10 najważniejszych powodów używania programu Access z programem Excel

Jeśli korzystasz z rodziny produktów pakietu Office, jeśli korzystasz z programu Excel lub chcesz zarządzać danymi tabelarycznymi za pomocą programu Access? Artykuł towarzyszący, w którym można zarządzać danymi za pomocą programu Access lub programu Excel, omówiono zalety każdego produktu i ich przyłączenie do tabeli. Dlaczego jednak wybieram między jednym lub drugim? Jeśli przechowujesz dane w programie Access i łączysz się z nimi w programie Excel, uzyskasz możliwość korzystania z nich. Oto dziesięć powodów, dla których korzystanie z programu Excel i program Access są bardzo duże.

Mimo że program Excel nie jest bazą danych, jest szeroko używany do przechowywania danych i jest często używany do rozwiązywania prostych problemów z bazą danych. Jednak program Excel to płaska baza danych, a nie relacyjna baza danych. Gdy proste tabele muszą być rozwijane do wielu tabel powiązanych danych, program Access jest pierwszym wyborem dla pracowników przetwarzającym informacje w celu szybkiego utworzenia aplikacji bazy danych. Program Access zawsze był niezwykle atrakcyjnym "konsolą do wypełniania danych" w celu zbierania i konsolidowania różnych danych w całym przedsiębiorstwie, których większość mieszka w skoroszytach programu Excel. Gdy dane będą w programie Access, możesz dodać więcej tabel i dołączyć do nich, utworzyć zapytania (lub widoki danych), strukturę danych i zdefiniować typy danych, aby zapewnić integralność danych, udostępnianie i aktualizowanie danych między wieloma użytkownikami oraz tworzenie zaawansowanych raportów i formularzy.

W przeciwieństwie do prostego układu arkusza kalkulacyjnego programu Excel program Access jest zorganizowany inaczej z kilkoma wzajemnie powiązanych obiektami, które mogą wydawać się daunting. Jednak nie musisz być ekspertem, aby używać programu Access. Program Access jest przeznaczony dla wszystkich rodzajów użytkowników i można go robić tylko w miarę potrzeb.

Oddzielanie od razu dostępu do warstwy.

Dostęp do warstw

1. Korzystaj z programu Access na trzy sposoby: jako użytkownik okazjonalny, użytkownik zaawansowany lub deweloper.

2. tabele, zapytania, formularze i raporty są budowane między sobą i tworzą serce aplikacji bazy danych.

3. Użytkownicy okazjonalni, którzy mają kreatorzy, konstruktorzy właściwości, interfejs użytkownika pakietu Office Fluent i funkcje programu Excel, aby szybko uzyskać zadanie.

4. Użytkownicy zaawansowani mają makra, okienko właściwości, wyrażenia i narzędzia do projektowania bazy danych do aplikacji Delve, które są bardziej szczegółowe i robić więcej.

5. deweloperzy mogą pracować z modułami i opracowywać kod języka VBA w celu tworzenia niestandardowych rozwiązań baz danych i wdrażania aplikacji wykonawczych.

Kopiowanie danych programu Excel do programu Access

Aby rozpocząć, warto skopiować dane z programu Excel do programu Access. Można utworzyć tabelę programu Access i wyświetlić ją w widoku arkusza danych, która jest blisko przypominająca arkusz programu Excel. Możesz wykonywać typowe zadania związane z tworzeniem tabel, takie jak Definiowanie typu danych, nazwy pola lub nowego pola, bezpośrednio w widoku arkusza danych. Jeśli na przykład wprowadzisz datę w pustym polu, program Access ustawi typ danych Data/Godzina dla tego pola. W przypadku wprowadzenia tekstu, takiego jak nazwa, program Access zastosuje typ danych tekst do pola. Jeśli chcesz przenieść pole, wystarczy je kliknąć i przeciągnąć.

Podczas kopiowania danych z programu Excel i wklejania ich do programu Access nie trzeba najpierw tworzyć tabeli ani otwierać tabeli w widoku arkusza danych. Program Access automatycznie wyświetli monit o podanie, że dane mają nagłówki, daje dobre zgadywanie przy użyciu właściwego typu danych i tworzy tabelę programu Access. Nie może być prostsze.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz otwieranie pustego arkusza danych.

Łączenie danych programu Excel z programem Access

Jednym z najprostszych sposobów uzyskania korzyści zarówno dla programu Excel, jak i programu Access jest połączenie arkusza programu Excel z tabelą programu Access. Użyj linku programu Access, gdy planujesz przechowywać dane w programie Excel, ale również regularnie korzystasz z wielu funkcji programu Access, takich jak raportowanie i wysyłanie kwerend. Możesz połączyć dane z programu Access, a nie z programu Excel.

