Dodawanie informacji o nieobecności do kalendarzy Outlook współpracowników

W kalendarzu Outlook możesz łatwo oznaczyć godzinę jako „zajętą” lub „nieobecną”. Ale co zrobić, jeśli nie korzystasz z usługi Office 365 i nie masz włączonej funkcji udostępniania kalendarza, ale musisz udostępnić swoim współpracownikom informacje o czasie swojej nieobecności w biurze? W tym artykule wyjaśniono, jak dodać niestandardowe wezwania na spotkania całodzienne do kalendarzy współpracowników bez wpływania na dostępny czas wolny w ich kalendarzach.

Planowanie czasu urlopu za pomocą wezwania na spotkanie jest procesem dwuetapowym. Najpierw należy poinformować współpracowników o swojej nieobecności, dodając czas urlopu do ich kalendarzy. Następnie należy zablokować swój czas urlopu we własnym kalendarzu.

Krok 1. Dodawanie czasu urlopu do kalendarzy współpracowników

Gdy oznaczysz w swoim kalendarzu czas jako „nieobecny”, Twoi współpracownicy zobaczą to, jeśli będą próbować zaplanować z Tobą spotkanie. Jednak czy nie byłoby wspaniale, jeśli byłaby możliwość poinformowania wszystkich jednocześnie z wyprzedzeniem o datach Twojej nieobecności bez wpływania na ich stan wolny/zajęty i zaśmiecania ich kalendarzy? Możesz to zrobić, ustawiając wyświetlenie informacji w ich kalendarzach jako wydarzenie całodzienne, jednak w przeciwieństwie do normalnego wydarzenia całodziennego, w przypadku którego czas jest zwykle ustawiony jako „zajęty”, to wydarzenie całodzienne jest wyświetlane jako czas wolny. Dostępność czasu wolnego/zajętego Twoich współpracowników pozostanie niezmieniona.

Uwaga : Wezwania na spotkania są przeznaczone do przesyłania między użytkownikami programu Outlook. Aby można było wyświetlać harmonogramy innych osób podczas redagowania wezwań na spotkania w programie Outlook, organizacja musi korzystać z programu Microsoft Exchange Server.

  1. W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Nowe spotkanie.

    Skrót klawiaturowy  Aby utworzyć nowe wezwanie na spotkanie, naciśnij klawisze CTRL+SHIFT+Q.

  2. Wpisz opis w polu Temat i w razie potrzeby wprowadź lokalizację w polu Lokalizacja.

  3. Z list Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia wybierz godzinę początkową i końcową nieobecności. W przypadku urlopu będą to zwykle dni. W takim wypadku zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

    Uwaga : Domyślnie na potrzeby planowania program Outlook używa bieżącego ustawienia strefy czasowej komputera. Jeśli chcesz zaplanować swój czas nieobecności w oparciu o inną strefę czasową, w grupie Opcje kliknij pozycję Strefy czasowe.

  4. W grupie Opcje w obszarze Pokaż jako kliknij pozycję Wolny na liście rozwijanej. Jeśli określono już, że jest to wydarzenie całodzienne, w obszarze Pokaż jako jest automatycznie ustawiana wartość Wolny.

    Ważne : 

    • Upewnij się, że w obszarze Pokaż jako została ustawiona wartość Wolny. Umożliwia to adresatom wezwania na spotkanie jego zaakceptowanie i dodanie czasu Twojego urlopu do swoich kalendarzy bez blokowania w nich jakiegokolwiek czasu. W kalendarzach adresatów czas Twojego urlopu będzie nadal dostępny dla nich do planowania.

    • Podczas wybierania wydarzenia całodziennego za godzinę rozpoczęcia tego wydarzenia jest przyjmowana północ. Aby Twoi współpracownicy nie otrzymywali alertów w nieodpowiednich godzinach, ustaw opcję Przypomnienie na wartość Brak.

  5. Wpisz informacje, które mają zostać udostępnione adresatom.

  6. Dodaj określonych adresatów w polu Do.

  7. Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o serii cyklicznych nieobecności, w grupie Opcje kliknij pozycję Cykl, wybierz wzorzec cyklu i kliknij przycisk OK.

  8. Kliknij przycisk Wyślij.

Jeśli to wezwanie na spotkanie zostanie wysłane z opcją Pokaż jako ustawioną na wartość Wolny, to wydarzenie pojawi się na początku każdego dnia w kalendarzu Twoich współpracowników w programie Outlook jako wizualne przypomnienie, które nie będzie blokowało czasu pracy.

Uwaga : Jeśli nie zaznaczono opcji Wydarzenie całodzienne, wydarzenie to będzie wyświetlane w siatce czasu, ale nie będzie wyświetlane w górnej części dnia. Będzie jednak nadal oznaczone jako czas wolny.

Krok 2. Blokowanie czasu urlopu w kalendarzu

Po wykonaniu czynności opisanych w poprzedniej sekcji wysłane przez Ciebie wezwanie na spotkanie zostało oznaczone jako czas wolny, aby zapobiec blokowaniu czasu w kalendarzach innych osób. Jednak ten czas jest również oznaczony jako wolny w Twoim kalendarzu. Teraz musisz utworzyć dodatkowy termin dla siebie, aby inne osoby widziały Twoją niedostępność w określonym czasie.

