Dodawanie jednego lub wielu rekordów do bazy danych

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

W tym artykule wyjaśniono, jak wprowadzanie danych do bazy danych programu Access i zawiera informacje potrzebne do zrozumienia różnych procesów wprowadzania danych. Artykuł również wyjaśniono, jak za pomocą kilku metod wprowadzania danych w programie Access.

W tym artykule

Podstawowe informacje o dodawaniu rekordów

Dodawanie rekordów bezpośrednio do tabeli w widoku arkusza danych

Dodawanie rekordów przy użyciu formularza

Edytowanie elementów w polu odnośnika

Wprowadzanie znaków o zerowej długości.

Dodawanie rekordów przy importowanie lub łączenie danych

Metody zaoszczędzić czas podczas wprowadzania danych

Podstawowe informacje o dodawaniu rekordów

Aby szybko i poprawnie wprowadzać dane w bazie danych programu Access, warto zapoznać się z kilkoma podstawowe informacje o sposobie działania bazy danych. Informacje zawarte w poniższych sekcjach opisano niektóre podstawowe zasady struktury i projektowania, wpływających na sposób wprowadzania danych.

Wpływ projektu bazy danych na wprowadzanie danych

Bazy danych programu Access nie jest plikiem w takim samym jako dokumentu programu Microsoft Word lub pokaz slajdów programu Microsoft PowerPoint. Zamiast tego bazy danych programu Access jest zbiorem obiektów — tabel, formularzy, raportów, kwerend i tak dalej — który musi współpraca w bazie danych działać poprawnie.

Ponadto tych obiektów muszą być zgodne z zestaw zasad projektu lub bazy danych będzie działać nieprawidłowo lub awarię całego. Z kolei tych zasad projekt ma wpływu na sposób wprowadzania danych. Pamiętaj o następujących kwestiach dotyczących obiektów bazy danych i projektu, przed kontynuowaniem.

  • Program Access przechowuje wszystkie dane w jednej lub kilku tabel. Liczba używanych tabel zależy od projektu i złożoności bazy danych. Mogą wyświetlać dane w formularzu, raporcie lub w wynikach zwróconych przez kwerendę, jednak program Access przechowuje dane tylko w tabelach i innych obiektów w bazie danych są dostępne u góry tych tabel.

  • Każda tabela powinna obsługiwać tylko jeden typ danych. Na przykład spis kontaktami biznesowymi nie powinna zawierać informacje dotyczące sprzedaży. Jeśli tak, może być trudne, jeśli nie uniemożliwia znalezienie potrzebnych informacji.

  • Zazwyczaj każde z pól w tabeli akceptuje tylko jeden typ danych. Na przykład których nie można przechowywać notatki w polu, aby zaakceptować liczb. Przy próbie wprowadzanie tekstu w takim polu program Access wyświetli komunikat o błędzie. Jednak nie jest słabo, szybkiej reguły. Na przykład liczby (na przykład kody pocztowe) mogą być przechowywane w polu Typ danych tekst, ale nie można wykonywać obliczenia na danych.

  • Z pewnymi wyjątkami pola w rekordzie zaakceptować tylko jedną wartość. Nie można na przykład wprowadzić więcej niż jeden adres w polu adres. Jest to w odróżnieniu od programu Microsoft Excel, który domyślnie można wprowadzić dowolną liczbę nazwy lub adresy lub obrazy w jednej komórce, jeśli wartość tej komórki, aby zaakceptować ograniczone typów danych.

    Można jednak wprowadzić rozdzielany listy elementów w polach danych typu tekst lub Nota. Ponadto Access zawiera funkcję o nazwie pole wielowartościowe. Dołączanie wielu fragmentów danych do pojedynczego rekordu i tworzenie list, które przyjmują wielu wartości za pomocą pól wielowartościowych. Można na przykład dołączyć pokaz slajdów programu Microsoft PowerPoint oraz dowolną liczbę obrazów do rekordów w bazie danych. Można również utworzyć listę nazw i wybrać dowolną liczbę nazw zgodnie z potrzebami. Pozornie pola wielowartościowe podziału z regułami projektu bazy danych, ponieważ mogą zawierać więcej niż jeden rekord w tabeli, ale nie jest faktycznie, ponieważ program Access wymusza reguły "w tle" przechowując dane w specjalnych, ukrytych tabelach.

  • W starszych wersjach programu Access (przed 2007) trzeba było projektowanie i tworzenie co najmniej jedną tabelę przed wprowadzeniem danych. Należy zdecydować, które pola, aby dodać do tabeli, a ustawiana typy danych dla każdego pola. W nowszych wersjach Access można otworzyć pustą tabelę i rozpocząć wprowadzanie danych. Access ustala typ danych dla pola, według zostanie wprowadzona.

Więcej informacji

Informacje w tej sekcji dotykającego projektu bazy danych, tabel, projektowanie i funkcji pól wielowartościowych.

Poniższe łącza prowadzą do artykułów przedstawiających więcej informacji na temat tych tematów.

Jak typy danych wpływa na sposób wprowadzania danych

Podczas projektowania tabeli bazy danych, należy wybrać typ danych, dla każdego z pól w tej tabeli, co zapewnia dokładniejsze wprowadzania danych. Załóżmy na przykład, otwórz pustą tabelę, a następnie wprowadź zestaw wyników sprzedaży. Następnie program Access ustala typ danych Liczba w polu. Jeśli ktoś próbuje wprowadź tekst w tym polu, program Access wyświetli błąd wiadomość i nie pozwoli temu użytkownikowi zapisać zmienionego rekordu — krokiem, który ułatwia ochronę danych.

