Cel dotyczący zarządzania projektem: zarządzanie ryzykiem w projekcie

Obraz

Poziom ryzyka w projekcie wyznaczają dwa czynniki:

  1. Negatywny wynik działań podjętych w ramach projektu.

  2. Prawdopodobieństwo wystąpienia takiego wyniku.

Ryzyko można też potraktować jako iloczyn wpływu i prawdopodobieństwa.

Menedżer projektu może na przykład założyć, że wydrukowanie raportu końcowego dotyczącego projektu wiąże się z ryzykiem awarii zasilania, która może wystąpić przed rozpoczęciem drukowania. Jednak awaria zasilania jest mało prawdopodobna, więc to ryzyko można bezpiecznie zignorować. Bardziej rozsądne będzie uwzględnienie ryzyka związanego z trudnościami ze znalezieniem drukarni, która może wydrukować bardziej skomplikowany i wysokiej jakości raport przeznaczony dla udziałowców. Aby uwzględnić to ryzyko, kierownik projektu powinien przeznaczyć w harmonogramie więcej czasu na wydrukowanie raportu.

Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami.

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

Przykłady działań obarczonych wysokim ryzykiem

Oto niektóre typowe czynności i zdarzenia, które mogą zwiększać ryzyko w projekcie.

Ryzykowna sytuacja

Opis

Zadania krytyczne

Zwróć szczególną uwagę na zadania, które znajdują się na ścieżce krytycznej projektu. Są one obarczone wyższym ryzykiem, ponieważ mają największy wpływ na termin zakończenia projektu.

Zadania realizowane przez dostawców

Jeśli zawierasz umowę z dostawcą, poproś o przekazywanie częstszych lub bardziej szczegółowych raportów na temat postępów niż w przypadku zadań realizowanych przez członków Twojego zespołu.

Zadania wykonywane przez dostawców pod koniec projektu są obciążone większym ryzykiem niż zadania z innych etapów. Dostawcy to zarówno zakontraktowane osoby spoza firmy, jak i pracownicy z innych działów Twojej firmy. Dostawców obu tych typów należy traktować z taką samą dozą niepewności, ponieważ są w podobnym stopniu poza Twoją kontrolą (w przeciwieństwie do osób z Twojego zespołu) i ich działania wiążą się z podobnym ryzykiem odnośnie wyniku projektu.

Niedoświadczeni członkowie zespołu

Przypisanie niedoświadczonych pracowników do pracy na końcowych etapach projektu może spowodować niedotrzymanie terminu, ponieważ takie osoby mogą potrzebować więcej czasu na wdrożenie się w projekt. To ryzyko można zminimalizować, uwzględniając w harmonogramie wystarczającą ilość czasu na wdrożenie nowych pracowników.

Projekty trwające dłużej niż rok

Projekty trwające dłużej niż rok mają więcej niewiadomych, przez co są obciążone większym ryzykiem wynikającym z dostępności zasobów, ewolucji technologii, zmian rynkowych i tym podobnych.

Za dużo zadań występujących jednocześnie

Sprawdź, czy nie zaplanowano za dużo zadań, które trzeba wykonać w tym samym czasie. Nawet jeśli te zadania są wykonywane przez różne osoby, za dużo jednoczesnych zadań zagraża pomyślnemu ukończeniu projektu — zwłaszcza pod koniec jego realizacji.

Opracowanie harmonogramu w odpowiedniej kolejności

Początkujący kierownicy projektu często popełniają błąd polegający na połączeniu zadań przed ich rozpisaniem. Może to prowadzić do nieporozumień i konieczności żmudnego docierania do źródła danego problemu. Po rozpoczęciu nowego projektu utwórz najpierw listę zadań i pogrupuj je, aby zobaczyć cały zakres projektu i oczekiwanych wyników. Następnie możesz zacząć łączyć zadania, aby utworzyć harmonogram idealny.

Ignorowanie przeszłości

Jeśli nie rejestrujesz i nie analizujesz błędów, które wystąpiły w projekcie, prawdopodobnie powtórzą się one w przyszłości. Projekty często wieńczy przygotowanie dokumentacji końcowej, która ma na celu zminimalizowanie wpływu powtarzających się czynników ryzyka na przyszłe projekty.