Często popełnianym błędem jest otwarcie wezwania na spotkanie we własnym kalendarzu i zmienienie ustawienia Pokaż jako z wartości Wolny na Nieobecny po wysłaniu oryginalnego wezwania. W wyniku tego działania do każdej osoby, do której zostało wysłane wezwanie na spotkanie, zostanie wysłana aktualizacja zmieniająca wartość Wolny na Nieobecny, co zniweczy podjęte kroki w celu zapobieżenia temu. Musisz w swoim kalendarzu utworzyć zduplikowany termin, ustawiając w nim opcję Pokaż jako na wartość Nieobecny.

Gdy inne osoby podczas planowania spotkań i innych zdarzeń będą używały kalendarza Outlook, będą widziały Twoją dostępność, chyba że zmienisz uprawnienia do swojego kalendarza, aby to uniemożliwić. Zwykle terminy, spotkania i wydarzenia mają opcję Pokaż jako ustawioną na wartość Zajęty. Można także tworzyć elementy z opcją Pokaż jako ustawioną na wartość Nieobecny. Elementy ustawione na wartość Nieobecny są traktowane podobnie jak elementy z ustawioną wartością Zajęty. Nikt przecież nie powinien oczekiwać w tym czasie Twojej dostępności. Wizualnie oba typy różnią się — elementy z ustawieniem Nieobecny są wyświetlane w kolorze fioletowym, a elementy z ustawieniem Zajęty mają niebieski kolor motywu. Ta różnica w wyglądzie pomaga w rozróżnieniu przyczyny niedostępności. Możliwe jest na przykład przeniesienie powodującego konflikt elementu oznaczonego jako Zajęty, ale prawdopodobnie niemożliwe lub mało prawdopodobne jest zmienienie elementu z ustawieniem Nieobecny, na przykład czasu urlopu.

  1. W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Nowy termin.

  2. W polu Temat wpisz nazwę swojej nieobecności.

  3. W polach Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia kliknij daty rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.

  4. Zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

  5. Zmień ustawienie Pokaż jako na wartość Nieobecny.

  6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Uwaga : Możesz rozważyć usunięcie (tylko ze swojego kalendarza) wezwania na spotkanie, które zostało początkowo wysłane do innych osób. Możesz je też pozostawić w kalendarzu, aby można było łatwo wysłać ich aktualizację lub anulowanie, jeśli zmienią się Twoje plany.

Krok 1. Dodawanie czasu urlopu do kalendarzy współpracowników

Gdy oznaczysz w swoim kalendarzu czas jako „nieobecny”, Twoi współpracownicy zobaczą to, jeśli będą próbować zaplanować z Tobą spotkanie. Jednak czy nie byłoby wspaniale, jeśli byłaby możliwość poinformowania wszystkich jednocześnie z wyprzedzeniem o datach Twojej nieobecności bez wpływania na ich stan wolny/zajęty i zaśmiecania ich kalendarzy? Możesz to zrobić, ustawiając wyświetlenie informacji w ich kalendarzach jako wydarzenie całodzienne, jednak w przeciwieństwie do normalnego wydarzenia całodziennego, w przypadku którego czas jest zwykle ustawiony jako „zajęty”, to wydarzenie całodzienne jest wyświetlane jako czas wolny. Dostępność czasu wolnego/zajętego Twoich współpracowników pozostanie niezmieniona.

Uwaga : Wezwania na spotkania są przeznaczone do przesyłania między użytkownikami programu Outlook. Aby można było wyświetlać harmonogramy innych osób podczas redagowania wezwań na spotkania w programie Outlook, organizacja musi korzystać z programu Microsoft Exchange Server.

  1. W menu Plik wskaż pozycję Nowy, a następnie kliknij pozycję Wezwanie na spotkanie.

    Skrót klawiaturowy  Aby utworzyć nowe wezwanie na spotkanie, naciśnij klawisze CTRL+SHIFT+Q.

  2. Wpisz opis w polu Temat i w razie potrzeby wprowadź lokalizację w polu Lokalizacja.

  3. Z list Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia wybierz godzinę początkową i końcową nieobecności. W przypadku urlopu będą to zwykle dni. W takim wypadku zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

    Uwaga : Domyślnie na potrzeby planowania program Outlook używa bieżącego ustawienia strefy czasowej komputera. Jeśli chcesz zaplanować swój czas nieobecności w oparciu o inną strefę czasową, na karcie Spotkanie w grupie Opcje kliknij pozycję Strefy czasowe.

  4. W grupie Opcje w obszarze Pokaż jako kliknij pozycję Wolny w polu listy rozwijanej. Jeśli określono już, że jest to wydarzenie całodzienne, w obszarze Pokaż jako jest automatycznie ustawiana wartość Wolny.

