Cel dotyczący zarządzania projektem: dzielenie się informacjami o projekcie

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Komunikowanie się z zespołem

Dzielenie się informacjami o projekcie często jest trudne, zarówno wtedy, gdy jest wymagane uzyskanie informacji o stanie projektu od zespołu, jak i wówczas, gdy trzeba przekazać te informacje kierownikom.

Dowiedz się, kiedy i jak dzielić się informacjami o projekcie oraz tworzyć raporty z tymi informacjami. Nieznajomość tych zasad może prowadzić do zmniejszenia skuteczności współpracy i powodować zagrożenie dla powodzenia Twojego projektu.

Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami.

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

  • Sporządzenie listy uczestników projektu    Przed rozpoczęciem projektu dowiedz się, kto ma brać w nim udział. Zapomnienie o ważnym uczestniku projektu, który może decydować o kontynuowaniu lub zatrzymaniu jego prac, najczęściej prowadzi do zablokowania tego projektu.

  • Wczesne wdrożenie planu komunikacji    Wkomponuj strategie i procesy komunikacyjne w swój projekt przed jego rozpoczęciem. Jeszcze lepiej zrobisz, umieszczając procesy komunikacyjne jako zadanie w pierwszych wierszach projektu, aby w ten istotny element współpracy angażowali się wszyscy uczestnicy projektu.

  • Odpowiednio częste dzielenie się informacjami    Zbieranie informacji o stanie zadań raz w tygodniu zwykle wystarcza do tego, aby rozwiązywać problemy przed ich eskalacją. W przypadku częstszej komunikacji członkowie zespołu mogą przestać wysyłać aktualizacje z powodu nadmiernie długiego czasu poświęcanego na ich przygotowanie.

  • Wyszukiwanie problemów    Gdy wydaje się, że wszystko idzie dobrze, ponieważ nie słyszysz żadnych złych informacji, prawdopodobnie masz przed sobą kłopoty. Problemy pojawiają się nawet w przypadku najlepiej zarządzanych projektów. Twoim zadaniem jest znajdowanie drobnych problemów, zanim zmienią się w poważne problemy.

  • Korzystanie z odpowiedniej technologii    Postaraj się zrozumieć potrzeby komunikacyjne członków swojego zespołu i innych uczestników projektu. Na przykład członkowie zespołu składający raporty dotyczące stanu swoich zadań mogą preferować korzystanie z poczty e-mail lub programu Project Server, a kierownik być może woli dobrze przedstawiony wykres lub tabelę przestawną. Poniżej znajduje się lista programów ułatwiających komunikację.

Aplikacja

Zalety

Wady

Projekt

  • Zawiera wbudowane narzędzia do prowadzenia prezentacji dla uczestników projektu każdego szczebla.

  • Zawiera łatwe do opanowania widoki osi czasu i terminarza zespołu.

  • Umożliwia eksportowanie danych do programów Excel i Visio na potrzeby komunikacji dotyczącej złożonych danych.

  • Twoja firma może nie korzystać z programu Project.

  • Niewielki rozmiar projektów realizowanych w Twojej firmie może uniemożliwiać wykorzystanie zaawansowanego oprogramowania do planowania.

Project Server

  • Najlepsze oprogramowanie do zaawansowanej komunikacji i raportowania informacji o projekcie w organizacji.

  • Umożliwia porównywanie stanów w kilku projektach lub w portfelu projektów.

  • W przypadku mniejszych firm może być potrzebna pomoc konsultantów w zakresie instalacji i używania programu Project Server.

Program Excel

  • Program Project umożliwia eksportowanie danych do programu Excel na potrzeby zaawansowanych analiz, takich jak obliczenia ANOVA czy analiza wartości wypracowanej.

  • Jest to idealne narzędzie do wczesnego planowania projektów lub opracowywania elementów dostarczanych wysokiego poziomu, które później można dodać do programu Project.

  • Program Excel nie zawiera zautomatyzowanych funkcji planowania dla bardziej złożonych projektów.

Program Word

  • Jest to idealne narzędzie podczas etapu początkowego, gdy trzeba udostępniać dokumenty zawierające plany, takie jak budżety i elementy dostarczane.

