Za pomocą Kreatora eksportu można eksportować dane z bazy danych programu Access do formatu pliku możliwego do odczytania w programie Excel. W tym artykule opisano sposób przygotowywania i eksportowania danych do programu Excel, a także podano kilka porad dotyczących rozwiązywania typowych problemów, jakie mogą wystąpić podczas tych procesów.
W tym artykule
Eksportowanie danych do programu Excel: informacje podstawowe
Podczas eksportowania danych do programu Excel program Access tworzy kopię zaznaczonych danych, a następnie zapisuje skopiowane dane w pliku, który można otworzyć w programie Excel. W przypadku częstego kopiowania danych z programu Access do programu Excel można zapisać szczegóły operacji eksportowania do późniejszego użycia, a nawet zaplanować automatyczne uruchamianie operacji eksportowania w określonych odstępach czasu.
Typowe scenariusze eksportowania danych do programu Excel
-
Do przetwarzania danych w dziale lub grupie roboczej użytkownika są używane programy Access i Excel. Do przechowywania danych służą bazy danych programu Access, natomiast za pomocą programu Excel użytkownicy analizują dane i rozpowszechniają wyniki analiz. Obecnie zespół eksportuje dane do programu Excel wtedy, gdy jest to potrzebne, ale użytkownik chce zwiększyć wydajność tego procesu.
-
Użytkownik od dawna korzysta z programu Access, ale jego przełożony woli pracować z danymi w programie Excel. Użytkownik w regularnych interwałach kopiuje dane do programu Excel, ale chce zautomatyzować ten proces, aby zaoszczędzić czas.
Eksportowanie danych do programu Excel — informacje
-
Polecenie „Zapisz jako” w programie Access nie zawiera opcji umożliwiającej zapisywanie w formacie programu Excel. Aby skopiować dane do programu Excel, należy użyć funkcji eksportowania opisanej w tym artykule. Można też skopiować dane z programu Access do schowka, a następnie wkleić je w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel.
-
Operacja eksportowania może obejmować tabelę, kwerendę, formularz lub raport. Można też eksportować zaznaczone rekordy w widoku wielu rekordów, takim jak arkusz danych.
-
Program Microsoft Excel udostępnia polecenie do importowania danych z bazy danych programu Access. Można go użyć zamiast polecenia eksportowania w programie Access, jednak umożliwia ono importowanie tylko tabel i zapytań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Pomocy programu Excel Tworzenie połączenia z danymi zewnętrznymi (importowanie).
-
Do programu Excel nie można eksportować makr ani modułów. W trakcie eksportowania formularza, raportu lub arkusza danych zawierającego podformularze, podraporty lub podarkusze danych jest eksportowany tylko główny formularz, raport lub arkusz danych. Operację eksportowania należy powtórzyć dla każdego podformularza, podraportu i podarkusza, który ma zostać wyeksportowany do programu Excel.
-
W ramach jednej operacji eksportowania można wyeksportować tylko jeden obiekt bazy danych. Po ukończeniu poszczególnych operacji eksportowania można jednak scalić wiele arkuszy w programie Excel.
Przygotowywanie operacji eksportowania
Przed wykonaniem operacji eksportowania dobrze jest sprawdzić dane przeznaczone do eksportu, aby upewnić się, że nie zawierają one żadnych wskaźników błędów ani wartości błędów. Jeśli występują błędy, należy spróbować je naprawić przed wyeksportowaniem danych do programu Excel. W przeciwnym razie podczas operacji eksportowania mogą wystąpić problemy, a do komórek arkusza programu Excel mogą zostać wstawione wartości null. Aby uzyskać więcej informacji o problemach, jakie mogą wystąpić podczas operacji eksportowania do programu Excel, zobacz sekcję Rozwiązywanie problemów dotyczących brakujących i niepoprawnych wartości.
Jeśli obiektem źródłowym jest tabela lub kwerenda, należy określić, czy dane mają być eksportowane z formatowaniem, czy bez niego. Wybrana opcja ma wpływ na dwie cechy skoroszytu wynikowego — określa ilość eksportowanych danych oraz format ich wyświetlania. W poniższej tabeli opisano wynik eksportowania sformatowanych i niesformatowanych danych.
|
Eksport |
Obiekt źródłowy |
Pola i rekordy |
Formatowanie |
|---|---|---|---|
|
Bez formatowania |
Tabela lub kwerenda Uwaga: Formularzy i raportów nie można eksportować bez formatowania.. |
Wszystkie pola i rekordy obiektu źródłowego są eksportowane. |
Podczas tej operacji są ignorowane ustawienia właściwości Format. W przypadku pól odnośników są eksportowane tylko wartości identyfikatorów odnośników. W przypadku pól hiperlinków zawartość jest eksportowana jako kolumna tekstu z linkami wyświetlanymi w formacie wyświetlany_tekst#adres#. |
|
Z formatowaniem |
Tabela, kwerenda, formularz lub raport |
Eksportowane są tylko pola i rekordy wyświetlane w bieżącym widoku lub obiekcie. Odfiltrowane rekordy, ukryte kolumny arkusza danych oraz pola, które nie są wyświetlane w formularzu lub raporcie, nie są eksportowane. |
Kreator uwzględnia ustawienia właściwości Format. W przypadku pól odnośników są eksportowane wartości odnośników. W przypadku pól hiperłączy wartości są eksportowane jako hiperłącza. W przypadku pól z tekstem sformatowanym tekst jest eksportowany bez formatowania. |
Wybierz skoroszyt docelowy i format pliku. Pamiętaj, że raporty można eksportować tylko w starszym formacie *.xls, a nie w nowszym formacie *.xlsx.
