Dodawanie danych zebranych za pośrednictwem wiadomości e-mail do bazy danych programu Access

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Korzystając z programów Microsoft Access 2010 i Microsoft Outlook 2010, można zbierać lub aktualizować informacje za pośrednictwem wiadomości e-mail. Program Access prowadzi użytkownika przez proces tworzenia formularza zbierania danych i wysyłania tego formularza w wiadomości e-mail. Gdy adresaci wiadomości e-mail zwrócą wypełnione formularze, można zdecydować, aby zebrane dane były automatycznie przetwarzane i przechowywane w określonej bazie danych programu Access. Ta metoda zbierania danych pozwala zaoszczędzić czas i nakład pracy wymagane zwykle w procesie kopiowania i wklejania lub ręcznego wprowadzania danych. Poniżej znajduje się kilka scenariuszy, w których ten proces może zostać użyty w celu zebrania danych:

Ankiety   : możesz wykonać ankiety i skompilować wyniki, najpierw utworzyć bazę danych programu Access z tabelami niezbędne do przechowywania wyników, a za pomocą kreatora, aby wygenerować ankietę, a następnie wysłać je do innych uczestników ankiety. Gdy uczestnicy odpowiedzieć, dane ankiety są przechowywane automatycznie w bazie danych.

Raporty o stanie   : czy jest to najnowszy stan poziomu zapasów lub aktualne informacje dotyczące oczekująca problemy, zespołu może pozostać informuje, wysyłając e-mail wiadomości, które zawierają aktualne informacje w regularnych odstępach czasu.

Zarządzanie zdarzenie   : gdy organizowanie konferencji, szkolenia lub innych zdarzeń, można wysłać jedną lub więcej formularzy jako wiadomość e-mail wiadomości zebrać kontaktów preferencje informacji, podróż i hotel i tak dalej. Jeśli wybierzesz automatyczne przetwarzanie odpowiedzi, uczestnicy będą mogli zmienić swoje preferencje w dowolnym momencie bez powiadomienia i zawsze mieć dostęp do najnowszych danych na potrzeby podejmowania decyzji.

W tym artykule wyjaśniono, jakie elementy są potrzebne do zastosowania tego procesu i jak rozpocząć pracę z kreatorem. Artykuł zawiera również dodatkowe informacje na temat różnych kroków wykonywanych w kreatorze, umożliwiające podejmowanie przemyślanych decyzji podczas pracy.

Uwaga : Nie można dodać zebrane dane użycie adresatów usługi Hotmail lub Yahoo wysyłania formularza zbioru danych.

Przed rozpoczęciem

Jeśli dane są zbierane przy użyciu wiadomości e-mail po raz pierwszy, należy wykonać następujące kroki:

  1. Upewnij się, że na komputerze są zainstalowane następujące aplikacje:

    • Access 2007 lub Access 2010.

    • Outlook 2007 lub Outlook 2010. Program Outlook musi być zainstalowany i odpowiednio skonfigurowany na komputerze używanym podczas wysyłania wiadomości e-mail. Jeśli program Outlook jest zainstalowany, ale jeszcze nie skonfigurowany, uruchom go i postępuj zgodnie z instrukcjami Kreatora uruchamiania programu Outlook. Aby uzyskać pomoc dotyczącą tego kreatora, zobacz Pomoc programu Outlook.

    • Jeśli zamierzasz użyć formularza programu InfoPath, upewnij się, że na komputerze jest zainstalowany program InfoPath 2007 lub nowsza wersja tego programu i że adresaci również mają zainstalowany program InfoPath na swoich komputerach.

    • Aby adresaci wiadomości e-mail mogli wyświetlać i edytować formularz, muszą mieć zainstalowany na swoich komputerach program InfoPath lub klienta poczty e-mail obsługującego format HTML.

      Formularz umożliwiający zbieranie danych przy użyciu wiadomości e-mail nie jest formularza programu Access. Kreator generuje specjalnego formularza w formacie HTML lub programu InfoPath.

      Zidentyfikuj docelową bazę danych. Może to być baza danych w formacie mdb lub accdb. Dodatkowo obsługiwane są pliki mde i accde. Jeśli nie ma być używana istniejąca bazy danych, należy utworzyć nową.

  2. Zidentyfikuj lub tworzenie tabel, które zawierają dane z odpowiedzi wiadomości e-mail. Jeśli zbierania danych istniejące tabele, upewnij się, że tabele nie są tylko do odczytu i czy masz niezbędne uprawnienia, aby dodać do lub aktualizowanie ich zawartości.

