Dlaczego należy uaktualnić listy dystrybucyjne do grup w programie Outlook

W przypadku lat w organizacjach mogą się komunikować grupy dystrybucyjne i współpracować z grupami osób zarówno w firmie, jak i poza nią. Teraz jednak grupy Office 365 w programie Outlook oferują bardziej zaawansowane rozwiązanie współpracy.

Porada: Jeśli szukasz informacji na temat używania grup kontaktów programu Outlook do wysyłania wiadomości e-mail do listy osób, takich jak Grupa znajomych, zobacz Tworzenie grupy kontaktów lub listy dystrybucyjnej w programie Outlook dla komputerów PC.

Co to są grupy Office 365?

Podczas konfigurowania grupy pakietu Office 365 w programie Outlook możesz wybrać zestaw osób, z którymi chcesz współpracować, i w prosty sposób skonfigurować zbiór zasobów, którym można udostępnić te osoby. Nie musisz martwić się o ręczne przypisywanie uprawnień do tych wszystkich zasobów, ponieważ dodanie członków do grupy automatycznie nadaje im potrzebne uprawnienia do narzędzi zapewnianych przez grupę.

Te dodatkowe zasoby obejmują:

  • Udostępniona Skrzynka odbiorcza — miejsce, w którym ma się odbywać konwersacje tradycyjnie posiadane na listach dystrybucyjnych. Ta udostępniona Skrzynka odbiorcza jest w pełni przeszukiwana, dzięki czemu powstaje Archiwum wiadomości grupy. Przeglądarki mogą przeszukiwać i przewijać historię, aby szybko przyśpieszyć, co zostało już zaksięgowane w grupie. Zobacz konwersacje grupowe w programie Outlook.

    Porada: Jeśli użytkownicy nadal chcą, aby wiadomości grupy były wyświetlane w osobistej skrzynce odbiorczej zgodnie z listą dystrybucyjną, wszystkie muszą zostać zasubskrybowane przez kliknięcie przycisku członkostwo na Wstążce w programie Outlook.

  • Biblioteka pliki udostępnione — Twoja grupa zawiera bibliotekę plików programu SharePoint, w której użytkownicy mogą przechowywać, udostępniać i współpracować nad dokumentami, skoroszytami, prezentacjami, obrazami i innymi plikami, nad którymi muszą pracować. Zobacz: udostępnianie plików grup.

  • Kalendarz udostępniony — Twoja grupa otrzymuje kalendarz udostępniony, aby publikować zdarzenia związane z grupą. Każdy członek, który ma subskrypcję grupy, jest automatycznie zapraszany do wydarzeń ogłoszonych w kalendarzu, dzięki czemu te zdarzenia mogą być również wyświetlane w ich osobistych kalendarzach. Zobacz: Planowanie spotkania w kalendarzu grupy w programie Outlook.

  • Notes udostępniony programu OneNote — grupa automatycznie zawiera udostępniony Notes programu OneNote, w którym członkowie grupy mogą zbierać informacje i współpracować nad nimi. Wiele grup używa notesu do tworzenia żywego typu wiki z często zadawanymi pytaniami i innymi zasobami.

  • Dostęp dla Gości — wcześniej możesz dodać kontakty zewnętrzne do grup dystrybucyjnych, ale wszyscy użytkownicy otrzymali wiadomości e-mail. Dzięki grupom możesz zaoferować Gościom dostęp do konwersacji e-mail, plików, a nawet udostępnionego notesu programu OneNote. Zobacz: dostęp gościa w grupach pakietu Office 365.

  • Zawartość jest wykrywalna — grupy w programie Outlook są domyślnie dostępne jako publiczne, co oznacza, że są łatwe dla innych osób w organizacji w celu odnajdowania materiałów i dołączania do nich oraz do ich przeglądania. Jeśli zawartość grupy jest bardziej wrażliwa, możesz przełączyć grupę na prywatną, co spowoduje ukrycie jej zawartości od niebędącej członkami i wymaga zatwierdzenia przez właściciela grupy żądań dołączenia.

  • Tworzenie samoobsługowe — nie trzeba bogged w dół przez żądania użytkowników dotyczące tworzenia grup. Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy stosownie do potrzeb. Jeśli chcesz określić, którzy użytkownicy w organizacji mogą tworzyć grupy, zobacz: dostęp gościa w grupach pakietu Office 365.

To tylko niektóre funkcje, które tworzą grupowe rozwiązanie bardziej wydajne niż grupy dystrybucyjne.

Administrowanie grupami

Pakiet Office 365 oferuje wiele przydatnych narzędzi i możliwości ułatwiających zarządzanie grupami i administrowanie nimi. Aby uzyskać więcej informacji na temat każdej z tych korzyści, kliknij poniższe nagłówki.

Utrzymywanie katalogu pod kontrolą jest problemem każdego administratora. Oto niektóre z narzędzi pakietu Office 365, które ułatwiają ułatwienie:

  • Zasady nazewnictwa — zasady nazewnictwa umożliwiają definiowanie, co to są, i nie, nazw akceptowanych dla grup. Uniemożliwia to użytkownikom przyznawanie niewymagających lub zabronionych nazw grupom. Ponadto można wymuszać w nazwach grup standardowych prefiksów lub sufiksów firm.

