Uwaga: Ten artykuł spełnił swoje zadanie i wkrótce zostanie wycofany. Aby zapobiec błędom „Nie można odnaleźć strony”, usuniemy znane nam linki. Jeśli zostały utworzone linki do tej strony, należy je usunąć — dbajmy wspólnie o łączność w sieci Web.
Skrzynki pocztowe witryn były używane przez wiele organizacji jako narzędzia do współpracy. Jest to wspólna Skrzynka pocztowa, pomagająca koordynować i przechowywać wiadomości e-mail zespołu lub projektu w jednym miejscu i w witrynie programu SharePoint w celu przechowywania wszystkich typowych plików. Ponieważ jednak w latach zmieniono sposób współpracy osób, klienci poprosili o rozwiązanie, które promuje bardziej aktywną formę współpracy. Dlatego mamy do czynienia z niektórymi skrzynkami pocztowymi witryn i zachęcamy do przechodzenia do grup usługi Office 365, które zapewniają wiele bogatszych możliwości współpracy.
Aby uzyskać więcej informacji na temat tej decyzji, zobacz przestarzałe skrzynki pocztowe witryn.
Grupy w usłudze Office 365 pozwalają wybrać zespół osób, z którymi chcesz współpracować, i łatwo skonfigurować kolekcję zasobów udostępnionych dla tych osób. Nie musisz martwić się o ręczne przypisywanie uprawnień do tych wszystkich zasobów, ponieważ dodanie członków do grupy automatycznie nadaje im potrzebne uprawnienia do narzędzi zapewnianych przez grupę.
Grupy pakietu Office 365 wykraczają poza Skrzynka pocztowa witryn i obejmują:
-
Dostęp dla Gości — z skrzynkami pocztowymi witryny nie można udostępnić osób spoza organizacji. Dzięki grupom możesz zaoferować Gościom dostęp do konwersacji e-mail, plików, a nawet udostępnionego notesu programu OneNote.
-
Udostępniona Skrzynka odbiorcza — miejsce, w którym ma się odbywać konwersacje tradycyjnie posiadane w skrzynce pocztowej. Ta udostępniona Skrzynka odbiorcza jest w pełni przeszukiwana, dzięki czemu powstaje Archiwum wiadomości grupy. Przeglądarki mogą przeszukiwać lub przewijać historię, aby szybko przełączać się do informacji o tym, co zostało już przekazane do tej grupy.
-
Biblioteka pliki udostępnione — Twoja grupa zawiera bibliotekę plików programu SharePoint, w której użytkownicy mogą przechowywać, udostępniać i współpracować nad dokumentami, skoroszytami, prezentacjami, obrazami i innymi plikami, nad którymi muszą pracować.
-
Kalendarz udostępniony — Twoja grupa otrzymuje kalendarz udostępniony, aby publikować zdarzenia związane z grupą. Każdy członek, który ma subskrypcję grupy, jest automatycznie zapraszany do wydarzeń ogłoszonych w kalendarzu, dzięki czemu te zdarzenia mogą być również wyświetlane w ich kalendarzach pakietu Office 365.
-
Notes udostępniony programu OneNote — grupa automatycznie zawiera udostępniony Notes programu OneNote, w którym członkowie grupy mogą zbierać informacje i współpracować nad nimi. Wiele grup używa notesu do tworzenia żywego typu wiki z często zadawanymi pytaniami i innymi zasobami.
-
Zawartość jest wykrywalna — grupy w programie Outlook są domyślnie dostępne w organizacji, co oznacza, że są łatwe dla innych osób w organizacji w celu odnajdowania materiałów i dołączania do nich oraz do ich przeglądania. Jeśli zawartość grupy jest bardziej wrażliwa, możesz przełączyć grupę na prywatną, co spowoduje ukrycie jej zawartości od niebędącej członkami i wymaga zatwierdzenia przez właściciela grupy żądań dołączenia.
-
Tworzenie samoobsługowe — Administratorzy nie muszą uzyskiwać bogged przez żądania użytkowników, aby tworzyć grupy. Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy stosownie do potrzeb. Jeśli chcesz określić, którzy użytkownicy w organizacji mogą tworzyć grupy , zobacz Kontrolowanie, kto może tworzyć grupy usługi Office 365.
