Śledzenie komunikacji z kontrahentami w dodatku Business Contact Manager

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Na Business Contact Manager dla programu Outlook komunikacji zawierać nie tylko wiadomości e-mail i dzienników rozmów telefonicznych, ale również informacje, takie jak pliku, szansa sprzedaży lub projektu biznesowego związanego z określonego odbiorcy. Elementy stają się częścią historii komunikacji tego klienta.

W tym artykule opisano, jak tworzyć i edytować elementy historii komunikacji.

Co chcesz zrobić?

Tworzenie i łączenie elementów historii komunikacji

Umożliwia wyświetlanie i edytowanie elementów historii komunikacji

Usuwanie elementu historii komunikacji

Sortowanie elementów historii komunikacji

Formularz działalności

Tworzenie i łączenie elementów historii komunikacji

Elementy historii komunikacji zawierać wiadomości e-mail programu Outlook, terminy i zadania. Zawierają także plików, projekt biznesowy rekordów, zadania w projekcie, szans sprzedaży, notatki biznesowe i dzienników rozmów telefonicznych.

Wszystkie elementy historii komunikacji muszą być połączone z rekordem. Można łączyć istniejących elementów, takich jak wiadomości e-mail lub pliku z rekordem, lub możesz utworzyć element historii komunikacji z poziomu rekordu. Element jest automatycznie połączony z rekordem.

Elementy znajdują się na stronie historii rekordu i w folderze Historia komunikacji.

Tylko możliwości i projektów biznesowych są elementy historii komunikacji, które może również zawierać inne elementy historii komunikacji.

Element historii komunikacji

Elementy historii komunikacji, które mogą być połączone z nim

Szansa sprzedaży

  • Wiadomość e-mail

  • Notatka biznesowa

  • Dziennik rozmów telefonicznych

  • File

  • Zadania programu Outlook

  • Termin

Projekt biznesowy

  • Notatka biznesowa

  • Dziennik rozmów telefonicznych

  • File

  • Zadania programu Outlook

  • Termin

Na stronie historii komunikacji klientami i kontaktami biznesowymi

Klientami i kontaktami biznesowymi dziedziczą elementów historii komunikacji rekordów, które są połączone z nich.

Jeśli element historii komunikacji, takie jak dziennik rozmów telefonicznych jest połączony z innym element historii komunikacji, takich jak projekt biznesowy dziennik rozmów telefonicznych znajduje się na stronie historii projektu biznesowego, a także na stronie Historia konta lub Rekord kontaktu biznesowego, powiązany projekt biznesowy.

Rekordy klient i kontakt biznesowy również dziedziczą zadań projektu z rekordów projektów biznesowych.

Początek strony

Tworzenie elementu historii komunikacji

  1. W okienku nawigacji w obszarze Business Contact Manager kliknij jeden z poniższych folderów, aby wyświetlić obszar roboczy:

    • Zarządzanie kontaktami

    • Sprzedaż

    • Zarządzanie projektami. (Tylko w przypadku projektów biznesowych)

      Dlaczego na liście nie ma folderu Marketing?

      Domyślnie folderu Marketing nie zawiera rekordów klienta lub kontaktu biznesowego. Nie możesz dodać element historii komunikacji do dowolnego rekord działania marketingowego, ponieważ nie są połączone z rekordem typu klient lub kontakt biznesowy.

  2. Kliknij kartę zawierającą wybrany rekord.

    Uwaga: Nie możesz dodać element historii komunikacji do dowolnego rekordu zadania projektu, ponieważ nie są połączone z rekordem typu klient lub kontakt biznesowy.

  3. Kliknij dwukrotnie rekord, do którego chcesz utworzyć łącze nowego elementu historii komunikacji.

  4. Na Wstążce w grupie Pokazywanie kliknij pozycję Historia.

  5. Kliknij przycisk Nowy, a następnie kliknij odpowiedni typ elementu historii komunikacji, który chcesz dodać.

    Uwaga: Nie można tworzyć nowych plików w Business Contact Manager dla programu Outlook. Istniejące pliki można połączyć tylko do rekordów. Typy plików, które można połączyć obejmują programu Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word i plików obrazów. Aby uzyskać więcej informacji zobacz łącze istniejącego pliku programu Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher lub Word z rekordem w dalszej części tego artykułu.