Pokaż, jak wyświetlanie typów danych

W okienku nawigacji wykonaj jedną z następujących czynności:

  • Kliknij dwukrotnie tabelę, do której chcesz, aby zbadać, aby otworzyć tabelę w widoku arkusza danych. Na karcie pola w grupie Formatowanie Spójrz na wartość na liście typ danych. Notatkę, jeśli korzystasz z programu Access 2007 można znaleźć tej listy na karcie Arkusz danych w grupie typów danych i formatowanie. Zmiany wartości podczas umieść kursor w różnych pól w tabeli. Poniższy rysunek przedstawia listę:

    Lista Typ danych

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, którą chcesz sprawdzić, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

    Program Access otworzy tabelę w siatce projektu, a nazwa i typ danych każdego pola tabeli pokazano górnej części siatki. Na poniższym rysunku pokazano typowy tabeli w siatce projektu.

    Pola w widoku projektu

Typ danych, który należy ustawić dla każdego pola tabeli stanowi pierwszy poziom kontroli nad tym, co można, a czego nie można wprowadzić w polu. W niektórych przypadkach takich jak podczas pracy z polem typu Nota, można wprowadzić jakiekolwiek dane, który ma. W innych przypadkach takie jak podczas pracy z polem typu Autonumerowanie, typ danych ustawienia pola uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek informacji w ogóle. W poniższej tabeli wymieniono typy danych tego Access przedstawia oraz ich wpływu na wprowadzanie danych.

Typ danych

Wpływ na wprowadzanie danych

Tekst

Pola tekstowe akceptują znaki tekstowe lub liczbowe, w tym rozdzielany list elementów. Pole tekstowe akceptuje mniejszą liczbę znaków niż pole Nota — od 0 do 255 znaków. W niektórych przypadkach funkcje konwersji służą do wykonywania obliczeń na danych w polu tekstowym. Uwaga: zaczyna się w programie Access 2013, dane tekstowe, które zmieniono typy do Krótki tekst.

Nota

Duże ilości danych tekstowych i liczbowych można wprowadzić w polu tego typu. Ponadto Projektant bazy danych ustawia w polu do obsługi tekstu sformatowanego, można zastosować typy formatowania dostępne zazwyczaj w programach tekstów, na przykład program Word. Można na przykład stosowanie różnych czcionek i rozmiarów czcionek do określonych znaków w tekście i ułatwienia ich pogrubienie lub kursywa i tak dalej. Można również dodać znaczniki Hypertext Markup Language (HTML) do danych.

Ponadto pól typu Nota ma właściwość o nazwie Dołączanie tylko. Po włączeniu tej właściwości mogą Dołącz nowe dane do pola typu Nota, ale nie można zmieniać istniejące dane. Ta funkcja jest przeznaczona do użycia w aplikacji, takich jak śledzenie baz danych, w której może być konieczne zachować trwały rekord, który będzie nadal zmieniać problemów. Po umieszczeniu kursora w polu typu Nota, domyślnie włączona, właściwość Dołączanie tylko tekst w polu zniknie. Wszelkie zmiany formatowania lub innych nie można zastosować do tekstu.

Uwaga: zaczyna się w programie Access 2013 danych Nota, które zmieniono typy do Długi tekst.

Jak pola tekstowe można również uruchomić funkcje konwersji danych w polu typu Nota.

Liczba

W polach tego typu można wprowadzić tylko liczby, a może przeprowadzać obliczenia na wartości w polu liczbowym.

Duża liczba

W polach tego typu można wprowadzić tylko liczby, a może przeprowadzać obliczenia na wartości w polu duża liczba. Uwaga: wiele typów danych są dostępne tylko w wersji subskrypcji usługi Office 365 programu Access.

Data/Godzina

Możesz wprowadzić tylko daty i godziny w polach tego typu. W zależności od tego, jak projektant bazy danych ustawia w polu mogą wystąpić następujące warunki:

  • Jeśli projektant bazy danych ustawił maskę wprowadzania dla pola (Seria znaków tekstu i symboli zastępczych, które są wyświetlane po zaznaczeniu pola), należy wprowadzić dane w spacje i formatowanie, która zapewnia maskę. Na przykład jeśli zostanie wyświetlony maski, takie jak dane, należy wpisać 2017 11 paź w odpowiednich polach. Nie można wprowadzić Pełna nazwa miesiąca lub wartości dwóch cyfr roku.

  • Jeśli projektant nie utworzył maski wprowadzania Określanie sposobu wprowadzania daty lub godziny, należy wprowadzić wartość przy użyciu dowolnego poprawnego formatu daty lub godziny. Na przykład można wpisać 11 2017 KTZ, 10 i 11-17, 11 października 2017 i tak dalej.

  • Projektant bazy danych może zastosować format wyświetlania w polu. W takim przypadku jeśli ma nie maski wprowadzania można wprowadzić wartość niemal w każdym formacie, ale program Access wyświetla daty w formacie wyświetlania. Na przykład można wprowadzić 2017-10-11, ale format wyświetlania może być ustawiony tak, aby wyświetlała wartość jako 2017-11-paź.

Waluta

Tylko wartości walutowe można wprowadzić w polu tego typu. Ponadto nie trzeba ręcznie wprowadzić symbol waluty. Domyślnie program Access stosuje symbol waluty (y, l, $ i tak dalej) określony w ustawieniach regionalnych systemu Windows.

Autonumerowanie

Nie można wprowadzić lub w dowolnej chwili zmienić dane w polach tego typu. Program Access zwiększa wartości w polu Autonumerowanie po dodaniu nowego rekordu do tabeli.

Obliczeniowe

Nie można wprowadzić lub w dowolnej chwili zmienić dane w polach tego typu. Wyniki tego pola są określone przez wyrażenie zdefiniowanych. Access aktualizuje wartości pola obliczeniowego, jeśli dodajesz lub edytowanie nowego rekordu do tabeli. Uwaga: typy danych obliczania zostały dodane do początku programu Access w programie Access 2010.

