Eksportowanie rekordów biznesowych z dodatku Business Contact Manager

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Dane z dodatku Business Contact Manager dla programu Outlook są przechowywane w programie SQL Server w pliku w formacie bcm, ale jest możliwe eksportowanie ich w kilku formatach. Możesz na przykład wyeksportować dane biznesowe do wykorzystania w zintegrowanym programie księgowym albo łatwo przenieść dane na inny komputer. Można także wyeksportować wprowadzone dostosowania bazy danych (z danymi biznesowymi lub bez nich). Format pliku bcmx jest używany tylko w przypadku dostosowań.

W tym artykule opisano dostępne możliwości eksportowania danych biznesowych oraz wyjaśniono w skrócie, dlaczego warto je eksportować.

Co chcesz zrobić?

Opis eksportowania danych

Eksportowanie danych

Co się dzieje podczas eksportowania dostosowań?

Eksportowanie elementów produktów i usług

Eksportowanie raportu do dalszej analizy w programie Excel

Opis eksportowania danych

W procesie eksportowania danych w dodatku Business Contact Manager dla programu Outlook powstaje kopia wybranych danych, które zawiera baza danych dodatku Business Contact Manager. Kopia zostaje zapisana w pliku, który można później zaimportować do innej bazy danych. Eksport nie powoduje usunięcia żadnych danych z bieżącej bazy danych. Eksportowane dane można wybrać, filtrując je. Można też wyeksportować wszystkich klientów, kontakty biznesowe, elementy historii komunikacji oraz listy zawierające produkty i usługi.

Dane biznesowe można wyeksportować do jednego z następujących formatów plików:

  • Dane dodatku Business Contact Manager (bcm). Mogą one obejmować wszystkie dane biznesowe, takie jak klienci, kontakty biznesowe, szanse sprzedaży, projekty biznesowe i historia komunikacji. Informacje te obejmują także elementy produktów i usług oraz wszystkie wprowadzone dostosowania. Format bcm to jedyna opcja umożliwiająca wyeksportowanie zarówno klientów i kontaktów biznesowych, jak i wszystkich dostosowań. Dane warto wyeksportować w formacie pliku bcm, jeśli będą używane na innym komputerze, na którym zainstalowano dodatek Business Contact Manager dla programu Outlook.

  • Dostosowania dodatku Business Contact Manager (bcmx). Ten typ pliku obejmuje pola zdefiniowane przez użytkownika oraz niestandardowe formularze (typy rekordów), układy i raporty. Ten format jest przydatny, jeśli chcesz wyeksportować tylko dostosowania wprowadzone w dodatku Business Contact Manager dla programu Outlook. W przypadku tego formatu eksportowi nie podlegają żadne dane biznesowe. Ten format pliku można na przykład wykorzystać do przechowania unikatowego układu umożliwiającego nowym pracownikom szybkie skonfigurowanie systemu.

  • Wartości oddzielone przecinkami (csv). Ta opcja eksportu umożliwia utworzenie pliku z wartościami oddzielanymi przecinkami (pliku csv), w którym są przechowywane wyeksportowane dane. Pliki csv można otworzyć w wielu programach, takich jak Microsoft Excel. Z tego formatu możesz skorzystać, jeśli chcesz wyeksportować tylko dane dodatku Business Contact Manager dla programu Outlook (bez dostosowań) lub wyświetlić dane w innym programie obsługującym pliki csv.

    Format csv ma jednak pewne ograniczenia. W przypadku wybrania tego formatu pliku można na przykład wyeksportować tylko jeden typ rekordów: rekordy klientów i rekordy z nimi związane lub rekordy kontaktów biznesowych i rekordy z nimi związane. Ponadto do pliku csv nie można wyeksportować elementów historii komunikacji.

Początek strony

Eksportowanie danych

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij kartę Business Contact Manager, a następnie kliknij przycisk Importuj i eksportuj.

  3. Kliknij pozycję Eksportowanie do pliku.

  4. Kliknij format pliku, do jakiego chcesz wyeksportować dane, a następnie kliknij przycisk Dalej. Postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi odpowiedniego formatu pliku.

    Uwaga :  W systemach Windows 7 i Windows Vista domyślną lokalizacją pliku eksportu jest folder Dokumenty. W systemie Microsoft Windows XP lokalizacja domyślna to folder Moje dokumenty. Aby zmienić lokalizację, kliknij przycisk Przeglądaj.

Dane dodatku Business Contact Manager (bcm)    

  1. W polu Eksport do pliku wpisz lokalizację i nazwę pliku, który ma zostać utworzony w procesie eksportowania.

  2. Wybierz typ rekordów do wyeksportowania:

    • Klienci i typy rekordów związanych z klientami. Obejmuje klientów i wszelkie rekordy utworzone na podstawie typu rekordu klienta (np. sklepy).

    • Kontakty biznesowe i typy rekordów związanych z kontaktami biznesowymi. Obejmuje kontakty biznesowe i wszelkie rekordy utworzone na podstawie typu rekordu kontaktu biznesowego (np. potencjalnych klientów).

  3. Jeśli względem listy rekordów do wyeksportowania ma zostać użyty filtr, kliknij pozycję Filtruj. Aby uzyskać więcej informacji na temat filtrowania rekordów, zobacz Filtrowanie rekordów w dodatku Business Contact Manager.

  4. W obszarze Dołącz na stronie Wybieranie lokalizacji pliku i opcji eksportu kliknij odpowiednie opcje:

    • Wszystkie elementy historii. Obejmuje całą historię komunikacji wybranych rekordów z uwzględnieniem szans sprzedaży, dzienników rozmów telefonicznych, terminów, projektów biznesowych, plików i wiadomości e-mail.

