Workflowvoorbeeld: een taak maken op basis van een discussie-item

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Als uw teamleden acties en problemen verwerken, gebruiken ze de lijst Teamdiscussie. Het gebeurt geregeld dat tijdens een discussie een actie of werkitem wordt vastgesteld waarmee een teamlid zich gaat bezighouden. U wilt in staat zijn op basis van een teamdiscussie-item snel een taakitem te maken. Daarom besluit u een workflow te maken, zodat uw teamleden alleen maar op een knop in de lijst Teamdiscussie hoeven te klikken om een taak in de lijst Taken te maken. De taak die dan wordt gemaakt, bevat automatisch gegevens uit het bijbehorende discussie-item. Bovendien wordt de taak automatisch toegewezen aan degene die het oorspronkelijke discussie-item heeft opgesteld. Op deze manier wordt niet alleen de werkwijze van uw team vereenvoudigd, maar is er daarnaast geen verwarring mogelijk over het eigendom van een taak en over het discussie-item waaraan de taak is gekoppeld.

Een teamlid maakt bijvoorbeeld een discussie-item in de lijst Teamdiscussie en geeft Een projectplan maken op in het veld Onderwerp. Tijdens een lange, veelomvattende discussie realiseert u zich dat er een actie-item naar voren is gekomen. U klikt op het item in de lijst Teamdiscussie. Vervolgens klikt u op de opdracht Workflows en klikt u op Starten om de workflow uit te voeren. Daardoor wordt in de lijst Taken een taak gemaakt die is toegewezen aan het teamlid dat het discussie-item oorspronkelijk heeft gemaakt. De taak heeft de naam Een projectplan maken.

In dit voorbeeld wordt de lijst Teamdiscussie gebruikt. Met dezelfde basisprocedure kunt u echter een vergelijkbare workflow maken voor items in een willekeurige lijst of bibliotheek op uw site. Zorg er altijd voor de workflow te koppelen aan de lijst of bibliotheek waarin u de workflow wilt starten.

Meer informatie over werkstromen, raadpleegt u Inleiding tot SharePoint-werkstroom.

Belangrijk : Als u een werkstroom wilt maken, moet uw site zich op een server met Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevinden.

In dit artikel

Voordat u begint

De werkstroom ontwerpen

Voordat u begint

Het is mogelijk dat u de workflow pas kunt ontwerpen nadat u de benodigde wijzigingen hebt aangebracht in de site, de lijst of de bibliotheek. Hierna ziet u enkele voorbeelden:

  • Een workflow is altijd aan exact één SharePoint-lijst of -bibliotheek gekoppeld. U kunt pas een workflow maken als de site ten minste één lijst of bibliotheek bevat. Als de site geen lijsten bevat en u een workflow wilt maken, wordt u gevraagd eerst een lijst te maken.

  • Als u in de workflow aangepaste kolommen of instellingen wilt gebruiken, moet u deze wijzigingen aanbrengen voordat u de workflow maakt. De kolommen en instellingen zijn vervolgens in de workflowontwerper beschikbaar.

  • Als u in de workflow lijst- of bibliotheekfuncties wilt gebruiken die standaard niet zijn ingeschakeld, zoals goedkeuring van de inhoud, moet u deze functies inschakelen voordat u de workflow ontwerpt.

Opmerking : De functie voor workflows wordt uitgevoerd op basis van de Microsoft Windows Workflow Foundation, een onderdeel van Microsoft Windows. Op de computer en op de server moet dezelfde versie van de Workflow Foundation zijn geïnstalleerd. De eerste keer dat u een workflow maakt, wordt u mogelijk gevraagd de Workflow Foundation te installeren.

In dit voorbeeld wordt de lijst Teamdiscussie gebruikt, die standaard deel uitmaakt van de sjabloon Team site.

Naar boven

De workflow ontwerpen

Als uw site van een discussiebord is voorzien, zoals de lijst Teamdiscussie op een team site, kunt u met de workflowontwerper gaan werken.

  1. Klik op Site openen in het menu Bestand.

  2. Blader in het dialoogvenster Site openen naar de SharePoint-site waar u de workflow wilt maken, selecteer de site en klik vervolgens op Openen.

  3. Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik vervolgens op Workflow.

    De workflowontwerper wordt geopend.

  4. Typ een taak makenin het vak Geef een naam met deze werkstroom .

    Bezoekers van de site zien deze naam als ze de pagina's Workflowstatus en Workflows bekijken in de browser.

  5. Klik in de lijst Aan welke SharePoint-lijst moet deze workflow worden gekoppeld? op Teamdiscussie.

    Als teamleden de bibliotheek Gedeelde documenten bekijken, zien ze voor deze workflow een nieuwe kolom met de naam Een taak maken. In deze kolom wordt per item de status van de workflow aangegeven. Teamleden kunnen bijvoorbeeld zien of de workflow is gestart of is voltooid.

  6. Voer onder Workflowstartopties selecteren voor items in Gedeelde documenten alle volgende handelingen uit:

    • Schakel het selectievakje Workflow handmatig starten door een item toestaan in.

    • Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item is gemaakt uit.

    • Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item wordt gewijzigd uit.

