Wprowadzenie do bibliotek

Jeśli tylko chcesz tworzyć biblioteki lub pracować z bibliotekami, a także potrzebujesz informacji o tym, Oto typowe i przydatne zadania.

• Tworzenie, Dodawanie, wyświetlanie i zmienianie nazw bibliotek dokumentów

• Klip wideo: Konfigurowanie przechowywania i udostępniania dokumentów w programie Microsoft 365

• Otwieranie plików programu SharePoint w Eksploratorze plików

• Tworzenie folderu w bibliotece dokumentów

• Usuwanie pliku, folderu lub linku z biblioteki dokumentów programu SharePoint

• Przekazywanie, tworzenie lub usuwanie plików w bibliotece

• Tworzenie kolumny na liście lub w bibliotece

• Tworzenie, modyfikowanie i usuwanie widoku listy lub biblioteki

• Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki

• Określanie szablonu plików dla biblioteki dokumentów lub formularzy

• Synchronizowanie plików za pomocą usługi OneDrive w systemie Windows

• Używanie przepływów pracy z biblioteką

• Ustawianie uprawnień i ustawień zaawansowanych w bibliotece Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint

• Praca z fotografiami w bibliotece obrazów

• Konfigurowanie biblioteki elementów zawartości w celu przechowywania obrazów oraz plików audio i wideo

• Zarządzanie listami i bibliotekami zawierającymi wiele elementów

• Zarządzanie dużymi bibliotekami dokumentów i rekordów za pomocą metadanych (zobacz wprowadzenie do zarządzanych metadanych)

Zespół marketingu w witrynie contoso tworzy witrynę zespołu, w której zamierzają zarządzać projektami i dokumentami. Wybierz właściciela witryny, aby zarządzać witryną. Właściciel witryny uzyskuje poziom uprawnień Pełna kontrola, gdy zostanie dodany do grupy Właściciele witryny. Udostępnia witrynę i przyznaje jej wszystkim uprawnienia do współtworzenia. Zespół zdecyduje się używać biblioteki dokumenty do zarządzania wersjami prasowymi, plikami budżetowymi, kontraktami, propozycjami i innymi dokumentami zespołowymi.

Właściciel witryny przekazuje ważne dokumenty, aby zespół rozpoczął korzystanie z biblioteki jako centralną lokalizację. Następnie włącza przechowywanie wersji, więc zespół ma historię tworzenia plików i może przywrócić poprzednią wersję, jeśli jest to konieczne. Właściciel witryny dodaje również szablony standardowe do biblioteki raportów marketingowych, kontraktów sprzedaży, planów kampanii i arkuszy budżetu. Każdy szablon zawiera logo firmy i format, które zostały przez niego zatwierdzone. Gdy członkowie tworzą nowy plik z biblioteki dokumentów, mogą z łatwością wybrać szablon, którego chcesz użyć.

Gdy członkowie zespołu dodają pliki i współpracują nad dokumentami, organizują bibliotekę, dodając kolumny i tworząc widoki ułatwiające znajdowanie dokumentów. Na przykład właściciel witryny doda kolumnę "Nazwa projektu", aby członkowie mogli filtrować lub sortować według tej kolumny. Inni członkowie zespołu dodają widoki publiczne, które grupują według kwartału obrachunkowego, oraz filtrują dla umów, które wygasną w ciągu sześciu miesięcy. Każdy członek tworzy również widoki osobiste, aby ułatwić im Znajdowanie informacji i wykonywanie przez nich prac.

Po przeprowadzeniu wielu dyskusji na spotkaniu personelu zespół zdecyduje się ustawić alerty na poziomie biblioteki, aby raportować aktualizacje raz w tygodniu. Każdy członek może zdecydować, jak to zrobić, skonfigurować dodatkowe alerty lub kanały informacyjne RSS dotyczące konkretnych plików.

W nowym świecie współpracy zespół zobowiązuje się także do ważnej "najlepszej praktyki". Gdy członkowie chcą udostępnić dokument, Temptation do dołączenia go do wiadomości e-mail, a zamiast tego wysyła link do dokumentu pocztą e-mail. Wysyłanie wiadomości e-mail w celu łatwego przełączenia się z biblioteki i wskazywanie osób do najnowszej wersji w witrynie zespołu.

