Inteligentna praca: korzystanie z funkcji informowania o obecności

Informacje zawarte w niniejszym przewodniku ułatwiają utrzymywanie kontaktów zarówno z osobami najważniejszymi dla użytkownika, jak i z osobami kluczowymi dla powodzenia jego projektu.

Co chcesz zrobić?

Informowanie innych osób o swoich poczynaniach

Zmienianie statusu obecności

Powiadamianie innych o swoich planach na dziś

Ustawianie swojej lokalizacji

Kontaktowanie się z ważnymi osobami

Wyszukiwanie osób

Przypinanie częstych kontaktów

Tworzenie grup osób, z którymi jest się w stałym kontakcie

Tworzenie grupy

Dodawanie osób do grupy

Wysyłanie wiadomości błyskawicznej do kontaktu lub grupy

Zapraszanie dodatkowych osób do konwersacji za pomocą wiadomości błyskawicznych

Śledzenie zajętego współpracownika

Znakowanie kontaktu

Sprawdzanie dostępnych trybów komunikowania się z kontaktem

Sprawdzanie lokalizacji kontaktu

Sprawdzanie kalendarza kontaktu

Śledzenie codziennej komunikacji

Wysyłanie wiadomości e-mail do kontaktu

Planowanie spotkania z inną osobą

Sprawdzanie nieodebranych konwersacji

Koniec z przerywaniem

Ustawianie statusu Nie przeszkadzać

Informowanie innych osób o swoich poczynaniach

Oprogramowanie komunikacyjne Microsoft® Lync™ Online automatycznie ustawia obecność użytkownika na podstawie jego aktywności lub wpisów w kalendarzu programu Microsoft® Outlook®, można jednak ustawić lokalizację lub dodać notatkę, aby udostępnić innym osobom bardziej szczegółowe informacje.

Zmienianie statusu obecności

  • Otwórz usługę Lync Online i w oknie głównym programu Lync kliknij menu dostępności w obszarze swojej nazwy, a następnie wybierz inny status, na przykład Zaraz wracam.

Communicator

W poniższej tabeli opisano statusy obecności wyświetlane innym osobom oraz ich znaczenie.

Status obecności

Opis

Obecność w programie Lync — Dostępny Dostępny

Użytkownik jest dostępny i można się z nim kontaktować.

Obecność w programie Lync — Zajęty Zajęty

Użytkownik prowadzi rozmowę w programie Lync lub, według zapisu w kalendarzu programu Outlook, bierze udział w spotkaniu i nie należy mu przeszkadzać.

Obecność w programie Lync — Nie przeszkadzać Nie przeszkadzać

Użytkownik nie chce, aby mu przeszkadzano, i na jego ekranie będą wyświetlane tylko powiadomienia o konwersacjach wysyłane przez kontakty z relacją Grupa robocza.

Obecność w programie Lync — Z dala od komputera Zaraz wracam

Użytkownik na jakiś czas odszedł od komputera.

Obecność w programie Lync — Z dala od komputera Wyświetlaj jako Z dala od komputera

Komputer użytkownika jest bezczynny od jakiegoś czasu (domyślnie jest to 15 minut).

Obecność w programie Lync — Z dala od komputera Poza pracą

Użytkownik nie pracuje i nie można się z nim skontaktować.

Status obecności w programie Lync — Niedostępny Niedostępny

Użytkownik nie jest zalogowany. Jeśli zablokował możliwość wyświetlania swoich informacji o obecności dla niektórych osób, będą one widziały status niedostępności.

Obecność w programie Lync — Nieznany Nieznany

Status obecności użytkownika jest nieznany. Jeśli inne osoby nie używają programu Lync do obsługi wiadomości błyskawicznych, status obecności użytkownika może być im wyświetlany jako nieznany.

Powiadamianie innych o swoich planach na dziś

  • W oknie głównym programu Lync kliknij pole notatek nad swoją nazwą, a następnie wpisz notatkę, na przykład „Pracuję w domu” lub „Pracuję nad pilnym projektem, wyślij wiadomość, zanim podejdziesz do mojego biurka”.

Communicator

Ustawianie swojej lokalizacji

  • W oknie głównym programu Lync pod statusem obecności użytkownika usługa Lync Online wyświetla lokalizację powiązaną z siecią, z którą użytkownik jest połączony. Jej nazwę można zmienić, na przykład na „Praca” lub „Dom”, aby była zrozumiała. Wówczas za każdym razem, gdy użytkownik będzie pracować w danej lokalizacji, kontakty z dostępem do tych informacji będą wiedzieć, gdzie użytkownik przebywa. Aby uzyskać informacje na temat konfigurowania relacji określających poziom prywatności, zobacz Kontrolowanie dostępu do swoich informacji o obecności.

