Dlaczego należy uaktualnić list dystrybucyjnych do grup w programie Outlook

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Dla lat organizacje mają podstawy na grupach dystrybucyjnych komunikację i współpracę z grupami osób wewnątrz i na zewnątrz firmy. Teraz jednak grupy w programie Outlook oferuje bardziej zaawansowane rozwiązania do współpracy.

Czym są grupy?

Po skonfigurowaniu grupy w programie Outlook, możesz wybrać zestaw osób, którym chcesz współpracować z i łatwe konfigurowanie zbiór zasobów dla tych osób do udostępniania. Nie musisz martwić się o ręczne przypisywanie uprawnień do tych zasobów, ponieważ zapewnia dodawanie członków do grupy automatycznie daje im uprawnienia są potrzebne do narzędzia grupy.

Te dodatkowe zasoby obejmują:

  • Udostępnione skrzynki odbiorczej — miejsce, w którym konwersacji, które masz zazwyczaj w list dystrybucyjnych być wykonywana. Ten udostępnionej skrzynki odbiorczej jest przeszukiwać, aby z archiwum życia grupowych wiadomości. Możliwość wyszukiwania w nowym do grupy lub przewijania wstecz przez Historia, aby szybko rozpocząć pracę szybko na co to jest opublikowane w grupie wcześniej. Zobacz: prowadzenie konwersacji grupowej w programie Outlook.

    Porada : Aby użytkownicy nadal są wyświetlane w skrzynce odbiorczej osobistych wiadomości grupy tak samo, jak z listy dystrybucyjnej, potrzebne do jest subskrybować grupę, klikając przycisk członkostwa na Wstążce w programie Outlook.

  • Biblioteka pliki udostępnione — grupy zawiera biblioteki programu SharePoint pliki miejsce, w którym użytkownicy mogą przechowywanie, udostępnianie i współpraca nad dokumentów, skoroszytów, prezentacji, obrazów lub innych rodzajów plików, które są potrzebne do pracy nad. Zobacz: Udostępnianie plików grupy w programie Outlook 2016.

  • Udostępnianie kalendarza — grupy otrzymuje kalendarza udostępnionego do publikowania wydarzeń związanych z grupy. Każdego członka, który ma subskrybuje grupy jest automatycznie zaproszone do zdarzenia przesłała do kalendarza, aby te zdarzenia można również pojawiał się na swoich osobistych kalendarzy życzenie. Zobacz: Planowanie spotkania w kalendarzu grupy w programie Outlook 2016.

  • Notes programu OneNote udostępnione — grupy automatycznie otrzymuje udostępnionego notesu programu OneNote miejsce, w którym członkowie grupy mogą zbieranie i współpracować nad informacji. Wiele grup umożliwia tworzenie witryny typu wiki życia z często zadawanych pytań i inne zasoby notesu. Zobacz: Wprowadzenie do programu OneNote 2016.

  • Dostęp gościa - kontakty zewnętrzne można dodać do grupy dystrybucyjnej przed, ale wszystkie one masz zostały poczty e-mail. Przy użyciu grup mogą oferować dostęp gości do konwersacji e-mail, plików i nawet udostępnionego notesu programu OneNote. Zobacz: gości w grupami usługi Office 365.

  • Zawartość jest odnajdowania - grupy w programie Outlook są publiczne domyślnie, co oznacza, że są one łatwe dla innych osób w organizacji odkrywania i dołączanie lub przeglądanie materiałów w grupie. Zawartość grupy jest bardziej poufnych po przełączeniu grupy prywatny, która powoduje ukrycie zawartości z innych niż członkowie i wymaga zatwierdzenia żądań, aby dołączyć do właściciela grupy.

  • Samoobsługowe tworzenie - IT nie musi być uzyskiwanie bogged żądania od użytkowników do tworzenia grup. Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy, stosownie do potrzeb. Jeśli chcesz kontrolować, które użytkownicy w organizacji mogą tworzyć grupy, zobacz: Zarządzanie Tworzenie grupy usługi Office 365.

To tylko niektóre funkcje, które ułatwiają grupy bardziej zaawansowanych rozwiązanie niż grup dystrybucyjnych.

Administracja grup

Office 365 oferuje wiele użytecznych narzędzi i funkcji dłużej łatwe zarządzanie i administrowanie grup. Aby uzyskać więcej informacji na temat poszczególnych następujące korzyści kliknij poniżej nagłówków.

Zachowanie katalogu kontrolą ma znaczenie co administratora. Poniżej przedstawiono kilka narzędzi, które usługi Office 365 może ułatwić który:

  • Zasady nazewnictwa - zezwalać zasady nazw zdefiniujesz są i nie są dopuszczalne nazwy grup. Który uniemożliwia użytkownikom określeniu wulgarne lub zabronione nazw grup. Ponadto można wymusić prefiksy standardowy firmy lub sufiksów nazwy grupy.

