Analiza przypadku klienta: przechodzenie z programu Excel do programu Access

Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Czasami rozwiązania biznesowego zostanie utworzona za pomocą programu Excel, gdy jest poziom dostępu. Lub, prawdopodobnie Excel pierwotnie dobrym pomysłem, ale danych ma przestarzałego rozwiązanie programu Excel i nadszedł czas na korzystanie z programu bazy danych. Na szczęście można przenieść danych biznesowych z programu Excel do programu Access.

Linia życia rakaorganizacją organizacji niedochodowych zamieszkałych w Seattle, zaprojektowanych jego systemu śledzenia udzielanie przy użyciu programu Excel. Po uruchomieniu problemów z nadmiarowości danych, ich decyzję było czasu na Wypróbuj programu Access.

Dr Kerry Fowler obsługuje samosiewów IT raka linii życia. On postanowiły wywiad, w której wspomniano życia raka IT wymagań, jego role i informacje techniczne używania do programu Excel i wykonanych przy użyciu programu Access.

Rozmowy, część 1

ST: Rekord, mogę Steven Thomas i tworzyć w witrynie Office Online i jestem tutaj dzisiaj z Dr Kerry Fowler na linii życia raka. Linia życia raka jest organizacji niedochodowych organizacji, która ułatwia live z rakiem.

ST: Fowler Dr można opisać nieco jakiego rodzaju pomocy technicznej życia raka oferuje do osób?

KF: Dobrze Steven, linii życia raka oferuje nie lekarskich pomocy technicznej osobom z raka, który zawiera pacjentów, rodzinie, znajomym i współpracownikom, dlatego jest bardzo szeroki katalog.

ST: Dlatego po wypowiadanych nie lekarskich co rozumiesz?

KF: Kontakty nie są raka linii życia, aby uzyskać porady lekarza pochodzą klas, ale istnieje klas wykonywania, yoga, klasy pisania, rozmieszczanie kwiatów, liczba elementów do utworzenia społeczności między raka pacjentów, a do współdziałania z innymi osobami z rakiem.

ST: Oraz że brzmi jak szeroką gamę usług ważne, Dziękujemy za te informacje. Tak jest stopień w teleinformatycznego mnie — jest to prawo?

KF: Faktycznie jego organicznej chemicznych.

ST: Organiczna chemicznych, dobrze bardzo nam przykro.

KF: Brak Przepraszamy za.

ST: W jaki sposób czy które pomogło poniżej w linii życia raka?

KF: Dobrze I został w branży farmaceutycznego i odnajdowanie leków dla jest kilka lat, a gdy moje zadania zostały utracone jako część firmy połączenie otrzymano pracujesz społecznie poniżej w linii życia raka miejsce, w którym żoną jest Dyrektor Generalny i I sprzedał zostały wykonując kilka chemicznych teleinformatycznego pewien czas ostatnie 10 lat więc została zasadzie wygodnych obsługi informacji, przede wszystkim duże pliki płaskie i można było nauczyć się niektóre polecenia systemu UNIX i że sort z elementu, ale nie mają doświadczenia z relacyjnymi bazami danych.

ST: Przycisk OK, również możesz stwierdzić, mnie występują pewne informacje sortowania informacji zarządzania zadania, które tutaj w ramach usługi ochotniczą pracę?

KF: Na pewno po otrzymaniu najpierw była tylko codziennych czynności IT, wykonując wiesz, czy działa drukarki, myszą nie działa. Ale po pewnym czasie I że są dostępne niektóre funkcje przejściem, na przykład fundusze pomocy pacjentów, miejsce, w którym kontakty zostały przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych programu Excel do przechowywania informacji przechodzenie wstecz kilka lat o testy, które miały zostało wysłane osobom, aby ułatwić im płatności dla kredytów hipotecznych , w celu rachunków medycznych lub transportu.

ST: Dlatego wiele różnych plików?

KF: Wystąpiły również wiele wpisów w arkuszu kalkulacyjnym.

ST: Arkusz kalkulacyjny duży, więc?