W trakcie operacji eksportowania program Access wyświetla monit o określenie nazwy skoroszytu docelowego. Poniższa tabela zawiera podsumowanie informacji na temat tego, kiedy skoroszyt jest tworzony (jeśli jeszcze nie istnieje), a kiedy zastępowany (jeśli już istnieje).
|
Skoroszyt docelowy |
Obiekt źródłowy |
Eksportowane elementy |
Wynik |
|---|---|---|---|
|
Nie istnieje |
Tabela, kwerenda, formularz lub raport |
Dane, z formatowaniem lub bez formatowania |
Skoroszyt zostanie utworzony w trakcie operacji eksportowania. |
|
Istnieje |
Tabela lub kwerenda |
Dane bez formatowania |
Skoroszyt nie zostanie zastąpiony. Do skoroszytu zostanie dodany nowy arkusz i otrzyma on nazwę obiektu, z którego są eksportowane dane. Jeśli w skoroszycie już istnieje arkusz o tej nazwie, program Access wyświetli monit o zamianę zawartości odpowiedniego arkusza lub określenie innej nazwy dla nowego arkusza. |
|
Istnieje |
Tabela, kwerenda, formularz lub raport |
Dane z formatowaniem |
Skoroszyt zostanie zastąpiony eksportowanymi danymi. Wszystkie istniejące arkusze zostaną usunięte i zostanie utworzony nowy arkusz o takiej samej nazwie, jaką ma eksportowany obiekt. Dane w arkuszu programu Excel odziedziczą ustawienia formatowania obiektu źródłowego. |
Dane są zawsze dodawane w nowym arkuszu. Nie można dołączyć danych do istniejącego arkusza ani do nazwanego zakresu.
Uruchamianie operacji eksportowania
-
Jeśli docelowy skoroszyt programu Excel jest otwarty, zamknij go przed kontynuowaniem.
-
W okienku nawigacji źródłowej bazy danych wybierz obiekt do wyeksportowania.
Eksportowanie tylko części danych
Jeśli ten obiekt jest tabelą, kwerendą lub formularzem i chcesz wyeksportować tylko część danych, otwórz ten obiekt w widoku arkusza danych i zaznacz odpowiednie rekordy.
Aby otworzyć formularz w widoku arkusza danych
-
Kliknij dwukrotnie formularz, aby go otworzyć.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy formularz, a następnie kliknij polecenie Widok arkusza danych. Jeśli ta opcja nie jest dostępna:
-
Kliknij pozycję Widok projektu.
-
Naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić okienko zadań Arkusz właściwości.
-
Z listy rozwijanej u góry okienka Arkusz właściwości wybierz pozycję Formularz.
-
Na karcie Format w okienku Arkusz właściwości ustaw dla właściwości Allow Datasheet View (Zezwalaj na użycie widoku arkusza danych) wartość Tak.
-
Na karcie Projekt w grupie Widoki kliknij przycisk Widok arkusza danych.
Uwaga: Nie można eksportować fragmentu raportu. Można jednak wybrać lub otworzyć tabelę albo kwerendę, na której ten raport jest oparty, a następnie wyeksportować część danych z tego obiektu.
-
-
-
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Eksportowanie kliknij przycisk Excel.
-
W oknie dialogowym Eksportowanie — Arkusz kalkulacyjny programu Excel zaakceptuj sugerowaną nazwę pliku skoroszytu programu Excel (program Access używa nazwy obiektu źródłowego). Jeśli chcesz, możesz zmodyfikować nazwę pliku.
-
W polu Format pliku wybierz odpowiedni format pliku.
-
W przypadku eksportowania tabeli lub kwerendy można wyeksportować sformatowane dane, wybierając opcję Eksportuj dane z formatowaniem i układem. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję Przygotowywanie operacji eksportowania.
Uwaga: W przypadku eksportowania formularza lub raportu ta opcja jest zawsze zaznaczona, ale jest niedostępna (przygaszona).
-
Aby docelowy skoroszyt programu Excel został wyświetlony po ukończeniu operacji eksportowania, zaznacz pole wyboru Otwórz plik docelowy po ukończeniu operacji eksportowania.
Jeśli obiekt źródłowy jest otwarty i przed rozpoczęciem operacji eksportowania zaznaczono co najmniej jeden rekord w widoku, można zaznaczyć pole wyboru Eksportuj tylko zaznaczone rekordy. Aby wyeksportować wszystkie rekordy wyświetlane w widoku, pozostaw to pole wyboru wyczyszczone.