    • Wyklucz wiadomości e-mail. Wyklucza wiadomości e-mail z elementów historii komunikacji wybranych rekordów.

    • Produkty. Obejmuje wszystkie produkty i usługi w Twojej bazie danych.

      Porada : Jeśli element produktu lub usługi został dodany do szansy sprzedaży, a rekord szansy sprzedaży został połączony z klientem lub kontaktem biznesowym, wówczas dany element produktu lub usługi zostaje uwzględniony w eksportowanych rekordach. Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz wyeksportować całą listę produktów i usług swojej firmy.

  5. Kliknij pozycję Eksportuj, a po wyświetleniu odpowiedniego monitu kliknij przycisk Tak.

  6. Jeśli wystąpiły błędy, możesz je przejrzeć, klikając pozycję Pokaż dziennik. Jeśli nie, kliknij pozycję Zakończ.

    Porada : Także obszar roboczy umożliwia eksportowanie rekordów do formatu pliku bcm. Kliknij kartę zawierającą listę rekordów, które chcesz wyeksportować, kliknij jeden lub kilka rekordów prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Eksportuj. Wykonaj resztę działań w kreatorze Eksportowanie danych biznesowych.

Dostosowania dodatku Business Contact Manager (bcmx)    

  1. Wpisz lokalizację i nazwę pliku, który ma zostać utworzony w procesie eksportowania.

  2. Kliknij pozycję Eksportuj, a po wyświetleniu odpowiedniego monitu kliknij przycisk Tak.

  3. Kliknij przycisk Zakończ.

    Aby uzyskać informacje na temat sposobu importowania dostosowań w pliku bcmx, zobacz Importowanie danych do dodatku Business Contact Manager

Format CSV (wartości oddzielane przecinkami)    

  1. Wpisz lokalizację i nazwę pliku, który ma zostać utworzony w procesie eksportowania.

  2. Kliknij jedną z następujących opcji:

    • Kontakty biznesowe i podtypy. Obejmuje kontakty biznesowe i wszelkie rekordy utworzone na podstawie typu rekordu kontaktu biznesowego (np. potencjalnych klientów).

    • Klienci i podtypy. Obejmuje klientów i wszelkie rekordy utworzone na podstawie typu rekordu klienta.

  3. Jeśli chcesz filtrować listę rekordów do wyeksportowania, kliknij pozycję Filtruj. Aby uzyskać więcej informacji na temat filtrowania rekordów, zobacz Filtrowanie rekordów w dodatku Business Contact Manager.

  4. Kliknij przycisk Dalej, a następnie kliknij przycisk Tak, kiedy zostanie wyświetlony monit o wyeksportowanie pliku csv.

  5. Kliknij przycisk Zakończ, aby zamknąć kreatora.

Uwagi : 

  • Kliknij pozycję Pokaż dziennik, aby przejrzeć konkretne błędy lub wyjątki. Jeśli wśród komunikatów znajdują się informacje o błędach, które trzeba naprawić, napraw je w pliku, który próbujesz wyeksportować, po czym ponownie wyeksportuj dane.

  • Nie zalecamy eksportowania danych biznesowych z różnych regionów świata (ani do nich), ponieważ niektóre struktury danych i typy nie podlegają konwersji.

Początek strony

Co się dzieje podczas eksportowania dostosowań?

W przypadku eksportowania dostosowań wszystkie dostosowane raporty, układy formularzy, typy rekordów i pola zdefiniowane przez użytkownika utworzone w dodatku Business Contact Manager dla programu Outlook zostaną zapisane w pliku bcmx.

Większość dostosowań spowoduje zastąpienie ewentualnych istniejących ustawień w docelowej bazie danych, ale istnieją pewne wyjątki. Aby uzyskać informacje na temat wpływu importowania dostosowań na bazę danych, zobacz Importowanie danych do dodatku Business Contact Manager.

Początek strony

Eksportowanie elementów produktów i usług

Możesz wyeksportować informacje o elementach produktów i usług razem z innymi rekordami, ale nie można wyeksportować samych list elementów produktów i usług.

Aby wyeksportować tylko te dane, musisz utworzyć plik csv z elementami produktów i usług. Plik musi zawierać co najmniej trzy kolumny w następującej kolejności:

  • Nazwa produktu lub usługi

  • Opis

  • Cena jednostkowa

Można także dodać kolumny Ilość oraz Koszt jednostkowy, ale nie są one wymagane.

Początek strony

Eksportowanie raportu do dalszej analizy w programie Excel

Dane można wyeksportować bezpośrednio z dowolnego raportu do arkusza kalkulacyjnego programu Excel w celu dalszej analizy, obsługi rekordów lub archiwizacji. Dodatek Business Contact Manager dla programu Outlook umożliwia generowanie i dostosowywanie raportów dotyczących sprzedaży, produktów i usług, klientów, kontaktów biznesowych, potencjalnych klientów, szans sprzedaży, projektów biznesowych, zadań w projekcie i działań marketingowych.

  1. W okienku nawigacji kliknij pozycję Business Contact Manager.

  2. Na Wstążce kliknij kartę Raporty.

  3. Kliknij jeden z następujących typów raportów, a następnie kliknij raport, który chcesz otworzyć.

    • Klienci

    • Kontakty biznesowe

    • Potencjalni klienci

    • Szanse sprzedaży

    • Główni kontrahenci

    • Najpopularniejsze produkty

    • Główne osoby polecające

    • Nieaktywni kontrahenci

    • Marketing

    • Projekty biznesowe

    • Zadania w projekcie

      Aby uzyskać informacje o sposobie modyfikowania raportu zobacz Używanie raportów i wykresów w dodatku Business Contact Manager.

  4. W grupie Akcje kliknij pozycję Eksportuj do programu Excel. Raport zostanie otwarty w programie Excel.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×