Program Access obsługuje dwa podstawowe sposoby tworzenia tabel bazy danych. Użytkownicy mogą tworzyć nowe tabele natywne w celu przechowywania danych w bazie danych programu Access lub mogą tworzyć linki do istniejących danych poza bazą danych programu Access. Dane w tabelach połączonych są wyświetlane i działają na wiele sposobów, podobnie jak tabele natywne. Kreator Menedżer tabel połączonych ułatwia śledzenie, lokalizowanie i aktualizowanie arkusza programu Excel lub innego źródła danych, jeśli jest ono przenoszone i jest przerywane.

Po utworzeniu łącza do arkusza programu Excel lub nazwanego zakresu program Access utworzy nową tabelę, która jest połączona z danymi programu Excel. Aby dodawać, edytować lub usuwać dane, należy wprowadzić zmiany w programie Excel i odświeżyć (lub ponownie wykonać kwerendę) danych w tabeli programu Access. Nie można jednak edytować zawartości tabeli w programie Access. Dane połączone z programem Excel można tworzyć w programie Access raporty, kwerendy i formularze tylko do odczytu.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w skoroszycie programu Excel.

Importowanie danych z programu Excel do programu Access

Jeśli zdecydujesz się wyciąć przewód danych, możesz przenieść dane do programu Excel, importując je do programu Access. Należy pamiętać, że Importowanie plików programu Word ma dwie różne znaczenia między programem Excel i programem Access. Po zaimportowaniu (lub nawiązaniu połączenia) w programie Excel można utworzyć stałe połączenie z danymi, które można odświeżyć. W programie Access podczas importowania dane są przełączane do programu Access tylko raz, ale bez stałego połączenia danych. Podczas importowania danych program Access przechowuje dane w nowej lub istniejącej tabeli bez zmieniania danych w programie Excel. W programie Access można zaimportować dowolne lub wszystkie arkusze w skoroszycie programu Excel w ramach jednej operacji.

Kreator importu przeprowadzi Cię przez procedurę importowania i pomaga podejmować ważne decyzje dotyczące zmieniania typów danych i dodawania nagłówków. Jeśli podczas importowania danych wystąpią błędy, program Access wyświetli ostrzeżenie i zapisze błędy w tabeli, aby móc je szybko znaleźć i skorygować. Na przykład może to być alfanumeryczny kod pocztowy, który został zakryty w kolumnie, którą uważano za wartość liczbową, lub wykryto zduplikowany identyfikator dla pola klucza podstawowego. Możesz wprowadzić zmiany w skoroszycie programu Excel i ponownie zaimportować dane lub wprowadzić zmiany w nowej tabeli programu Access. Po wykonaniu operacji możesz zapisać użyte czynności, a nawet utworzyć zadanie programu Outlook, aby przypominać, kiedy operacja importowania ma być regularnie przeprowadzana.

Po zaimportowaniu danych są one obecnie natywne dla programu Access i można dodawać, edytować i usuwać dane, korzystając z arkuszy danych i formularzy. Po zaimportowaniu danych możesz zdecydować, czy usunąć dane z programu Excel. Zazwyczaj warto mieć tylko jedno miejsce do zaktualizowania danych.

Uwaga: Importowanie danych z programu Excel do programu Access nie powoduje importowania formuł, tylko wyników tych formuł.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Łączenie z danymi programu Access z programu Excel

Możesz również ponownie połączyć dane programu Access z programem Excel. W tym celu Utwórz połączenie w programie Excel, często przechowywane w pliku połączenia danych pakietu Office (odc), do bazy danych programu Access i Pobierz wszystkie dane z tabeli lub zapytania. Po połączeniu z danymi możesz również automatycznie odświeżać lub aktualizować skoroszyty programu Excel z oryginalnej bazy danych programu Access, ilekroć baza danych zostanie zaktualizowana nowymi informacjami.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie tabelarycznym

Gdy dane będą w programie Access, możesz skorzystać z tablicy Marvelous narzędzi do tworzenia raportów i dostosowywania. Chcesz utworzyć raport za pomocą tylko kilku kliknięć? Korzystanie z Kreatora raportów. Chcesz zaprojektować i zmodyfikować układ raportu w czasie rzeczywistym z danymi na żywo, przenieść bloki danych i zmienić ich rozmiar, dodać i usunąć pola, a natychmiast zobaczyć zmiany w trakcie tworzenia? Korzystanie z widoku układu. Chcesz interakcyjnie pracować z raportem, aby wyszukiwać, filtrować i sortować dane dynamiczne? Korzystanie z widoku raportu. Chcesz dodać przyciski poleceń, numery stron, obrazy, hiperlinki i profesjonalnie wyglądające style samodzielnie? Korzystanie z kreatorów i galerii kontrolek w grupach kontrolek i układów na karcie projektowanie na Wstążce. Używając programu Access, możesz łatwo tworzyć proste raporty, raporty grup i podsumowań, etykiety adresowe, raporty graficzne i podrzędne raporty.