W odniesieniu do tego zespołu proponuje się przeznaczenie kampanii marketingowych w celu kierowania sprzedaży i przychodów. Gdy członkowie zespołu opracowują nowy plan kampanii, współtworzyją dokumenty i śledzą pomocnicze wersje plików. Współtworzenie umożliwia wielu osobom jednoczesne edytowanie dokumentu bez konieczności podawania zmian. Jeśli popełnią błąd w jednej wersji dokumentu, może przywrócić poprzednią wersję. Po zakończeniu planu kampanii mogą utworzyć wersję główną, a następnie wysłać ją do zatwierdzenia przez dział prawny i jego kierownika. Gdy plik zostanie zatwierdzony, inni pracownicy firmy mogą go wyświetlać.

Właściciel witryny przeszuka ponownie dokumentację i szkolenia online oraz Dowiedz się, jak skonfigurować przepływ pracy, skojarzyć go z biblioteką i zautomatyzować proces zbierania opinii, zbierania podpisów i publikowania końcowego dokumentu.

Po upływie trzyletniego okresu użytkowania Biblioteka dokumentów i witryna są ważne dla zespołu marketingowego i pomogą Ci zwiększyć wydajność i widoczność w całej firmie. Nie mogą oni pracować bez niego i poszukiwanie innych sposobów współpracy przy użyciu technologii programu SharePoint.

Poniżej przedstawiono kilka sposobów pracy z bibliotekami i nadawanie im bardziej przydatnych elementów w Twojej grupie (zorganizowanych luźno od podstawowych do bardziej zaawansowanych):

Używanie i Tworzenie widoków     Możesz użyć widok, aby wyświetlić pliki w bibliotece, które są najważniejsze lub najlepiej pasują do przeznaczenie. Zawartość biblioteki nie zmienia się, ale każdy widok organizuje lub filtruje pliki, aby ułatwić ich znajdowanie i przeglądanie w zrozumiały sposób. Aby uzyskać więcej informacji na temat widoków, zobacz Tworzenie, zmienianie i usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Śledzenie wersji     Jeśli trzeba zachować poprzednie wersje plików, użycie bibliotek pomoże w śledzeniu, przechowywaniu i przywracaniu plików. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Można również oznaczyć pewne wersje jako wersje główne, na przykład dodanie nowego rozdziału do podręcznika, a inne wersje jako wersje pomocnicze, na przykład poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie miejscem do magazynowania, możesz opcjonalnie wybrać liczbę wersji poszczególnych typów, które mają być przechowywane.

Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Włączanie i Konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Współtworzenie lub wyewidencjonowywanie plików     Gdy edytujesz dokument programu Microsoft Word lub PowerPoint w bibliotece bez wyewidencjonowywania, inne osoby mogą je edytować w tym samym czasie (Współtworzenie). Gdy wyewidencjonowywanie plik, użytkownik może edytować plik, dopóki nie zostanie zaewidencjonowany. Możesz wymagać wyewidencjonowywania dokumentów w bibliotekach zawierających poufne dokumenty lub w celu dokładnego śledzenia ewolucji dokumentów. Pamiętaj jednak, że wymaganie realizacji transakcji może uniemożliwić użytkownikom współtworzenie dokumentów. Przy użyciu funkcji wyewidencjonowywania osoby będą monitowani o pozostawienie komentarza dotyczącego zmian w dokumencie, ale wyewidencjonowanie spowoduje również spowolnienie procesu edytowania i recenzowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz współpraca nad dokumentami i Współtworzenie lub wyewidencjonowywanie, ewidencjonowanie lub odrzucanie zmian w plikach w bibliotece.

Edytowanie plików z programów komputerowych    Gdy przechowujesz dokumenty w witrynie programu SharePoint, możesz tworzyć, edytować i współtworzyć dokumenty bezpośrednio z zgodnych programów komputerowych, takich jak Microsoft Word lub PowerPoint, bez konieczności przechodzenia do witryny. Na przykład można edytować prezentację programu PowerPoint w tym samym czasie, co inne osoby edytują ją (zwaną również współtworzeniem). Ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie można też wykonywać bezpośrednio z poziomu programu PowerPoint. Ponadto możesz korzystać z Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole lub programu Outlook do przełączenia zawartości biblioteki w trybie offline, pracować z nimi z lokalizacji zdalnej, a następnie płynnie zsynchronizować zmiany po powrocie do trybu online.