Tak/Nie

Po kliknięciu pola jest ustawiona na tego typu danych, program Access wyświetli pole wyboru lub listy rozwijanej, w zależności od sposobu formatowania pola. Sformatować pola, aby wyświetlić listę, na liście ponownie w zależności od formatu stosowane do pola można wybrać opcję Tak lub nie, PRAWDA lub FAŁSZ, lub na lub Wyłączanie . Nie można wprowadzić wartości na liście ani zmieniać wartości na liście bezpośrednio z poziomu formularza lub tabeli.

Obiekt OLE

Program ten typ pola umożliwia wyświetlanie danych z pliku utworzonego w innym programie. Na przykład plik tekstowy, wykresu programu Excel lub pokaz slajdów programu PowerPoint można wyświetlać w polu Obiekt OLE.

Załączniki zapewniają szybszy, łatwiejsza i bardziej elastyczna umożliwia wyświetlanie danych z innych programów. Zobacz wierszu Załącznik w dalszej części tej tabeli, aby uzyskać więcej informacji.

Hiperłącze

W polach tego typu można wprowadzać wszelkie dane, a dostęp otacza go adresu internetowego. Na przykład po wpisaniu wartości w polu dostępu do otaczającego tekstu przy użyciu http://www. your_text.com. Jeśli wprowadzisz prawidłowy adres sieci Web będzie działać łącza. W przeciwnym razie łącza spowoduje komunikat o błędzie. Także edytowanie istniejących hiperłączy może być trudne, ponieważ klikając pole hyperlink myszą zaczyna się przeglądarki i przejście do witryny określoną stronę. Aby edytować pole hyperlink, zaznaczyć sąsiednie pole, TAB lub klawiszy strzałek umożliwia przeniesienie fokusu do pola hiperłącze i nacisnąć klawisz F2, aby edytować.

Załącznik

Dane z innych programów można dołączać do pola tego typu, ale nie można wpisywać ani w przeciwnym razie wprowadzanie tekstu lub danych liczbowych.

Aby dowiedzieć się, jak używać pola Załącznik zobacz artykuł Dołączanie plików i grafiki do rekordów w bazie danych.

Kreator odnośników

Kreator odnośników nie jest typem danych. Zamiast tego można użyć Kreatora utworzyć dwa typy list rozwijanych: list wartości i pól odnośników. Listy wartości na podstawie rozdzielany listy elementów, które można wprowadzać ręcznie, korzystając z Kreatora odnośników. Te wartości mogą być niezależnie od innych danych lub obiektu w bazie danych.

Natomiast pola odnośnika używa kwerendy do pobierania danych z jedną lub więcej z innych tabel w bazie danych lub w innej lokalizacji, takiej jak na serwerze z programem SharePoint. Następnie pole odnośnika wyświetla dane na liście rozwijanej. Domyślnie Kreator odnośników ustawia w polu tabeli na typ danych Liczba.

Możesz pracować z pól odnośników bezpośrednio w tabelach, a także w formularzach i raportach. Domyślnie wartości w polu wyszukiwania są wyświetlane czcionką o nazwie pola kombi kontrolki listy — listy zawierającej strzałkę listy rozwijanej: Pusta lista odnośników . W zależności od tego, jak projektant bazy danych ustawił pola odnośnika i pola kombi można edytować elementy na liście i dodawanie elementów do listy. Aby to zrobić, Projektant bazy danych należy ustawić właściwości pola odnośnika (właściwość nosi nazwę Ogranicz do listyi projektanta ma wyłączyć tę funkcję).

Jeśli nie możesz edytować bezpośrednio wartości na liście odnośników, musisz dodać lub zmienić dane na liście wstępnie zdefiniowanych wartości lub w tabeli, która pełni funkcję źródła dla pola odnośnika. Aby uzyskać informacje na ten temat zobacz Edytowanie elementów w polu odnośnika, w dalszej części tego artykułu.

Ponadto po utworzeniu pola odnośnika można opcjonalnie ustawić go do obsługi wielu wartości. Po wykonaniu tej czynności będzie wyświetlane pole wyboru obok każdego elementu listy, a można zaznaczyć lub wyczyścić jako liczby elementów, zależnie od potrzeb. Na poniższym rysunku przedstawiono typowe listy wielowartościowe:

Lista pól wyboru

Aby uzyskać informacje o tworzeniu wielowartościowych pól odnośników i korzystaniu z ich list zobacz artykuły Przewodnik po polach wielowartościowychi Użyj listy, w którym znajduje się wiele wartości .

Uwaga : Załącznik, obliczania i wiele typów danych nie są dostępne w formatach plików mdb.

Wpływ właściwości pola tabeli na proces wprowadzania danych

Oprócz zasady projektowania wpływających na strukturze bazy danych i typów danych, wpływających na to, co można wprowadzić w danym polu niektóre właściwości pola może wpłynąć na sposób wprowadzania danych do bazy danych programu Access.

Wyświetlanie właściwości pola tabeli

Program Access udostępnia dwa sposoby wyświetlania właściwości pola tabeli. Można użyć opcji na karcie Arkusz danych, lub można otworzyć tabelę w widoku projektu. Poniższe kroki przedstawiają sposób za pomocą obu metod.

Wyświetlanie właściwości tabeli na karcie Arkusz danych

  1. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę, do której chcesz użyć.

  2. Kliknij kartę pola, a następnie użyj opcji w grupie Formatowanie, aby wyświetlić właściwości dla każdego pola tabeli. Notatkę, jeśli korzystasz z programu Access 2007 można znaleźć tej listy na karcie Arkusz danych w grupie typów danych i formatowanie.

Wyświetlanie właściwości tabeli w widoku projektu

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę i kliknij polecenie Widok projektu Obraz przycisku w menu skrótów.