Uwaga: To pole wyboru pozostaje niedostępne (przygaszone), jeśli nie zaznaczono żadnych rekordów.
-
Kliknij przycisk OK.
Jeśli operacja eksportowania nie powiedzie się z powodu błędu, w programie Access zostanie wyświetlony komunikat z opisem przyczyny błędu. W przeciwnym razie program Access wyeksportuje dane i, w zależności od opcji wybranej w kroku 7, otworzy skoroszyt docelowy w programie Excel. Następnie w programie Access zostanie wyświetlone okno dialogowe pozwalające utworzyć specyfikację na podstawie szczegółów operacji eksportowania.
Co jeszcze należy wiedzieć o eksportowaniu?
-
Aby uzyskać informacje dotyczące zapisywania szczegółów eksportowania w specyfikacji do późniejszego użycia, zobacz artykuł Zapisywanie szczegółów operacji importu lub eksportu jako specyfikacji.
-
Aby uzyskać informacje dotyczące uruchamiania specyfikacji eksportu, zobacz artykuł Uruchamianie zapisanych operacji importowania i eksportowania.
-
Aby uzyskać informacje dotyczące planowania uruchamiania specyfikacji w określonych godzinach, zobacz artykuł Planowanie operacji importu i eksportu.
-
Aby uzyskać informacje dotyczące zmiany nazwy specyfikacji, usuwania specyfikacji lub aktualizowania nazw plików źródłowych w specyfikacjach, zobacz artykuł Zarządzanie zadaniami danych.
Rozwiązywanie problemów dotyczących brakujących i niepoprawnych wartości
W poniższej tabeli opisano różne sposoby rozwiązywania typowych problemów.
Porada: Jeśli brakuje tylko niewielu wartości, można naprawić je w skoroszycie programu Excel. W przeciwnym razie należy naprawić obiekt źródłowy w bazie danych programu Access, a następnie powtórzyć operację eksportowania.
|
Problem |
Opis i rozwiązanie |
|---|---|
|
Pola obliczeniowe |
Wyniki pól obliczeniowych są eksportowane. Nie są eksportowane wyrażenia źródłowe wykonujące obliczenia. |
|
Pola wielowartościowe |
Pola obsługujące wiele wartości są eksportowane jako listy z wartościami rozdzielonymi średnikami (;). |
|
Obrazy, obiekty i załączniki |
Elementy graficzne, takie jak logo, zawartość pól obiektu OLE i załączniki należące do danych źródłowych, nie są eksportowane. Należy je ręcznie dodać do arkusza po zakończeniu operacji eksportowania. |
|
Wykres |
W przypadku eksportowania formularza lub raportu zawierającego obiekt programu Microsoft Graph obiekt Wykres nie jest eksportowany. |
|
Dane w niewłaściwej kolumnie |
Wartości null występujące w arkuszu wynikowym są niekiedy zamieniane na dane, które powinny znajdować się w następnej kolumnie. |
|
Brakujące wartości dat |
Wartości dat sprzed 1 stycznia 1900 nie są eksportowane. Odpowiadające im komórki w arkuszu będą zawierać wartość null. |
|
Brakujące wyrażenia |
Wyrażenia używane do obliczania wartości nie są eksportowane do programu Excel. Eksportowane są tylko wyniki obliczeń. Po zakończeniu operacji eksportowania należy ręcznie dodać formułę w arkuszu programu Excel. |
|
Brakujące podformularze, podraporty i podarkusze danych |
W trakcie eksportowania formularza, raportu lub arkusza danych jest eksportowany tylko główny formularz, raport lub arkusz danych. Operację eksportowania należy powtórzyć dla każdego podformularza, podraportu i podarkusza, który ma zostać wyeksportowany. |
|
Brakujące lub niepoprawnie skonfigurowane kolumny |
Jeśli nie widać formatowania kolumn w arkuszu wynikowym, należy powtórzyć operację eksportowania i upewnić się przy tym, że w kreatorze jest zaznaczone pole wyboru Eksportuj dane z formatowaniem i układem. Jeśli tylko niektóre kolumny są sformatowane inaczej niż ich wersje w obiekcie źródłowym, należy ręcznie zastosować odpowiednie formatowanie w programie Excel. Formatowanie kolumny w programie Excel
|
|
Wartość # w kolumnie |
W kolumnie odpowiadającej polu Tak/Nie formularza może być widoczna wartość #. Może być ona skutkiem uruchomienia operacji eksportowania z poziomu okienka nawigacji lub widoku formularza. Aby rozwiązać ten problem, przed rozpoczęciem eksportowania danych otwórz formularz w widoku arkusza danych. |
|
Wskaźniki błędów i wartości błędów |
Sprawdź, czy w komórkach występują wskaźniki błędów (zielone trójkąty w rogach) lub wartości błędów (ciągi zaczynające się znakiem # zamiast odpowiednich danych). |
