Workflowvoorbeeld: een onkostendeclaratie ter controle routeren

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Uw team vult maandelijks een onkostendeclaratie in. Deze declaraties zijn formulieren die met Microsoft Office InfoPath 2007 zijn ontworpen. De teamleden vullen de formulieren in en bewaren deze in een formulierenbibliotheek op uw SharePoint-site. Zodra de onkosten in een declaratie een bepaald bedrag overschrijden, wilt u dat er automatisch een e-mailbericht naar een bepaalde persoon wordt verzonden die de declaratie moet controleren. Met behulp van een eenstapsworkflow automatiseert u dit proces in een handomdraai.

Een van de grote voordelen van Office InfoPath 2007 is dat u bepaalde velden in het formulier in de vorm van kolommen in een formulierenbibliotheek kunt weergeven. Als u een formulierveld als kolom in de formulierenbibliotheek weergeeft, promoveert u dat veld. Als u belangrijke gegevens in formulieren wilt bekijken zonder elk formulier afzonderlijk te hoeven openen, is het handig om het veld met die gegevens te promoveren. Als u gegevens in het formulier promoveert naar gegevens in kolommen in de formulierenbibliotheek, is het bovendien mogelijk in de workflowontwerper regels op basis van die gegevens te definiëren. Door de totale onkosten uit het formulier naar een kolom te promoveren, kunt u een workflow maken waarmee de onkostendeclaratie ter controle wordt gerouteerd zodra de totale onkosten een bepaald bedrag overschrijden.

Meer informatie over werkstromen, raadpleegt u Inleiding tot SharePoint-werkstroom.

Belangrijk: Als u een werkstroom wilt maken, moet uw site zich op een server met Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevinden.

In dit artikel

Voordat u begint

De werkstroom ontwerpen

Voordat u begint

Het is mogelijk dat u de workflow pas kunt ontwerpen nadat u de benodigde wijzigingen hebt aangebracht in de site, de lijst of de bibliotheek. Hierna ziet u enkele voorbeelden:

  • Een workflow is altijd aan exact één SharePoint-lijst of -bibliotheek gekoppeld. U kunt pas een workflow maken als de site ten minste één lijst of bibliotheek bevat. Als de site geen lijsten bevat en u een workflow wilt maken, wordt u gevraagd eerst een lijst te maken.

  • Als u in de workflow aangepaste kolommen of instellingen wilt gebruiken, moet u deze wijzigingen aanbrengen voordat u de workflow maakt. De kolommen en instellingen zijn vervolgens in de workflowontwerper beschikbaar.

  • Als u in de workflow lijst- of bibliotheekfuncties wilt gebruiken die standaard niet zijn ingeschakeld, zoals goedkeuring van de inhoud, moet u deze functies inschakelen voordat u de workflow ontwerpt.

Opmerking: De functie voor workflows wordt uitgevoerd op basis van de Microsoft Windows Workflow Foundation, een onderdeel van Microsoft Windows. Op de computer en op de server moet dezelfde versie van de Workflow Foundation zijn geïnstalleerd. De eerste keer dat u een workflow maakt, wordt u mogelijk gevraagd de Workflow Foundation te installeren.

Het formulier publiceren en een formulierbibliotheek maken

In dit voorbeeld hebt u een formulierenbibliotheek nodig waarin de formulieren worden opgeslagen. Verder moet u bepaalde velden uit het formulier promoveren en in de vorm van kolommen in de formulierenbibliotheek weergeven. Met Office InfoPath 2007 is het bijzonder eenvoudig om een formulier te publiceren, velden te promoveren en zelfs de formulierenbibliotheek te maken. Al deze handelingen voert u uit met de wizard Publiceren. U opent deze wizard met de optie Publiceren in het menu Bestand.

In de volgende procedure werkt u met de ingebouwde sjabloon Onkostendeclaratie van Office InfoPath 2007 en opent u de wizard Publiceren om velden te promoveren en de formulierenbibliotheek op uw SharePoint-site te maken.

  1. Start Office InfoPath 2007.

  2. Dubbelklik in het dialoogvenster Formulier invullen op het voorbeeld van een onkostendeclaratie.

    De onkostendeclaratie wordt in de ontwerpmodus geopend. Het formulier is al voorzien van de velden die u wilt promoveren en als kolommen in de formulierenbibliotheek wilt weergeven. Het gaat om de velden Naam, Id-nummer en Totale onkosten. U brengt geen wijzigingen in deze sjabloon aan.

  3. Klik op Opslaan als in het menu Bestand.

  4. Typ in het dialoogvenster Opslaan als een naam in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Opslaan.

  5. Klik op Publiceren in het menu Bestand.

    De wizard Publiceren wordt geopend.

  6. Klik onder Waar wilt u de formuliersjabloon publiceren? op Op een SharePoint-server met of zonder InfoPath Forms Services en klik vervolgens op Volgende.

  7. Typ het adres van uw SharePoint-site en klik op Volgende.

  8. Klik onder Wat wilt u publiceren? op Documentbibliotheek en klik op Volgende.

    Het is overigens mogelijk het formulier als een inhoudstype beschikbaar te maken. U doet dat bijvoorbeeld als u wilt dat de formuliersjabloon voor alle subsites in een portal-site beschikbaar is.

  9. Klik onder Wat wilt u doen? op Een nieuwe documentbibliotheek maken en klik vervolgens op Volgende.

  10. Typ Onkosten declareren als de naam, typ een beschrijving voor de documentbibliotheek en klik vervolgens op volgende.

  11. Klik op de volgende pagina op Toevoegen.

  12. Het dialoogvenster Veld of groep selecteren wordt geopend. Ga naar de map employee, klik op naam en klik vervolgens op OK.

