Office
Aanmelden

Zakelijke records exporteren vanuit Business Contact Manager

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Business Contact Manager voor Outlook-gegevens worden opgeslagen in SQL Server, in de .bcm-bestandsindeling, maar u kunt ze in verschillende indelingen exporteren. U kunt zakelijke gegevens bijvoorbeeld exporteren voor gebruik in een geïntegreerd boekhoudprogramma of om uw gegevens gemakkelijk over te zetten naar een andere computer. Desgewenst kunt u aanpassingen die u hebt aangebracht in uw database exporteren met of zonder de zakelijke gegevens. De bestandsindeling .bcmx wordt alleen gebruikt voor aanpassingen.

In dit artikel worden de beschikbare opties voor het exporteren van uw zakelijke gegevens beschreven en worden kort enkele redenen gegeven waarom u dit zou doen.

Wat wilt u doen?

Meer informatie over het exporteren van gegevens

Uw gegevens exporteren

Wat gebeurt er wanneer u aanpassingen exporteert?

Producten en services exporteren

Een rapport exporteren naar Excel voor verdere analyse

Meer informatie over het exporteren van gegevens

Tijdens het exportproces in Business Contact Manager voor Outlook wordt een kopie gemaakt van geselecteerde gegevens in uw huidige Business Contact Manager-database en wordt deze opgeslagen in een bestand dat u later in een andere database kunt importeren. Tijdens de export worden geen gegevens verwijderd uit de huidige database. U kunt de gegevens die u exporteert beperken door ze te filteren of door alle accounts, zakelijke contactpersonen, communicatiegeschiedenisitems of uw producten en services-lijsten te exporteren.

U kunt uw zakelijke gegevens exporteren in een van de volgende bestandsindelingen:

  • Business Contact Manager-gegevens (.bcm). Deze indeling kan al uw zakelijke gegevens bevatten zoals accounts, zakelijke contactpersonen, verkoopkansen, zakelijke projecten en hun communicatiegeschiedenis. Deze indeling bevat ook producten en services en alle aanpassingen die u hebt aangebracht. De .bcm-indeling is de enige optie waarmee u zowel accounts en zakelijke contactpersonen als alle aanpassingen kunt exporteren. U kunt gegevens in de .bcm-bestandsindeling exporteren als ze wilt gebruiken op een andere computer waarop Business Contact Manager voor Outlook wordt uitgevoerd.

  • Business Contact Manager-aanpassingen (.bcmx). Dit bestandstype bevat door de gebruiker gedefinieerde velden, aangepaste formulieren (of recordtypen), indelingen en rapporten. Gebruik deze indeling als u alleen de aanpassingen die u hebt aangebracht in Business Contact Manager voor Outlook wilt exporteren. Geen van uw zakelijke gegevens worden geëxporteerd. U kunt deze bestandsindeling kiezen als u een unieke indeling wilt opslaan die nieuwe werknemers kunnen gebruiken om snel hun systeem te configureren.

  • Door komma’s gescheiden waarden (.csv). Deze exportoptie maakt een door komma’s gescheiden bestand (.csv-bestand) waarin de geëxporteerde gegevens worden opgeslagen. Veel programma's, waaronder Microsoft Excel, kunnen .csv-bestanden lezen. U kunt deze bestandsindeling kiezen als u alleen uw Business Contact Manager voor Outlook-gegevens wilt exporteren zonder aanpassingen of als u de gegevens wilt weergeven in een ander programma dat .csv-bestanden kan lezen.

    Er gelden echter beperkingen voor de .csv-indeling. U kunt bijvoorbeeld slechts één type record, accounts en op accounts gebaseerde records of zakelijke contactpersonen en op zakelijke contactpersoon gebaseerde records, exporteren als u deze bestandsindeling kiest. U kunt ook geen communicatiegeschiedenisitems exporteren naar een .csv-bestand.

Naar boven

Uw gegevens exporteren

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik op de knop Importeren en exporteren.

  3. Klik op Exporteren naar een bestand.

  4. Klik op de bestandsindeling waarnaar u uw gegevens wilt exporteren en klik op Volgende. Volg de onderstaande instructies voor de gekozen bestandsindeling.

    Opmerking:  In Windows 7 en Windows Vista is de standaardlocatie voor het exportbestand de map Documenten. In Microsoft Windows XP is de standaardlocatie de map Mijn documenten. Klik op Bladeren als u de locatie wilt wijzigen.

Business Contact Manager-gegevens (.bcm)   

  1. Typ in het vak Te exporteren bestand de locatie en de naam voor het bestand dat u tijdens het exportproces wilt maken.

  2. Selecteer het type records dat u wilt exporteren:

    • Accounts en op accounts gebaseerde recordtypen. Dit omvat accounts en records die zijn gebaseerd op het recordtype Account, zoals winkels.

    • Zakelijke contactpersonen en op zakelijke contactpersonen gebaseerde recordtypen. Dit omvat zakelijke contactpersonen en records die zijn gebaseerd op het recordtype Zakelijke contactpersoon, zoals potentiële klanten.

  3. Als u de lijst met records die worden geëxporteerd wilt filter, klikt u op Filter. Zie Records filteren in Business Contact Manager voor informatie over het filteren van records.

