Dostosowywanie witryny zespołu usługi Office 365 pod kątem przechowywania i udostępniania plików

Dodawanie kolejnych bibliotek dokumentów do witryny zespołu

Twoja witryna zespołu usługi Office 365 zawiera już bibliotekę Dokumenty, której możesz zacząć używać od razu. Jeśli domyślna biblioteka Dokumenty stanie się niewystarczająca, łatwo można dodać do witryny zespołu kolejne kontenery magazynowania. Najpierw poświęć trochę czasu na przemyślenie, jak chcesz pogrupować pliki w Twojej witrynie zespołu usługi Office 365 i jak chcesz nazwać kontenery magazynowania, aby ułatwić znajdowanie plików. Jeśli masz dużo informacji do uporządkowania, pewne wskazówki możesz znaleźć w temacie Planowanie zawartości witryny zespołu.

Poniżej pokazano, jak można utworzyć więcej bibliotek dokumentów z nazwami specyficznymi dla Twojej firmy.

1. Przejdź do swojej witryny zespołu usługi Office 365. Na stronie głównej usługi Office 365 wybierz pozycję Witryny > Witryna zespołu.

2. Na stronie głównej witryny zespołu wybierz kafelek Dodaj listy, biblioteki i inne aplikacje.

   

3. Na stronie Twoje aplikacje wybierz pozycję Biblioteka dokumentów.

   

4. Wpisz nazwę nowej biblioteki dokumentów, a następnie wybierz pozycję Utwórz.

   

   Twoja nowa biblioteka dokumentów zostanie wyświetlona w menu nawigacji po lewej stronie w obszarze Ostatnie.

   

5. Aby dodać więcej kontenerów magazynu dokumentów, wybierz ponownie pozycję dodaj aplikację > Biblioteka dokumentów.

6. Aby usunąć bibliotekę dokumentów, umieść wskaźnik myszy na kafelku biblioteki, wybierz przycisk Więcej(. . .), a następnie wybierz pozycję Usuń.

   

7. Aby zmienić nazwę biblioteki dokumentów, wybierz pozycję Ustawienia, a następnie wybierz pozycję Nazwa listy, opis i nawigacja. W polu Nazwa wpisz nową nazwę i wybierz pozycję Zapisz. Wybierz pozycję Zawartość witryny, aby można było kontynuować dodawanie bibliotek dokumentów.

8. Po zakończeniu dodawania bibliotek dokumentów wybierz hiperlink Strona główna w górnej części strony, aby wrócić do strony głównej.

   Strona główna witryny zespołu będzie wyglądać mniej więcej tak jak poniższa — z linkami do nowej biblioteki dokumentów w obszarze nawigacji po lewej stronie. W naszym przykładzie dodaliśmy kontenery zatytułowane Plany, Pliki klientów, Projekty i Instrukcje.

   

Dodawanie list w celu organizowania danych (kontaktów, zadań, zdarzeń kalendarza)

Witryna zespołu zawiera zestaw domyślnych aplikacji, które ułatwiają tworzenie nowych stron dla Twojej wewnętrznej witryny internetowej. Aplikacje działają bardzo podobnie do szablonów dokumentów w programie Word. Gdy dodajesz aplikację do witryny zespołu, tworzy ona stronę, na której musisz wprowadzić informacje w określonym formacie.

W tym kroku użyjemy aplikacji Kontakty, aby utworzyć stronę dla listy informacji kontaktowych, na przykład informacji kontaktowych dotyczących producentów, dostawców, klientów itd. Następnie połączymy listę z programem Outlook, aby kontakty były wyświetlane, gdy członkowie Twojego zespołu będą używać swoich kont e-mail usługi Office 365 w programie Outlook.

Zacznijmy od aplikacji Kontakty.

1. Na stronie głównej witryny zespołu wybierz kafelek Dodaj listy, biblioteki i inne aplikacje.

   

2. Na stronie Twoje aplikacje wybierz pozycję Kontakty.

   

3. Wpisz nazwę listy kontaktów, na przykład Producenci i dostawcy, a następnie wybierz pozycję Utwórz. Ta nazwa będzie widoczna w górnej części strony kontaktów i w obszarze nawigacji po lewej stronie.

