Archiwizowanie w programie Outlook 2016 dla systemu Windows

Archiwizowanie w programie Outlook 2016 dla systemu Windows

W programie Outlook 2016 wiadomości można archiwizować na kilka sposobów. Dostępne metody są zależne od tego, czy używasz programu Outlook 2016 z kontem usługi Office 365 dla firm, kontem programu Exchange lub kontem innego typu, na przykład usługi Outlook.com lub Gmail, kontem POP bądź kontem IMAP.

Wszystkie konta w programie Outlook 2016 mają dostęp do folderu Archiwum. Folder Archiwum to jeden z folderów domyślnych programu Outlook, podobnie jak foldery Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane i Elementy usunięte. Folderu Archiwum nie można usunąć. Jeśli używasz programu Outlook z kontem programu Exchange lub usługi Exchange Online, zasady folderów, takie jak zasady przechowywania, mają zastosowanie do folderu Archiwum.

Użycie przycisku Archiwizuj w celu przeniesienia wiadomości do folderu Archiwum nie powoduje zmniejszenia rozmiaru skrzynki pocztowej. Jeśli chcesz zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej, możesz użyć archiwum online w usłudze Office 365 dla przedsiębiorstw lub funkcji Autoarchiwizacja.

Archiwizowanie wiadomości za pomocą jednej akcji w programie Outlook 2016

Korzystając z przycisku Archiwizuj w grupie Usuwanie na wstążce, możesz przenieść jedną lub więcej wiadomości do folderu Archiwum bez ich usuwania. Używanie funkcji archiwizowania zapewnia kilka korzyści.

  • Zarchiwizowane elementy można łatwo znaleźć za pomocą pola wyszukiwania lub przechodząc do folderu Archiwum. Po wpisaniu terminu w polu wyszukiwania program Outlook 2016 domyślnie przeszukuje wszystkie foldery w skrzynce pocztowej.

  • Elementy są nadal dostępne na telefonie lub innych urządzeniach za pośrednictwem folderu Archiwum.

Archiwizowanie elementów w programie Outlook 2016

  1. W Skrzynce odbiorczej lub w innym folderze zaznacz co najmniej jedną wiadomość do zarchiwizowania.

  2. W grupie Usuwanie wybierz pozycję Archiwizuj. Możesz także użyć klawisza Backspace, aby natychmiastowo zarchiwizować zaznaczone wiadomości. 

    Archiwizowanie jednym kliknięciem

    Uwaga: Twój folder Archiwum już istnieje, nawet jeśli ta funkcja nie była jeszcze przez Ciebie używana. Znajdziesz go na liście folderów programu Outlook. Jeśli ten folder nie jest widoczny, a używasz programu Outlook 2016, wybierz pozycję Plik > Konto pakietu Office > Opcje aktualizacji > Aktualizuj teraz.

  3. Wiadomości zostaną przeniesione do folderu Archiwum. Jeśli jakaś wiadomość zostanie zarchiwizowana przez pomyłkę, przejdź do folderu Archiwum i przenieś ją z powrotem do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: Przycisk Archiwizuj jest widoczny tylko w programie Outlook 2016. Starsze wersje programu Outlook nie mają przycisku Archiwizuj na wstążce.

Archiwizowanie wiadomości przy użyciu klawiatury

Zaznaczone wiadomości można zarchiwizować, klikając klawisz Backspace. Jeśli klikniesz klawisz Delete, wiadomości zostaną przeniesione do folderu Elementy usunięte. Nie można zmienić zachowania klawisza Backspace.

Jak znaleźć folder Archiwum?

Folder Archiwum znajduje się na liście folderów. Aby wyświetlić listę folderów, wybierz pozycję Widok > Okienko folderów, a następnie wybierz pozycję Normalny.

W menu okienka folderów jest zaznaczona pozycja Normalny.

Jak wyszukiwać w folderze Archiwum?

Domyślnie, kiedy wyszukujesz elementy programu Outlook przy użyciu funkcji wyszukiwania w bieżącej skrzynce pocztowej znajdującej się na początku listy folderów, program Outlook przeszukuje całą skrzynkę pocztową.