    Członkostwo dynamiczne — członkostwo dynamiczne umożliwia ustawienie członkostwa w grupie według reguły, co powoduje dodanie (lub usunięcie) członków grupy na podstawie metadanych (takich jak dział lub rola) w usłudze Active Directory. Zobacz Używanie atrybutów, aby utworzyć zaawansowane reguły, Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia członkostwa dynamicznego.

  • Ukryte członkostwo — Jeśli masz powód, aby członkostwo w grupie miało charakter poufny, na przykład jeśli członkowie są uczniami, możesz ukryć członkostwo od osób zewnętrznych.

  • Uprawnienia do tworzenia — w organizacji mogą znajdować się osoby, które nie mają możliwości tworzenia nowych grup. Istnieje kilka sposobów zarządzania uprawnieniami do tworzenia w katalogu. Zobacz Zarządzanie tworzeniem grup pakietu Office 365.

  • Dzienniki inspekcji — możesz mieć większą pewność, że użytkownicy będą mogli tworzyć grupy i zarządzać członkostwem w grupie, ponieważ dzienniki inspekcji grup usługi Office 365 umożliwiają śledzenie osób, które utworzyły lub usunęły określoną grupę albo wprowadziły zmiany w członkostwie grupy. Zobacz: Przeszukaj dziennik inspekcji w centrum zgodności usługi Office 365 Security &.

Zarządzanie dostawą daje użytkownikowi niektóre metody obsługi wysyłania lub odbierania wiadomości przez grupę. Ponadto są dostępne narzędzia do monitorowania przepływu tych wiadomości.

  • Wyślij jako lub Wyślij w imieniu — te ustawienia pozwalają określonym użytkownikom na wysyłanie wiadomości e-mail, tak jak w przypadku, gdy pochodzą one od lub w imieniu grupy.

  • Ograniczenia dotyczące nadawców — te ustawienia pozwalają kontrolować, kto może wysyłać wiadomości do grupy. Grupę można skonfigurować tak, aby zezwalała na wiadomości e-mail przed osobami spoza stron, ale może być konieczne ograniczenie tylko określonych osób zewnętrznych.

  • Wsparcie dla użytkowników zewnętrznych — zapraszając Gości do Twojej grupy, możesz je dołączyć do konwersacji e-mail w grupie. Zobacz: dostęp gościa w grupach pakietu Office 365.

  • Reguły transportu — reguły transportu działają dla grup tak samo jak w przypadku serwera Exchange. Reguły mogą szukać wiadomości spełniających określone warunki, a następnie mogą podjąć działania dotyczące tych wiadomości.

  • Porady dotyczące poczty e-mail są wyświetlane w postaci wiadomości e-mail wyświetlanych użytkownikom podczas redagowania wiadomości. Mogą one pomóc w ograniczeniu raportów o niedostarczeniu, ostrzegając użytkownika, jeśli może on przejść do osób zewnętrznych lub przekraczać przydziały wiadomości.

  • Wiele adresów serwerów proxy — Grupa może zawierać aliasy, podobnie jak Skrzynka pocztowa użytkownika. Dodatkowe adresy serwerów proxy mogą być przydatne do akceptowania wiadomości wysyłanych do tych innych aliasów lub w celu ułatwienia dostępu do grupy zawierającej długie lub trudne do naprawienia nazwy. Zobacz: Obsługa wielu domen dla grup pakietu Office 365 — Pomoc dla administratorów

  • Maksymalny rozmiar wysyłania/odbierania — te przydziały mogą pomóc w ograniczeniu problemów z grupą odbierającą (lub wysłać) niezwykle duże wiadomości w celu lepszego zarządzania wymaganiami dotyczącymi pamięci masowej i przepustowości.

Pakiet Office 365 zawiera również narzędzia do zarządzania rodzajem zawartości udostępnianej w grupie.

  • Wskazówki dotyczące użytkowania — możesz zdefiniować wskazówki dotyczące korzystania z grup pakietu Office 365, aby wymusić użytkownikom zapoznanie się z najważniejszymi wskazówkami, które ułatwiają zachowanie ich grup i zapoznanie się z wewnętrznymi zasadami zawartości. Aby zapoznać się z przykładem, zobacz: wskazówki dotyczące użytkowania dla klientów i partnerów firmy Microsoft.

  • Klasyfikacja danych — możesz utworzyć dostosowywalny system klasyfikacji danych dla grup pakietu Office 365, który umożliwia separację grup według typu zasad (na przykład "unklasyfikowana", "poufne" lub "Top Secret"). W ten sposób Twoje grupy mogą wystawiać zasady dotyczące innej zawartości w organizacji. Zasady rozszerzone umożliwiają organizacji konfigurowanie punktu końcowego, który jest określany w momencie tworzenia lub zmieniania grupy, a następnie można zaimplementować własne zasady tworzenia lub zmieniania grup.