Uwaga : Przy użyciu wiadomości e-mail nie można zbierać wartości pól typu Załącznik, Autonumerowanie i Obiekt OLE oraz pól wielowartościowych.

Jeśli operacja zbioru danych wypełnia dwóch lub więcej tabel, należy utworzyć kwerendę wybierającą i użyć jej jako źródła rekordów formularza. Upewnij się, że kwerenda zawiera wszystkie wymagane pola z tabel. Jeśli korzystasz z istniejącej kwerendy, upewnij się, że kwerenda nie jest tylko do odczytu i czy masz niezbędne uprawnienia, aby dodać do lub aktualizowanie jego zawartość. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia kwerendy według dwóch lub więcej tabel zobacz artykuł Wprowadzenie do kwerend.

Dane należy przechowywać jako nowe rekordy w następujących sytuacjach:

  • Jeśli dane wypełniają wiele tabel.

  • Jeśli w tabeli docelowej nie ma pola klucza podstawowego. Wartości klucza podstawowego są potrzebne przy mapowaniu każdej odpowiedzi na istniejący rekord. Jeśli w tabeli docelowej nie ma pola klucza podstawowego, należy dodać to pole albo przypisać istniejące pole o unikatowych wartościach jako klucz podstawowy.

  • Jeśli tabela źródłowa nie zawiera żadnych rekordów. Jeśli tabela jest pusta, kreator działa zgodnie z założeniem, że użytkownik chce dodać rekordy.

  • Jeśli adresy e-mail adresatów nie są przechowywane jako pole bazy danych. Zbierając dane w celu zaktualizowania rekordów, nie można ręcznie wpisać adresów do wiadomości utworzonej w kreatorze. Pole adresu musi istnieć w docelowej bazie danych albo w tabeli będącej w relacji z docelową bazą danych.

Początek strony

Wprowadzenie

  1. Otwórz bazę danych, w której będą przechowywane zebrane dane.

  2. Aby dodać dane do pojedynczej tabeli, zaznacz ją w okienku nawigacji. Aby było wypełnianych wiele tabel pokrewnych, zaznacz kwerendę powiązaną z tymi tabelami.

  3. Wykonaj jedną z następujących czynności, aby uruchomić kreatora:

    • Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Utwórz wiadomość e-mail.

    • Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę lub kwerendę, a następnie kliknij polecenie Zbierz i aktualizuj dane pocztą e-mail.

      Uwaga : Jeśli tabela nie zawiera żadnych pól lub zawiera tylko typu Autonumerowanie, obiekt OLE, załącznik lub wielowartościowych typów pól odnośników, program Access wyświetli się następujący komunikat: zaznaczonej tabeli lub kwerendy nie ma żadnych pól obsługujących zbierania danych pocztą e-mail.

Jeśli tabela zawiera pola, które obsługują zbieranie danych, zostanie uruchomiony kreator. Jeśli tabela docelowa obsługuje zarówno dodawanie, jak i aktualizowanie danych, kreator poprowadzi użytkownika przez proces zbierania danych za pośrednictwem wiadomości e-mail.

Z poniższych sekcji można korzystać referencyjnie w przypadku ewentualnych pytań związanych z podanymi siedmioma głównymi etapami procesu.

  1. Wybieranie typu formularza wprowadzania danych, który ma zostać wysłany

  2. Określanie, czy mają być zbierane nowe dane, czy aktualizowane dane istniejące

  3. Określ dane, które mają być pobierane

  4. Określanie opcji automatycznego lub ręcznego przetwarzania danych

  5. Wybieranie sposobu określania adresów e-mail adresatów

  6. Przeglądanie i określanie listy adresatów

  7. Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

Początek strony

Wybieranie typu formularza wprowadzania danych, który ma zostać wysłany

Typ formularza należy wybierać na podstawie łatwości użycia przez autora formularza i adresatów.