    Dynamiczne członkostwa - dynamicznych członkostwa umożliwia określenie członkostwa w grupach przez reguły, która powoduje dodanie (lub usuwa) oparte na metadanych (na przykład dział lub rola) w usługi active directory członków grupy. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia dynamiczne członkostwa, zobacz Używanie atrybuty, aby utworzyć reguły zaawansowane .

  • Członkostwo ukryte - przyczyny Chcę członkostwa w grupy za poufne, na przykład w przypadku członków uczniów lub studentów, można ukryć członkostwa od zewnętrznego stron.

  • Uprawnienie do tworzenia - może być niektóre osoby w Twojej organizacji, których nie chcesz, aby można było tworzyć nowe grupy. Istnieje kilka technik zarządzania uprawnienie do tworzenia w katalogu. Zobacz Zarządzanie możliwości tworzenia grup 365 pakietu Office.

  • Dzienniki inspekcji — można mieć więcej UFNOŚĆ co pozwala użytkownikom tworzenie grup i zarządzanie członkostwem w grupie, ponieważ dzienników inspekcji grupami usługi Office 365 umożliwiają identyfikowanie osób, które utworzone usunięto określonej grupy lub zmian członkostwo w grupie. Zobacz: Inspekcji logowania usługi Office 365 zabezpieczenia i zgodność Centrum wyszukiwania.

Zarządzanie dostarczaniem udostępnia kilka metod obsługi jak wysłana lub odebrana przez grupy wiadomości. Ponadto dostępne są narzędzia do monitorowania przepływu tych wiadomości.

  • Wyślij jako lub Wyślij w imieniu - tych ustawień określonych użytkownicy mogą wysyłać wiadomości e-mail, tak jakby pochodzą lub są w imieniu grupy.

  • Ograniczenia nadawcy — te ustawienia umożliwiają kontrolowanie, kto może wysyłać wiadomości do grupy. Grupy można można skonfigurowanym do obsługi poczty e-mail z spoza firmy, ale warto ograniczyć który do określonych spoza firmy.

  • Obsługa użytkowników zewnętrznych — zapraszanie gości do grupy wybrane do nich zawarte w konwersacji e-mail, w grupie. Zobacz: Gość dostęp do grup usługi Office 365 — Pomoc dla administratorów.

  • Reguły transportu — Praca reguł transportu dla grup tylko, jak dla serwera Exchange. Reguły można wyszukiwać wiadomości, które spełniają określone warunki, a następnie można sporządzanie akcji dla tych wiadomości.

  • Porady dotyczące poczty — wskazówki poczty E-mail są znaczącą wiadomości wyświetlana użytkownikom podczas ich redagowania wiadomości. Ta osoba może pomóc w zmniejszeniu raporty o niedostarczeniu przez ostrzeżenie użytkownika jeśli jego wiadomość prawdopodobnie przejdź do strony zewnętrznej lub przekracza przydziałów dla wiadomości.

  • Wiele adresy serwerów proxy — grupa może mieć aliasy tak, jak działa skrzynki pocztowej użytkownika. Adresy serwerów proxy dodatkowe mogą być przydatne dla akceptować wiadomości wysłane do tych innych aliasów lub ułatwienia osiągnięcia grupy, do której ma typu Liczba długa lub trudne do nazwy pisowni. Zobacz: wielu domen obsługę grupami usługi Office 365 — administrator — pomoc

  • Rozmiar Max wysyłania/odbierania - tych przydziałów może pomóc w zmniejszeniu problemy z grupą odbierania (lub wysyłania) bardzo duże wiadomości w celu lepszego zarządzania wymagania dotyczące miejsca do magazynowania i przepustowość.

Usługi Office 365 udostępnia także niektóre narzędzia do zarządzania rodzaj zawartości, który jest udostępniony w grupie.

  • Wskazówki dotyczące zastosowania — można zdefiniować wytyczne korzystania z grupami usługi Office 365 — aby Poinformuj użytkowników o najważniejszych wskazówkach, ułatwiające zachować skutecznych grup i Dowiedz je na wewnętrzne zasady zawartości. Na przykład wyświetlić: Zastosowania wskazówek dotyczących klienci i partnerzy.

  • Klasyfikacja danych — można utworzyć system klasyfikacji dostosowywanych danych dla grupami usługi Office 365 umożliwiający odstęp grup według typu zasad (np., "poufne", "firmową poufne" lub "ściśle tajne"). W ten sposób grup może powodować wystąpienie zasad innej zawartości w Twojej organizacji. Extensible zasady pozwalają Twojej organizacji w celu skonfigurowania punktu końcowego wskazany przy każdym grupy zostanie utworzony lub zmieniony — i można zaimplementować własne zasady tworzenia grupy lub zmienić.