4. Na stronie Zawartość witryny wybierz swoją nową stronę. W tym przykładzie nosi ona nazwę Producenci i dostawcy.

5. Wybierz pozycję + nowy element, aby dodać kontakt.

   

6. Wprowadź informacje dotyczące pierwszego kontaktu. Informacje możesz wprowadzić w niektórych lub we wszystkich polach. Gdy skończysz, wybierz pozycję Zapisz.

   

   Domyślnie na stronie kontaktów są wyświetlane następujące pola: Nazwisko, Imię, Firma, Telefon służbowy, Telefon domowy oraz Adres e-mail. Po dodaniu kilku kontaktów strona wygląda tak.

   

7. Aby wyświetlać tę listę kontaktów z kontami e-mail usługi Office 365 w programie Outlook, w górnej części strony wybierz pozycję Listy > Połącz z programem Outlook.

   

8. W oknach dialogowych zabezpieczeń wybierz dwukrotnie pozycję Zezwalaj, a następnie Tak. Mogą zostać wyświetlone dodatkowe monity zabezpieczeń z prośbą o wprowadzenie informacji logowania w usłudze Office 365 dotyczących Twojego konta e-mail. W takim przypadku wprowadź swój adres e-mail i hasło w usłudze Office 365.

9. Wyświetlenie informacji kontaktowych z Twojej witryny zespołu w obszarze Inne kontakty w programie Outlook zajmuje 5–10 minut. W programie Outlook wybierz pozycję Wyślij i odbierz, aby go odświeżyć. Po wykonaniu tej czynności informacje kontaktowe zostaną wyświetlone w programie Outlook.

   

   Pamiętaj, że kontakty wprowadzone w programie Outlook nie będą widoczne na liście kontaktów w witrynie zespołu.

   Gdy skonfigurujesz witrynę zespołu w celu nawiązania połączenia z programem Outlook, każda aktualizacja kontaktów w witrynie zespołu zostanie również przeprowadzona automatycznie w programie Outlook.

Wypróbuj inne aplikacje dostępne w witrynie zespołu. Na przykład za pomocą aplikacji Kalendarz możesz utworzyć stronę z kalendarzem do śledzenia ważnych wydarzeń. Możesz również użyć aplikacji Zadania, aby śledzić zadania projektu na osi czasu i zarządzać nimi. Jednak te aplikacje nie łączą się z programem Outlook.

Usuwanie kafelków Wprowadzenie i kanału aktualności (3 min)

Teraz, gdy już umiemy korzystać z linków Wprowadzenie, usuniemy je ze strony głównej. Nie oznacza to, że nie będziemy mogli kontynuować dostosowywania witryny. Wszystkie funkcje dostosowywania witryny zespołu są wciąż dostępne w menu Edycja i w obszarze Ustawienia witryny.

1. W górnej części strony głównej witryn zespołu wybierz pozycję Strona > Edytuj.

   

2. Wybierz pozycję Układ tekstu > Trzy kolumny z nagłówkiem i stopką. W ten sposób uzyskasz większość opcji układu strony.

   

3. Umieść wskaźnik myszy na polu Kanał informacyjny witryny i naciśnij klawisz Delete, aby je usunąć. Wybierz pozycję Usuń to, aby usunąć kafelki Wprowadzenie.

   

4. W oknie Komunikat ze strony sieci Web wybierz pozycję OK.

   

   Teraz masz pustą stronę główną, którą możesz organizować i dostosowywać.

   

Dodawanie wiadomości powitalnej do strony głównej (10 min)

1. Jeśli nie jesteś w trybie edycji, wróć do niego. W górnej części strony głównej witryny zespołu wybierz pozycję Strona > Edytuj.

2. W górnym polu wpisz wiadomość powitalną, na przykład Wewnętrzna witryna Contoso — Zapraszamy! Wybierz kartę Formatowanie tekstu, a następnie sformatuj tekst za pomocą kontrolek czcionki. (Jeśli pojawi się komunikat informujący o niemożności wyświetlenia składnika Web Part, zignoruj go).

   

3. Gdy skończysz, wybierz pozycję Zapisz.

Przenoszenie kontenera magazynu dokumentów do lewej krawędzi strony (5 min)

1. Wróć do trybu edycji. W górnej części strony głównej witryny zespołu wybierz pozycję Strona > Edytuj.

2. Przeciągnij i upuść pole Dokumenty do lewej krawędzi strony. Uchwycenie pola nie jest łatwe, a jego przeniesienie może wymagać kilku prób. (Jeśli pojawi się komunikat informujący o niemożności wyświetlenia składnika Web Part, zignoruj go).