Po utworzeniu raportu użyj programu Access do elektronicznego rozpowszechniania raportu. Można na przykład wysłać raport przy użyciu wiadomości e-mail lub zapisać raport w różnych formatach, takich jak migawka programu Access lub plik PDF, aby dodać go do strony sieci Web lub witryny programu SharePoint.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Przykładowy formularz

Gdy dane będą w programie Access, możesz skorzystać z wielu narzędzi do tworzenia i dostosowywania formularzy. Chcesz utworzyć formularz za pomocą tylko kilku kliknięć? Korzystanie z Kreatora formularzy. Chcesz zaprojektować i zmodyfikować układ formularza w czasie rzeczywistym z danymi na żywo, przenieść bloki danych i zmienić ich rozmiar, dodać i usunąć pola, a natychmiast zobaczyć zmiany w trakcie tworzenia? Korzystanie z widoku układu. Chcesz dodać przyciski poleceń, pola listy, pola kombi, grupy opcji, obrazy, maski wprowadzania, wykresy, hiperlinki i profesjonalnie wyglądające style we własnym imieniu? Korzystanie z kreatorów i galerii kontrolek w grupach kontrolek i układów na karcie projektowanie na Wstążce. Za pomocą programu Access można łatwo tworzyć proste formularze, formularze z kartami, formularze ciągłe, formularze podręczne, modalne okna dialogowe i podformularze.

W programie Access można łatwo utworzyć formularz dzielony, który wyświetla zsynchronizowany arkusz danych i widok formularza, dzięki czemu można uzyskać najlepsze z nich. Po utworzeniu formularza polerowanego możesz łatwo przewijać, filtrować, a nawet wyszukiwać dane za pomocą formularza, używając standardowych przycisków nawigacyjnych i pola wyszukiwania u dołu formularza.

Formularz dzielony

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Autofiltr

Niezależnie od tego, którego produktu używasz, możesz filtrować dane w celu współdziałania z danymi, a następnie sortować je w odpowiedni sposób. W programie Access Użytkownicy programu Excel mogą filtrować i sortować dane w widoku arkusza danych bez konieczności ponownego poznania zupełnie nowego interfejsu użytkownika. Ikony, menu poleceń, polecenia, kryteria i okna dialogowe są bardzo podobne, niezależnie od tego, czy pracujesz z tekstem, liczbami, datami czy puste. Możesz nawet zapisać filtry i sortować wraz z widokiem arkusza danych.

Możesz utworzyć zapytanie w programie Access, a nawet nie dowiedzieć się, co oznacza funkcja SQL. Cztery kreatory zapytań ułatwiają tworzenie prostych zapytań, znajdowanie duplikatów, lokalizowanie niezgodnych rekordów i tworzenie zapytań krzyżowych. Nie trzeba nawet tworzyć zapytania; Wystarczy filtrować i sortować dane w odpowiedni sposób i zapisać je w arkuszu danych.

Kryteria KrajRegion

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Pierwsza strona Kreatora etykiet

Po przekazaniu Twojej rodzinie Twoja lista kart Świąteczna nagle pozostała nieprzerwana i musisz śledzić jeszcze więcej urodzin i rocznic. Żaden problem. Można użyć tabeli lub kwerendy programu Access jako źródła danych korespondencji seryjnej i utworzyć operację korespondencji seryjnej przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej programu Word, dla listów, kart, wiadomości e-mail i kopert. Jeśli wystarczy tylko utworzyć etykiety adresowe, użyj kreatora etykiet w programie Access, aby utworzyć i wydrukować etykiety z tworzonego raportu. Możesz nawet automatycznie dodać kod kreskowy odpowiadający każdemu adresowi klienta.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Program Access i program Excel udostępniają polecenia do łączenia się z danymi na listach programu SharePoint. Program Excel udostępnia tylko do odczytu połączenia z połączonymi listami programu SharePoint (jednokierunkowe); Program Access umożliwia odczytywanie i pisanie (dwukierunkowe) danych na połączonych listach programu SharePoint. Program Access i listy programu SharePoint działają dobrze razem. Typy danych programu Access i programu SharePoint — takie jak tekst sformatowany, tylko dołączanie (w celu obsługi historii poprawek w polu memo), załączniki, Autonumerowanie, wyszukiwania i pola wielowartościowe — w celu zapewnienia płynnej integracji i kilku niespójności danych.