Zarządzanie katalogami
Utrzymywanie katalogu pod kontrolą jest problemem każdego administratora. Oto niektóre z narzędzi grupy pakietu Office 365, aby ułatwić Ci ułatwienie:
-
Zasady nazewnictwa — zasady nazewnictwa umożliwiają definiowanie, co to są, i nie, nazw akceptowanych dla grup. Uniemożliwia to użytkownikom przyznawanie niewymagających lub zabronionych nazw grupom. Ponadto można wymuszać w nazwach grup standardowych prefiksów lub sufiksów firm.
-
Członkostwo dynamiczne — członkostwo dynamiczne umożliwia ustawienie członkostwa w grupie według reguły, co powoduje dodanie (lub usunięcie) członków grupy na podstawie metadanych (takich jak dział lub rola) w usłudze Active Directory.
-
Ukryte członkostwo w grupie — Jeśli masz powód, aby lista członków grupy była poufna, na przykład jeśli członkowie są uczniami, możesz ukryć listę członków spoza stron zewnętrznych.
-
Uprawnienia do tworzenia — w organizacji mogą znajdować się osoby, które nie mają możliwości tworzenia nowych grup. Istnieje kilka sposobów zarządzania uprawnieniami do tworzenia w katalogu.
-
Dzienniki inspekcji — możesz mieć większą pewność, że użytkownicy będą mogli tworzyć grupy i zarządzać członkostwem w grupie, ponieważ dzienniki inspekcji grup usługi Office 365 umożliwiają śledzenie osób, które utworzyły lub usunęły określoną grupę albo wprowadziły zmiany w członkostwie grupy.
Zarządzanie dostawami
Zarządzanie dostawą daje użytkownikowi niektóre metody obsługi wysyłania lub odbierania wiadomości przez grupę. Ponadto są dostępne narzędzia do monitorowania przepływu tych wiadomości.
-
Wyślij jako lub Wyślij w imieniu — te ustawienia pozwalają określonym użytkownikom na wysyłanie wiadomości e-mail, tak jak w przypadku, gdy pochodzą one od lub w imieniu grupy.
-
Ograniczenia dotyczące nadawców — te ustawienia pozwalają kontrolować, kto może wysyłać wiadomości do grupy. Grupę można skonfigurować tak, aby zezwalała na wiadomości e-mail przed osobami spoza stron, ale może być konieczne ograniczenie tylko określonych osób zewnętrznych.
-
Wsparcie dla użytkowników zewnętrznych — zapraszając Gości do Twojej grupy, możesz je dołączyć do konwersacji e-mail w grupie.
-
Reguły transportu — reguły transportu działają dla grup tak samo jak w przypadku programu Exchange. Reguły mogą szukać wiadomości spełniających określone warunki, a następnie mogą działać na tych wiadomościach.
-
Porady dotyczące poczty e-mail są wyświetlane w postaci wiadomości E-mail wyświetlanych użytkownikom podczas redagowania wiadomości. Mogą one pomóc w ograniczeniu raportów o niedostarczeniu, ostrzegając użytkownika, jeśli może on przejść do osób zewnętrznych lub przekraczać przydziały wiadomości.
-
Wiele adresów serwerów proxy — Grupa może zawierać aliasy, podobnie jak Skrzynka pocztowa użytkownika. Dodatkowe adresy serwerów proxy mogą być przydatne do akceptowania wiadomości wysyłanych do tych innych aliasów lub w celu ułatwienia dostępu do grupy zawierającej długie lub trudne do naprawienia nazwy.
-
Maksymalny rozmiar wysyłania/odbierania — te przydziały mogą pomóc w ograniczeniu problemów z grupą odbierającą (lub wysłać) niezwykle duże wiadomości w celu lepszego zarządzania wymaganiami dotyczącymi pamięci masowej i przepustowości.
Zasady dotyczące zawartości
Pakiet Office 365 zawiera również narzędzia do zarządzania rodzajem zawartości udostępnianej w grupie.
Wskazówki dotyczące użytkowania — możesz zdefiniować wskazówki dotyczące korzystania z grup pakietu Office 365, aby wymusić użytkownikom zapoznanie się z najważniejszymi wskazówkami, które ułatwiają zachowanie ich grup i zapoznanie się z wewnętrznymi zasadami zawartości.