   

3. Zmień tytuł biblioteki Dokumenty. Wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part.

   

4. W polu po prawej stronie ekranu rozwiń sekcję Wygląd. W polu Tytuł wpisz Dokumenty zespołu. Przewiń w dół i wybierz pozycję OK, aby zapisać.

   

Dodawanie linków do folderów pracowników w usłudze OneDrive dla Firm (10 min)

1. Pozostając w trybie edycji, w pustym polu na środku strony głównej dodaj nagłówek dla linków do folderów Twoich pracowników w usłudze OneDrive dla Firm, na przykład Magazyn osobisty. Sformatuj tekst, używając menu w górnej części strony.

   

2. Pod dodanym nagłówkiem (na przykład Magazyn osobisty) utwórz listę nazw folderów Twoich pracowników w usłudze OneDrive dla Firm. Nazwy powinny ułatwiać identyfikację zawartości folderów. W następnym kroku utworzysz z nich linki.

   

3. Wyróżnij nazwę folderu pracownika w usłudze OneDrive dla Firm, a następnie wybierz pozycję Wstawianie > Łącze > Z adresu.

   

4. Wprowadź adres URL folderu pracownika w usłudze OneDrive dla Firm, a następnie wybierz pozycję OK. Możesz utworzyć adres URL w następującym formacie: https://<firma>-my.sharepoint.com/personal/<użytkownik>_<firma>_com.

   Na przykład jeśli Twoja firma nosi nazwę Contoso, a pracownik w usłudze Office 365 ma identyfikator użytkownika Eleni, adres URL folderu użytkownika w usłudze OneDrive dla Firm ma postać https://contoso-my.sharepoint.com/personal/eleni_contoso_com.

   

5. Po dodaniu linków dla wszystkich pracowników wybierz pozycję Strona > Zapisz.

   

Po wykonaniu tych czynności strona główna witryny zespołu będzie wyglądała mniej więcej tak jak na poniższej ilustracji — z dokumentami udostępnionymi z boku strony i linkami do folderów pracowników w usłudze OneDrive_for_Business na środku. W tym przykładzie dodaliśmy kilka kolejnych dokumentów do kontenera Dokumenty zespołu, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak będzie wyglądać strona główna po dodaniu dokumentów.

Zmienianie tytułu witryny zespołu (10 min)

1. Na stronie głównej witryny zespołu wybierz pozycję Ustawienia > Ustawienia witryny.

   

2. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Wygląd i działanie wybierz pozycję Tytuł, opis i logo.

   

3. Na przykład zmień tytuł witryny zespołu, aby wyraźnie poinformować, że jest ona przeznaczona do użytku wewnętrznego. Jeśli chcesz, dodaj również logo i opis. (Opis jest wyświetlany w wewnętrznych wynikach wyszukiwania, co jest użyteczne tylko wtedy, gdy tworzysz wiele witryn zespołów). Wybierz pozycję OK.

   

4. Jeśli chcesz, aby nazwa hiperlinku w górnej części strony głównej różniła się od tytułu witryny zespołu, po powrocie na stronę główną witryny zespołu w polu tekstowym w górnej części strony wybierz pozycję Edytuj łącza i wpisz nową nazwę hiperlinku, na przykład Wewnętrzna witryna zespołu.

   

5. Wybierz pozycję Zapisz, nawet jeśli wygląda ona na wygaszoną. Zmiana zostanie zapisana.

Teraz strona główna Twojej witryny zespołu wygląda mniej więcej tak jak na poniższej ilustracji — z niestandardowym tytułem (Witryna zespołu Contoso) i niestandardowym hiperlinkiem u góry (Wewnętrzna witryna zespołu).

Udostępnianie plików klientowi w podwitrynie (5 min)

Jednym ze sposobów udostępniania pliku w podwitrynie jest utworzenie linku gościa do pliku, a następnie wysłanie tego linku do klienta. Tylko jedna osoba może uzyskać dostęp do pliku za pomocą linku gościa, a linki gości mogą być przesyłane dalej lub udostępniane innym osobom.

