Ewidencjonowanie pliku

Ważne: Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Po zaewidencjonowaniu pliku w bibliotece w witrynie programu Microsoft Windows SharePoint Services zmiany wprowadzone przez użytkownika są dostępne dla osobom korzystającym z biblioteki.

W tym artykule

Omówienie

Ewidencjonowanie pliku

Zastąpić wersję pomocniczą, sprawdzając w pliku

Omówienie

Po wyewidencjonowaniu i zaktualizowaniu plik należy zaewidencjonować, aby inne osoby mogły wyświetlić wprowadzone w nim zmiany. W bibliotekach wymagających wyewidencjonowywania pliki są wyewidencjonowywane dla użytkownika podczas pierwszego ich tworzenia lub przekazywania. Pliki muszą zostać zaewidencjonowane, aby inne osoby mogły je wyświetlać lub ich używać. Jeśli biblioteka wymaga zatwierdzania zawartości, aktualizacje muszą zostać zatwierdzone, zanim staną się widoczne dla użytkowników biblioteki.

Podczas ewidencjonowania pliku można wpisać komentarze dotyczące wprowadzonych zmian. Pomaga to innym osobom w zrozumieniu zmian wprowadzonych w czasie, gdy dokument był wyewidencjonowany. Komentarze zaewidencjonowania są szczególnie pomocne w sytuacjach, gdy kilka osób pracuje nad jednym plikiem. Jeśli są śledzone wersje, wprowadzone komentarze stają się częścią historii wersji pliku, co jest przydatne w sytuacjach, gdy plik na kilka wersji.

Jeśli są śledzone i główne, i pomocnicze wersje pliku, jest wyświetlany monit o określenie typu ewidencjonowanej wersji. Wersja główna zazwyczaj stanowi znaczącą zmianę, taką jak dodanie sekcji, a wersja pomocnicza stanowi mniejszą zmianę, taką jak poprawienie pisowni. Jeśli dana biblioteka śledzi oba typy wersji i wymaga zatwierdzania zawartości, zaewidencjonowanie wersji pomocniczej powoduje utworzenie kopii roboczej pliku. Gdy użytkownik będzie gotowy do przekazania pliku do zatwierdzenia, będzie musiał opublikować tę wersję roboczą jako wersję główną.

Zazwyczaj użytkownik powinien ewidencjonować tylko te pliki, które zostały wyewidencjonowane dla niego. W przypadku ewidencjonowania pliku wyewidencjonowanego dla kogoś innego zostanie wyświetlone ostrzeżenie. Zaewidencjonowanie takiego pliku spowoduje zastąpienie wszystkich zmian, jakie ta osoba wprowadziła w pliku.

Czasami może być konieczne zaktualizowanie kopii na serwerze, dzięki czemu inne osoby będą widzieć wprowadzone zmiany, i kontynuowanie pracy nad danym plikiem. Z kolei w przypadku włączonego śledzenia wersji można chcieć, aby wprowadzone zmiany stały się częścią historii wersji, dzięki czemu w razie potrzeby będzie je można później przywrócić. W takich sytuacjach można zaewidencjonować kopię pliku, ale pozostawić plik w stanie wyewidencjonowania, aby móc kontynuować pracę nad nim.

Niektóre programy zgodne z programem Windows SharePoint Services 3.0, takie jak Microsoft Office Word 2007, umożliwiają ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie plików w programie bez konieczności powracania na serwer w celu zaewidencjonowania pliku. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pomoc w używanym programie.

Początek strony

Ewidencjonowanie pliku

  1. Jeśli biblioteka nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa biblioteki nie zostanie wyświetlona, należy kliknąć pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknąć nazwę biblioteki.

  2. Wskaż plik, który chcesz zaewidencjonować, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij Zaewidencjonuj.

  3. Jeśli w sekcji Zaewidencjonowanie dokumentu na wyświetlonej stronie zostanie wyświetlony monit o wybranie typu ewidencjonowanej wersji, będzie to oznaczać, że biblioteka śledzi i główne, i pomocnicze wersje plików. Kliknij pozycję Wersja pomocnicza (robocza) lub Główna wersja (publikuj), w zależności od typu zmian wprowadzonych w pliku.

    Opcje wersji powodują również przypisywanie numeru do ewidencjonowanej wersji. Na przykład wersja 2.3 to trzecia wersja pomocnicza pliku, który dwa razy został opublikowany jako wersja główna, a wersja 3.0 to następna wersja główna takiego pliku.

  4. Aby zaewidencjonować zmiany, ale pozostawić plik wyewidencjonowany, wybierz pozycję Zachowaj wyewidencjonowanie dokumentu po zaewidencjonowaniu tej wersji? pola wyboru w sekcji Zaewidencjonowanie dokumentu.

  5. W sekcji Komentarze wpisz opis zmian wprowadzonych w pliku.

    W organizacji mogą obowiązywać określone zalecenia lub wymagania dotyczące komentarzy zaewidencjonowania.

  6. Kliknij przycisk OK.

  7. Jeśli zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie zaewidencjonowania, kliknij przycisk Tak.

    Monit o potwierdzenie zaewidencjonowania pliku może zostać wyświetlony na przykład wtedy, gdy użytkownik chce, aby plik nadal był otwarty do edycji.

Początek strony

Zastępowanie wersji pomocniczej podczas ewidencjonowania pliku

Aby zastąpić wersję pomocniczą, należy w normalny sposób zaewidencjonować plik i określić, że bieżąca wersja pomocnicza ma zostać zastąpiona. Dzięki tej opcji można zapobiegać powstawaniu zbyt długiej historii wersji, na przykład wtedy, gdy w organizacji określono ścisłe limity liczby wersji, które można przechowywać.

Wersje pomocnicze można zastępować tylko wtedy, gdy są śledzone i wersje główne, i wersje pomocnicze, gdy użytkownik pracuje w danej chwili na wersji pomocniczej i gdy jest ewidencjonowana nowa wersja pomocnicza. Należy także mieć uprawnienie do usuwania poprzedniej wersji.

Ważne: Tę opcję należy wybrać tylko wtedy, gdy ma się pewność, że poprzednia wersja pliku ma zostać trwale usunięta, na przykład wtedy, gdy zawierała błędy pisowni lub inne błędy. Zastąpienie wersji pomocniczej powoduje usunięcie jej z historii wersji, przez co nie będzie można jej przywrócić.

  1. Jeśli biblioteka nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa biblioteki nie zostanie wyświetlona, należy kliknąć pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknąć nazwę biblioteki.

  2. Wskaż plik, który chcesz zaewidencjonować, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij Zaewidencjonuj.

  3. W sekcji Zaewidencjonowanie dokumentu kliknij pozycję Zastąp bieżącą wersję pomocniczą.

  4. Aby zaewidencjonować zmiany, ale pozostawić plik wyewidencjonowany, wybierz pozycję Zachowaj wyewidencjonowanie dokumentu po zaewidencjonowaniu tej wersji? pola wyboru w sekcji Zaewidencjonowanie dokumentu.

  5. W sekcji Komentarze wpisz opis zmian wprowadzonych w pliku.

    W organizacji mogą obowiązywać określone zalecenia lub wymagania dotyczące komentarzy zaewidencjonowania.

  6. Kliknij przycisk OK.

  7. Jeśli zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie zaewidencjonowania, kliknij przycisk Tak.

    Monit o potwierdzenie zaewidencjonowania pliku może zostać wyświetlony na przykład wtedy, gdy użytkownik chce, aby plik nadal był otwarty do edycji.

Początek strony

Uwaga: Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×