Wszyscy jesteśmy, prawda? Po ekscytującej, trzynastu nieprzeczytanych wakacjach możesz wrócić do pracy, otworzyć Outlook znaleźć na Ciebie dwie tysięcy nieprzeczytanych wiadomości. Wystarczy, że będzie można wrócić na urlop. Lub już nigdy nie przejdę na urlop.
Jednak Outlook to zaawansowany program, który pomaga szybko zasypować skrzynkę odbiorczą — prawdopodobnie o wiele szybciej, niż by się było domyślać.
Przygotowywanie się na urlop
Razem z Anną razem przygotujemy się na 10-dniowe urlopy.
Żona obsługuje komunikację i koordynację w przypadku pięciu osobnych projektów, jest członkiem dwudziestu różnych list adresowych, a ponadto każdego dnia odbiera niewielką liczbę osobistych wiadomości e-mail.
Gdy Downy jest poza biurem, Chester będzie głównym punktem kontaktu dla trzech swoich projektów, a Ciesiej będzie obsługiwać pozostałe dwa.
Podczas ostatniego urlopu Anna ustawiła odpowiedzi automatyczne tak, aby wszyscy wiedzieli, że będzie z powrotem za dziesięć dni, ale nie zrobili nic więcej. Po powrocie skrzynka odbiorcza została wzrostowa z 50 wiadomości do 500 wiadomości.
Tym razem Gdynia spędza kilka minut dziennie, zanim odchodzi z Outlook najważniejszych funkcji, które pomogą jej odejść z urlopu bezstresowego.
Wie, że skonfigurowanie odpowiedzi automatycznej może znacznie pomóc współpracownikom w odpowiedzi na wiele pytań i zamieszania. Ponieważ ma Microsoft 365, wybiera pozycję Plik> odpowiedzi automatycznei typy w poniższym tekście.
Cześć,
Dziękujemy za wiadomość. Jestem poza biurem między 1 maja 2019 r. a 10 maja 2019 r. Nie będę sprawdzać poczty e-mail, gdy już nie będę.
Aby uzyskać pomoc w zakresie projektów Contoso, Fourth Coffee i Tailspin Toys, skontaktuj się z Chester Beane.
Aby uzyskać pomoc na temat projektu Northwind, skontaktuj się z Czeczem Jenkinsem.
— Gdynia
Odpowiedzi automatyczne mogą być ustawiane tak, aby włączać dzień, w który odchodzi, i wyłączać dzień, w który zwraca. To świetny krok 1. Jednak Aby zachować kontrolę nad skrzynką odbiorczą Outlook Że Ma inne funkcje, których może używać, aby pomóc aplikacji w kontrolowaniu skrzynki odbiorczej.
Aby skonfigurować własne odpowiedzi automatyczne, zobacz Wysyłanie automatycznychodpowiedzi podczas swojej Outlook.
Teraz Mogę przejść do kroku 2: Tworzenie reguł.
Reguły to świetny sposób zarządzania wiadomościami zarówno w biurze, jak i poza biurem. Funkcja Odpowiedzi automatyczne ma własne wbudowane reguły, które będą włączane tylko wtedy, gdy jesteś poza biurem.
W oknie dialogowym Reguły w dolnej części okna Odpowiedzi automatyczne Funkcja Małgos wybierze pozycję Dodaj regułę.
Następnie doda advertisements@contoso.com do pola Od. Odbiera ona codzienną wiadomość z tego adresu zawierającą informacje ważne czas, które nie będą jej potrzebne, gdy wróci z urlopu.
W sekcji Perform these actions (Wykonaj te akcje) sprawdza pole wyboru Delete all messages from the email address (Usuń wszystkie wiadomości z tego adresu e-mail). Może utworzyć wiele reguł, które będą przenosić lub usuwać lub nawet przesyłać dalej wiadomości do innych osób w organizacji na podstawie wyrazów w temacie lub treści wiadomości albo tego, do kogo jest wysyłana lub otrzymywana wiadomość.