  6. Wypełnij formularz nowego elementu i kliknij przycisk Zapisz i zamknij lub wysłać wiadomość e-mail.

    Element jest wyświetlany na stronie historii.

    Pliki w obszarze Historia komunikacji są połączone zamiast przechowywanych w bazie danych Menedżera kontaktów biznesowych. Jeśli udostępniasz bazę danych i użytkownik nie ma dostępu do sieci i ma dostęp do plików znajdujących się w obszarze Historia komunikacji, Dołącz pliki, w sekcji komentarze, a nie łączenia plików do historii komunikacji. Należy zauważyć, że limit rozmiaru bazy danych jest 4 GB i pliki, które zostały dołączone zwiększyć rozmiar bazy danych.

Początek strony

Łączenie istniejących elementów historii komunikacji z rekordami

Notatki biznesowe, dzienników rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail, terminy, zadania i pliki można połączyć z więcej niż jednego rekordu.

Szanse sprzedaży można połączyć z rekordem tylko jeden klient lub kontakt biznesowy.

Projekty biznesowe można połączyć z rekordem więcej niż jeden klient lub kontakt biznesowy, ale tylko jeden z klientów lub kontaktów biznesowych może być rekord podstawowego.

Zadania w projekcie mogą być połączone z tylko jeden rekord projektu biznesowego.

Możesz zmienić rekord, który każdy z elementów historii komunikacji są połączone z. Aby uzyskać więcej informacji zobacz Wyświetlanie i edytowanie elementów historii komunikacji w dalszej części tego artykułu.

Łączenie istniejącej wiadomości e-mail programu Outlook, termin lub zadanie z rekordem

  1. Otwórz element programu Outlook, który chcesz połączyć z rekordem.

  2. Na Wstążce w grupie Firma kliknij pozycję Połącz z rekordem.

  3. W oknie dialogowym Połącz z rekordem dodatku Business Contact Manager na liście Typ elementu kliknij typ rekordu, który ma być połączony element.

  4. Na liście rekordów kliknij rekord.

    Jeśli chcesz połączyć element z więcej niż jednym rekordem, zaznacz te rekordy.

    Jak zaznaczyć więcej niż jeden rekord?

    Aby zaznaczyć sąsiadujące rekordy, przytrzymaj naciśnięty klawisz SHIFT i kliknij pierwszy oraz ostatni rekord w grupie, którą chcesz dodać. Aby zaznaczyć rekordy, które nie sąsiadują ze sobą, przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL i kliknij poszczególne rekordy. Aby zaznaczyć wszystkie rekordy, kliknij jeden rekord, a następnie naciśnij klawisze CTRL+A.

  5. W obszarze Połączonych rekordów kliknij przycisk Połącz z.

    Wybrane rekordy znajdują się w polu Łącze.

    Aby połączyć element programu Outlook do różnych typów rekordów, kliknij typ rekordu na liście Typ elementu, a następnie kliknij rekord.

  6. Kliknij przycisk OK.

    Aby upewnić się, że wszystkie wiadomości e-mail z klientem lub kontaktem biznesowym lub znajdują się w obszarze Historia komunikacji rekordu w programie Outlook, kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomości e-mail, który chcesz połączyć z rekordem, a następnie kliknij łącze i śledzenie. Aby uzyskać informacje na temat automatycznego łączenia wiadomości e-mail do rekordów zobacz łączenia i śledzenia wiadomości e-mail w dodatku Business Contact Manager.

Uwaga: Nie ma żadnych wskaźnik informujący o tym, że wiadomość e-mail, termin lub zadanie jest połączony z rekordem. Przycisk Połącz z rekordem w element programu Outlook, aby zobaczyć, jeśli element został połączony i rekordy, które jest połączony element.

Początek strony

Łączenie istniejącego pliku programu Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher lub Word z rekordem

  1. W programie Excel PowerPoint, Publisher lub Word, otwórz plik, który chcesz połączyć z rekordem.

  2. Kliknij kartę Plik.

  3. Kliknij kartę Business Contact Manager, a następnie kliknij przycisk Połącz z rekordem.

  4. W oknie dialogowym Połącz z rekordem dodatku Business Contact Manager na liście folderów kliknij typ rekordu, który chcesz połączyć plik.