  • Nie nadaje się raczej do prezentacji wizualnych dla kierowników biorących udział w projekcie. Zamiast niego lepiej korzystać z funkcji raportowania programów Excel, Visio, PowerPoint i Project.

SharePoint

  • Oferuje funkcje synchronizacji bez korzystania z programu Project Server. Zmiany wprowadzane na jednej liście zadań są odzwierciedlane na drugiej liście zadań.

Program PowerPoint

  • Idealne narzędzie do tworzenia skutecznych prezentacji dla kierowników biorących udział w projekcie.

  • Dla analityków i inżynierów może być potrzebne rozwiązanie oferujące bardziej szczegółowe wykresy na potrzeby złożonej analizy budżetowej.

Program Visio

  • Idealne rozwiązanie w trakcie początkowych etapów projektu, gdy trzeba dzielić się informacjami o procesach biznesowych i produkcyjnych przy użyciu schematów blokowych lub innych diagramów.

  • Ilość prezentowanych informacji może być zbyt duża w przypadku, gdy odbiorcami są kierownicy. Zamiast tego programu użyj wtedy wbudowanych funkcji raportowania programu Project.

Lync   

  • Idealne narzędzie w przypadku zespołów pracujących w różnych lokalizacjach. Umożliwia udostępnianie informacji o projekcie za pomocą wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych i wideo lub w trakcie spotkań online.

  • Wdrożenie tego programu wymaga posiadania działu informatycznego. Jeśli nie masz zasobów firmy potrzebnych do instalacji programu Lync, możesz korzystać z usługi Office 365 z usługą Lync Online.

Sprawdzanie aktualizacji stanu z poziomu programu Project Server

Jeśli Twój zespół korzysta z programu Project Server, pobierz aktualizacje o stanie zadań z tego serwera, zanim przekażesz zespołowi informacje o postępach projektu.

Śledzenie postępu harmonogramu — od nowicjusza do eksperta

Metody śledzenia postępu różnią się — mogą być one proste lub bardziej złożone. Dobierz metodę najlepiej dopasowaną do Twojego projektu i zespołu.

Rozmawianie za pomocą wiadomości błyskawicznych z członkiem zespołu projektu w programie Lync

Gdy podczas pracy nad harmonogramem projektu pojawi się szybkie pytanie, umieść wskaźnik myszy na nazwisku odpowiedniej osoby, aby wysłać do niej wiadomość błyskawiczną w programie Lync.

Dołączanie do spotkania online programu Lync

Jeśli jakieś osoby nie mogą przyjść na spotkanie, udostępnij informacje o projekcie za pomocą programu Lync. Udostępnij slajdy programu PowerPoint, arkusze programu Excel lub notes programu OneNote, aby podzielić się planami dotyczącymi projektu. Poszczególne osoby mogą uczestniczyć w spotkaniach online, przebywając w biurze bądź w domu lub korzystając z urządzeń przenośnych.

Tworzenie raportu o projekcie

Za pomocą programu Project 2013 możesz tworzyć i dostosowywać przyciągające uwagę raporty graficzne dowolnych danych projektu, bez użycia żadnego innego oprogramowania. Gdy pracujesz nad projektem, raporty się zmieniają w celu odzwierciedlenia najnowszych informacji — nie są konieczne ręczne aktualizacje.

Synchronizowanie z listą zadań programu SharePoint

Członkowie zespołu mogą przeglądać harmonogram i aktualizować pracę w programie SharePoint, a Ty będziesz widzieć zmiany w programie Project i na odwrót.

Korzystanie z usługi Office 365 z usługami SharePoint Online i Lync Online

Pracuj nad wczesnymi specyfikacjami projektu przy użyciu usługi Office 365. O ile pracujesz na komputerze z połączeniem internetowym, możesz pracować nad dokumentami, korzystając z pełnych wersji programów Word, Excel, PowerPoint lub OneNote — na żądanie i w dowolnym miejscu.

Możesz także korzystać z usług SharePoint Online i Lync Online, jeśli w Twojej firmie nie zainstalowano odpowiednich programów na komputerach pracowników.

Publikowanie zmian zadań na serwerze

Po wprowadzeniu zmian w zadaniach opublikuj te zmiany na serwerze Project Server, aby wszyscy mogli kontynuować pracę, mając prawidłowe informacje.

Wróć do Przewodnika po zarządzaniu projektami

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×