Bazy danych programu Access — informacje

Baza danych jest zbiorem informacji związanych tematycznie lub ze względu na przeznaczenie, na przykład śledzenie zamówień klientów lub zarządzanie kolekcją płyt. Jeśli baza danych nie jest przechowywana na komputerze lub tylko jej część jest na nim przechowywana, a śledzone są informacje z wielu źródeł, trzeba je samodzielnie skoordynować i zorganizować.

Przypuśćmy na przykład, że numery telefonów dostawców są przechowywane w różnych miejscach: na kartach z numerami telefonów dostawców, w segregatorach zawierających informacje o produktach i w arkuszu kalkulacyjnym zawierającym informacje o zamówieniach. Jeśli numer telefonu dostawcy ulegnie zmianie, informacje te trzeba będzie zaktualizować we wszystkich trzech miejscach. W bazie danych wystarczy jednak zaktualizować te informacje w jednym miejscu - numer telefonu dostawcy jest automatycznie aktualizowany w bazie danych we wszystkich miejscach, w których jest używany.

Pliki baz danych programu Access

Używając programu Microsoft Access można zarządzać wszystkimi swoimi informacjami z pojedynczego pliku bazy danych. W pliku można korzystać z:

  • Tabel do przechowywania danych.  

  • Kwerend do znajdowania i pobierania tylko tych danych, które są potrzebne.

  • Formularzy do przeglądania, dodawania i aktualizowania danych w tabelach.   

  • Raportów do analizowania lub drukowania danych w określonym układzie.

  • Stron dostępu do danych w celu przeglądania, aktualizowania lub analizowania danych z sieci Internet lub intranet.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

Obraz przycisku Zapisz dane raz w jednej tabeli, ale przeglądaj je z wielu miejsc. Gdy dane zostaną zaktualizowane, są one automatycznie aktualizowane we wszystkich miejscach ich występowania.

Objaśnienie 2 Wyświetl dane w kwerendzie

Wyświetl dane w formularzu

Wyświetl dane w raporcie

Wyświetl dane na stronie dostępu do danych

Tabele i relacje

Aby w sposób efektywny przechowywać dane, należy utworzyć jedną tabelę dla każdego typu informacji, które mają być śledzone. Aby zebrać dane z wielu tabel w kwerendzie, formularzu, raporcie lub na stronie dostępu do danych, należy zdefiniować relacje między tabelami.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

Obraz przycisku Informacje o klientach, które kiedyś gromadzone były na liście wysyłkowej, teraz znajdują się w tabeli Klienci.

Objaśnienie 2 Informacje o zamówieniach, które kiedyś gromadzone były w arkuszu kalkulacyjnym, teraz znajdują się w tabeli Zamówienia.

Rekordy w tabeli są odróżniane od siebie za pomocą unikatowego identyfikatora, takiego jak ID Klienta. Dodanie pola unikatowego identyfikatora pochodzącego z jednej tabeli do drugiej tabeli i zdefiniowanie relacji umożliwia programowi Microsoft Access znalezienie odpowiadających sobie rekordów w obu tabelach i zestawienie ich w formularzu, raporcie lub kwerendzie.

Kwerendy

Aby znaleźć lub pobrać tylko te dane, które spełniają określone warunki lub dane z wielu tabel, należy utworzyć kwerendę. Kwerenda może również aktualizować lub usuwać wiele rekordów jednocześnie i przeprowadzać predefiniowane lub niestandardowe obliczenia na danych.

A query with fields from two tables

Obraz przycisku Ta kwerenda uzyskuje dostęp do różnych tabel w celu pobrania informacji zawartych w polach ID Zamówienia, Data Wymagana, Nazwa firmy i Miasto dla klientów w Londynie, których termin realizacji zamówienia przypadał na kwiecień.

Formularze

Aby można było łatwo oglądać, wprowadzać lub zmieniać dane bezpośrednio w tabeli, należy utworzyć formularz. Po otwarciu formularza, program Microsoft Access pobiera dane z jednej lub kilku tabel i wyświetla je na ekranie w układzie wybranym przez użytkownika w Kreatorze formularzy lub utworzonym samodzielnie w widok projektu.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

Obraz przycisku W tabeli jest wyświetlanych jednocześnie wiele rekordów, ale w celu przejrzenia określonego rekordu konieczne może być przewinięcie tabeli. Podczas przeglądania tabeli nie można także aktualizować danych w wielu tabelach jednocześnie.

Objaśnienie 2 Formularz przedstawia pojedyncze rekordy i mogą w nim być wyświetlane pola pochodzące z kilku tabel. Można w nim także wyświetlać obrazy i inne obiekty.

Formularz może zawierać przyciski służące do drukowania, otwierania innych obiektów lub automatyzujące zadania w inny sposób.

Raporty

Do analizy danych lub zaprezentowania ich w określony sposób na wydruku służy raport. Można na przykład wydrukować jeden raport, który grupuje dane i oblicza podsumowania i drugi, z innymi danymi, sformatowanymi w sposób odpowiedni dla etykiet wysyłkowych.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

Obraz przycisku Użyj raportu do tworzenia etykiet wysyłkowych

Objaśnienie 2 Użyj raportu do przedstawienia podsumowania na wykresie

Użyj raportu do obliczania sum

Strony dostępu do danych

Aby udostępnić dane w Internecie lub w intranecie i umożliwić tworzenie interaktywnych raportów, wprowadzanie lub analizę danych, należy użyć strony dostępu do danych. Program Microsoft Access pobiera dane z jednej lub kilku tabel i wyświetla je na ekranie w układzie utworzonym przez użytkownika w widoku Projekt lub wybranym przy użyciu Kreatora stron.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

Obraz przycisku Kliknij wskaźnik rozwijania ...

Objaśnienie 2... aby wyświetlić dane i pasek narzędzi do nawigacji między rekordami dla kolejnego poziomu szczegółów.

Paski narzędzi do nawigacji między rekordami służą do sortowania, filtrowania i przechodzenia między rekordami oraz do uzyskiwania Pomocy.

Czy te informacje były pomocne?

Jak możemy to poprawić?

Jak możemy to poprawić?

Aby chronić swoją prywatność, nie dołączaj do opinii informacji o kontakcie. Przejrzyj nasze zasady zachowania poufności informacji.

Dziękujemy za opinię!