  4. Klik op de gewenste opties in het gedeelte Opnemen op de pagina Selecteer de bestandslocatie en exportopties:

    • Alle geschiedenisitems. Voegt de volledige communicatiegeschiedenis van de geselecteerde records toe, zoals verkoopkansen, telefoonlogboeken, afspraken, zakelijke projecten, bestanden en e-mailberichten.

    • Geen e-mailberichten. Hiermee sluit u e-mailberichten uit van de communicatiegeschiedenisitems voor de geselecteerde records.

    • Producten. Neemt alle producten en services in uw database op.

      Tip: Als een product of service is toegevoegd aan een verkoopkans en de verkoopkansrecord is gekoppeld aan een account of zakelijke contactpersoon, wordt het product of de service opgenomen in de geëxporteerde records. Gebruik dit selectievakje als u er zeker van wilt zijn dat u de hele lijst met producten en services van uw bedrijf exporteert.

  5. Klik op Exporteren en klik vervolgens op Ja wanneer u daarom wordt gevraagd.

  6. Als er fouten zijn opgetreden, kunt u klikken op Logboek weergeven om de fouten te bekijken. Klik anders op Voltooien.

    Tip: U kunt ook records exporteren in de .bcm-bestandsindeling vanuit een werkruimte. Klik op het tabblad met de records die u wilt exporteren, klik met de rechtermuisknop op een of meer records en klik op Exporteren. Voltooi de wizard Zakelijke gegevens exporteren.

Business Contact Manager-aanpassingen (.bcmx)   

  1. Typ de locatie en de naam voor het bestand dat u tijdens het exportproces wilt maken.

  2. Klik op Exporteren en klik vervolgens op Ja wanneer u daarom wordt gevraagd.

  3. Klik op Voltooien.

    Zie Gegevens importeren in Business Contact Manager voor informatie over hoe aanpassingen in een .bcmx-bestand worden geïmporteerd.

Door komma’s gescheiden waarden (.csv)    

  1. Typ de locatie en de naam voor het bestand dat u tijdens het exportproces wilt maken.

  2. Klik op een van de volgende opties:

    • Zakelijke contactpersonen en subtypen Neemt zakelijke contactpersonen op en records die zijn gebaseerd op het recordtype Zakelijke contactpersoon, zoals potentiële klanten.

    • Accounts en subtypen. Neemt accounts op en records die zijn gebaseerd op het recordtype Account.

  3. Als u de lijst met records die worden geëxporteerd wilt filteren, klikt u op Filter. Zie Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over het filteren van records.

  4. Klik op Volgende en klik vervolgens op Ja wanneer wordt gevraagd of u het .csv-bestand wilt exporteren.

  5. Klik op Voltooien om de wizard te sluiten.

Notities: 

  • Klik op Logboek weergeven als u specifieke fouten of uitzonderingen wilt bekijken. Als deze berichten problemen bevatten die moeten worden opgelost, herstelt u ze in het bestand dat u wilt exporteren en exporteert u de gegevens opnieuw.

  • Het wordt aanbevolen geen zakelijke gegevens te exporteren van of naar andere delen van de wereld omdat sommige gegevensstructuren en -typen kunnen niet worden geconverteerd.

Naar boven

Wat gebeurt er wanneer u aanpassingen exporteert?

Alle aangepaste rapporten, formulierindelingen, recordtypen en door de gebruikers gedefinieerde velden die u maakt in Business Contact Manager voor Outlook, worden opgeslagen in een .bcmx-bestand als u ervoor kiest aanpassingen te exporteren.

De meeste aanpassingen overschrijven bestaande instellingen in de doeldatabase, maar er zijn enkele uitzonderingen. Zie Gegevens importeren in Business Contact Manager voor informatie over hoe het importeren van aanpassingen van invloed is op uw database.

Naar boven

Producten en services exporteren

U kunt gegevens over producten en services samen met andere records exporteren, maar u kunt geen afzonderlijke lijsten met producten en services exporteren.

Als u alleen deze gegevens wilt exporteren, moet u een .csv-bestand van uw producten en services maken. Het bestand moet worden ingedeeld met ten minste drie kolommen in deze volgorde:

  • Product- of servicenaam

  • Beschrijving

  • Eenheidsprijs

U kunt ook kolommen voor aantal en kostprijs opnemen, maar deze zijn niet verplicht.

Naar boven

Een rapport exporteren naar Excel voor verdere analyse

U kunt gegevens rechtstreeks vanuit een rapport exporteren naar een Excel-spreadsheet waar u ze verder kunt analyseren, bewaren of archiveren. Met Business Contact Manager voor Outlook kunt u rapporten genereren en aanpassen over verkoop, producten en services, accounts, zakelijke contactpersonen, potentiële klanten, verkoopkansen, zakelijke projecten, projecttaken en marketingactiviteiten.

  1. Klik in het navigatievenster op Business Contact Manager.

  2. Klik op het lint op het tabblad Rapporten.

  3. Klik op een van de volgende soorten rapporten en klik daarna op het rapport dat u wilt openen.

    • Accounts

    • Zakelijke contactpersonen

    • Potentiële klanten

    • Verkoopkansen

    • Belangrijkste klanten

    • Belangrijkste producten

    • Belangrijkste verwijzingen

    • Inactieve klanten

    • Marketing

    • Zakelijke projecten

    • Projecttaken

      Zie voor informatie over het wijzigen van een rapport, rapporten en grafieken in Business Contact Manager gebruiken.

  4. Klik in de groep Acties op Exporteren naar Excel. Het rapport wordt geopend in Excel.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×