    Program Access otworzy tabelę w siatce projektu.

  2. W dolnej części siatki kliknij kartę Ogólne, jeśli nie jest jeszcze zaznaczona.

    — lub —

    Aby wyświetlić właściwości pola odnośnika, kliknij kartę Odnośnik.

    Pole odnośnika to pole tabeli używające kwerendy, aby pobrać dane z jednej lub kilku tabel w bazie danych. Domyślnie pole odnośnika wyświetla te wartości w formie listy. W zależności od tego, jak projektant bazy danych ustawia w polu wyszukiwania można wybrać jeden lub więcej elementów z listy.

W poniższej tabeli wymieniono właściwości, które mają największy wpływ na wprowadzanie danych i wyjaśniono ich wpływ na wprowadzanie danych.

Właściwość

Lokalizacja w siatce projektu tabeli

Możliwe wartości

Zachowanie podczas wprowadzania danych

Rozmiar pola

Karta Ogólne

0-255

Limit znaków dotyczy tylko pola ustawiono typ danych tekst. Jeśli spróbujesz wprowadzić więcej niż określoną liczbę znaków, pole Wycina je.

Wymagane

Karta Ogólne

Tak/Nie

Jeśli włączona, ta właściwość wymusza wprowadź wartość w polu, a dostęp nie będzie można zapisać wszelkie nowe dane dopiero po wykonaniu wymaganego pola. Gdy wyłączona, pole akceptuje wartości null, co oznacza, że pole może pozostać puste.

Uwaga : Wartość null nie jest równa wartości zero. Zero jest cyfrą, a "null" jest wartość Brak, niezdefiniowaną lub nieznany.

Zezwalaj na zero znaków o długości.

Karta Ogólne

Tak/Nie

Gdy włączone, możesz wprowadzić ciągi o zerowej długości — ciągi, które nie zawierają znaków. Aby utworzyć ciąg o zerowej długości, wprowadź dwa znaki podwójnego cudzysłowu w polu ("").

Indeksowane

Karta Ogólne

Tak/Nie

Gdy pole tabeli jest indeksowane, Access zapobiega dodawaniu zduplikowane wartości. Możesz również utworzyć indeks z więcej niż jednego pola. Jeśli to zrobisz, można duplikujące się wartości w jednym polu, ale nie obu pól.

Maski wprowadzania

Karta Ogólne

Wstępnie zdefiniowany lub niestandardowy zestawy znaków tekstu i symboli zastępczych

Maska wprowadzania wymusza wpisywanie danych według wstępnie zdefiniowanego formatu. Maski są wyświetlane po zaznaczeniu pola w tabeli lub formantu w formularzu. Załóżmy na przykład, kliknij pole Date i wyświetla się następujący zestaw znaków: MMM-DD-YYYY. To maski wprowadzania. Wymusza ona wprowadzanie wartości miesięcy w postaci trzyliterowego skrótu, takie jak paź i wartości roku w postaci czterech cyfr — na przykład paź-15-2017.

Uwaga : Pamiętaj, że maski wprowadzania tylko kontrolować sposób wprowadzania danych, nie jak program Access przechowuje lub wyświetla dane.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i używania masek wprowadzania zobacz artykuł sterowania formatami wprowadzania danych za pomocą masek wprowadzania. Aby uzyskać więcej informacji na temat jak program Access przechowuje i wyświetla dane typu Data/Godzina zobacz artykuł Wprowadzanie wartości daty lub godziny.

Ogranicz do listy

Karta Wyszukiwanie

Tak/Nie

Włącza lub wyłącza zmiany elementów w polu odnośnika. Nowi użytkownicy programu Access próbują czasem zmieniać elementy w polu odnośnika ręcznie. Gdy program Access uniemożliwia zmienianie elementów w polu, ta właściwość jest ustawiona na wartość Tak. Jeśli ta właściwość jest włączona, a konieczna zmiana elementów na liście, należy otworzyć listy (jeśli wan do edytowania listy wartości) lub tabelę, która zawiera dane źródłowe dla listy (Jeśli chcesz edytować pole odnośnika) i zmień wartości. Aby uzyskać więcej informacji na temat używania pól odnośników zobacz Edytowanie elementów w polu odnośnika, w dalszej części tego artykułu.

Zezwalaj na edycję listy wartości

Karta Wyszukiwanie

Tak/Nie

Włącza lub wyłącza polecenie Edytuj elementy listy dla listy wartości, ale nie w przypadku pól odnośników. Aby włączyć tego polecenia w przypadku pól odnośników, wprowadź nazwę prawidłowy formularz we właściwości Formularz edycji elementów listy . Polecenie Zezwalaj na edycję listy wartości pojawia się w menu skrótów, które można otworzyć, klikając prawym przyciskiem myszy formant pola kombi lub pola listy. Po uruchomieniu polecenia, zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytuj elementy listy. Ewentualnie Jeśli określisz nazwę formularza w polu właściwości Formularz edycji elementów listy , zostanie uruchomiony formularz zamiast wyświetlania okna dialogowego.

Uwaga : Polecenie Edytuj elementy listy w polu listy i formanty pola kombi znajdujących się w formularzach i z formantów pola kombi znajdujących się w tabelach i wyników kwerendy zestawów. Formularze muszą być otwarte w widoku projektu lub widoku przeglądania; tabele i zestawy wyników kwerend musi być otwarty w widoku arkusza danych.

Formularz edycji elementów listy

Karta Wyszukiwanie

Nazwa formularza wprowadzania danych

Wprowadzana nazwa formularza wprowadzania danych jako wartości tej właściwości tabeli, gdy użytkownik uruchamia polecenie Edytuj elementy listy zostanie otwarty formularz. W przeciwnym razie wyświetlone okno dialogowe Edytuj elementy listy, po uruchomieniu tego polecenia.