Formularz HTML wybierz    Formularz HTML można wyświetlać i edytować przez dowolnego użytkownika, którego klient poczty e-mail obsługuje kodu HTML

Formularz Wybierz programu Microsoft InfoPath    Zostanie wyświetlona opcja, tylko jeśli programu InfoPath na którym jest zainstalowany na komputerze. Wybierz tę opcję tylko wtedy, gdy wszystkie odbiorcy mają programu InfoPath i Outlook zostały zainstalowane na swoich komputerach. Formularz programu InfoPath oferuje lepszą wprowadzania danych i środowiska edycji

Strona kreatora wyświetlana jako następna zależy od tego, czy obiekt docelowy obsługuje aktualizowanie danych. Jeśli obiekt jest kwerendą opartą na co najmniej dwóch tabelach albo jest tabelą bez pola klucza podstawowego lub bez rekordów, kreator działa zgodnie z założeniem, że mają być dodawane nowe rekordy, i wyświetla monit o wybranie pól formularza. We wszystkich pozostałych przypadkach kreator wyświetla przed tą czynnością monit o określenie, czy dane mają być dodawane, czy aktualizowane.

Początek strony

Określanie, czy mają być zbierane nowe dane, czy aktualizowane dane istniejące

Należy określić sposób użycia danych. Liczba nowych rekordów, które adresat może przysłać w jednej odpowiedzi, zależy od użytego typu formularza. W przypadku aktualizacji danych liczba rekordów, które musi zaktualizować adresat, określa liczbę wstępnie wypełnionych formularzy dołączanych do wiadomości.

Uwaga : Aby dodać nowe rekordy, należy wpisać adresy e-mail w polu adresu wiadomości podczas jej tworzenia. W przypadku aktualizowania istniejących danych adresy e-mail adresatów muszą być przechowywane jako pole w tabeli lub kwerendzie źródłowej albo w tabeli pokrewnej.

Początek strony

Określanie danych, które mają być zbierane

Podczas wybierania pól, które mają się znaleźć w formularzu, nie jest konieczne dołączanie każdego pola istniejącego w tabeli lub kwerendzie źródłowej w formularzu. Należy jednak spełnić następujące warunki:

  • Wymagane pola:    Pola oznaczone symbolem gwiazdki (*) są wymagane. Jeśli są zbieranie nowych rekordów, Kreator automatycznie zostaną uwzględnione wszystkie pola, których właściwość wymagane jest ustawiona na Tak. Jeśli rekord jest wymagane pola są puste, Access kończy się niepowodzeniem dodać rekord w tabeli.

  • Nieobsługiwane typy pól:    Nie można uwzględnić niektórych typów pól w formularzu, takie jak Autonumerowanie, załącznik, obiekt OLE lub wielowartościowych pól odnośników.

  • Klucz podstawowy:    Użytkownik będzie mógł wpisz wartość w polu podczas dodawania rekordów. Jeśli określona wartość jest już używana, odpowiedź nie będą przetwarzane.

    Uwaga : W przypadku każdego dołączanego pola w obszarze Właściwości pola należy określić etykietę i kliknąć pozycję Tylko do odczytu, jeśli użytkownik nie ma mieć możliwości zmieniania danych w tym polu.

Początek strony

Określanie opcji automatycznego lub ręcznego przetwarzania danych

Można wybrać opcję automatycznego lub ręcznego przetwarzania odpowiedzi. Przetwarzanie automatyczne oznacza, że po otrzymaniu odpowiedzi programy Outlook i Access współpracują ze sobą w celu wyeksportowania danych do tabel docelowych w bazie danych. Przetwarzanie automatyczne może pomóc użytkownikowi zaoszczędzić czas i nakład pracy. Przetwarzanie ręczne oznacza jedynie, że to użytkownik uruchamia operację eksportu w celu przesłania danych z określonego folderu programu Outlook do tabeli docelowej programu Access.

Odpowiedzi są kolejno eksportowane do tabeli docelowej, jeśli w czasie, gdy docierają do skrzynki odbiorczej, są spełnione następujące warunki:

  • Na komputerze musi być uruchomiony program Outlook. Jeśli program Outlook nie będzie uruchomiony, przetwarzanie rozpocznie się po następnym uruchomieniu programu Outlook.

  • Baza danych programu Access nie może być chroniona hasłem i nie może być otwarta w trybie wyłączności. Nazwa i lokalizacja bazy danych nie mogą zostać zmienione po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Nazwy tabel i kwerend oraz właściwości pól dołączonych do formularza nie mogą być zmieniane po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Użytkownik musi mieć uprawnienia wymagane przy dodawaniu i aktualizowaniu zawartości tabel i kwerendy.

    Uwaga : Jeśli przetwarzanie automatyczne się nie powiedzie, należy spróbować rozwiązać problemy i ręcznie wyeksportować odpowiedzi, w przypadku których nie powiodło się przetwarzanie automatyczne. Wszystkie odpowiedzi otrzymywane po rozwiązaniu problemów będą przetwarzane automatycznie.