Jak zarządzać ryzykiem

Oto sprawdzone przez menedżerów projektu sposoby zarządzania ryzykiem w projekcie.

Unikanie ryzyka   

Jeśli określone działania w ramach projektu powodują poważne konsekwencje, dobrą metodą jest ich unikanie. Ze sporym ryzykiem dla terminu zakończenia projektu może się na przykład wiązać korzystanie z procesów produkcyjnych do jednoczesnej obsługi dwóch elementów dostawy. Aby uniknąć tego ryzyka, menedżer projektu może zaplanować szeregowe wykorzystanie procesu produkcyjnego.

Ograniczanie ryzyka   

Znajdź sposoby zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Możesz na przykład zdecydować się na zastosowanie prostszego i lepiej znanego procesu produkcyjnego, jeśli wdrożenie bardziej innowacyjnego i kosztownego procesu trwałoby zbyt długo.

Przenoszenie ryzyka   

Ryzyko można kontrolować, przenosząc je na dostawcę zewnętrznego. Jeśli na przykład opracowanie przez zasoby wewnętrzne całej dokumentacji dotyczącej podsystemu komputerowego trwałoby zbyt długo, warto zlecić część tego zadania wykonawcy zewnętrznemu.

Wyciąganie wniosków z ryzyka   

Nie każde ryzyko jest złe. Ryzyko może również stwarzać nowe możliwości. Jeśli na przykład podczas analizy ryzyka w projekcie uznasz, że podsystem komputerowy przygotowywany w ramach większego procesu produkcyjnego nadaje się do wprowadzenia na rynek jako autonomiczny produkt, możesz zdecydować o przeniesieniu najlepszych inżynierów do pracy nad dalszym opracowywaniem tego podsystemu. Wyłączenie doświadczonych inżynierów z projektu stwarza dodatkowe ryzyko, ale korzyści, które mogą wyniknąć z tej decyzji, przewyższają to zagrożenie.

Zarządzanie ryzykiem

Śledzenie postępu harmonogramu

Wyświetlaj aktualizacje zadań od członków zespołu, aby zlokalizować ryzyko. Możesz szybko śledzić postęp przy użyciu wykresu Gantta lub użyć zaawansowanej analizy wartości wypracowanej.

Wyświetlanie ścieżki krytycznej projektu

Wyświetl zadania, które wywierają największy wpływ na datę zakończenia projektu. Przejrzyj te zadania w pierwszej kolejności, aby zidentyfikować potencjalne problemy dotyczące harmonogramu.

Wybieranie właściwego widoku harmonogramu projektu

Ryzyko w projekcie może nie być widoczne, jeśli używasz tylko jednego widoku. Korzystaj z różnych widoków, aby dostrzec wszystkie zagrożenia dotyczące projektu.

Znajdowanie problemów przy użyciu analizy wartości wypracowanej

Analiza wartości wypracowanej pomaga namierzyć ryzyko dzięki pytaniom, takim jak: „Patrząc na ilość pracy wykonanej do tej pory w projekcie, ile pieniędzy należało wydać?” lub „Czy ukończymy projekt w terminie?”.

Zrozumienie kompromisów podczas zarządzania projektem

Zarządzanie ryzykiem w projekcie polega między innymi na lawirowaniu między zadaniami w harmonogramie. Każda zmiana w projekcie odbywa się kosztem czasu, pieniędzy lub zakresu.

Znajomość planowania zadań w programie Project

Kiedy zarządzasz ryzykiem i dostosowujesz harmonogram, program Project może nieoczekiwanie zmieniać kolejność zadań. Poznaj odpowiedzi na pytania związane z zaawansowanym aparatem planowania programu Project.

Znajdowanie zagrożeń związanych z kosztami

Po określeniu kosztów projektu przeanalizuj je, aby upewnić się, że nie stwarzają ryzyka dotyczącego budżetu.

Wróć do Przewodnika po zarządzaniu projektami

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×