Zarządzanie danymi przy użyciu zapytań

Tworzenie podstawowych zapytań

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

Jeśli chcesz szybko wyszukać dane lub uzyskać odpowiedź na pytanie, możesz utworzyć podstawowe zapytanie.

Tworzenie zapytania w widoku projektu

Widok projektu zapewnia większą kontrolę nad tworzonym zapytaniem niż Kreator zapytań.

  1. Otwieranie widoku projektu zapytania

    • Aby rozpocząć, wybierz pozycję Tworzenie > Projekt zapytania.

      Ikona projektu zapytania na wstążce

  2. Dodawanie źródeł danych

    Najpierw dodaj tabelę lub zapytanie z danymi, do których chcesz uzyskać dostęp. (Tak, można tworzyć nowe zapytania na podstawie zapisanych zapytań. Załóżmy na przykład, że utworzono zapytanie znajdujące wszystkie produkty dostawców i sortujące je według wielkości sprzedaży, od najwyższej do najniższej. Możesz użyć tego zapytania jako źródła danych dla nowego zapytania, które na przykład będzie znajdować wielkość sprzedaży produktów poszczególnych dostawców w określonym regionie).

    1. W oknie dialogowym Pokazywanie tabeli kliknij kartę Oba.

    2. Wybierz źródła danych, zaznaczając kolejne źródła i wybierając polecenie Dodaj po zaznaczeniu każdego z nich.

    3. Zamknij okno dialogowe.

  3. Dodawanie pól wyjściowych

    Pola wyjściowe to dane, które chcesz wyświetlić lub uwzględnić w zbiorze wyników zapytania.

    • Przeciągnij wybrane pola źródła danych z górnego okienka do pustej komórki w wierszu Pole w dolnym okienku.

      Zrzut ekranu przedstawiający widok Wszystkie obiekty programu Access

    Używanie wyrażenia jako pola wyjściowego

    Jeśli chcesz wykonać obliczenia lub użyć funkcji w celu uzyskania wyniku zapytania, dodaj wyrażenie jako pole wyjściowe. W wyrażeniu można użyć danych z dowolnego źródła danych zapytania, a także funkcji, takich jak Format czy InStr, stałych i operatorów arytmetycznych.

    1. W pustej kolumnie na siatce projektu zapytania wybierz wiersz Pole.

    2. Na karcie Projektowanie w grupie Konfiguracja zapytania wybierz pozycję Konstruktor.

    3. Wpisz lub wklej wyrażenie. Wyrażenie poprzedź nazwą, którą chcesz oznaczyć wynik wyrażenia, zakończoną dwukropkiem. Na przykład, aby oznaczyć wyrażenie etykietą „Ostatnia aktualizacja”, na początku wyrażenia wpisz tekst: Ostatnia aktualizacja:

      Możesz także użyć Konstruktora wyrażeń, aby utworzyć wyrażenie przy użyciu elementów wyrażeń, kategorii wyrażeń i wartości wyrażeń.

    Uwaga : Wyrażenia są elastyczne, oferują też zaawansowane możliwości i wiele opcji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie wyrażenia.

  4. Określanie kryteriów (opcjonalne)

    Za pomocą kryteriów możesz ograniczyć (na podstawie wartości pól) rekordy zwracane przez wyrażenie. Możesz na przykład wyświetlić tylko produkty, których cena jednostkowa wynosi mniej niż 10 zł.

    1. Aby określić kryteria, najpierw przeciągnij pola zawierające wartości do dolnego okienka.

      Porada : Domyślnie po dodaniu pola zawarte w nim dane są zwracane w wynikach zapytania. Jeśli odpowiednie pole zostało już dodane, nie musisz dodawać go ponownie, aby zastosować do niego kryteria.

    2. Jeśli nie chcesz, aby zawartość pola była uwzględniana w wynikach, wyczyść pole wyboru odpowiedniego pola w wierszu Pokazywanie.