Po utworzeniu reguł może zapisać swoją odpowiedź automatyczną i opuścić urlop, wiedząc, że wiele jej wiadomości e-mail zostanie automatycznie przesyłanych dalej do odpowiedniej osoby, a inna grupa zostanie całkowicie usunięta.
Aby uzyskać więcej informacji na temat dodawania reguł, zobacz Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł.
Po urlopie
Co zrobić, jeśli nie jesteś tak zorganizowany jak Małgos przed wyjazdem?
Obserwujmy, jak Beata próbuje poradzić sobie z przeciążeniem skrzynki odbiorczej po 10-dniowym urlopie. Artur schował odpowiedź automatyczną, ale podczas swojej pracy nie podał swoim współpracownikom żadnych instrukcji.
Gdy Dowbor zwraca wiadomość z urlopu, ma w skrzynce odbiorczej 1243 wiadomości. Na szczęście Ania ma Outlook w ramach swojej subskrypcji usługi Microsoft 365, dzięki czemu może szybko i łatwo sortować, filtrować i zajmować się tymi wiadomościami przy użyciu kilku kluczowych Outlook funkcji.
Po pierwsze, Aby sortować wiadomości według priorytetu. Dzięki temu wszystkie wiadomości o wysokim priorytecie — te, które będzie miał szybkie do czynienia — będą wyświetlane w górnej części skrzynki odbiorczej.
W tym celu wybiera listę rozwijaną Według daty u góry listy wiadomości i wybiera pozycję Ważność. To sortuje jego skrzynkę odbiorczą dla niego.
Teraz mogę poświęcić piętnaście minut na odbieranie pięciu wiadomości o wysokiej ważności, przechowyw je w folderach, a następnie zmienić kolejność sortowania, klikając ponownie listę rozwijaną i wybierając pozycję Niska na górze, aby wyświetlić wiadomości o niskiej ważności na początku listy wiadomości. Te wiadomości są wyświetlane w trybie szybkiego skanowania, a następnie usuwa wszystkie wiadomości oprócz jednego. Zaproszenia na lunch, powiadomienie o wydychanych wiadomościach oraz ostrzeżenie o awarii zasilania trzy dni temu nie są wiadomościami, na które musi odpowiedzieć.
Teraz, gdy zająć się najważniejszymi wiadomościami e-mail, Beata może użyć jeszcze jednego z wbudowanych filtrów Outlook, tego dla @mentions. Za pomocą listy rozwijanej Według daty w prawym górnym rogu listy wiadomości wybiera pozycję Wzmiankowana poczta.
Wie, czy nadawca wzmiankował o nim w określonej wiadomości e-mail, że prawdopodobnie nadawca potrzebuje czegoś jawnie od niego, a nie jednego ze współpracowników.
Istnieje około pięćdziesięciu takich wiadomości, a Artur może szybko przeskanować listę, usunąć te, które mógł już obsłużyć jeden ze współpracowników, a następnie odpowiedzieć innym.
W przypadku dużej liczby projektów niektóre mogą być bardziej poufne od innych. Wyszukiwanie wiadomości związanych z najbardziej poufnymi czasami projektami pozwala zachować omówienie czasu i zaoszczędzić czas na inne dni w projektach.
Aby wyszukać wiadomości zawierające określoną frazę, użyj pola Wyszukaj u góry Outlook wiadomości. Ujmij w cudzysłów wielosłowną frazę, aby wyszukać tylko ta frazę, a nie poszczególne wyrazy w tej frazie.
Grupowanie wiadomości według nadawcy pozwala znaleźć wiadomości, które można szybko usunąć, na przykład biuletyny lub automatyczne wiadomości z niemonitorowanych kont lub wiadomości, na które musisz odpowiedzieć na czas, na przykład wiadomości od bezpośredniego przełożonego.
Aby pogrupować wiadomości według nadawcy, kliknij listę rozwijaną Według daty w prawym górnym rogu listy wiadomości i wybierz pozycję Od.