Klasyfikacja danych — możesz utworzyć dostosowywalny system klasyfikacji danych dla grup pakietu Office 365, który umożliwia separację grup według typu zasad (na przykład "unklasyfikowana", "poufne" lub "Top Secret"). W ten sposób Twoje grupy mogą wystawiać zasady dotyczące innej zawartości w organizacji. Zasady rozszerzone umożliwiają organizacji konfigurowanie punktu końcowego, który jest określany w momencie tworzenia lub zmieniania grupy, a następnie można zaimplementować własne zasady tworzenia lub zmieniania grup.
Dlaczego wprowadzamy tę zmianę?
Skrzynki pocztowe witryn zachęcają do biernej formy współpracy. Dzięki współpracy coraz bardziej ważnych dla nowoczesnych zespołów, nasi klienci coraz bardziej proszą o rozwiązania zapewniające bardziej aktywną obsługę współpracy. Dlatego zdecydowałem się wycofać skrzynki pocztowe witryn i promować użycie grup.
Rozpoczynanie pracy z grupami jest proste i możesz pracować w ciągu kilku minut.
Utwórz witrynę zespołu usługi SharePoint Online, która zawiera grupę Office 365, wykonując następujące czynności:
-
Przejdź do usługi SharePoint Online. Możesz to zrobić, logując się do portalu pakietu Office 365 pod adresem https://www.Office.com , a następnie klikając ikonę Uruchamianie aplikacji w prawym górnym rogu przeglądarki.
-
Kliknij pozycję + Utwórz witrynę na stronie głównej programu SharePoint i wybierz pozycję Witryna zespołu .
-
Wprowadź nową nazwę i opis witryny zespołu w okienku, które zostanie wyświetlone. Wypełnij wszystkie inne pola wymagane przez organizację i kliknij przycisk dalej.
-
Dodaj właścicieli i członków do witryny w następującym okienku i kliknij przycisk Zakończ. Możesz dodać te same elementy członkowskie, które zostały należące do witryny zespołu w środowisku klasycznym.
Nowo utworzona witryna zespołu usługi SharePoint Online jest teraz gotowa do użycia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie witryny zespołu w usłudze SharePoint Online .
Aby uzyskać dostęp do swoich grup, kliknij ikonę Uruchamianie aplikacji i przejdź do polecenia Poczta. Na karcie grupy w obszarze foldery zostanie utworzona grupa o takiej samej nazwie jak nazwa witryny w programie SharePoint. Ta grupa zawiera udostępnioną skrzynkę pocztową w formie obszaru konwersacji, kartę pliki, która umożliwia szybkie wyświetlenie strony dokumenty z witryny programu SharePoint, kalendarza grupy i notesu, który może być również wyświetlany w witrynie programu SharePoint.
Możesz teraz już korzystać z tej grupy.
Co z istniejącymi skrzynkami pocztowymi witryny?
Zdajemy sobie sprawę, że niektóre z nich mogą mieć krytyczne dane w skrzynkach pocztowych witryny, które będą potrzebne do ciągłości działań. Istniejące skrzynki pocztowe witryn będą nadal działać jak poprzednio.
Co zrobić, jeśli korzystam z usługi Project Online?
Jeśli jesteś klientem usługi Project Online , nie będziesz mieć możliwości nawiązania połączenia z witryną zespołu usługi SharePoint Online. Możesz jednak nadal korzystać z witryny zespołu klasycznego projektu środowiska, która będzie nadal działać, pomniejszoną o możliwość tworzenia nowej skrzynki pocztowej witryny. Jeśli potrzebujesz rozwiązania do wysyłki wraz z witryną, zalecamy utworzenie nowej grupy usługi Office 365 i korzystanie z niej do obsługi poczty e-mail. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie grupy w programie Outlook .
Jesteśmy w trakcie pracy nad długotrwałym rozwiązaniem i powiadomią Cię o swojej decyzji.
Co dalej?
Rozpoczęto wdrażanie narzędzi administracji dzierżawczej w celu połączenia istniejących witryn zespołów programu SharePoint z nowymi grupami pakietu Office 365. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz ten wpis.
Więcej informacji
Przesyłanie opinii
Ten artykuł został ostatnio zaktualizowany o 10 lipca 2018 r. w wyniku Twojego komentarza. Jeśli te informacje okazały się pomocne, a zwłaszcza jeśli nie, Skorzystaj z poniższych kontrolek opinii, aby poinformować nas, jak możemy to ulepszyć.