    3. W wierszu Kryteria wybranego pola wpisz wyrażenie, które muszą spełnić wartości pola, aby zostały uwzględnione w wynikach. Na przykład <10. (Aby zapoznać się z innymi przykładami, zobacz Przykłady kryteriów zapytań).

    4. Wprowadź ewentualne kryteria alternatywne w wierszu Lub poniżej wiersza Kryteria.

    W przypadku wprowadzenia kryteriów alternatywnych rekordy będą wybierane, jeśli wartość pola spełni dowolne z wprowadzonych kryteriów. Jeśli na przykład dodano pole Województwo z tabeli Klienci, określono kryterium Wielkopolskie oraz dodano wiersze Lub z wartościami Lubuskie i Mazowieckie, zostaną wyświetlone rekordy klientów mieszkających w dowolnym spośród trzech wyszczególnionych województw.

  5. Podsumowywanie danych (opcjonalne)

    Możesz wybrać również podsumowanie danych, zwłaszcza jeśli są to dane liczbowe. Może na przykład być wymagane wyświetlenie średniej ceny lub sumy sprzedaży.

    1. Jeśli jest to konieczne, dodaj wiersz Suma do siatki projektu zapytania w dolnym okienku. W widoku projektu na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/Ukrywanie wybierz pozycję Sumy.

    2. Dla każdego pola, które chcesz podsumować, wybierz odpowiednią funkcję w wierszu Suma. Dostępne funkcje zależą od typu danych wybranego w danym polu.

  6. Uruchamianie lub zapisywanie zapytania

    • Aby uruchomić zapytanie, w grupie Wyniki na karcie Projektowanie wybierz polecenie Uruchom.

    • Aby zapisać zapytanie do późniejszego użycia, wybierz przycisk Zapisz Zapisywanie na pasku narzędzi Szybki dostęp. Wpisz opisową nazwę zapytania, a następnie wybierz przycisk OK.

Chcesz wiedzieć więcej?

Szkolenia dotyczące programu Excel

Szkolenia dotyczące programu Outlook

W tym klipie przedstawię tworzenie zapytania wybierającego od podstaw za pomocą Projektanta zapytań.

Wybiorę źródło danych i wskażę jego pola.

Aby odfiltrować wyniki, dodam odpowiednie kryteria, upewniając się, że typy danych są zgodne.

Następnie uruchomię zapytanie i dostosuję widok wyników, aby wyświetlić odpowiednie informacje.

Moje zapytanie będzie odpowiadać na pytanie: Moje zapytanie będzie odpowiadać na pytanie: „Ile zamówień złożyła firma TailSpin Toys w zeszłym miesiącu?”

Przejdźmy zatem do rzeczy.

Na wstążce wybieram pozycję Tworzenie, a następnie pozycję Projekt kwerendy.

Zostanie uruchomiony Projektant zapytań.

Aby dodać tabele lub zapytania jako źródło danych, mogę użyć okna dialogowego Pokazywanie tabeli. Mogę też po prostu przeciągnąć źródło z okienka nawigacji.

Jako źródła danych użyję tabeli Zamówienia. Do znalezienia odpowiedzi na moje pytanie potrzebne są informacje o nazwach klientów i datach zamówień.

Aby dodać pole do siatki projektu poniżej, mogę kliknąć je dwukrotnie lub przeciągnąć.

Uruchamiam zapytanie. Widać, że zwraca ono wszystkie zamówienia dla każdego klienta. W celu zawężenia wyników mogę użyć narzędzi do filtrowania.

Ale jeśli dodam kryteria do zapytania, za każdym razem będą wyświetlane te same wyniki.

Tylko że dodawanie kryteriów jest nieco bardziej skomplikowane, więc warto pamiętać o paru regułach.

Reguła pierwsza: musisz znać dane.

Aby pokazać, o co chodzi, otworzę tabelę Zamówienia.