1. Wybierz wielokropek ... obok pliku do udostępnienia, a następnie wybierz pozycję Udostępnij.

   

2. Wybierz pozycję Uzyskaj link. Aby umożliwić klientowi edytowanie pliku, w obszarze Edycja wybierz pozycję Utwórz łącze.

3. Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby skopiować link gościa, a następnie wklej go do wiadomości e-mail lub innego pliku multimedialnego dla Twojego klienta.

   

Gotowe!

Jeśli Twoi klienci mają konta Microsoft, możesz udostępnić im całą podwitrynę. W tym celu wykonaj następujące czynności:

1. W podwitrynie klienta, którą chcesz udostępnić, wybierz pozycję Udostępnij w górnej części strony.

   

2. Wpisz adresy e-mail osób, które mają mieć dostęp do podwitryny. Dołącz również swój adres, aby otrzymać kopię wiadomości e-mail na własny użytek. Kliknij pozycję Udostępnij, aby wysłać wiadomość.

   

3. Możesz przejść do swojej poczty e-mail, aby wyświetlić kopię wiadomości wysłanej do klientów. Będzie ona wyglądać mniej więcej tak — z linkiem do podwitryny klienta u dołu wiadomości e-mail.

   

Gratulacje! Konfigurowanie udostępniania plików dla klientów zostało zakończone.

Krok 5. Skonfiguruj podwitrynę zespołu do przechowywania plików prywatnych

Aby skonfigurować podwitrynę, do której będziesz mieć dostęp tylko Ty i nikt z pozostałych członków zespołu, utwórz witrynę, wykonując procedurę opisaną w Kroku 4. Skonfiguruj podwitrynę do udostępniania plików na zewnątrz. Jednak na stronie Konfigurowanie grup w tej witrynie nie dodawaj żadnych członków zespołu. Jedynym wyświetlanym nazwiskiem powinno być Twoje (właściciela witryny) nazwisko.

Po przejściu do części poświęconej konfigurowaniu nawigacji na wszystkie pytania odpowiedz Nie. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu nie będą widzieli linku do podwitryny na stronie głównej zespołu. Aby przejść do tej podwitryny w przyszłości, na ekranie uruchamiania aplikacji wybierz pozycję Witryny > Twoja podwitryna zespołu.

Jeśli chcesz dodać link do podwitryny na stronie głównej zespołu, aby uzyskać do niej łatwiejszy dostęp, wybierz pozycję Tak dla jednej z opcji nawigacji. Członkowie Twojego zespołu nie będą mogli uzyskać dostępu do podwitryny, ale musisz im powiedzieć, dlaczego link nie działa, gdy go wybierają.

Dodawanie linku do witryny zespołu w nagłówku usługi Office 365

Twój link może mieć postać logo lub innego obrazu. Wystarczy, że będzie miał rozmiar 200 x 50 pikseli i nie będzie większy niż 10 KB. Własne logo możesz utworzyć przy użyciu programu Microsoft Paint, przycinając wykonaną migawkę, zmieniając jej rozmiar do 200 x 50 pikseli i zapisując plik w formacie JPEG. (Spowoduje to skompresowanie pliku do rozmiaru mniejszego niż 10 KB).

1. W witrynie zespołu skopiuj adres URL. (Adres URL ma format https://<nazwa_twojej_firmy>.sharepoint.com).

   

2. W górnej części strony wybierz ikonę uruchamiania aplikacji , a następnie wybierz pozycję Administrator.

   

3. W portalu centrum administracyjne usługi Office 365 przy lewej krawędzi strony wybierz pozycję Profil firmy.

   

4. Wybierz pozycję Motywy niestandardowe.

5. W obszarze Logo niestandardowe przejdź do logo lub innego obrazu zapisanego na komputerze, który ma zostać użyty.

6. W obszarze Adres URL logo obsługującego kliknięcia wklej adres URL witryny zespołu, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

   

   Teraz Twoje logo (lub obraz) będzie wyświetlane w górnej części każdej strony, nawet w aplikacji Poczta, a pozostali członkowie zespołu w Twojej firmie będą mogli je kliknąć, aby przejść do witryny zespołu.

   

   

   Gratulacje! Ten samouczek krok po kroku dotyczący dostosowywania witryny zespołu został zakończony. Czy ten artykuł był przydatny? Zostaw komentarz w polu opinii u dołu tej strony. Skorzystamy z Twojej opinii, sprawdzając wszystkie kroki.