Aktualne informacje o zmianach    Aby zachować aktualność w przypadku zmiany dokumentów w bibliotece, skonfiguruj alerty, Subskrybuj kanały informacyjne RSS lub Obserwuj dokumenty. Główna różnica między alertami, funkcją RSS i poniżej przedstawiono miejsce, w którym otrzymujesz powiadomienia. Zarówno alerty, jak i kanały informacyjne RSS informują o aktualizacjach, a ponadto umożliwiają dostosowywanie ilości otrzymywanych informacji. Możesz skonfigurować alerty lub dane RSS, aby dowiedzieć się, gdzie są jakieś zmiany w bibliotece. Jeśli chcesz uzyskać informacje na temat tylko określonego dokumentu, skonfiguruj alert lub postępuj zgodnie z dokumentem. Alerty mogą trafiać jako wiadomości e-mail lub SMS. Powiadomienia RSS przychodzą w skonsolidowanym kanale informacyjnym, który można odczytać w programie Outlook lub innym czytniku kanałów. Jeśli obserwujesz dokument, otrzymasz powiadomienie w kanale Aktualności (Jeśli Twoja organizacja korzysta z kanału aktualności). Aby uzyskać więcej informacji na temat powiadomień, zobacz Tworzenie alertu lub subskrybowanie kanału informacyjnego RSS.

Wymaganie zatwierdzenia dokumentu     Możesz wymagać zatwierdzania dokumentów, zanim wszystkie osoby będą mogły je zobaczyć. Dokumenty będą pozostawać w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę uprawnioną do wykonywania tych czynności. Można określić, które grupy użytkowników mogą wyświetlać dokument przed zatwierdzeniem. Ta funkcja może być przydatna, jeśli biblioteka zawiera ważne wskazówki lub procedury, które powinny być udostępniane tylko w ostatecznej wersji.

Ustawianie uprawnień    Grupy programu SharePoint i poziomy uprawnień pomagają skutecznie zarządzać dostępem do zawartości. Domyślnie uprawnienia dotyczące bibliotek, folderów znajdujących się w bibliotekach i dokumentów są dziedziczone z witryny. Przypisanie unikatowych uprawnień do określonej biblioteki lub dokumentu może ułatwić ochronę poufnej zawartości, takiej jak kontrakty lub informacje o budżecie, bez ograniczania dostępu do pozostałej części witryny. Aby uzyskać więcej informacji na temat uprawnień, zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint.

Tworzenie przepływów pracy     Biblioteka dokumentów lub typ zawartości mogą używać przepływy pracy, które Twoja organizacja ma zdefiniowane dla procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zatwierdzaniem lub sprawdzaniem dokumentu. Grupa może stosować procesy biznesowe do swoich dokumentów, nazywanych przepływami pracy, które określają akcje, które należy wykonać w sekwencji, na przykład zatwierdzanie dokumentów. Przepływ pracy programu SharePoint to zautomatyzowany sposób przenoszenia dokumentów lub elementów za pomocą sekwencji akcji lub zadań. Domyślnie dla bibliotek są dostępne trzy przepływy pracy: Zatwierdzenie, który kieruje dokument do grupy osób w celu zatwierdzenia; Zbieranie opinii, który kieruje dokument do grupy osób w celu uzyskania opinii i zwraca go do osoby, która zainicjowała przepływ pracy jako kompilację; oraz Zbieranie podpisów, który kieruje dokument do grupy osób w celu zebrania ich podpisów cyfrowych.

Aby uzyskać więcej informacji na temat przepływów pracy, zobacz Informacje o przepływach pracy dostępnych w programie SharePoint.

Definiowanie typów zawartości     Jeśli grupa pracuje z kilkoma typami plików, takimi jak arkusze, prezentacje i dokumenty, można rozszerzyć funkcjonalność biblioteki, włączając i definiując wiele typów zawartości. Typy zawartości zwiększają wszechstronność i spójność bibliotek. Każdy typ zawartości może określać szablon, a nawet przepływ pracy procesów. Szablony działają jak punkt wyjścia przy tworzeniu dokumentów z określonym formatowaniem, dowolnym tekstem standardowym oraz właściwościami odnoszącymi się do dokumentów danego typu, takimi jak nazwa działu czy numer umowy.

Śledzenie inspekcyjne    Jeśli masz grupę poufnych plików, a warto wiedzieć, jak są one używane, możesz zdefiniować zasady umożliwiające włączenie śledzenia zdarzeń inspekcji, takich jak zmiany w plikach, kopie lub usuwanie.