Po połączeniu danych listy programu SharePoint z bazą danych programu Access można nawet uwzględnić dane list programu SharePoint w trybie offline w lokalnej bazie danych programu Access, pracować z danymi lokalnie, a następnie ponownie połączyć się z witryną programu SharePoint w celu przekazania wszelkich zmian. Wszystkie zmiany danych powodujące konflikty wprowadzone przez innych użytkowników będą obsługiwane przez kreatora rozwiązywania konfliktów. Formularze i raporty utworzone w programie Access są oparte na tych samych danych, ale połączone z listami programu SharePoint.

Program Excel udostępnia następujące punkty integracji z programem SharePoint Server.

Punkty integracji programu Excel oparte na danych

1. Jednorazowe importowanie danych arkusza programu Excel do listy programu SharePoint lub eksportowanie danych arkusza programu Excel do listy programu SharePoint w celu utworzenia trwałego, jednokierunkowego połączenia danych.

2. Odświeżanie danych arkusza programu Excel z listy programu SharePoint za pomocą trwałego, jednokierunkowego połączenia danych.

3. publikowanie skoroszytów programu Excel w Usługi programu Excel i wyświetlanie danych oraz interakcyjne korzystanie z nich przy użyciu składnika Web Part programu Excel Web Access na stronie składników Web Part.

4. Importowanie (łączenie) danych do skoroszytu programu Excel z serwerów OLAP, baz danych programu SQL Server i programu Access oraz plików prostych.

Program Access udostępnia następujące punkty integracji z programem SharePoint Server.

1. Wykonywanie jednorazowego importu lub eksportu danych między widokami programu Access a listą programu SharePoint.

2. Połącz dane między tabelami programu Access a listą programu SharePoint, tworząc stałe połączenie dwukierunkowe. (Zaktualizowane dane listy mogą być widoczne w tabeli programu Access; zaktualizowane dane tabeli programu Access mogą być widoczne na liście).

3. Przełączanie danych listy do trybu offline, aktualizowanie ich w programie Access, przełączanie ich z powrotem do trybu online, synchronizowanie aktualizacji i rozwiązywanie konfliktów.

4. Wyświetlanie i edytowanie danych listy w widokach arkusza danych, formularza i raportu programu Access.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Możesz tworzyć dość zaawansowane aplikacje baz danych dla komputerów stacjonarnych, nie pisząc jednego wiersza kodu VBA. Każdy obiekt programu Access zawiera obszerny zestaw właściwości i zdarzeń, które są łatwo dostępne z arkusza właściwości, aby ułatwić dostosowywanie rozwiązania. Każdy obiekt ma szczegółowego projektanta, który umożliwia wyświetlanie wszystkich dostępnych funkcji. Dodatkowe szablony baz danych są dostępne w aplikacjach Office Online. Szablony pól i tabel ułatwiają szybkie tworzenie i dostosowywanie nowych tabel. Możesz zaprojektować nową bazę danych od podstaw za pomocą wbudowanych narzędzi do projektowania baz danych.

Makra programu Access wykorzystują deklaracyjne środowisko, które nie wymaga pisania kodu VBA, więc nie musisz być deweloperem. Każda akcja makra wykonuje zadanie, na przykład otwarcie formularza, uruchomienie kwerendy, znalezienie rekordów lub wyświetlenie wiadomości. Makra można osadzać w dowolnym zdarzeniu raportu, formularza lub kontrolki. Większość makr ma argumenty i można do nich dodać logikę warunkową, aby uzyskać odpowiednie informacje. Możesz nawet definiować zmienne i sprawdzać błędy ponownie bez konieczności pisania kodu VBA.

Zaprojektuj prototyp i uruchom go w dziale INFORMATYCZNym. Utwórz rozwiązanie dla zespołu, gdy trzeba je chwilowo, i zrób to na shoestringie za pomocą pracownika z systemem niebędącym kością. Śledź bilety sprzedane na stronie firmy, śledź okres trwałości materiałów produkcyjnych lub wydrukuj znaczniki akceptacji dla części. Śledź zadania, problemy i elementy dostarczane w projektach zespołowych. Utwórz bazę danych procesu sprzedaży, aby monitorować potencjalną sprzedaż w małej grupie specjalistów od sprzedaży.

Więcej informacji

Początek strony

Uwaga:  Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Czy możesz dać nam znać, czy te informacje były pomocne? Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×