  5. Na liście rekordów kliknij rekord.

    Aby połączyć plik z więcej niż jednego rekordu, zaznacz te rekordy.

Jak zaznaczyć więcej niż jeden rekord?

Aby wybrać rekordy, które przylegają do siebie, naciśnij klawisz SHIFT, a następnie kliknij grupę, do której chcesz dodać rekordy imię i nazwisko. Aby zaznaczyć nieprzylegające do siebie rekordów, przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL, a następnie kliknij poszczególnych rekordów. Aby zaznaczyć wszystkie rekordy, kliknij jeden, a następnie naciśnij klawisze CTRL + A.

  1. W obszarze Połączonych rekordów kliknij przycisk Połącz z.

    Wybrane rekordy znajdują się w polu Łącze.

  2. Kliknij przycisk OK.

    Aby uzyskać więcej informacji zobacz łącze pliku z rekordem dodatku Business Contact Manager.

Początek strony

Umożliwia wyświetlanie i edytowanie elementów historii komunikacji

Można wyświetlać i edytować elementy historii komunikacji na stronie historii komunikacji rekordu lub w folderze Historia komunikacji. Zadania, terminy, notatki biznesowe i dzienników rozmów telefonicznych, między innymi można edytować elementy. Nie można edytować wiadomości e-mail.

  1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    Otwieranie rekordu

    1. W okienku nawigacji w obszarze Business Contact Manager kliknij jeden z poniższych folderów, aby wyświetlić obszar roboczy:

      • Zarządzanie kontaktami

      • Sprzedaż

      • Zarządzanie projektami. (Tylko w przypadku projektów biznesowych)

        Dlaczego na liście nie ma folderu Marketing?

        Domyślnie działań marketingowych nie mają stronę Historia. Nie możesz dodać element historii komunikacji do dowolnego rekord działania marketingowego, ponieważ nie są połączone z rekordem typu klient lub kontakt biznesowy.

    2. Kliknij kartę zawierającą wybrany rekord.

    3. Kliknij dwukrotnie rekord, który zawiera elementy historii komunikacji, który chcesz wyświetlić.

    4. Na Wstążce w grupie Pokazywanie kliknij pozycję Historia.

      Znajdują się wszystkie elementy historii komunikacji jest połączony z rekordem.

Otwórz folder Historii komunikacji

  1. W okienku nawigacji kliknij przycisk Business Contact Manager.

  2. Kliknij dwukrotnie folder Rekordów biznesowych, aby ją rozwinąć, a następnie kliknij przycisk Historia komunikacji.

    Uwaga: Elementy historii komunikacji, które są połączone z więcej niż jednego rekordu są wyświetlane w folderze Historia komunikacji więcej niż jeden raz. Po usunięciu jedną kopię elementu historii komunikacji, zawierającą liczbę kopii pozostałe kopie nadal są połączone z rekordami. Nazwy połączonych rekordów są wyświetlane w kolumnie Połączone do folderu Historii komunikacji.

Można sortować lub filtrować listę, aby wyświetlić elementy, które mają. Kliknij kartę Widok, a następnie kliknij układ lub filtru, który ma. Aby dowiedzieć się, jak zastosować filtr bardziej zaawansowane zobacz Filtrowanie rekordów dodatku Business Contact Manager.

  1. Kliknij dwukrotnie element historii komunikacji, który chcesz edytować.

  2. Wprowadź odpowiednie zmiany, a następnie zapisz je.

Początek strony

Dlaczego niektóre elementy historii komunikacji znajdują się więcej niż jeden raz

Element może znajdować się na liście na stronie Historia i w folderze Historia komunikacji więcej niż jeden raz, jeśli element został połączony z więcej niż jednym rekordem.

Na stronie historii rekordu klienta lub kontaktu biznesowego można listy elementu więcej niż jeden raz, jeśli:

  • Element został połączony z rekordem klienta, a także połączonych rekordów, które są połączone z rekordem klienta do elementu. Rekord klienta dziedziczy elementów historii komunikacji rekordów, które są połączone.

  • Element jest połączony z rekordu kontaktu biznesowego, a szansy sprzedaży lub projektu biznesowego, połączony kontakt biznesowy zawiera łącze do ten sam element historii komunikacji. Rekord kontaktu biznesowego dziedziczy historii komunikacji z połączonych możliwości i projektów biznesowych.