Początek strony

Dodawanie rekordów bezpośrednio do tabeli w widoku arkusza danych

Otwórz tabelę w widoku arkusza danych przypomina arkusz programu Excel i można wpisać lub wkleić dane do jednego lub więcej pól — odpowiednika komórki w arkuszu.

Pamiętaj o następujących kwestiach podczas dalszej pracy.

  • Nie musisz zapisze danych. Program Access zapisuje zmiany w tabeli po umieszczeniu kursora do nowego pola w tym samym wierszu lub po umieszczeniu kursora do innego wiersza.

  • Domyślnie pola bazy danych programu Access są ustawione akceptować określony typ danych, takich jak tekst lub liczby. Należy wprowadzić typ danych pola jest ustawiona, aby zaakceptować. W przeciwnym razie, program Access wyświetli komunikat o błędzie:

    Komunikat o błędzie dotyczący nieprawidłowej wartości

  • Pole może mieć ustawioną maskę wprowadzania. Maski wprowadzania to zestaw znaków tekstu i symboli zastępczych, który wymusza wpisywanie danych w określonym formacie.

    Aby uzyskać więcej informacji na temat masek wprowadzania zobacz artykuł sterowania formatami wprowadzania danych za pomocą masek wprowadzania.

  • Z wyjątkiem załączników i list wielowartościowych można wprowadzić tylko jeden rekord w większości pól. Jeśli nie wiesz, czy pole akceptuje załączniki, można sprawdzić właściwości pola. Aby to zrobić, zobacz kroki w oknie dialogowym Właściwości widoku dla pola tabeli, w tym artykule. Listy wielowartościowe można zawsze zidentyfikować, ponieważ program Access wyświetla pole wyboru obok każdego elementu listy.

Wprowadzanie danych w tabeli

  1. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę, do której chcesz użyć.

    Domyślnie program Access otworzy tabelę w widoku arkusza danych — siatce przypominającej arkusz programu Excel.

  2. Kliknij przycisk lub w przeciwnym razie umieścić fokus na pierwsze pole, którego chcesz użyć, a następnie wprowadź dane.

  3. Aby przejść do następnego pola w tym samym wierszu, naciśnij klawisz TAB, użyj klawiszy Strzałka w prawo lub w lewo lub kliknij komórkę w następnym polu.

    Po naciśnięciu klawisza TAB, domyślnie program Access używa ustawień regionalnych systemu Windows do określenia, czy przenosi kursor w lewo lub w prawo. Jeśli komputer jest używany język, który odczytuje od lewej do prawej, kursor zostanie przeniesiony na prawo po naciśnięciu klawisza TAB. Jeśli komputer jest używany język, który odczytuje od prawej do lewej, kursor zostanie przeniesiony z lewej strony.

    Aby przejść do następnej komórki w kolumnie, górę lub Strzałka w dół lub kliknij komórkę, która ma być.

Stosowanie formatowania tekstu do danych w polu długi tekst (Nota)

  1. Z tabeli Otwórz w widoku arkusza danych, zaznacz pole długi tekst. Jeśli korzystasz z programu Access 2007 lub Access 2010, że pola typu Nota.

    Zazwyczaj pól długi tekst zawiera komentarze lub notatek, a więc można wyszukiwać pole o nazwie "Komentarze" lub "Notatki". Jeśli nadal nie możesz znaleźć pól długi tekst, zobacz kroki w oknie dialogowym Właściwości widoku dla pola tabeli, w tym artykule.

  2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka Użyj przyciski i menu, aby sformatować tekst.

    Obraz wstążki programu Access

    Można stosować różne czcionki i rozmiary, także pogrubienie lub kursywa, zmienić kolory i tak dalej.

Początek strony

Dodawanie rekordów przy użyciu formularza

Formularze wprowadzania danych umożliwiają łatwiejszy, szybszy i dokładniejszy sposób wprowadzania danych. Formularze tworzy się zazwyczaj gdy potrzebne do wprowadzania danych w więcej niż jedną tabelę naraz. Jeśli chcesz ukryć niektóre pola w tabeli, aby ułatwić (krok, który może ograniczyć koszty szkolenia) za pomocą bazy danych i chcesz upewnić się, że użytkownicy będą wprowadzać dane dokładnie w taki sposób, również utworzyć formularze.

Jak edytować dane za pomocą formularza zależy od projektu formularza. Formularze mogą zawierać dowolną liczbę formantów, takich jak listy, pola tekstowe, przyciski i arkuszach danych — siatki wyglądające jak arkusze programu Excel. Z kolei każdy z formantów formularza odczytuje albo zapisuje dane do odpowiedniego pola tabeli. Do czego danego formantu zależy od typu danych ustawione dla odpowiedniego pola tabeli, właściwości tego pola oraz prawdopodobnie szeregu właściwości ustawionych przez projektanta bazy danych dla każdej kontrolki. Aby uzyskać więcej informacji o wpływie typów danych i właściwości pola na wprowadzanie danych zobacz jak typy danych wpływa na sposób wprowadzania danych i wpływ właściwości pola tabeli na proces wprowadzania danych, w tym artykule.

Jak korzystać z najczęściej używanych kontrolki wprowadzania danych można znaleźć w poniższych sekcjach. Jeśli masz pytania dotyczące konkretnej bazy danych, skontaktuj się z administratorem systemu lub projektantem bazy danych.

Dodawanie lub edytowanie tekstu w polu tekstowym

Podczas dodawania lub edytowania tekstu w polu tekstowym, możesz pracować z danymi w tekst lub długi pola tekstowego (Nota). Podczas dalszej pracy, należy pamiętać, że można ustawić pól długi tekst (lub formant związany z polem długi tekst) obsługi tekstu sformatowanego, a do tekstu można zastosować różnych czcionek, rozmiarów, style i kolory.