Ustawianie zasad    Ustawienia zasad umożliwiają wyświetlanie dat wygaśnięcia dokumentów, automatycznego usuwania lub okresowego przeglądu (za pośrednictwem przepływu pracy) dokumentów, które osiągnęły określony wiek. Ponieważ biblioteki są rozwijane, korzystanie z tych ustawień dyspozycji może oszczędzić czas i wysiłek w celu ręcznego oczyszczenia miejsca na dysku twardym, które jest całkowicie pakowane lub aby uniknąć ograniczeń przydziałów.

Korzystanie z witryny Centrum dokumentów    Witryna Centrum dokumentów umożliwia tworzenie i przechowywanie dużej liczby obiektów, a także zarządzanie nimi. Centrum dokumentów jest przeznaczone do pełnienia roli scentralizowanego repozytorium do zarządzania wieloma dokumentami. Funkcje, takie jak metadane i nawigacja w widoku drzewa, typy zawartości i składniki Web Part, ułatwiają organizowanie i pobieranie dokumentów. "Zarządców zawartości" może szybko skonfigurować nawigację sterowaną metadanymi, aby była dobrze dostępna w przypadku większości bibliotek bez jawnego tworzenia indeksów. Lub zarządców zawartości mogą tworzyć indeksy, aby zwiększyć wydajność w szerszym zakresie filtrów i widoków. Możesz użyć witryny centrum dokumentów jako środowiska projektowego (gdzie użytkownicy sprawdzają i wyszukują pliki oraz tworzyć struktury folderów dla tych plików) lub jako archiwum zawartości (gdzie użytkownicy tylko wyświetlają lub przekazywać dokumenty).

Sposób organizowania plików w bibliotece zależy od potrzeb Twojej grupy oraz od sposobu, w jaki użytkownik woli przechowywać i wyszukiwać informacje. Niektóre plany planowania ułatwiają określenie struktury najlepiej działającej w Twojej grupie. Biblioteki mają kilka funkcji, które ułatwiają pracę z wieloma plikami w jednej bibliotece. Grupa może jednak być lepiej przywyższana do wielu bibliotek.

Istnieje kilka sposobów organizowania plików w bibliotece. Możesz dodawać kolumny, definiować widoki i tworzyć foldery. Każde podejście ma swoje zalety i można połączyć poszczególne podejścia w celu dopasowania ich do unikatowych potrzeb Twojej biblioteki i zespołu.

Niektóre biblioteki są tworzone podczas tworzenia nowej witryny, takiej jak biblioteka dokumenty w witrynie zespołu. Możesz dostosować te biblioteki do swoich celów lub utworzyć własne dodatkowe biblioteki. Każdy typ biblioteki ma określony cel, a niektóre z nich mają inny zestaw zachowań i funkcji.

Biblioteka elementów zawartości     Aby udostępnić elementy multimediów cyfrowych i zarządzać nimi, takimi jak obrazy, pliki audio i wideo, użyj biblioteki elementów zawartości. Biblioteka elementów zawartości ułatwia użytkownikom znajdowanie i ponowne używanie plików multimediów cyfrowych, które zostały już utworzone przez inne osoby, takie jak logo i obrazy firmowe. Biblioteka elementów zawartości udostępnia również typy zawartości z właściwościami i widokami służącymi do zarządzania zasobami multimedialnymi i ich przeglądania, takich jak miniatury i słowa kluczowe metadanych. Na przykład możesz chcieć zarządzać obrazami oznakowanymi i fragmentami zawartości do wielokrotnego użytku z aplikacji, aby były dostępne w całym przedsiębiorstwie i stale używane.

Biblioteka pulpity nawigacyjne    Zawiera strony składników Web Part, strony składników Web Part z listami stanu oraz wdrożone pulpity nawigacyjne programu PerformancePoint.

Biblioteka połączeń danych     Aby uprościć konserwację i zarządzanie połączeniami danych, użyj biblioteki połączeń danych. Biblioteka połączeń danych to scentralizowane miejsce do przechowywania plików połączeń danych pakietu Office (ODC). Każdy z tych plików (odc) zawiera informacje o tym, jak lokalizować, logować, wysyłać i uzyskiwać dostęp do zewnętrznego źródła danych. Scentralizowanie plików ODC w bibliotece połączeń danych umożliwia także udostępnianie, zarządzanie i wyszukiwanie plików połączeń danych w witrynie programu SharePoint oraz zapewnianie, że dane biznesowe i raporty, w szczególności arkusze kalkulacyjne, są zachowywane zgodnie z jednolitym zestawem wartości i formuł jako "jedna wersja w prawdziwości".