      Als u deze optie kiest, zorgt u ervoor dat de opdracht Workflows voor elk item in de lijst beschikbaar is. Als u de workflow Een taak maken voor een discussie-item wilt starten, klikt u op het bewuste item. Vervolgens klikt u op Workflows in het menu en dubbelklikt u op de gewenste workflow. Ten slotte klikt u op de knop Starten.

      eerste pagina van de workflowontwerper

  7. Klik op Volgende.

  8. Klik op Acties en klik vervolgens op Lijstitem maken in de lijst.

    Als deze actie niet voorkomt in de lijst, klikt u achtereenvolgens op Meer acties, op de gewenste actie en op Toevoegen.

  9. Klik in de actie Item in deze lijst maken op deze lijst.

  10. Het dialoogvenster Nieuw lijstitem maken wordt geopend. Ga naar het vak Lijst en klik op Taken. U wilt immers een nieuw taakitem maken.

    Opmerking : Met deze actie maakt u een taakitem. De workflow wordt hiermee echter niet onderbroken tot de taak is voltooid, zoals bij de actie Gegevens verzamelen van een gebruiker wel het geval is.

    Onder Veld en Waarde kunt u velden toevoegen, verwijderen of wijzigen. Deze velden worden opgenomen in het nieuwe lijstitem dat u maakt. U wilt dat de titel van het nieuwe taakitem recente gegevens uit het teamdiscussie-item bevat. Klik daarom op het veld en wijzig het zodanig dat gegevens uit het discussie-item worden gezocht en in de titel worden verwerkt.

  11. Klik onder Veld op Titel (*) en klik vervolgens op Wijzigen.

  12. Klik in het dialoogvenster Toewijzing van waarde op weergave gegevensbinding Knopafbeelding .

    Het dialoogvenster Toewijzing van waarde

  13. Het dialoogvenster Zoekactie voor workflow definiëren wordt geopend. Klik in de lijst Bron op Huidig item. Klik in de lijst Veld op Onderwerp.

    Er worden door de workflow gegevens uit het veld Onderwerp van het huidige discussie-item gezocht en in het titelveld van de nieuwe taak opgenomen.

    het dialoogvenster zoekactie voor workflow definiëren

  14. Klik tweemaal op OK.

    U wilt dat de nieuwe taak door de workflow automatisch wordt toegewezen aan degene die het bijbehorende discussie-item heeft gemaakt.

  15. Klik in het dialoogvenster Nieuw lijstitem maken op Toevoegen. U wilt immers een veld toevoegen aan de nieuwe taak die door de workflow wordt gemaakt.

  16. Ga in het dialoogvenster Toewijzing van waarde naar de lijst Dit veld instellen en klik op Toegewezen aan.

    Het dialoogvenster Toewijzing van waarde

  17. Klik op weergave gegevensbinding Knopafbeelding onder aan deze waarde.

  18. Het dialoogvenster Zoekactie voor workflow definiëren wordt geopend. Klik in de lijst Bron op Huidig item. Klik in de lijst Veld op Gemaakt door.

    het dialoogvenster zoekactie voor workflow definiëren

  19. Klik tweemaal op OK.

    het dialoogvenster nieuw lijstitem maken

    Er wordt door de workflow een taak gemaakt met een titel die overeenkomt met het onderwerp van het teamdiscussie-item waarop de taak is gebaseerd. De taak wordt toegewezen aan degene die de teamdiscussie oorspronkelijk heeft gemaakt en die voor de opvolging verantwoordelijk is.

  20. Klik in het dialoogvenster Nieuw lijstitem maken op OK.

    Workflowontwerper met een actie voor stap 1

    U hebt een regel gedefinieerd waarmee een taak wordt gemaakt zodra iemand via een item in de lijst Teamdiscussie handmatig de workflow start.

  21. Als u de workflow op fouten wilt controleren voordat u de workflowontwerper afsluit, klikt u op Workflow controleren.

    Als de workflow een fout bevat, krijgt de hyperlink een andere kleur en wordt er voor en achter de ongeldige parameter een sterretje weergegeven. Daarnaast wordt onder Workflowstappen een foutsymbool weergegeven naast elke stap die een fout bevat.

  22. Klik op Voltooien om de workflow op te slaan.

Op de SharePoint-site wordt op de pagina met de lijst Teamdiscussie een knop weergegeven. De teamleden kunnen op de knop klikken en de workflow zo handmatig starten.

Als u de workflow wilt testen, bladert u naar de lijst Teamdiscussie en maakt u een nieuw item. Vergeet niet dat het veld Onderwerp standaard een verplicht veld is. Nadat u het nieuwe item hebt opgeslagen, klikt u op het discussie-item in de lijst en klikt u vervolgens op Workflows in het menu. Klik op de pagina Workflows op de workflow Een taak maken en klik vervolgens op Starten. Blader naar de lijst Taken. Omdat u degene bent die een discussie-item heeft gemaakt, moet er een taak aan u zijn toegewezen met de gegevens die u in het veld Onderwerp hebt opgegeven.

Desgewenst voegt u nog een stap aan de workflow toe, zodat een andere actie wordt uitgevoerd nadat de nieuwe taak als voltooid is gemarkeerd. U kunt dus beginnen met een eenstapsworkflow waaraan u van tijd tot tijd stappen toevoegt, zodat de workflow wordt uitgebreid en uiteindelijk een complex bedrijfsproces omvat.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×