Aplikacja Teams i poczta e-mail — działanie w harmonii

Aplikacja Teams zmienia Twoją relację z pocztą e-mail. Jeśli wszyscy członkowie Twojej grupy pracują przy użyciu aplikacji Teams, będziesz otrzymywać mniej wiadomości e-mail. A w ten sposób spędzisz mniej czasu w swojej skrzynce odbiorczej, ponieważ będziesz używać aplikacji Teams do większej liczby prowadzonych konwersacji.

Ale wciąż będziesz otrzymywać pocztę e-mail (a nawet jej potrzebować) w niektórych sytuacjach. Tak naprawdę to wszystko zależy od tego, jak często konwersujesz z osobami, które nie korzystają z aplikacji Teams, a także od Twoich własnych preferencji. (Niektórzy z naszych kolegów sprawdzają swoją skrzynkę e-mail tylko raz dziennie, a inni mają otwartą skrzynkę odbiorczą wraz z aplikacją Teams przez cały dzień). Większość osób potrzebuje zarówno aplikacji Teams, jak i poczty e-mail do wykonywania swojej pracy.

Oto kilka metod, które sami lubimy stosować:

1. W codziennej pracy z najbliższymi współpracownikami używaj czatu i kanałów aplikacji Teams.

Ten rodzaj codziennych konwersacji z wymianą dużej ilości szybkich wiadomości najłatwiej prowadzić w aplikacji Teams. Czat i kanały zostały stworzone do dyskusji nad kwestiami logistycznymi wydarzeń, rozważania za i przeciw odnośnie nowych funkcji oraz informowania na temat postępów.

Pozbywając się tego typu wiadomości z naszych skrzynek odbiorczych, zmieniamy liczbę i rodzaj działań dotyczących poczty e-mail (więcej o tym w następnych częściach).

Przypięcie czatu grupowego o nazwie „Recenzje skryptów wideo”

Aby śledzić konwersacje w toku, nadaj nazwy swoim czatom grupowym i przypnij je.

2. Zdecyduj, gdzie chcesz odpowiadać na zaproszenia na spotkania.

Niektórzy z nas lubią przeglądać swoje zaproszenia na spotkania w kolejności jedno po drugim w programie Outlook. Inni wolą robić to z poziomu spotkań w aplikacji Teams. Oba sposoby są równie dobre — wybierz ten, który najlepiej Ci odpowiada.

Wciąż będziesz otrzymywać pocztę e-mail (a nawet jej potrzebować) w niektórych sytuacjach. Tak naprawdę to wszystko zależy od tego, jak często konwersujesz z osobami, które nie korzystają z aplikacji Teams, a także od Twoich własnych preferencji.

3. Monitoruj pocztę e-mail, aby być na bieżąco z ogólnymi ogłoszeniami i biuletynami.

Tego typu oficjalne ogłoszenia dla całej firmy są zwykle wysyłane za pośrednictwem poczty e-mail — mogą to być na przykład powiadomienia o zmianach w działach, ogłoszenie corocznej kampanii dobroczynnej, wiadomości od dyrektora Satyi, biuletyn obsługi klienta i tym podobne. Tego typu wiadomości mają zazwyczaj dopracowany format i są wysyłane do wielu osób naraz. Dlatego monitorujemy skrzynkę e-mail, aby nie przegapić tego typu wiadomości. Czasami te wiadomości są przesyłane dalej na jeden z naszych kanałów, aby mogły je zobaczyć nawet osoby, które bardzo rzadko zaglądają do skrzynki e-mail.

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Zainstaluj dodatek Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub program Internet Explorer 9.

Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się, jak przesłać ważne wiadomości e-mail do kanałów aplikacji Teams.

4. Dodaj wybrane osoby z zewnątrz jako gości w aplikacji Teams.

Jeśli pracujemy nad projektem, w którym biorą udział osoby spoza firmy Microsoft, czasami tworzymy konkretny zespół w aplikacji Teams dla projektu i zapraszamy te osoby jako gości. W ten sposób możemy komunikować się na temat projektu w preferowany przez nas sposób — w aplikacji Teams, gdzie możemy znaleźć również wszystkie powiadomienia dotyczące projektu . Ponieważ to tutaj śledzimy wszystkie nasze pozostałe projekty, istnieje większa szansa, że na czas zobaczymy ważne rozmowy na czacie i pliki.

W przypadku osób z zewnętrz, z którymi pracujemy tylko od czasu do czasu, poczta e-mail jak najbardziej nam wystarcza.

Zastanawiasz się, jak dodać osobę jako gościa? Zobacz Dodawanie gości do zespołu.

Już wkrótce: Zarządzanie powiadomieniami (dostępne już wkrótce!)

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×