Edytowanie tekstu w polu tekstowym

  • Umieść kursor w polu tekstowym i zmodyfikuj dane. Pamiętaj, że nie wykonywać obliczenia na liczbach, tekst lub długi tekst (Nota) pola.

Stosowanie formatowania tekstu sformatowanego

Uwaga : Tylko wtedy, gdy pole tekstowe jest powiązane z polem długi tekst (Nota), można wykonać następujące czynności. Zobacz kroki w oknie dialogowym Właściwości widoku dla pola tabeli, w tym artykule.

  1. Otwieranie formularza lub widoku układu lub Otwórz tabelę w widoku arkusza danych formularza wybierz pole, długi tekst (Nota).

  2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka Użyj przyciski i menu, aby sformatować tekst.

    Obraz wstążki programu Access

    Można stosować różne czcionki i rozmiary, także pogrubienie lub kursywa, zmienić kolory i tak dalej.

Wprowadzanie danych przy użyciu listy

List można używać w formularzach i tabele i kwerendy otwartej w widoku arkusza danych zestawy wyników — siatce przypominającej arkusz programu Excel.

Korzystając z listy w formularzu, można zobaczyć formantu pola kombi lub formant pola listy. Te dane liczbowe przedstawić pola kombi i formant pola listy odpowiednio.

Pusta lista odnośników

Podstawowy formant pola listy w formularzu

Korzystając z listy w zestawie wyników tabelę lub kwerendę, Access domyślnie używa pola kombi.

Ponadto list mogą obsługiwać wiele wartości. Jeśli zostanie wyświetlona lista pole wyboru obok każdego elementu listy, można wybrać do 100 elementów na tej liście. Wielowartościowe list, które można utworzyć bez programowania można Rozwiązywanie typowych problemów z firmą. Załóżmy, że używasz bazy danych programu Access do śledzenia problemów z obsługą klienta. Jeśli chcesz przypisać wiele osób do problemu, można użyć listy wielowartościowe. Te dane liczbowe Pokazywanie typowych list wielowartościowych.

Otwarta lista rozwijana pól wyboru   Lista pól wyboru

Można również edytować elementy na liście. Jeśli użytkownik lub projektanta bazy danych należy włączyć polecenie, dodawanie, zmienianie i usuwać elementy bezpośrednio z listy. Jednak projektanci baz danych można wyłączyć polecenie, więc nie mogą być dostępne dla wszystkich baz danych.

W poniższych sekcjach omówiono sposób użycia i edycji list.

Wybierz elementy z listy rozwijanej

  1. Otwórz formularz, tabelę lub zestaw wyników kwerendy, który zawiera listę.

    Uwaga : Formularze należy otwierać w widoku formularza lub widok układu. Tabele i zestawy wyników kwerendy w widoku arkusza danych.

  2. Kliknij strzałkę w dół obok listy, a następnie wybierz element, który chcesz.

  3. Aby dokonać wyboru z bazą danych, Przenieś kursor do innego pola.

Wybieranie elementów z pola listy

  1. Otwórz formularz, który zawiera listę.

  2. Przewiń w dół na liście elementów w polu listy i wybierz element, który chcesz.

  3. Aby dokonać wyboru z bazą danych, Przenieś kursor do innego pola.

Wybieranie elementów z listy rozwijanej pole wyboru

  1. Otwórz formularz, tabelę lub zestaw wyników kwerendy, który zawiera listę.

    Uwaga : Za pomocą pola wyboru list rozwijanych w formularzach, tabelach i zestawach wyników kwerendy. Aby to zrobić, musisz otworzyć formularzy w widoku formularza lub widoku przeglądania i tabele i zestaw wyników kwerendy w widoku arkusza danych.

  2. Kliknij strzałkę w dół obok listy.

  3. Zaznacz pola wyboru do 100, a następnie kliknij przycisk OK.

Wybieranie elementów z listy z polami wyboru

  1. Otwórz formularz, który zawiera listę.

    Uwaga : Należy otworzyć formularz w widoku formularza lub widoku przeglądania.

  2. Kliknij strzałkę w dół obok listy.

  3. Wybierz pozycję więcej niż 100 pól wyboru, a następnie kliknij przycisk OK.

Edytowanie elementów na liście

Uwaga : Można edytować dowolny typ listy w formularzu, tabeli lub w zestawie wyników kwerendy. Należy pamiętać, że formularze należy otwierać w widoku formularza lub widoku przeglądania, należy otworzyć tabele i zestawy wyników kwerendy w widoku arkusza danych. Pamiętaj również, Projektant bazy danych lub pracownika działu informatycznego może wyłączyć to polecenie, więc może nie być dostępna na wszystkich czasu.

  1. Otwórz formularz, tabelę lub zestaw wyników kwerendy, który zawiera listę.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy listę, którą chcesz edytować, a następnie kliknij polecenie Edytuj elementy listy.

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe lub formularz wprowadzania danych. Sposób wyświetlania zależy od typu listy, którą chcesz edytować. Program Access używa dwóch podstawowych typów list — list wartości i list odnośników. Wyświetlanie listy wartości zestawu elementów, że ręczne wprowadzanie i listy odnośników pobrać dane z jednej lub kilku tabel przy użyciu kwerendy. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • W przypadku edytowania listy wartości, aby edytować dane listy za pomocą okna dialogowego Edytuj elementy listy, a po zakończeniu kliknij przycisk OK.

    • Jeśli edytujesz listy odnośników, zostanie wyświetlony formularz wprowadzania danych. Ten formularz służy do edytowania danych listy.

Początek strony

Edytowanie elementów w polu odnośnika

Pole odnośnika przedstawia listę danych, które użytkownicy mogą używać, aby zaznaczyć jeden lub więcej elementów. Można utworzyć dwa typy listy odnośników.

