Cel dotyczący zarządzania projektem: dodanie osób i przypisanie ich do zadań

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Dodawanie zasobów do projektu

Dodając osoby, które będą pracować nad projektem, weź pod uwagę dwie następujące kwestie:

  1. Najpierw musisz dodać osoby do harmonogramu projektu.

  2. Dopiero potem możesz przydzielić te osoby do pracy nad określonymi zadaniami.

Ta różnica często powoduje problemy podczas pracy z każdym oprogramowaniem do zarządzania projektami.

Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami.

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

Jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami Jeśli nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektami, możesz zauważyć, że dodawanie zadań to nie wszystko: musisz na przykład wiedzieć, ile osób przydzielić do zadania, uwzględnić urlopy pracowników, a także wiedzieć, jak i gdzie dodawać informacje osobiste, takie jak numery telefonów, adresy e-mail i informacje o wynagrodzeniu.

Poniżej znajdziesz porady ułatwiające rozpoczęcie pracy.

  • Informacje o typach zasobów, które możesz przydzielać do zadań    Po zgromadzeniu niezbędnych informacji dotyczących zadań w projekcie określ typy wymaganych zasobów.

    • Zasoby ludzkie    Są to zasoby, o których zazwyczaj myślimy w kontekście pracy nad zadaniami. Menedżerowie projektów czasami nazywają je zasobami pracy w odróżnieniu od materiałów i sprzętu.

    • Zasoby przedsiębiorstwa    Te zasoby są zasobami pracy zarządzanymi i współużytkowanymi w organizacji. Zasoby przedsiębiorstwa są używane w programie Project Professional.

    • Zasoby materiałowe    Do tych zasobów należą komputery i sprzęt używane do wykonywania pracy nad zadaniami.

    • Zasoby ogólne    Te zasoby określają wymagania dotyczące personelu dla zadań, a nie określonych osób, takich jak cieśla lub programista.

  • Uwzględnianie wpływu liczby zasobów na czas trwania zadania Można się spodziewać, że przydzielenie wielu zasobów do zadania spowoduje skrócenie czasu trwania zadania. Jednak w wielu przypadkach dodanie osób do zadania może mieć odwrotny skutek. Może spowodować zwiększenie kosztów, utrudnić komunikację lub być przyczyną zmniejszenia wydajności z innych powodów. Na przykład projekt nowego mostu z opłatą za przejazd prawdopodobnie nie zostanie szybciej ukończony w przypadku dwukrotnego zwiększenia liczby architektów, którzy nad nim pracują. Program Project umożliwia kontrolowanie czasu trwania po dodaniu osób do zadania.

  • Uwzględnianie wpływu umiejętności określonej osoby na czas trwania zadania Doświadczenie określonej osoby może mieć bezpośredni wpływ na czas trwania zadania. Możesz się spodziewać, że osoba z pięcioletnim doświadczeniem ukończy zadanie szybciej niż osoba z dwuletnim doświadczeniem.

Jeśli masz duże doświadczenie jako kierownik projektu Coraz większe projekty są coraz trudniejsze w zarządzaniu. Musisz uwzględniać użytkowanie zasobów w innych wydziałach, zatrudniać dostawców, śledzić pracę setek osób, generować raporty dla kadry kierowniczej i pamiętać o licznych złożonych kwestiach, które wcześniej nawet nie przyszły Ci do głowy. Na szczęście program Microsoft Project udostępnia specjalistyczne narzędzia, których będziesz potrzebować.

Poniżej znajdziesz porady ułatwiające zdobycie biegłości.

  • Przeglądanie i uściślanie oszacowań czasu trwania    Skorzystaj z informacji zebranych na temat bieżącego projektu i podobnych projektów, aby uściślić swoje oszacowania czasu trwania. Dokładność oszacowania wymagań dla zasobów (a w rezultacie także kosztów projektu) zależy w dużej mierze trafności szacowanych czasów trwania zadań.

  • Śledzenie postępu zasobów    Upewnij się, że osoby pracujące nad projektem regularnie wysyłają aktualizacje o stanie zadania. Widoki i raporty w programie Microsoft Project pomagają śledzić na bieżąco pracę wszystkich osób.

  • Identyfikowanie problemów związanych z nadmierną alokacją zasobów    Program Project może ułatwić zidentyfikowanie sytuacji, w której osoby jednocześnie pracują nad zbyt dużą liczbą zadań.

  • Śledzenie planów bazowych   

  • Plany bazowe pozwalają szybko ocenić projekt i porównać bieżący postęp z tym, co zaplanowano na początku.

  • Dzielenie pracy przez bilansowanie    Gdy osoby pracują nad zbyt dużą liczbą zadań jednocześnie, program Project może dostosować przydziały do bardziej realistycznego obciążenia pracą. Bilansowanie przydziałów zasobów umożliwia równomierne rozłożenie pracy.

  • Eksportowanie danych projektu do programu Excel w celu dalszej analizy Program Excel może być pomocny, gdy potrzebujesz przeprowadzić dalszą analizę informacji o projekcie. Na przykład możesz wyeksportować informacje dotyczące zadania i zasobów do programu Excel w celu utworzenia zaawansowanych raportów wartości wypracowanej, a następnie wyświetlić informacje przy użyciu wykresów przebiegu w czasie, aby zobaczyć, jak kształtują się koszty w odniesieniu do ilości wykonanej pracy.

    Zastosowanie wykresów przebiegu w czasie w zarządzaniu projektami

    Zapewnianie szkoleń pracowników w zakresie nowych umiejętności    Duże organizacje inwestują czas i pieniądze, aby szkolić pracowników pod kątem nowych umiejętności i pracy w różnych środowiskach. Szkolenie bieżących pracowników może okazać się bardziej ekonomicznym sposobem na poprawę wydajności, niż zatrudnianie nowych osób.

