawe sprzężenie zewnętrzne. Uwzględnia wszystkie rekordy z tabeli wskazanej w polu Nazwa tabeli po prawej i tylko te rekordy z tabeli wskazanej w polu Nazwa tabeli po lewej, w których połączone pola są zgodne — na przykład wszystkie produkty, nawet jeśli nie zostały zamówione (wówczas w polach Identyfikator zamówienia i Ilość są wyświetlane puste wartości).

Jak pokazują powyższe przykłady, określenie, która tabela znajduje się po lewej, a która po prawej, jest ważne — a to położenie może różnić się od sposobu rozmieszczenia tabel w oknie zapytania. Aby dowiedzieć się, jakie dane zostaną zwrócone przez zapytanie, należy uważnie przeczytać tekst w oknie dialogowym Właściwości sprzężenia.

1. Dodawanie źródeł danych

  • Wybierz pozycję Tworzenie > Projekt zapytania.

Dodaj wszystkie tabele i zapytania, których chcesz użyć jako źródeł danych. (Nie martw się. Nawet jeśli zapomnisz o którymś źródle danych, możesz dodać ich więcej później).

Jeśli program Access wykryje lub wydedukuje relacje źródeł danych, mogą one zostać wyświetlone.

2. Dodawanie sprzężenia

  • Jeśli nie widzisz relacji między źródłami, dodaj sprzężenie. Przeciągnij wybrane pole z jednego źródła danych do odpowiadającego mu pola w innym źródle danych. Tabela, z której przeciągasz pole, zostanie wyświetlona po lewej stronie w oknie dialogowym Właściwości sprzężenia. Domyślnie program Access tworzy sprzężenie wewnętrzne. Jeśli potrzebne jest sprzężenie zewnętrzne, zmień typ sprzężenia.

    zrzut ekranu przedstawiający sprzężenie między dwiema tabelami

3. Zmienianie sprzężenia

  1. Kliknij dwukrotnie linię symbolizującą sprzężenie, które chcesz zmienić.

  2. Aby utworzyć sprzężenie zewnętrzne, w oknie dialogowym Właściwości sprzężenia wybierz drugą lub trzecią opcję. Następnie wybierz przycisk OK.

    Zwróć uwagę na to, która tabela jest tabelą bazową, czyli tą, z której są wyświetlane wszystkie rekordy.

    Zrzut ekranu przedstawiający okno Właściwości sprzężenia z wyróżnioną nazwą tabeli po lewej

4. Kończenie tworzenia zapytania

Wykonaj typowe czynności związane z tworzeniem zapytania: dodaj pola wyjściowe, opcjonalnie dodaj kryteria, a następnie uruchom lub zapisz zapytanie. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, zobacz Tworzenie podstawowych zapytań.

Chcesz wiedzieć więcej?

Tworzenie podstawowych zapytań

Szkolenia dotyczące programu Excel

Szkolenia dotyczące programu Outlook

Omówię teraz korzystanie z lewych i prawych sprzężeń zewnętrznych w zapytaniach wybierających.

Sprzężenia zewnętrzne mają strony — lewą i prawą — i zwracają WSZYSTKIE dane z jednej tabeli oraz tylko PASUJĄCE dane z drugiej tabeli. Są one przydatne, gdy chcemy się dowiedzieć, kiedy coś NIE występuje, na przykład jakiś towar NIE sprzedaje się bądź grupa studentów NIE uczestniczy w określonych zajęciach.

Wprowadzę teraz parę nowych rzeczy.

Tabela, która zwraca wszystkie dane, to „tabela bazowa”, natomiast tabela, która zwraca DOPASOWANIA, to „tabela pomocnicza”.

To, która tabela jest bazowa, a która pomocnicza, zależy od kierunku sprzężenia.

W przypadku prawego sprzężenia zewnętrznego tabela znajdująca się po prawej stronie jest tabelą bazową. W przypadku lewego sprzężenia zewnętrznego tabela znajdująca się po lewej stronie jest tabelą bazową.

Aby określić, czy dane sprzężenie zewnętrzne jest lewe, czy prawe, należy użyć okna dialogowego Właściwości sprzężenia. Zaznaczam linię sprzężenia i klikam ją prawym przyciskiem myszy (mogę też nacisnąć ją dwukrotnie). Wybieram polecenie Właściwości sprzężenia, a następnie wybieram drugą lub trzecią opcję.

Zobaczmy, jak to działa:

Na karcie Tworzenie wybieram pozycję Projekt zapytania. Dodaję tabele SzczegółyZamówień i Produkty.

Widać, że program Access użył relacji jeden-do-wielu jako WZORCA sprzężenia. Oznacza to, że jest to sprzężenie wewnętrzne.

Dodaję pola Nazwa produktu i Ilość. Jeśli teraz uruchomię zapytanie, zwróci ono tylko dane zamówionych produktów.

Gdyby zapytanie zwracało również dane niezamówionych produktów, byłoby widać puste rekordy.

Wracam do widoku projektu, klikam prawym przyciskiem myszy linię sprzężenia (mogę też nacisnąć ją dwukrotnie) i wybieram polecenie Właściwości sprzężenia. Wybieram drugą opcję. Zwróć uwagę na linię sprzężenia.

Strzałka informuje o tym, że jest to sprzężenie zewnętrzne, i wskazuje na tabelę pomocniczą. Uruchamiam zapytanie i sortuję dane od najmniejszych do największych. Teraz widać, które produkty się nie sprzedają.

A co się stanie, jeśli wybiorę opcję prawego sprzężenia zewnętrznego?

Wprowadzam zmiany, uruchamiam zapytanie i otrzymuję te same wyniki co w przypadku sprzężenia wewnętrznego: brak pustych rekordów.

Aby sprawdzić, dlaczego tak się dzieje, otwieram okno dialogowe Właściwości sprzężenia.

Zwracane są wszystkie dane z tabeli SzczegółyZamówień, ale tylko DOPASOWANIA z tabeli Produkty. Innymi słowy, widać tylko produkty, dla których istnieją zamówienia. Taki sam wynik był zwracany w przypadku sprzężenia wewnętrznego.

Umiesz już używać sprzężeń zewnętrznych w zapytaniu wybierającym, które korzysta z wielu źródeł danych. Zawsze możesz sprawdzić sprzężenia, jeśli są wyświetlane nieprawidłowe wyniki, i zmienić je.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×