  • Listy wartości    Zawierają one stały zestaw wartości, które można wprowadzać ręcznie. Wartości znajdują się we właściwości Źródło wierszy pola odnośnika.

  • Lista odnośników    Używają one kwerendy, która pobiera wartości z innej tabeli. Właściwość Źródło wierszy pola zawiera kwerendę zamiast stałej listy wartości.

Domyślnie program Access wyświetli danych odnośnika na liście rozwijanej, ale można również określić formant pola listy. Listy rozwijanej zostanie otwarty do wyświetlania listy które zostanie zamknięte po dokonaniu wyboru. Pole listy, otwórz pozostaje przez cały czas.

Polecenie Edytuj elementy listy lub można edytować dane bezpośrednio we właściwości Źródło wierszy lub tabeli źródłowej. Aby uzyskać informacje o korzystaniu z polecenia Edytuj elementy listy zobacz Wprowadzanie danych przy użyciu listy, w tym artykule. Czynności opisane w tej sekcji wyjaśniono, jak edytować elementów bezpośrednio we właściwości Źródło wierszy lub w tabeli źródłowej. Proces obejmuje kilka czynności.

  • Zidentyfikuj pole odnośnika. Nieco inny proces należy wykonać podczas pracy z formularzem niż z tabelą.

  • Określa rodzaj pola odnośnika — lista wartości lub listy odnośników. Jeśli korzystasz z listy odnośników, należy określić tabelę źródłową, zawierającą dane dla pola odnośnika.

  • Edytowanie elementów na liście wartości.

    — lub —

    Otwórz tabelę źródłową listy odnośników i edytować dane w tej tabeli.

Zidentyfikuj pole odnośnika z formularza

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy formularz, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

    — lub —

    Jeśli formularz jest już otwarty, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy kartę formularza i w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

    — lub —

    Na karcie Narzędzia główne w grupie Widok kliknij przycisk Widok, aby przełączyć się między dostępne widoki. Można także kliknij strzałkę w obszarze Widok, a następnie z menu wybierz jedną z dostępnych widoków.

    Obraz wstążki programu Access

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy formant pola kombi lub pola listy, a następnie kliknij polecenie Właściwości.

  3. W arkuszu właściwości kliknij kartę Wszystkie, a następnie zlokalizuj właściwości Typ źródła wierszy i Źródło wierszy. Właściwości Typ źródła wierszy powinna zawierać Listy wartości lub Tabela/Kwerenda, a właściwość Źródło wierszy musi zawierać listę elementów oddzielonych średnikami lub kwerendę. W razie potrzeby Powiększ arkusz właściwości, tak aby można było odczytać listę elementów lub kwerendę.

    Zazwyczaj listy wartości, używając następującej składni podstawowej: element """;" element";" element"

    W tym przypadku lista jest zestaw elementy ujęte w podwójny cudzysłów i oddzielone średnikami.

    Kwerendy wybierające, używając następującej składni podstawowej: Wybierz [nazwa_tabeli_lub_kwerendy]. [ nazwa_pola] FROM [nazwa_tabeli_lub_kwerendy].

    W tym przypadku kwerenda zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli lub kwerendy i do pola w tej tabeli lub kwerendy. Druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli lub kwerendy. W tym miejscu jest kluczowym elementem do zapamiętania: klauzule SELECT nie może zawierać nazwę tabeli lub kwerendy, lecz zawsze zawierają nazwę co najmniej jednego pola. Jednak wszystkie klauzule FROM muszą odwoływać się do tabeli lub kwerendy. Tak możesz zawsze można znaleźć tabelę źródłową lub kwerendę źródłową dla pola odnośnika, czytając klauzuli FROM.

  4. Wykonaj jedną z poniższych czynności:

    • Jeśli korzystasz z listy wartości, edytowanie elementów na liście. Upewnij się, należy ująć każdy element w podwójne cudzysłowy, a każdy element oddzielając średnikiem.

    • Jeśli kwerenda na liście odnośników odwołuje się do innej kwerendy w okienku nawigacji otwórz tę drugą kwerendę w widoku projektu (kliknij kwerendę prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Widok projektu ). Zanotuj nazwę tabeli, które zostanie wyświetlone w górnej części projektanta kwerend, a następnie przejdź do następnego kroku.

      — lub —

      Jeśli kwerenda w polu odnośnika odwołuje się do tabeli, zanotuj nazwę tabeli, a następnie przejdź do następnego kroku.

  5. Kliknij dwukrotnie tabelę w okienku nawigacji, aby otworzyć go w widoku arkusza danych, a następnie Edytuj elementy listy, stosownie do potrzeb.

Zidentyfikuj pole odnośnika z tabeli

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

  2. W górnej części siatki projektu kwerendy, w kolumnie Typ danych, kliknij przycisk lub w przeciwnym razie umieścić fokus na dowolny tekst, liczba, lub tak/nie pola.

  3. W dolnej części siatki projektu tabeli kliknij kartę Odnośnik, a następnie spójrz na właściwości Typ źródła wierszy i Źródło wierszy.

    Właściwość Typ źródła wierszy musi mieć Listy wartości lub Tabela/Kwerenda. Właściwość Źródło wierszy musi zawierać listę wartości lub kwerendy.

    Listy wartości, używając następującej składni podstawowej: element """;" element";" element"

    W tym przypadku lista jest zestaw elementy ujęte w podwójny cudzysłów i oddzielone średnikami.

    Zazwyczaj kwerend wybierających, używając następującej składni podstawowej: Wybierz [nazwa_tabeli_lub_kwerendy]. [ nazwa_pola] FROM [nazwa_tabeli_lub_kwerendy].