Zarządzanie zmianą

Użytkownicy mogą być niewygodne ze zmianą, dlatego należy skontaktować się z istniejącymi członkami list dystrybucyjnych, aby poinformować o tym, czego oczekujemy. Oto niektóre informacje, które powinny zostać uwzględnione w tej wiadomości, oraz odpowiedzi, które możesz znaleźć w pomocne:

Co to są grupy w programie Outlook?

Grupy pakietu Office 365 w programie Outlook to pojedyncze rozwiązanie współpracy dla zespołów/grup, które chcą udostępniać dyskusje, pliki, kalendarze i notatki w sposób, który można łatwo znaleźć.  Prawdopodobnie jest to funkcja pojedyncza Najlepsza, ponieważ Skrzynka odbiorcza grupy zachowuje historię dyskusji, co ułatwia wyszukiwanie wcześniejszych dyskusji.

Dlaczego wprowadzamy tę zmianę?

Użytkownicy często żądają możliwości przeszukiwania wiadomości ogłoszonych na naszej liście dystrybucyjnej w celu znalezienia informacji, które zostały omówione w tym okresie. Uaktualnienie listy dystrybucyjnej do grupy oznacza, że użytkownicy nie muszą prosić o te same pytania ani odpowiadać na nie.

Ponadto nowa grupa będzie zawierać kalendarz dla wydarzeń grupowych, biblioteki plików udostępnionych i notesu programu OneNote, w którym można współpracować i zbierać informacje do użytku w przyszłości.

Czy należy wykonać jakieś czynności, aby dołączyć do tej grupy, jeśli była już członkiem listy dystrybucyjnej?

Nie, jeśli jesteś już członkiem listy dystrybucyjnej, zostanie automatycznie członkiem nowej grupy.

Jak uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook? Co z programem Outlook w sieci Web?

Aby uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook, przejdź do kategorii grupy w dolnej części okienka nawigacji po lewej stronie. Jeśli ta grupa jest często używana, warto ją przyprzypinać do ulubionych, klikając ją prawym przyciskiem myszy i wybierając pozycję Pokaż jako Ulubione.

Ponadto na każdej platformie dla urządzeń przenośnych (iOS, Android itd.) są dostępne darmowe Klienci mobilni dla grup usługi Office 365, dzięki czemu możesz łatwo uzyskać dostęp do grupy w podróży.

Nie mogę nadal tylko wysłać poczty e-mail

Tak oczywiście. Ten sam alias e-mail, który został wykorzystany dla listy dystrybucyjnej, będzie nadal działać tylko dla grupy w programie Outlook.

Dodatkowe porady

Pamiętaj, aby poinformować o tym, kiedy nastąpi zmiana i kto powinien się z Tobą skontaktować, jeśli mają dodatkowe pytania.

Migrowanie list dystrybucyjnych

Wszystko gotowe do uaktualnienia listy dystrybucyjnej do grupy? Zobacz Migrowanie list dystrybucyjnych do grup usługi Office 365 — Pomoc dla administratorów.

Co dalej?

Po przeprowadzeniu uaktualnienia grupy dystrybucyjnej do grupy pakietu Office 365 jest kilka czynności, które można wykonać w celu zapewnienia sprawnego działania.

  • Wykonuj kolejne czynności z użytkownikami — Zaewidencjonuj je natychmiast po zakończeniu uaktualnienia, a następnie ponownie za kilka dni. Pokazywanie nasłuchu i reagowania na wszelkie pytania, które mogą mu nastąpić, będą miały duży sposób na nadawanie im szczęśliwej i wygodnej zmiany.

  • Monitorowanie raportów z zakontraktowań — w portalu Office 365 jest dostępnych kilka dobrych raportów, które pokazują liczbę użytkowników korzystających z grupy, jak często i jakie funkcje są używane. Te raporty mogą ułatwić zaprojektowanie i szkolenie użytkowników oraz wyróżnianie miejsca, w którym użytkownicy uzyskują najwięcej wartości z nowej grupy. Zobacz: Raporty aktywności w centrum administracyjnym usługi Microsoft 365.

  • Podziel się swoimi doświadczeniami — Zezwól innym zespołom w firmie na zapoznanie się z grupą dystrybucyjną i czynności, które zajęło się powodzeniem! Udostępnienie tych informacji może pomóc w tym, że inni zespoły będą mogli korzystać z Twojej przykładu i pomyślnego uaktualnienia.

Zobacz też

Masz pytania dotyczące grup pakietu Office 365?

Odwiedź stronę społeczności technicznej Microsoft Office 365 Groups.

Przesyłanie opinii

Ten artykuł został ostatnio zaktualizowany o 22 grudnia 2017 r. w wyniku Twojej opinii. Jeśli okaże się, że podano Ci przydatne informacje, szczególnie jeśli nie, kliknij poniższe kontrolki opinii poniżej i opuść nam swoje zwyczajne komentarze, aby móc kontynuować ich ulepszanie. Dziękujemy!

Uwaga:  Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Czy możesz dać nam znać, czy te informacje były pomocne? Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×