Zarządzanie zmianami

Użytkownicy znają czasami zmiany więc należy można komunikować się z istniejącymi elementami list dystrybucyjnych powiadomienie, czego można oczekiwać. Oto niektóre informacje, które należy uwzględnić w tej wiadomości, oraz kilka odpowiedzi, które mogą okazać się pomocne:

Co to są grupy w programie Outlook?

Grupy usługi Office 365 w programie Outlook są rozwiązaniem pojedynczy współpracy zespołów i grupy, które mają miejsce na udostępnianie dyskusje, pliki, kalendarzy i notatki w sposób ujednolicony, który ułatwia znalezienie.  Prawdopodobnie funkcja pojedynczej najważniejsze jest, że skrzynki odbiorczej grupy przechowuje historii dyskusji, co ułatwia wyszukiwanie poprzednich dyskusji.

Dlaczego jest wprowadzenie tej zmiany?

Osoby często o podanie możliwość wyszukiwania wiadomości wysłane do naszej listy dystrybucyjnej w celu znalezienia informacji opisanej w przeszłości. Uaktualniania listy dystrybucyjnej do grupy oznacza, że osoby nie muszą pytanie lub odpowiedzi na pytania sam od nowa.

Nowa grupa będzie także kalendarza dla naszych zdarzeń grupy, bibliotekę udostępnionych plików i Notes programu OneNote, gdzie można było współpraca i zbieranie informacji do użytku w przyszłości.

Czy muszę cokolwiek robić, aby dołączyć do tej grupy, jeśli mam już był członkiem listy dystrybucyjnej?

Nie, jeśli były członek listy dystrybucyjnej automatycznie będziesz członka nowej grupy.

Jak uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook Co z otwieraniem programu Outlook w sieci Web?

Aby uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook po prostu przejdź do kategorii grupy u dołu okienka nawigacji po lewej stronie. Jeśli często używasz tej grupy należy rozważyć przypinanie je jako ulubione, klikając prawym przyciskiem myszy nad nim i wybierając pozycję Pokaż jako ulubione.

Ponadto dostępnych bezpłatne klientów przenośnych dla grupami usługi Office 365 na każdej platformy urządzeń przenośnych (iOS, Android, itp.), aby móc grupy w podróży.

Nie można nadal po prostu wysłać pocztą e-mail

Tak oczywiście. Tym samym aliasu e-mail, który został użyty do listy dystrybucyjnej wciąż działają świetnie dla grupy w programie Outlook.

Dodatkowe porady

Pamiętaj, aby określić je, jeśli występuje ta zmiana i kto ich należy skontaktować się z ich pytań dodatkowo.

Migrowanie list dystrybucyjnych

Czy chcesz uaktualnić listy dystrybucyjnej do grupy? Zobacz listy dystrybucyjne migracji z grupami usługi Office 365 — Pomoc dla administratorów.

Co to jest dalej?

Po Twojej grupy dystrybucyjnej została uaktualniona do grupy usługi Office 365 istnieje kilka monitowania zadania, które chcesz wykonać, aby upewnić się, że trafia sprawniej.

  • Monitorowania użytkownikom - wyboru przy użyciu ich od razu po zakończeniu uaktualniania, a następnie ponownie wprowadzono kilka dni później. Widać, że słuchanej i odpowiadać na wszelkie pytania może zawierać będzie skutecznie kierunku nadawania życzenia i wygodne ze zmianą.

  • Monitorowanie raportów zaangażowania - portalu usługi Office 365 administrator ma pewne dobry raportów, które można sprawdzić, ile użytkownicy korzystają z grupy, ile razy i co używanych funkcji. Tych raportów może ułatwić projektowanie do monitorowania i szkolenia użytkowników, a także wyróżnienie, w której użytkownicy uzyskują najbardziej wartości z nowej grupy. Zobacz: Raporty aktywności w Centrum administracyjnym usługi Office 365.

  • Udostępnianie środowiska pracy użytkownika — Pozwól innych zespołów w firmie pakiet uaktualnienia Twojej grupy dystrybucyjnej i jakie kroki miały zostać pomyślnie! Udostępnianie informacji może ułatwić tych innych zespołów należy wykonać w tym przykładzie i że masz uaktualnienie powiodło we własnym zakresie.

Zobacz też

Masz pytania dotyczące grupami usługi Office 365?

Odwiedź społeczność techniczna pakietu Microsoft Office 365 grupy.

Przesyłanie opinii

W tym artykule Data ostatniej aktualizacji 24 maja 2017 wyniku swoją opinię. Jeśli znajdziesz, aby go wskazówki, możesz pomocne informacje, a zwłaszcza, jeśli nie, kliknij poniżej formanty opinii i pozostaw niektórych konstruktywne komentarze, możemy go ulepszyć w dalszym. Dziękujemy!

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×