Biblioteka dokumentów     W przypadku wielu typów plików, w tym dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, użyj biblioteki dokumentów. W bibliotece dokumentów można przechowywać inne rodzaje plików, chociaż niektóre typy plików są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Jeśli pracujesz z programami, które nie są zablokowane, możesz utworzyć te pliki z biblioteki. Na przykład zespół marketingu może mieć własną bibliotekę dokumentów do planowania materiałów, wydań wiadomości i publikacji.

Biblioteka formularzy    Jeśli chcesz zarządzać grupą formularzy firm opartych na języku XML, użyj biblioteki formularzy. Na przykład organizacja może chcieć używać biblioteki formularzy do obsługi raportów z wydatków. Konfiguracja biblioteki formularzy wymaga edytora XML lub programu do projektowania formularzy XML, takiego jak Microsoft InfoPath. Wypełniany formularz to tylko plik XML, który zawiera dane (i tylko dane) wprowadzone w formularzu, takie jak Data wydatku i kwota. Wszystkie inne osoby, które tworzą Raport z wydatków, są dostarczane przez szablon formularza. Po wypełnieniu formularzy przez osoby możesz scalić dane formularza lub wyeksportować je do analizy.

Biblioteka obrazów    Aby udostępnić kolekcję cyfrowych obrazów lub grafiki, użyj biblioteki obrazów. Chociaż obrazy można przechowywać w innych typach bibliotek programu SharePoint, biblioteki obrazów mają kilka zalet. Na przykład z biblioteki obrazów możesz wyświetlać obrazy w pokazie slajdów, pobierać obrazy na komputer i edytować obrazy za pomocą zgodnych programów graficznych, takich jak Microsoft Paint. Jeśli chcesz przechowywać obrazy zdarzeń zespołu lub uruchamiania produktów, warto utworzyć bibliotekę obrazów. Możesz również tworzyć linki do obrazów w bibliotece z innych lokalizacji w witrynie, na przykład z witryn typu wiki i blogów.

Biblioteka rekordów     Aby zachować centralne repozytorium do przechowywania rekordów lub ważnych dokumentów biznesowych organizacji oraz zarządzania nimi, użyj biblioteki rekordów. Na przykład organizacja może wymagać zgodności z przepisami, które wymagają zorganizowanego procesu zarządzania odpowiednimi dokumentami. Witryna centrum rekordów może zawierać wiele bibliotek rekordów służących do przechowywania różnych typów rekordów. W przypadku każdej biblioteki można ustawić zasady określające, które rekordy mają być przechowywane, jak rozsyłać i zarządzać dokumentami oraz jak długo te rekordy muszą być zachowywane.

Biblioteka raportów     Aby uprościć tworzenie, zarządzanie i dostarczanie stron internetowych, dokumentów i kluczowych wskaźników wydajności (KPI) miar i celów, użyj biblioteki raportów. Biblioteka raportów to centralne miejsce, w którym można tworzyć i zapisywać raporty, takie jak skoroszyty programu Excel i strony pulpitu nawigacyjnego. Po opublikowaniu skoroszytu programu Excel w bibliotece raportów jest dostępne pojedyncze kliknięcie, które można otworzyć w widoku przeglądarki, co jest wygodnym sposobem wyświetlenia skoroszytu bez dodawania go do strony składników Web Part.

Biblioteka diagramów procesów (jednostki metryczne i niemetryczne)    Aby przechowywać i udostępniać dokumenty procesów diagramu, takie jak utworzone za pomocą programu Microsoft Visio, użyj biblioteki diagramów procesów. Biblioteki jednostki metryczne i metryczne są dostosowane do odpowiednich pomiarów.

Biblioteka stron typu wiki    Aby utworzyć kolekcję połączonych stron typu wiki, użyj biblioteki stron typu wiki. Witryna typu wiki umożliwia wielu osobom gromadzenie informacji w formacie, który można łatwo utworzyć i zmodyfikować. Do biblioteki można też dodawać strony typu wiki zawierające obrazy, tabele, hiperłącza i linki wewnętrzne. Jeśli na przykład zespół utworzy witrynę typu wiki dla projektu, witryna może przechowywać porady i wskazówki w serii stron łączących się ze sobą.