    Ważne : 

    • Upewnij się, że w obszarze Pokaż jako została ustawiona wartość Wolny. Umożliwia to adresatom wezwania na spotkanie jego zaakceptowanie i dodanie czasu Twojego urlopu do swoich kalendarzy bez blokowania w nich jakiegokolwiek czasu. W kalendarzach adresatów czas Twojego urlopu będzie nadal dostępny dla nich do planowania.

    • Podczas wybierania wydarzenia całodziennego za godzinę rozpoczęcia tego wydarzenia jest przyjmowana północ. Aby Twoi współpracownicy nie otrzymywali alertów w nieodpowiednich godzinach, ustaw opcję Przypomnienie na wartość Brak.

  5. Wpisz informacje, które mają zostać udostępnione adresatom.

  6. Dodaj określonych adresatów w polu Do.

  7. Jeśli chcesz powiadomić inne osoby o serii cyklicznych nieobecności, na karcie Spotkanie w grupie Opcje kliknij pozycję Cykl, wybierz wzorzec cyklu i kliknij przycisk OK.

    Po dodaniu wzorca cyklu do wezwania na spotkanie zamiast karty Spotkanie jest wyświetlana karta Spotkanie cykliczne.

  8. Na karcie Spotkanie w grupie Pokazywanie kliknij pozycję Termin.

  9. Kliknij przycisk Wyślij.

Jeśli to wezwanie na spotkanie zostanie wysłane z opcją Pokaż jako ustawioną na wartość Wolny, to wydarzenie pojawi się na początku każdego dnia w kalendarzu Twoich współpracowników w programie Outlook jako wizualne przypomnienie, które nie będzie blokowało czasu pracy.

Uwaga : Jeśli nie zaznaczono opcji Wydarzenie całodzienne, wydarzenie to będzie wyświetlane w siatce czasu, ale nie będzie wyświetlane w górnej części dnia. Będzie jednak nadal oznaczone jako czas wolny.

Krok 2. Blokowanie czasu urlopu w kalendarzu

Po wykonaniu czynności opisanych w poprzedniej sekcji wysłane przez Ciebie wezwanie na spotkanie zostało oznaczone jako czas wolny, aby zapobiec blokowaniu czasu w kalendarzach innych osób. Jednak ten czas jest również oznaczony jako wolny w Twoim kalendarzu. Teraz musisz utworzyć dodatkowy termin dla siebie, aby inne osoby widziały Twoją niedostępność w określonym czasie.

Często popełnianym błędem jest otwarcie wezwania na spotkanie we własnym kalendarzu i zmienienie ustawienia Pokaż jako z wartości Wolny na Nieobecny po wysłaniu oryginalnego wezwania. W wyniku tego działania do każdej osoby, do której zostało wysłane wezwanie na spotkanie, zostanie wysłana aktualizacja zmieniająca wartość Wolny na Nieobecny, co zniweczy podjęte kroki w celu zapobieżenia temu. Musisz w swoim kalendarzu utworzyć zduplikowany termin, ustawiając w nim opcję Pokaż jako na wartość Nieobecny.

Gdy inne osoby podczas planowania spotkań i innych zdarzeń będą używały kalendarza Outlook, będą widziały Twoją dostępność, chyba że zmienisz uprawnienia do swojego kalendarza, aby to uniemożliwić. Zwykle terminy, spotkania i wydarzenia mają opcję Pokaż jako ustawioną na wartość Zajęty. Można także tworzyć elementy z opcją Pokaż jako ustawioną na wartość Nieobecny. Elementy ustawione na wartość Nieobecny są traktowane podobnie jak elementy z ustawioną wartością Zajęty. Nikt przecież nie powinien oczekiwać w tym czasie Twojej dostępności. Wizualnie oba typy różnią się — elementy z ustawieniem Nieobecny są wyświetlane w kolorze fioletowym, a elementy z ustawieniem Zajęty mają niebieski kolor motywu. Ta różnica w wyglądzie pomaga w rozróżnieniu przyczyny niedostępności. Możliwe jest na przykład przeniesienie powodującego konflikt elementu oznaczonego jako Zajęty, ale prawdopodobnie niemożliwe lub mało prawdopodobne jest zmienienie elementu z ustawieniem Nieobecny, na przykład czasu urlopu.

  1. W widoku Kalendarz w menu Plik wskaż polecenie Nowy, a następnie kliknij pozycję Termin.

  2. W polu Temat wpisz nazwę swojej nieobecności.

  3. W polach Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia kliknij daty rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.

  4. Zaznacz pole wyboru Wydarzenie całodzienne.

  5. Zmień ustawienie Pokaż jako na wartość Nieobecny.

  6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Uwaga : Możesz rozważyć usunięcie (tylko ze swojego kalendarza) wezwania na spotkanie, które zostało początkowo wysłane do innych osób. Możesz je też pozostawić w kalendarzu, aby można było łatwo wysłać ich aktualizację lub anulowanie, jeśli zmienią się Twoje plany.

Zobacz też

Najlepsze rozwiązania dotyczące korzystania z Kalendarza Outlook

Planowanie spotkania z innymi osobami

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×