Ustawianie właściwości umożliwiających sterowanie automatycznym przetwarzaniem odpowiedzi

Aby określić inny folder programu Outlook służący do przechowywania odpowiedzi, na stronie kreatora Określanie sposobu przetwarzania odpowiedzi kliknij nazwę tego folderu. W oknie dialogowym Wybieranie folderu zaznacz inny folder lub kliknij przycisk Nowy, aby utworzyć nowy folder.

Jeśli zostanie kliknięta pozycja Ustaw właściwości umożliwiające sterowanie automatycznym przetwarzaniem odpowiedzi w celu zmiany lub dostosowania ustawień importu, informacje na temat dostępnych opcji można sprawdzić w poniższej tabeli:

Opcja

Wynik

Odrzuć odpowiedzi od tych, do których nie wysłał wiadomości   

Zaznacz to pole wyboru, aby automatycznie były przetwarzane tylko odpowiedzi przysłane przez osoby, które były adresatami wiadomości. Odpowiedzi od innych osób będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie będą przetwarzane automatycznie.

Akceptuj wiele odpowiedzi od każdego adresata   

Po zaznaczeniu tego pola wyboru przetwarzanie automatyczne będzie dotyczyć tylko pierwszej odpowiedzi od każdego adresata. Kolejne odpowiedzi będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie będą przetwarzane automatycznie.

Uwaga : To ustawienie ma wpływ na liczbę przetwarzanych odpowiedzi, a nie rekordów w jednej odpowiedzi. Oznacza to, że w przypadku wysłania formularza programu InfoPath użytkownik może wysłać wiele rekordów w jednej odpowiedzi, a program Access automatycznie przetworzy wszystkie rekordy z odpowiedzi, nawet jeśli to pole wyboru nie będzie zaznaczone.

Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych   

Gdy adresaci aktualizują dane za pomocą formularza programu InfoPath, mogą także wysyłać nowe rekordy. Zaznacz to pole wyboru, aby były przetwarzane tylko aktualizacje istniejących rekordów.

Liczba odpowiedzi do przetworzenia   

Wprowadź łączną liczbę odpowiedzi (od wszystkich adresatów), które zostaną przetworzone automatycznie. Aby automatycznie były przetwarzane wszystkie odpowiedzi, wprowadź w polu tekstowym dużą wartość, na przykład 5000. Odpowiedzi otrzymane po osiągnięciu podanej wartości będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie zostaną przetworzone automatycznie.

Data i godzina zatrzymania   

Określ, kiedy należy zatrzymać automatyczne przetwarzanie odpowiedzi na tę wiadomość e-mail. Odpowiedzi otrzymane po tej dacie i godzinie będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie zostaną przetworzone automatycznie.

Aby zmienić te opcje w późniejszym terminie, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij przycisk Zarządzaj odpow. W oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami do zbierania danych zaznacz wiadomość, dla której chcesz zmienić ustawienia, a następnie kliknij przycisk Opcje wiadomości. Zmiany wprowadzone w tym oknie dialogowym mają wpływ na wszystkie kolejne odpowiedzi otrzymane w związku z tą wiadomością.

Ręczne przetwarzanie odpowiedzi

Aby kontrolować, kiedy i które odpowiedzi są przetwarzane, nie należy zaznaczać opcji przetwarzania automatycznego. Odpowiedzi będą przechowywane w podanym folderze w programie Outlook do momentu zaznaczenia i kliknięcia prawym przyciskiem myszy każdej z nich, a następnie kliknięcia polecenia Eksportuj dane do programu Microsoft Access w menu skrótów.

W niektórych przypadkach, jeśli automatyczne przetwarzanie odpowiedzi się nie powiedzie, może być konieczne przetworzenie ich ręcznie.

Kwestie warte zapamiętania przed wyeksportowaniem danych

  • Baza danych programu Access nie powinna być otwarta w trybie wyłączności, a jej nazwa i lokalizacja nie powinny się różnić od nazwy i lokalizacji w wysłanej wiadomości e-mail.

  • Nazwy tabel i kwerend oraz właściwości pól dołączonych do formularza nie mogą być zmieniane po wysłaniu wiadomości e-mail.

  • Użytkownik musi mieć uprawnienia wymagane przy dodawaniu i aktualizowaniu zawartości tabel i kwerendy.