Krok 1. Dodawanie pracowników do projektu

Dodawanie pracowników do projektu

Osoby i inne zasoby należy najpierw dodać, zanim będzie można przydzielić je do pracy nad zadaniami. Zasoby mogą obejmować materiały, takie jak cement lub farba, bądź zasoby kosztowe, na przykład koszty przelotu i wyżywienia.

Zmienianie dni roboczych w kalendarzu projektu

Po dodaniu osób do projektu zmodyfikuj ich kalendarze robocze, aby uwzględnić ich godziny pracy. Program Project przyjmuje, że większość osób pracuje zgodnie ze standardowym ustawieniem tygodnia, to znaczy od poniedziałku do piątku, od godziny 8:00 do 17:00. Jednak nie musisz dostosowywać się do tego harmonogramu pracy.

Dodawanie świąt i urlopów

Każdy uczestnik projektu musi mieć czas na odpoczynek. Każdy uczestnik projektu może zachorować. Każdy uczestnik projektu lubi święta. W tym artykule przedstawiono sposób uwzględniania tego czasu w harmonogramie.

Udostępnianie pracowników za pomocą puli zasobów

Do projektu można dodać pracowników z puli zasobów. Pula zasobów umożliwia przechowywanie wszystkich informacji na temat pracowników w jednym pliku programu Project, który może być używany jako część projektów głównych.

Ukrywanie kolumny z informacjami poufnymi

Do projektu możesz dodać informacje poufne, takie jak zarobki i numery telefonów, i ukryć je w widokach bez utraty tych danych.

Początek strony

Krok 2. Przydzielanie osób i innych zasobów do zadań

Przydzielanie osób do pracy nad zadaniami

Po dodaniu zadań do harmonogramu możesz zacząć przydzielać osoby do pracy nad zadaniami.

Pokazywanie nazw zadań obok pasków wykresu Gantta

Paski wykresu Gantta można łatwiej rozpoznawać, gdy są obok nich wyświetlane nazwy zadań. Jest to pomocne w przypadku raportów i spotkań.

Wprowadzanie kosztów personelu i materiałów

Podczas dodawania pracowników do projektu są również dodawane koszty z nimi związane. Następnie po przypisaniu osób do pracy nad zadaniami program Microsoft Project automatycznie obliczy koszt projektu.

Sprawdzanie aktualizacji stanu

Po wprowadzeniu przez pracowników stanu pracy w programie Project zostaną wyświetlone zmiany harmonogramu.

Usuwanie osoby z projektu

Pracownicy przerywają pracę nad projektami, opuszczają firmę lub, być może z powodu błędnego wpisania ich nazwiska, nigdy nie istnieli. We wszystkich tych przypadkach może być konieczne usunięcie osób z projektu.

Początek strony

Krok 3. Zarządzanie osobami i innymi zasobami

Wybieranie odpowiedniego widoku do wyświetlania zasobów

Po przydzieleniu osób do zadań i rozpoczęciu pracy skorzystaj z wielu widoków dostępnych w programie Project, aby monitorować postępy i wprowadzać zmiany w harmonogramie.

Zmienianie czasu trwania zadania

Jednym ze sposobów rozwiązywania problemów związanych z obciążeniem pracą jest skrócenie czasu trwania zadań.

Dzielenie pracy w celu zmniejszenia obciążenia osób pracą

Jeśli osoby w projekcie pracują jednocześnie nad zbyt dużą liczbą zadań, możesz zezwolić, aby program Project rozdzielił pracę bardziej równomiernie.

Zmienianie ustawienia Wg nakładu pracy w odniesieniu do typów zadań

W przypadku dodania lub usunięcia osób z zadania czas trwania zadania w programie Project jest odpowiednio skracany lub wydłużany. To działanie jest nazywane planowaniem według nakładu pracy. Jeśli nie chcesz, aby czas trwania został zmieniony, możesz zmienić ustawienie Wg nakładu pracy zadania.

Śledzenie postępu harmonogramu

Śledzenie przebiegu pracy nad projektem jest istotne nie tylko pod kątem zakończenia projektu w ustalonym czasie. Pozwala również uczyć się na błędach oraz sukcesach dotyczących projektu.

Zapisywanie planu bazowego

Kiedy przełożony pyta Cię, jak obywa się realizacja projektu w porównaniu z jego pierwotnym planem, ostatnią rzeczą, którą powinien usłyszeć, jest „Nie wiem”. Możesz tego uniknąć, ustawiając plan bazowy jako migawkę oryginalnego harmonogramu przed rozpoczęciem pracy nad projektem.

Komunikowanie się z zespołem

Po wprowadzeniu zmian w harmonogramie określonej osoby powiadom ją o tym, aby te informacje nie zostały utracone.

Wyświetlanie raportu o projekcie dotyczącego postępu pracowników

Utwórz i dostosuj raporty graficzne dotyczące postępu projektu. W programie Project możesz wyświetlać te raporty lub eksportować je do innych aplikacji, takich jak program PowerPoint, Word lub Excel.

Rozmawianie za pomocą wiadomości błyskawicznych z członkiem zespołu projektu w programie Lync

Program Project udostępnia obecnie kilka sposobów szybkiego uzyskiwania odpowiedzi w przypadku pytań dotyczących zadań. Aby rozpocząć sesję wiadomości błyskawicznych w programie Lync, zatrzymaj wskaźnik myszy na odpowiedniej nazwie i kliknij pozycję Wyślij wiadomość błyskawiczną.

Wróć do Przewodnika po zarządzaniu projektami

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×