Communicator

Początek strony

Kontaktowanie się z ważnymi osobami

Listę Kontakty można ułożyć tak, aby uprościć sobie komunikację i zapewnić dostęp do informacji o obecności i informacji kontaktowych dotyczących najważniejszych osób. Najprostszym sposobem na znalezienie osób, niezależnie od tego, czy znajdują się już na liście Kontakty, czy nie, jest wyszukiwanie ich w polu wyszukiwania. Kontakty można wyszukiwać nie tylko według nazwy lub numeru telefonu, ale także według innych terminów określonych w ich profilach. Jeśli pod polem wyszukiwania jest wyświetlany przycisk Umiejętność, kontakty można wyszukiwać według umiejętności, specjalności, stanowiska itd.

Aby ułatwić organizowanie listy Kontakty, usługa Lync Online automatycznie wypełnia grupę Częste kontakty na podstawie 10 kontaktów, z którymi użytkownik najczęściej konwersuje. Aby mieć szybki dostęp do najważniejszych kontaktów, można też je przypiąć na początkowych pozycjach w tej grupie kontaktów. Usługa Lync Online wstępnie wypełnia listę przypiętych użytkowników członkami zespołu użytkownika.

Wyszukiwanie osób

  • W oknie głównym programu Lync na liście Kontakty zacznij wpisywać nazwę osoby w polu wyszukiwania. Wyniki pojawią się poniżej tego pola.

Wyszukiwanie kontaktu

Przypinanie częstych kontaktów

  • Na liście Kontakty lub w wynikach wyszukiwania kliknij prawym przyciskiem myszy daną osobę, a następnie kliknij polecenie Przypnij do częstych kontaktów.

Communicator

Początek strony

Tworzenie grup osób, z którymi jest się w stałym kontakcie

Czasami trzeba wysłać szybką wiadomość do całej grupy. Utworzenie grup dla poszczególnych zespołów współpracowników ułatwia sprawdzanie dostępności osób, a także kontaktowanie się z całym zespołem.

Tworzenie grupy

  • W oknie głównym programu Lync na liście Kontakty kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę dowolnej grupy (na przykład Częste kontakty), kliknij polecenie Utwórz nową grupę, a następnie nadaj grupie nazwę.

Communicator

Dodawanie osób do grupy

  • Na liście Kontakty wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Przeciągnij kontakty do grupy.

    • Wyszukaj kontakt, w wynikach wyszukiwania kliknij prawym przyciskiem myszy daną osobę, kliknij polecenie Dodaj do listy kontaktów, a następnie kliknij nazwę nowej grupy.

Wysyłanie wiadomości błyskawicznej do kontaktu lub grupy

  • Na liście Kontakty wskaż kontakt lub grupę i poczekaj na otwarcie wizytówki.

  • Na wizytówce kliknij przycisk Wiadomość błyskawiczna.

Communicator

Zapraszanie dodatkowych osób do konwersacji za pomocą wiadomości błyskawicznych

  • W oknie konwersacji kliknij menu Opcje osób, a następnie kliknij polecenie Zaproś według nazwiska lub numeru telefonu.

Communicator

Kontakty lub grupy można też dodawać przez przeciąganie ich z listy Kontakty do okna konwersacji.

Porada :  Można też dodawać kontakty spoza organizacji. Wystarczy kliknąć pozycję Zaproś pocztą e-mail, aby została wysłana do nich wiadomość e-mail zawierająca łącze umożliwiające dołączenie do konwersacji (niezależnie od tego, czy mają zainstalowany program Lync).

Początek strony

Śledzenie zajętego współpracownika

Usługa Lync Online nie tylko wyświetla status osoby (na przykład Dostępny, Zajęty czy Z dala od komputera), ale także umożliwia ustalenie jej lokalizacji oraz ułatwia wybranie najlepszego sposobu skontaktowania się z nią. Można na przykład oznakować kontakt, co spowoduje, że usługa Lync Online wyświetli powiadomienie, gdy tylko status tego kontaktu zmieni się na Dostępny, dzięki czemu wiadomo, że można danej osobie wysłać wiadomość błyskawiczną lub podejść do jej biurka.