Wybieram pozycję Pola na wstążce,

a następnie wybieram pola w zapytaniu.

Pole Data zamówienia ma typ danych Data/Godzina,

ale pole Klienci nie jest polem tekstowym — to pole typu Liczba.

Tu dochodzimy do drugiej reguły: kryteria muszą być zgodne z typem danych filtrowanego pola.

Na przykład wartości dat można wprowadzać tylko w polach typu Data/Godzina, liczby w polach typu Liczba itd.

Skąd wiadomo, jaka liczba odpowiada nazwie TailSpin Toys?

Wybieram pozycję Narzędzia bazy danych, a potem pozycję Relacje. W okienku Relacje widać, że tabele Klienci i Zamówienia są powiązane ze sobą za pomocą pól Identyfikator i Identyfikator klienta.

Wybieram pozycję Narzędzia bazy danych, a potem pozycję Relacje. W okienku Relacje widać, że tabele Klienci i Zamówienia są powiązane ze sobą za pomocą pól Identyfikator i Identyfikator klienta.

Otwieram tabelę Klienci. Widać, że firma TailSpin Toys ma wartość identyfikatora równą 23.

Wracam do zapytania. Wpisuję wartość 23 w wierszu kryteriów pola Identyfikator klienta.

Następnie poszerzam pole Data zamówienia i dodaję parę operatorów logicznych: „between” i „and”. Tutaj wprowadzam datę początkową, a tutaj datę końcową.

Zwróć uwagę na to, że ujęłam daty w znaki numeru. Dzięki temu program Access będzie interpretował te wartości jako daty, a nie tekst.

Po uruchomieniu zapytania widać oczekiwane wyniki — tylko zamówienia złożone przez firmę TailSpin w zeszłym miesiącu.

Wróćmy teraz na chwilę do Projektanta zapytań.

Zwróć uwagę na te pola wyboru. Jeśli je wyczyszczę, dane pole nie będzie wyświetlane w wynikach, tak jak tutaj.

Pole to nadal znajduje się w zapytaniu, tylko nie jest widoczne w wynikach.

Jeśli chcę otrzymać tylko część wyników, na przykład pięć pierwszych wartości lub 25 procent ostatnich elementów zestawu danych, wybieram wartość z listy zwracanych wyników.

Następnie przechodzę do siatki projektu i w wierszu sortowania wybieram opcję Rosnąco lub Malejąco. Kolejność rosnąca zwraca ostatnie elementy, a kolejność malejąca zwraca pierwsze elementy.

Omówię teraz działanie przycisku Sumy. Pozwala on szybko dodawać do zapytania sumy, wartości średnie lub inne obliczenia.

Oto przykład. Mam trzy tabele i z każdej z nich wybrałam jedno pole. Jeśli teraz uruchomię zapytanie, zostanie wyświetlonych wiele powtarzających się kategorii.

Wracam do widoku projektu.

Wybieram pozycję Sumy. Zwróć uwagę, że program Access dodał wiersz Suma do siatki zapytania i wybrał ustawienie Grupuj według dla wszystkich trzech pól.

Załóżmy, że chcę sprawdzić, ile elementów z każdej kategorii zostało zamówionych. Usuwam z zapytania pole Data zamówienia.

Dla pola Ilość ustawiam opcję Suma i pozostawiam opcję Grupuj według dla pola Kategoria.

Dodatkowo przesuwam pole Kategoria na lewą stronę.

Uruchamiam zapytanie, które oblicza liczbę sprzedanych elementów w każdej kategorii.

Gdy posortuję wyniki, widać, w których kategoriach sprzedaż jest największa, a w których — najmniejsza.

Umiesz już tworzyć zapytania wybierające przy użyciu Projektanta zapytań.

Wiesz, jak wybierać źródło danych i kryteria, oraz potrafisz wyświetlać wyniki i dostosowywać je.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×