Możesz synchronizować dane między listą zewnętrzną i programem Microsoft Excel, a jednocześnie przechowywać oba zestawy danych. Na przykład warto zachować spis produktów na liście, aby można było łatwo go udostępniać i aktualizować, ale również przeprowadzać okresową analizę zapasów przy użyciu programu Microsoft Excel.
Uwaga: Nie można synchronizować listy zewnętrznej z wcześniejszymi wersjami Excel 2013. W przypadku próby wykonania tej czynności zostanie wyświetlony komunikat o błędzie "nie można połączyć się z listą".
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.
Praca z danymi zewnętrznymi wymaga kilku wstępnych zadań umożliwiających bezpieczne uzyskiwanie dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Ponadto, jeśli wystąpią problemy podczas próby pracy z danymi zewnętrznymi, te informacje mogą ułatwić zidentyfikowanie tego problemu. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:
Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych Administrator może potrzebować utworzenia konta i udzielenia uprawnień do źródła danych, aby zapewnić, że właściwe osoby będą miały dostęp do danych i że dane nie zostaną zakończone w nieprawidłowych rękach. W zewnętrznej bazie danych administrator może również utworzyć określone tabele, widoki, zapytania i tak, aby ograniczyć wyniki do tylko potrzeb i zwiększyć wydajność.
Konfigurowanie usług i kont programu SharePoint Administrator musi aktywować usługę łączności danych biznesowych i usługę bezpiecznego magazynu. Aby uzyskać informacje na temat korzystania z tych usług, zobacz Konfigurowanie rozwiązań usług łączności biznesowej dla programu SharePoint 2013 i Tworzenie listy zewnętrznej z tabeli SQL Azure za pomocą usług łączności biznesowej i bezpiecznego magazynu.
Konfigurowanie usługi bezpiecznego magazynu Administrator musi ustalić najlepszy tryb dostępu dla zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową oraz ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej. Aby uzyskać informacje na temat korzystania z tych usług, zobacz Tworzenie lub edytowanie aplikacji docelowej bezpiecznego magazynu.
Konfigurowanie usługi łączności danych biznesowych Administrator musi zadbać, aby użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej miał uprawnienia do magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych, a właściwi użytkownicy dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na którego podstawie powstała lista zewnętrzna. Aby uzyskać informacje na temat korzystania z tych usług, zobacz Konfigurowanie rozwiązań usług łączności biznesowej dla programu SharePoint 2013.
Tworzenie typu zawartości zewnętrznej Użytkownik musi zdefiniować typ zawartości zewnętrznej zawierający informacje o połączeniach, dostępie, metodach działania, kolumnach, filtrach i innych metadanych używanych do pobierania danych ze źródła zewnętrznego.
Tworzenie listy zewnętrznej Użytkownik musi utworzyć listę zewnętrzną na podstawie typu zawartości zewnętrznej i co najmniej jednego widoku listy zewnętrznej.
Upewnianie się, że produkty pakietu Office są gotowe do użycia Aby zsynchronizować dane zewnętrzne z produktami pakietu Office, musisz mieć co najmniej system Windows 7 i następujące darmowe produkty na każdym komputerze klienckim: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 i usługi WCF Data Services 5,0 dla OData V3 (jeśli to konieczne, automatycznie zostanie wyświetlony monit o pobranie oprogramowania). Upewnij się też, że jest włączona opcja instalacji pakietu Office, usługi łączności biznesowej (jest to ustawienie domyślne). Ta opcja powoduje zainstalowanie środowiska wykonawczego klienta usług łączności biznesowej, które wykonuje następujące czynności: pamięć podręczna i synchronizacja z danymi zewnętrznymi, mapowanie danych biznesowych na typy zawartości zewnętrznej, wyświetlanie selektora elementów zewnętrznych w produktach pakietu Office i uruchamianie niestandardowych rozwiązania w produktach pakietu Office.
Aby pobrać wstępnie wymagane produkty oprogramowania, zobacz wstępnie wymagane oprogramowanie potrzebne do działania z danymi zewnętrznymi w pakiecie Office 2013.
Aby uzyskać więcej ogólnych informacji o korzystaniu z danych zewnętrznych, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.
Eksportowanie listy zewnętrznej do programu Excel
-
Przejdź do witryny programu SharePoint zawierającej listę.
-
Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz nazwę listy programu SharePoint lub wybierz pozycję ustawienia
-
Wybierz pozycję Lista, a następnie wybierz pozycję Eksportuj do programu Excel.
Domyślnie ta funkcja jest włączona na listach zewnętrznych, ale może być wyłączona przez administratora systemu.
-
Jeśli zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie operacji, wybierz przycisk OK.
-
W oknie dialogowym Pobieranie pliku wybierz pozycję Otwórz.
-
Jeśli zostanie wyświetlony monit o włączenie połączeń danych na komputerze, wybierz pozycję Włącz , jeśli uważasz, że połączenie z danymi w witrynie programu SharePoint jest bezpieczne, aby można było je włączyć.
Tabela programu Excel jest tworzona za pomocą połączenia danych opartego na pliku kwerendy sieci Web. Kolumny w eksportowanej tabeli są określane na podstawie bieżącego widoku listy zewnętrznej. Eksportowane dane zewnętrzne są określane przez filtry zdefiniowane w typie zawartości zewnętrznej i w widoku Lista zewnętrzna oraz w ustawieniach języka witryny programu SharePoint. Wszystkie limity stron są ignorowane.