KF: tak jeden duży arkusza kalkulacyjnego z dużą ilością karty, ale było trudne dla nich ustalić, ile pieniędzy ma tę osobę pobrano ten rok, ile mają one pobrano w ciągu ostatnich lat 4, ile osób są uzyskiwanie pomocy dotyczącej ich hipotecznych?

ST: Czy który brzmi jak klasyczny problemów, które możesz mieć, wprowadzanie wiele danych w programie Excel i próby Przechodzenie do szczegółów, w jednym arkuszu tak jak.

KF: Tak, aby zawierała przedstawione awarii oczekujące na wystąpić tylko jeden nieprawidłowe Sortuj od wykonania katastrofy, więc mogę decyzję o zagłębić się w nauki Microsoft Access Aby rozwiązać ten problem. Obiekt, który został dzieje was danych jest ponownie wprowadzono kilka razy.

ST: Jakiego rodzaju dane?

KF: Tylko nazwy i imion i nazwisk, kodów pocztowych, pracownika socjalnego, dowolnej liczby elementów.

ST: Dlatego ta sama osoba będzie trafiać wystarczy wykonać kilka różnych rekordów może?

KF: Dokładnie możesz uzyskać bardzo creative pisownię Seattle na przykład.

ST: Wiesz, dlatego Dlaczego dostęp? Czy należy go w tym miejscu lub czy licencje go w tym celu lub co wprowadzone możesz powrocie do programu Access?

KF: Również dostęp jest powszechnie dostępny tutaj ponieważ życia raka korzysta z programu Microsoft Office i mogą używać Small Business Server 2003, więc na każdym komputerze, w tym miejscu ma dostęp, a I sprzedał elementu do programu Access tylko na własne informacje o rok temu, ale naprawdę nie można wykonywać dowolne rozwoju , więc po próbie było szansy sprzedaży szkoleniowe dla mnie i był sposobem niekiedy życia raka spełniają ich cele.

ST: Schłodzić również myślę, że wprowadzono dobrych decyzji. Mam niewielki doświadczenia w pracy z programu Access, a nie dość tak pracy z programem Excel, ale można sprawdzić, co jest dla programu Access i to zdecydowanie lepiej dostosowane do rodzaju rozmowie o zadania związane z zarządzaniem.

ST: Przyjrzyjmy się nieco podziału, a następnie powrotu dla drugiej połowy tej rozmowy.

Rozmowy, część 2

ST: Rekord, to Steven Thomas ponownie z drugiej części Moje rozmowy Dr Kerry Fowler na linii życia raka.

ST: Załóżmy porozmawiać o procesie przenoszenia z programu Excel do programu Access. Ilość pracy można mówią uczestniczyły? Gotowe z pracą?

KF: Wydaje się, że jesteś nigdy nie całkowicie zakończona z pracą, zwłaszcza w przypadku, gdy masz zajmujących starsze dane w arkuszu kalkulacyjnym w przypadku, gdy może być dziwne znaki interpunkcyjne, których nie chcesz. Ogólna wydaje się, że rzecz, którą można znaleźć trudne większość została tylko pasujących, również mam zamiar przerzucić go wokół tutaj trochę czasu. Myślę, że wprowadzania danych, które typy zgodne jest ważne, czyli bez co powiedzieć.

ST: Nie jest bez co powiedzieć, ważne jest, i jest trudne, można je uzyskać prawy, ponieważ program Excel jest nieco bardziej forgiving o danych zostanie i nie zaakceptuje.

KF: Prawo tak, czyszczenie danych, co mam została większość trudne trwa starych danych, usuwanie duplikatów, znajdowanie błędów pisowni, znajdowania dziwne znaki interpunkcyjne i pobieranie elementów tidied w górę, aby łatwiej zaimportować do programu Access i nie powodują błędy. Tak jest faktycznie dużej ilości pracy, który ma przejdź do arkusza kalkulacyjnego programu Excel lub plik tekstowy, który chcesz zaimportować. Gdy wszystko jest takie samo importowanie jest dosyć łatwe.

ST: Tak jest to zawieszenie procesów biznesowych w międzyczasie?