Wyszukiwanie w skrzynce pocztowej

Jeśli chcesz ograniczyć zakres wyszukiwania tylko do folderu Archiwum, najpierw zaznacz ten folder na liście folderów. Teraz funkcja wyszukiwania przeszuka tylko folder Archiwum.

Wyszukiwanie w folderze Archiwum

Czym różni się to od archiwum online?

Archiwum online to funkcja dla klientów korporacyjnych usługi Office 365, którzy mają nieprzeciętnie duże skrzynki pocztowe. Ci klienci mogą używać archiwum online w celu unikania usuwania starej poczty. Archiwum online użytkownika działa podobnie jak drugie konto w programie Outlook z własną strukturą folderów. Dlatego nie jest uwzględniane w wyszukiwaniach przeprowadzanych ze skrzynki odbiorczej.

Jeśli archiwum online jest włączone, administratorzy i użytkownicy mogą skonfigurować swoją skrzynkę pocztową w celu automatycznego przenoszenia starych wiadomości do archiwum online przy użyciu zasad archiwizacji.

Kiedy należy używać folderu Archiwum, a kiedy funkcji Archiwum online?

Zalecamy korzystanie z funkcji archiwum w celu oczyszczania skrzynki odbiorczej z wiadomości, które zostały już odebrane lub względem których wykonano już odpowiednie czynności. Folder Archiwum traktuj jak folder plików. W folderze Archiwum możesz przechowywać elementy i wciąż mieć do nich łatwy dostęp. Możesz także usuwać wiadomości lub przenosić je do konkretnych folderów, jeśli preferujesz taki styl pracy.

W przypadku użytkowników z dużymi skrzynkami pocztowymi w organizacji korzystającej z usługi Office 365 Enterprise zalecamy, aby administratorzy skonfigurowali zasady archiwizacji, które przenoszą elementy do archiwum online po upływie jednego roku lub krótszego czasu, jeśli użytkownicy szybciej osiągają swój limit przydziału skrzynki pocztowej. Dzięki temu użytkownicy nie będą musieli usuwać starej poczty, aby zwolnić miejsce na nową. Pocztę o dacie starszej niż określona można przenosić zarówno z folderu Skrzynka odbiorcza, jak i z lokalnego folderu Archiwum.

Często zadawane pytania dotyczące archiwizowania

Nie. Folder Archiwum jest jednym z domyślnych folderów systemowych programu Outlook i nie można go usunąć, przenieść ani zmienić jego nazwy.

Archiwum to dobrze znana funkcja, która jest już dostępna w aplikacji Outlook Mobile, Outlook Web App i usłudze Outlook.com, a nawet u innych dostawców poczty e-mail, takich jak Gmail. Ponieważ jest to nazwa ustalona, a archiwum online to istniejąca funkcja, zdecydowaliśmy się zachować obie nazwy takie same.

Autoarchiwizacja to starsza funkcja programu Outlook, która umożliwia automatyczne przenoszenie starych wiadomości pocztowych do pliku pst. Oznacza to, że wiadomości są usuwane z serwera, przez co trudniej je znaleźć za pomocą funkcji wyszukiwania. Jeśli dysk twardy zawierający plik pst autoarchiwizacji stanie się niezdatny do użytku, znajdujące się w nim wiadomości e-mail zostaną utracone. Archiwum online to korporacyjny odpowiednik autoarchiwizacji.

Jeśli nie masz archiwum online, nadal możesz używać autoarchiwizacji, jeśli Twój dział IT nie wyłączył tej funkcji. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcji autoarchiwizacji w programie Outlook 2016, zobacz Ręczne archiwizowanie starszych elementów w programie Outlook dla systemu Windows.

Archiwum jest powszechnie dostępne w programie Outlook dla systemu Windows, aplikacjach Outlook Mobile i Outlook w sieci Web oraz usłudze Outlook.com. Funkcji archiwum nie można wyłączyć przy użyciu zasad grupy.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×