Folder Historii komunikacji elementu listy więcej niż jeden raz tylko wtedy, gdy element jest połączony z więcej niż jednego rekordu. Jeśli element znajduje się na stronie historii rekord klienta, ponieważ rekord klienta dziedziczone go, ale tego elementu nie jest połączony bezpośrednio z rekordu klienta, element nie znajduje się w folderze Historia komunikacji jako połączone z kontem rekord.

Jeśli edytujesz elementu w rekordzie elementu zmienia się w wszystkich połączonych rekordów.

Początek strony

Usuwanie elementu historii komunikacji

Nie wszystkie elementy historii komunikacji usunięte działają w taki sam sposób.

Po usunięciu terminu, spotkania, wiadomości e-mail, zadania lub pliku z rekordem element pozostanie niezmieniona w pierwotnej lokalizacji. Można połączyć go z innym rekordem w dowolnym momencie. Usuniętego terminu, spotkania, wiadomości e-mail lub zadania jest przenoszony do folder Elementy usunięte w Business Contact Manager dla programu Outlook.

Jeśli usuniesz terminu, spotkania, wiadomości e-mail lub zadania z pierwotnej lokalizacji, ale nie w Business Contact Manager dla programu Outlook około 4 KB elementu pozostaje w Business Contact Manager dla programu Outlook. Po otwarciu terminu, spotkania, wiadomości e-mail, zadania lub plik, który został usunięty z pierwotnej lokalizacji jest wyświetlana w postaci działalności. Aby uzyskać informacje zobacz Używanie formularza działalności w dalszej części tego artykułu.

Po usunięciu Notatka biznesowa, szansy sprzedaży lub dziennik rozmów telefonicznych z rekordu — jak element nie jest połączony z innym rekordem — Notatka biznesowa rzeczywiste, szansy sprzedaży lub dziennik rozmów telefonicznych są przenoszone do folderu Elementy usunięte w Business Contact Manager dla programu Outlook.

Aby całkowicie usunąć element historii komunikacji z Business Contact Manager dla programu Outlook, możesz go usunąć z każdego rekordu, który element jest połączony z i opróżnianie folderu Elementy usunięte.

Uwaga: Tylko właściciel bazy danych można opróżnianie folderu Elementy usunięte w Business Contact Manager dla programu Outlook.

Aby uzyskać więcej informacji na temat usuwania rekordów zobacz Usuwanie dodatku Business Contact Manager rekordów.

  1. W okienku nawigacji kliknij przycisk Business Contact Manager.

  2. Kliknij dwukrotnie folder Rekordów biznesowych, aby ją rozwinąć, a następnie kliknij przycisk Historia komunikacji.

  3. Kliknij jedną lub więcej kopii elementu historii komunikacji, który chcesz usunąć.

    Jak zaznaczyć więcej niż jeden rekord?

Aby wybrać rekordy, które przylegają do siebie, naciśnij klawisz SHIFT, a następnie kliknij grupę, do której chcesz dodać rekordy imię i nazwisko. Aby zaznaczyć nieprzylegające do siebie rekordów, przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL, a następnie kliknij poszczególnych rekordów. Aby zaznaczyć wszystkie rekordy, kliknij jeden, a następnie naciśnij klawisze CTRL + A.

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczone elementy, a następnie kliknij polecenie Usuń.

    Uwaga: W rekordzie nie kliknij przycisk Usuń, który znajduje się w grupie Akcje na Wstążce, ponieważ spowoduje usunięcie całego rekordu, a nie tylko element historii komunikacji wybranego.

W poniższej tabeli wymieniono elementy historii komunikacji, i tego, czy są zapisywane w Business Contact Manager dla programu Outlook. Jeśli element jest przechowywany w tylko Business Contact Manager dla programu Outlook, zostanie usunięty razem z połączonego rekordu konta, kontaktu biznesowego, szansy sprzedaży lub projektu biznesowego.

Typ elementu historii komunikacji

Zapisane w
dodatku Business Contact Manager dla programu Outlook tylko?