  13. Herhaal de vorige stap tweemaal om de velden identificationNumber (in de map employee) en totaal (in de map items) toe te voegen.

    Opmerking: Handhaaf in het dialoogvenster Veld of groep selecteren de standaardinstellingen voor de opties Sitekolomgroep en Kolomnaam. Het is ook mogelijk het formulierveld aan een bestaande sitekolom toe te wijzen of de kolom een andere naam te geven dan de naam van het formulierveld.

  14. Klik op Volgende, controleer of de gegevens juist zijn en klik vervolgens op Publiceren.

    U hebt een formulierenbibliotheek gemaakt met de naam Onkostendeclaraties en de kolommen waarmee u de workflow kunt definiëren. Als u de formulierenbibliotheek in een browser opent, moeten de kolommen in de bibliotheek er net zo uitzien als de kolommen in de volgende afbeelding.

    Formulierenbibliotheek met formuliervelden die zijn gepromoveerd tot kolommen in de bibliotheek

Naar boven

De workflow ontwerpen

Nadat u de benodigde kolommen aan de formulierenbibliotheek hebt toegevoegd, kunt u met de workflowontwerper gaan werken.

  1. Start Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klik op Site openen in het menu Bestand.

  3. Blader in het dialoogvenster Site openen naar de SharePoint-site waar u de workflow wilt maken, selecteer de site en klik vervolgens op Openen.

  4. Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan en klik vervolgens op Workflow.

    De workflowontwerper wordt geopend.

  5. Typ in het vak Geef een naam met deze werkstroomControle onkostendeclaratie.

    Bezoekers van de site zien deze naam als ze de pagina's Workflowstatus en Workflows bekijken in de browser.

  6. Klik in de lijst Aan welke SharePoint-lijst moet deze workflow worden gekoppeld? op Onkostendeclaraties.

  7. Voer onder Workflowstartopties selecteren voor items in Onkostendeclaraties alle volgende handelingen uit:

    • Schakel het selectievakje Workflow handmatig starten door een item toestaan uit.

    • Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item is gemaakt in.

    • Schakel het selectievakje Deze workflow automatisch starten wanneer een nieuw item wordt gewijzigd in.

      Als u deze opties kiest, zorgt u ervoor dat de workflow wordt uitgevoerd zodra een teamlid een nieuwe onkostendeclaratie invult of een bestaande declaratie wijzigt.

      eerste pagina van de workflowontwerper

  8. Klik op Volgende.

    U wilt een regel maken waarmee een e-mailbericht naar een bepaalde persoon wordt verzonden met het verzoek een declaratie te controleren waarin de totale onkosten meer dan € 500 bedragen.

  9. Open de workflowontwerper, klik op Voorwaarden en klik vervolgens op Geavanceerde voorwaarde in de lijst.

    De voorwaarde If value equals value verschijnt in de workflow.

    De lijst bevat een groot aantal vooraf gedefinieerde voorwaarden. U wilt echter een voorwaarde definiëren waarmee door de workflow alleen een bericht wordt verzonden als een bepaalde waarde (de totale onkosten) groter is dan een andere bepaalde waarde (500). Hiertoe maakt u een geavanceerde voorwaarde.

  10. In de voorwaarde als waarde gelijk is aan de waarde, klik op de eerste waarde hyperlink en klik vervolgens op weergave gegevensbinding Knopafbeelding .

  11. Het dialoogvenster Zoekactie voor workflow definiëren wordt geopend. Klik in de lijst Bron op Huidig item. Klik in de lijst Veld op Totaal en klik vervolgens op OK.

    In dit dialoogvenster kunt u waarden in alle velden zoeken in een willekeurige lijst of bibliotheek op de site. Vervolgens kunt u die waarden in de regel voor de workflow toepassen. In dit voorbeeld hebt u het getal in het veld Totaal voor het huidige item nodig.

  12. Klik in de workflowregel op is gelijk aan en klik vervolgens op is groter dan in de lijst.

  13. Klik op de hyperlink van de tweede waarde en typ vervolgens 500.

  14. Klik op Acties en klik vervolgens op Een e-mail verzenden in de lijst.

    Als deze actie niet voorkomt in de lijst, klikt u achtereenvolgens op Meer acties, op de gewenste actie en op Toevoegen.

  15. Klik in de actie E-mail verzenden aan dit bericht op dit bericht en vul vervolgens het formulier in door de geadresseerde, het onderwerp en de hoofdtekst van het bericht in te voeren.

    Kies als geadresseerde degene die de onkostendeclaratie moet controleren.

  16. Klik op OK.

    Tweede pagina van de workflowontwerper met een voorwaarde en een actie

    U hebt een regel gemaakt waarmee een bepaalde persoon een e-mailbericht ontvangt met het verzoek een onkostendeclaratie te controleren die in de bibliotheek Onkostendeclaraties is gemaakt of gewijzigd en die betrekking heeft op een bedrag dat groter is dan € 500.

  17. Als u de workflow op fouten wilt controleren voordat u de workflowontwerper afsluit, klikt u op Workflow controleren.

    Als de workflow een fout bevat, krijgt de hyperlink een andere kleur en wordt er voor en achter de ongeldige parameter een sterretje weergegeven. Daarnaast wordt onder Workflowstappen een foutsymbool weergegeven naast elke stap die een fout bevat.

  18. Klik op Voltooien om de workflow op te slaan.

    Als u de workflow wilt testen, bladert u naar de bibliotheek Onkostendeclaraties. Klik op Dit formulier invullen om een nieuw item te maken. Vergeet niet om onkosten hoger dan € 500 op te geven. Sla het formulier in de formulierenbibliotheek op en controleer of de bewuste persoon het bericht ontvangt dat u hebt gemaakt.

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×