KF: Nie, pracy osób wokół, jedną rzeczy, które można także już gotowe do pracy w bazie danych dla pacjentów pomocy trwa starsze bazy danych programu Access swoje będącej zasadniczo ogólnej listy adresowej, po prostu duży plik prostym. Aby korzystam z kilka czynności, które oczyszczenia i ułatwić wyszukiwanie duplikatów.

ST: Ale używają bazy danych fundusze pacjentów pomocy teraz?

KF: Wartość Tak.

ST: Ale nadal jest danych w programie Excel, który jeszcze nie zaimportowano do tego, czym jest on starsze dane, które nadal będą do zaimportowania.

KF: To PRAWDA. Mam informacje 2008 zaimportowane, ale nadal występuje dane 2004 – 2007, aby oczyścić i importowanie.

ST: Gotowe, aby osoby nie zostały konieczności oczekiwania lub nic?

KF: Wartość nie. Wystarcza do bieżącego użycia.

ST: Aby działania innych problemach możesz buźkę lub są możesz przeciwległych tworzenia nowego systemu, w tym to drugi, który rozmowę o.

KF: Dobrze jest kilka rzeczy, które są specyficzne dla programu Access, wcześniej niektóre wezwanie, przedstawiając niektóre elementy języka Visual Basic, również wykonując Dlookup() i wprowadzania działające prawy i w niektórych przypadkach należy zapoznać się z oferty i nawiasów kwadratowych w odpowiednich miejscach lub nie Praca. Ale ogólnie został znacznie łatwiejsze niż po próbie będzie i jest bardzo wykorzystuje, aby można było zamienianie, która odpowiada.

ST: Tak się macie nic z programu Access, które nie zostały wykonując z programem Excel, ponieważ nie wszystkie stosowne? Nowe Oprócz oczywistych wszystko, wiesz umieszczania danych w różnych tabel i sortowanie elementu?

KF: Oraz jeden z rzeczy, które można znalezienia sposobów wykonywania której ustalić, będzie oczywiste dla doświadczonym użytkownikiem, ale, na przykład kod pocztowy jest zbędne informacje dotyczące miasto i województwo i województwo, więc mogę została usprawniona dane wejściowe dla list wysyłkowych tak tego tylko y kod pocztowy potrzebuje do zaimportowania, a następnie wybrać tabelę wszystkich kodów pocztowych USA z ich stan, miasto i województwo. Tak że uproszczony wiele elementów i zmniejsza błędy pisowni.

ST: To świetnie. Jak raportowania? Widzisz wszelkie zyski w możliwość utworzenia raportów, teraz, gdy został przeniesiony do programu Access?

KF: Tak, można wymienionych przed było trudne, gdy za pomocą arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, aby ustalić, ile pieniędzy umożliwieniu dla konkretnej osoby w danym okresie, że teraz w systemie dostępu, którą można już mógł wygenerować niektóre informuje, że automatycznie Generowanie żądania wyboru, kod ich odpowiedni typ raka, które mają i generuje również podsumowanie arkusz dla dziale finansowym wszystkie testy różnych zapisano ten tydzień dla każdego konta i sumy częściowe.

ST: Oj, który brzmi jak i wzmocnienia ten. Na koniec więc co współpracowników tutaj lat powtarzają? Każda udzieliła Ci opinię na ten proces i utworzonego dla nich produktu?

KF: Również są naprawdę lubisz go. Dla fundusze pacjentów pomocy go ma naprawdę Usprawniona procesu. Ponieważ nie istnieją mniej błędów oznacza, że testy można szybciej zapisane i naprawdę znajdował się problem przed informacji wymaga zostanie wysłane ponownie Finanse korekty i niezbyt jak często teraz, więc faktycznie są korzystających klientów bezpośrednio który jest bardzo i.

ST: Klienci, który jest bardzo i. OK również Dziękujemy do rozmowy i będziemy w kontakcie ponownie szybko mam pewności zaewidencjonować o postępie z fundusze pomocy pacjentów, lub, co jest nowego pracujesz ponownie?

KF: Nowy jest duży listy adresowej.

ST: Baza danych listy adresowej. OK również będę Cię powrotem zaewidencjonować i zobacz, jak którego będzie, jeszcze raz dziękujemy.

KF: Cała przyjemność po mojej stronie.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×