Notatka biznesowa

Tak

Projekt biznesowy

Tak

Zadanie w projekcie

Tak

Szansa sprzedaży

Tak

Dziennik rozmów telefonicznych

Tak

Wiadomość e-mail

Nie

Termin

Nie

Zadanie

Nie

Plik

Nie

Uwaga: Po opróżnieniu folderu Elementy usunięte, wszystkie elementy z folderu zostanie trwale usunięta. Jednak jeśli element połączony z rekord istnieje w innym miejscu jako plik lub terminu programu Outlook, zadania lub wiadomości e-mail, a następnie mogą być połączone z innymi rekordami. Dzienniki rozmów telefonicznych i notatki biznesowe są specjalną sprawą, ponieważ nie Markup Language. Ta osoba musi być połączony z rekordami konta, kontaktu biznesowego, szansy sprzedaży lub projektu biznesowego. Dlatego po rekordy, które są połączone zostanie trwale usunięta, nie będzie można przywrócić te elementy. Aby uzyskać więcej informacji na temat przywracanie elementów usuniętych zobacz Przywracanie rekordu dodatku Business Contact Manager.

Początek strony

Sortowanie elementów historii komunikacji

Można sortować elementy historii komunikacji w na kilka sposobów.

  1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    Sortowanie elementów historii komunikacji, na stronie historii rekordu

    1. W okienku nawigacji w obszarze Business Contact Manager kliknij jeden z poniższych folderów, aby wyświetlić obszar roboczy:

      • Zarządzanie kontaktami

      • Sprzedaż

      • Zarządzanie projektami. (Tylko w przypadku projektów biznesowych)

        Dlaczego na liście nie ma folderu Marketing?

        Domyślnie folderu Marketing nie zawiera rekordów klienta lub kontaktu biznesowego. Nie możesz dodać element historii komunikacji do dowolnego rekord działania marketingowego, ponieważ nie są połączone z rekordem typu klient lub kontakt biznesowy.

    2. Kliknij kartę zawierającą rekord, który ma być.

    3. Kliknij dwukrotnie rekord, który zawiera elementy historii komunikacji, który chcesz wyświetlić.

    4. Na Wstążce w grupie Pokazywanie kliknij pozycję Historia.

    Sortowanie rekordów w folderze Historia komunikacji

    1. W okienku nawigacji kliknij przycisk Business Contact Manager.

    2. Kliknij dwukrotnie folder Rekordów biznesowych, aby ją rozwinąć, a następnie kliknij przycisk Historia komunikacji.

  2. Na Wstążce kliknij kartę Widok.

  3. W grupie rozmieszczenie kliknij jedną z dostępnych opcji:

    1. Według typu lub typu

    2. Według daty utworzenia

    3. Według daty modyfikacji

    4. Według autorów

    5. Według połączeń

    6. Odwróć kolejność sortowania

    7. Rozwiń/Zwiń

      Możesz również sortować listę, klikając nagłówek kolumny.

Uwaga: Sortowanie jest zachowywana podczas rekord lub folder Historii komunikacji jest otwarty. Po zamknięciu rekordu lub folder, sortowanie zostanie usunięty.

Początek strony

Formularz działalności

Jeśli Otwórz element historii komunikacji, takich jak spotkania, wiadomości e-mail, zadania lub plik, a element nie jest dostępny, zostanie otwarta w formie działalności. Oryginalny element historii komunikacji może być niedostępna ponieważ został on usunięty z pierwotnej lokalizacji lub nie jest już łączysz się z komputera, na którym znajduje się oryginalny element.

Formularz działalności zawiera podstawowych informacji. Na przykład wiadomości e-mail, zawiera temat, Połącz i pierwszy 4 kilobajtów (KB) wiadomość. Dla pliku zawiera nazwę pliku, Połącz i pierwotnej lokalizacji pliku.

Uwaga: Pola zawierające informacje z oryginalnym elemencie nie można edytować.

  • Temat     Temat lub tytuł oryginalny element.

  • Łącze do     Rekord ten element został połączony.

  • Data utworzenia/ukończenia     Data utworzenia oryginalny element lub ukończenia.

  • Wysłane     Data wysłania oryginalny element (dotyczy tylko do spotkania lub wiadomości e-mail).

  • Zmodyfikowany     Daty najnowsze zmiany zostały zapisane w oryginalnym elemencie.

  • Notatki     Pierwszy 4 kilobajtów (KB) wiadomości e-mail, podstawowe informacje dotyczące spotkania lub zadania lub pierwotnej lokalizacji pliku.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×