    W tym przypadku kwerenda zawiera dwie klauzule (SELECT i FROM). Pierwsza klauzula odwołuje się do tabeli lub kwerendy i do pola w tej tabeli lub kwerendy. Druga klauzula odwołuje się tylko do tabeli lub kwerendy. W tym miejscu jest kluczowym elementem do zapamiętania: klauzule SELECT nie może zawierać nazwę tabeli lub kwerendy, lecz zawsze zawierają nazwę co najmniej jednego pola. Jednak wszystkie klauzule FROM muszą odwoływać się do tabeli lub kwerendy. Tak możesz zawsze można znaleźć tabelę źródłową lub kwerendę źródłową dla pola odnośnika, czytając klauzuli FROM.

  4. Wykonaj jedną z poniższych czynności:

    • Jeśli korzystasz z listy wartości, edytowanie elementów na liście. Upewnij się, należy ująć każdy element w podwójne cudzysłowy, a każdy element oddzielając średnikiem.

    • Jeśli kwerenda w polu wyszukiwania odwołuje się do innej kwerendy w okienku nawigacji otwórz tę drugą kwerendę w widoku projektu (kliknij kwerendę prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Widok projektu ). Zanotuj nazwę tabeli, które zostanie wyświetlone w górnej części projektanta kwerend, a następnie przejdź do następnego kroku.

      — lub —

      Jeśli kwerenda w polu odnośnika odwołuje się do tabeli, zanotuj nazwę tabeli, a następnie przejdź do następnego kroku.

  5. Kliknij dwukrotnie tabelę w okienku nawigacji, aby otworzyć go w widoku arkusza danych, a następnie Edytuj elementy listy, stosownie do potrzeb.

Początek strony

Wprowadzanie znaków o zerowej długości.

Access umożliwia rozróżnienie dwóch rodzajów wartości pustych: wartości Null oraz ciągi o zerowej długości. Wartości NULL oznacza nieznaną wartość, a ciągi o zerowej długości oznaczają pola, których zawierać spacji. Na przykład załóżmy, że masz tabelę danych klientów i tej tabeli zawiera pole numer faksu. Możesz pozostawić pole puste, jeśli masz pewności numer faksu klienta. W takim przypadku pozostawiając puste pole wprowadza wartość null, co oznacza, że nie wiesz, co to jest wartość. Jeśli okaże się później, że klient nie posiada faksu, należy wprowadzić ciąg o zerowej długości w polu, aby wskazać, że wiesz, że jest puste.

Uwaga : Należy pamiętać, że można ustawić właściwość, która zapobiega pola akceptuje wartości null. Aby uzyskać więcej informacji na temat ustawiania właściwości zobacz jak typy danych wpływa na sposób wprowadzania danych, w tym artykule.

  1. Otwórz tabelę w widoku arkusza danych lub formularza w widoku formularza lub widoku przeglądania.

  2. Wybierz pole, a następnie wpisz dwa podwójne cudzysłowy bez spacji między nimi ("").

  3. Przeniesienie kursora do innego rekordu, aby zatwierdzić zmiany do bazy danych. Domyślnie cudzysłów zniknie.

Początek strony

Dodawanie rekordów przy importowanie lub łączenie danych

Można importować lub połączyć dane znajdujące się w różnych źródeł, takich jak inne bazy danych programu Access, skoroszytów programu Excel, plików tekstowych i dokumenty programu Word i list na serwerach z programem Microsoft SharePoint Services.

Objaśnienie sposobu importowania i łączenia ze źródłami danych wykracza poza zakres tego artykułu. Poniższe łącza prowadzą do informacji na temat importowania i łączenia danych.

Początek strony

Metody zaoszczędzić czas podczas wprowadzania danych

Program Access udostępnia na różne sposoby, aby przyspieszyć procesu wprowadzania danych. Procedury przedstawione w poniższych sekcjach wyjaśniono, jak ustawić wartość domyślną dla pola i listy w formularzach i jak używać klawiszy skrótów do ponownego użycia wartości podczas sortowania danych.

Ustawianie wartości domyślnej dla pola lub formantu

Jeśli dużej liczby rekordów mają taką samą wartość dla danego pola, na przykład miasto lub kraj/region, można zaoszczędzić czas, ustawiając wartość domyślną dla formant związany z tym polem. Podczas otwierania formularza lub Utwórz nowy rekord z wartością domyślną w formancie jest domyślnie widoczna.

Ustawianie wartości domyślnej dla kontrolki

  1. Otwórz formularz w widoku projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontrolkę, którą chcesz pracować z, a następnie kliknij polecenie Właściwości.

  3. Na karcie dane do wartości, które mają należy ustawić właściwości Wartość domyślna.

  4. Powtórz kroki od 1 do 3, aby ustawić nową wartość domyślną.

Określ inną wartość

  • Wartość w polu tekstowym wprowadź nowe dane. Wartość domyślną można zastąpić w dowolnym momencie.

    — lub —

  • Wartości na liście wybierz nową wartość z listy.

Ponowne używanie wartości podczas sortowania

Podczas przechodzenia między rekordami, może być konieczne posortować każdy rekord za pomocą tej samej wartości. Po wykonaniu, można zaoszczędzić czas przy użyciu klawiszy skrótów, aby powtórzyć wartość sortowania. Na przykład załóżmy, że możesz sortować listę zamówień według typu produktu. W pierwszym rekordzie możesz wpisać napojów wygładzone sortowania miejsce, w którym klienci kupiony wygładzone napojów. Po przeniesieniu do następnego rekordu, można skopiować i ponowne używanie tę wartość sortowania.

Uwaga : W tej procedurze założono, że formularz w widoku formularza.

  1. Przechodzenie do pola, które używa ponownie wartości odpowiedniego pola w poprzednim rekordzie.

  2. Naciśnij klawisze CTRL +' (apostrof).

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×