Początek strony

Wybieranie sposobu określania adresów e-mail adresatów

W przypadku zbierania tylko nowych informacji adresy e-mail można określić na dwa sposoby:

  • Wpisanie poszczególnych adresów w wiadomości e-mail programu Outlook bądź wybranie adresów z książki adresowej.

  • Użycie pola adresu e-mail w tabeli lub kwerendzie bieżącej bazy danych programu Access.

    Uwaga : W przypadku zbierania danych w celu zaktualizowania istniejących rekordów to okno dialogowe nie jest wyświetlane, ponieważ adresy e-mail adresatów muszą być najpierw dostępne w polu bazy danych.

Wprowadzanie adresów e-mail bezpośrednio w programie Outlook

W przypadku określania adresatów w programie Outlook przed wysłaniem wiadomości można wyświetlić jej podgląd i ją dostosować. W treści wiadomości znajduje się krótkie wprowadzenie i formularz. Zaleca się, aby nie wprowadzać żadnych zmian w formularzu. Zmiany w strukturze formularza mogą uniemożliwić przetwarzanie odpowiedzi.

Używanie adresów e-mail przechowywanych w polu w bazie danych

Opcja Zaznacz tabelę skojarzonych odwołuje się do tabel powiązanych. Aby wyświetlić lub edytować relacji między tabelami w bazie danych, na bazie danych narzędzia. karcie w grupie Relacje kliknij przycisk Relacje

Aby uzyskać więcej informacji o relacjach, zobacz artykuł Przewodnik po relacjach między tabelami.

Początek strony

Przeglądanie i określanie listy adresatów

Ostatni z głównych etapów obejmuje wyświetlanie podglądu i dostosowywanie wiadomości e-mail, dostosowywanie listy adresatów, a następnie wysyłanie wiadomości do zbierania danych.

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

Gdy kreator powiadamia użytkownika o tym, że może on teraz utworzyć wiadomość e-mail, i pokazuje, jak wyświetlić stan wiadomości e-mail za pomocą polecenia Zarządzaj odpowiedziami, może zostać wyświetlonych kilka komunikatów ostrzegawczych. W poniższej tabeli opisano poszczególne ostrzeżenia i sposoby rozwiązywania związanych z nimi problemów:

Ostrzeżenie dotyczące komunikat

Opis

S wiązanie

Niektóre rekordy nie zawierają prawidłowego adresu w określonym polu adresu e-mail. Dla tych wierszy nie zostaną zwrócone dane.

Wybrane pole adresu e-mail zawiera wartości null.

Jeśli chcesz zbierać dane dla każdego rekordu, zamknij kreatora i zastąp wartości null adresami e-mail. Następnie uruchom kreatora ponownie.

Baza danych jest otwarta w stanie blokady wyłącznej. Do momentu zwolnienia tej blokady wyłącznej automatyczne przetwarzanie wiadomości e-mail będzie się kończyć niepowodzeniem.

Baza danych jest otwarta w trybie wyłączności.

Jeśli została wybrana opcja automatycznego przetwarzania odpowiedzi, operacja przetwarzania nie powiedzie się, ponieważ program Access nie może dodawać danych do bazy danych ani aktualizować jej, jeśli dla bazy ustawiono blokadę wyłączną. Natychmiast po wysłaniu wiadomości należy zamknąć bazę danych i otworzyć ją ponownie w trybie nie do wyłącznego użytku.

Te wiadomości e-mail mogą zawierać dane o charakterze poufnym lub krytycznym.

Dane są zbierane w celu zaktualizowania istniejących rekordów i formularz, który ma zostać wysłany, będzie wstępnie wypełniony przy użyciu istniejących danych.

Jeśli niektóre pola formularza zawierają dane o charakterze krytycznym, należy wrócić do kroku kreatora, który umożliwia wybranie pól, i usunąć tego rodzaju pola z formularza.

Po wyświetleniu podglądu i dostosowaniu wiadomości można przeprowadzić filtrowanie pola adresu e-mail i wybrać adresatów. Adresy e-mail, które mają zostać użyte, należy wybierać, zaznaczając odpowiednie pola wyboru. W przypadku wyświetlenia okna dialogowego z listą nieprawidłowych adresów e-mail należy zanotować te adresy i kliknąć pozycję Zakończ. Należy sprawdzić nieprawidłowe adresy, wprowadzić potrzebne poprawki, a następnie ponowić próbę wysłania wiadomości.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×