Znakowanie kontaktu

  • W oknie głównym programu Lync na liście Kontakty kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, a następnie kliknij polecenie Oznakuj dla alertów o zmianie statusu.

Communicator

Sprawdzanie dostępnych trybów komunikowania się z kontaktem

  • Na liście Kontakty wskaż obraz kontaktu, aby otworzyć jego wizytówkę.

  • U dołu zostaną wyświetlone dostępne tryby komunikowania się z tą osobą, takie jak poczta e-mail i wiadomości błyskawiczne. Aby skontaktować się z daną osobą, wystarczy kliknąć jeden z tych przycisków.

Communicator

Sprawdzanie lokalizacji kontaktu

  • Na liście Kontakty wskaż obraz kontaktu, a następnie kliknij strzałkę rozwijania w prawym dolnym rogu, aby otworzyć rozwiniętą wizytówkę.

Rozwijanie wizytówki

  • Wizytówka zawiera informacje o bieżącej lokalizacji osoby (związane z siecią, z którą ta osoba aktualnie ustanowiła połączenie), a także informacje o biurze i numerach telefonów.

Sprawdzanie kalendarza kontaktu

  • Na liście Kontakty kliknij dwukrotnie obraz osoby, aby otworzyć rozwiniętą wizytówkę.

  • Spójrz na wpis obok pozycji Kalendarz.

Communicator

Początek strony

Śledzenie codziennej komunikacji

Usługa Lync Online jest ściśle zintegrowana z programem Outlook. Przy jej użyciu można nie tylko zarządzać konwersacjami za pomocą wiadomości błyskawicznych, ale także wysyłać do kontaktów programu Lync wiadomości e-mail i wezwania na spotkania programu Outlook. Zarówno program Lync, jak i program Outlook powiadamiają użytkownika o nieodebranych konwersacjach.

Wysyłanie wiadomości e-mail do kontaktu

  • W oknie głównym programu Lync na liście Kontakty wskaż obraz lub wskaźnik obecności kontaktu. Zostanie otwarta wizytówka kontaktu, a jeśli z daną osobą można się skontaktować za pomocą poczty e-mail, u dołu będzie wyświetlony odpowiedni przycisk.

  • Kliknij ten przycisk, aby otworzyć nową wiadomość e-mail w programie Outlook.

Communicator

Planowanie spotkania z inną osobą

  • Na wizytówce kliknij menu opcji obok przycisku telefonu, a następnie kliknij polecenie Zaplanuj spotkanie.

Communicator

Sprawdzanie nieodebranych konwersacji

  • W oknie głównym kliknij ikonę Konwersacje, aby wyświetlić wszystkie konwersacje.

Uwaga :  W oknie dialogowym Lync — Opcje należy kliknąć pozycję Osobiste i upewnić się, że jest zaznaczone pole wyboru Zapisz moje rozmowy za pomocą wiadomości błyskawicznych w folderze Historia konwersacji programu Outlook.

Communicator

Początek strony

Koniec z przerywaniem

Aby uniknąć rozpraszania uwagi przez wiadomości, można ustawić status Nie przeszkadzać. Wszyscy będą widzieli, że użytkownik nie chce, aby mu przeszkadzano, a powiadomienia o przychodzących wiadomościach błyskawicznych nie będą wyświetlane, chyba że zostaną wysłane przez kogoś z relacją Grupa robocza. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji poniżej.

Ustawianie statusu Nie przeszkadzać

  • W oknie głównym programu Lync kliknij swój status obecności, a następnie kliknij pozycję Nie przeszkadzać.

Communicator

Uwaga :  Domyślnie wszystkie kontakty mają relację Współpracownicy. Aby zmienić relację kontaktu na Grupa robocza w celu otrzymywania powiadomień o przychodzących konwersacjach (nawet wtedy, gdy użytkownik ma ustawiony status Nie przeszkadzać), na liście Kontakty należy kliknąć prawym przyciskiem myszy dany kontakt, kliknąć polecenie Zmień relację określającą poziom prywatności, a następnie kliknąć pozycję Grupa robocza. Aby wyłączyć wyświetlanie powiadomień od wszystkich, gdy użytkownik ma ustawiony status Nie przeszkadzać, należy kliknąć przycisk Opcje, kliknąć pozycję Alerty, a następnie kliknąć pozycję Nie wyświetlaj alertów.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×