Aanvulling op de privacyverklaring voor Microsoft Word 2010

Sjablonen van Office.com gebruiken

Het tabblad Nieuw in de Microsoft Office Backstage-weergave (Klik op het tabblad bestand en klik vervolgens op Nieuw) kunt u voorzien van up-to-date hulp gedownload van Office.com voor documenten die zijn gebaseerd op sjablonen. U kunt ook een cijfer geven aan elke sjabloon die u hebt gedownload en feedback verzenden van de sjablonen.

Als u een sjabloon of een bestand op basis van een sjabloon opent, kan vanuit Word 2010 verbinding worden gemaakt met Office.com, afhankelijk van uw instellingen voor de online-Help. Daarbij worden de id voor de sjabloon, het programma en de gebruikte versie verzonden, samen met standaardcomputergegevens.

De sjabloon-id verwijst naar de originele sjabloon die is gedownload van Office.com of die is geleverd bij uw exemplaar van Word 2010. De id is geen unieke aanduiding van uw document en is gelijk voor alle gebruikers van dezelfde sjabloon.

Koppelingen naar afbeeldingen en andere documenten

Als u een koppeling maakt naar een afbeelding, bestand, gegevensbron of ander document op uw harde schijf, wordt het pad naar dat bestand opgeslagen in uw document. In sommige gevallen bevat de koppeling uw gebruikersnaam of gegevens over servers op het netwerk. Bij een gegevensverbinding kunt u een gebruikersnaam of wachtwoord in de koppeling van de gegevensverbinding opnemen.

Ook als u een XML-schema toepast op een document, wordt een pad naar het gemaakte XML-schema in het document opgeslagen. In sommige gevallen bevat dat pad uw gebruikersnaam.

Afdrukken

Als u een Word 2010-document afdrukt en vervolgens opslaat, wordt in Word 2010 het pad naar uw printer bij het document opgeslagen. In sommige gevallen bevat dat pad een gebruikersnaam of computernaam.

Sites voor documentwerkruimten

Vanuit Word 2010 hebt u toegang tot een site voor documentwerkruimten op een Microsoft SharePoint Foundation 2010-site. Een site voor documentwerkruimten is een gedeelde ruimte waarin u met andere teamleden aan een of meer documenten kunt werken.

Als u een site voor documentwerkruimten opent, worden door Word 2010 gegevens over deze site voor documentwerkruimten voor u gedownload. Deze gegevens bestaan uit:

Naam van de SharePoint Foundation-site
Het URL-adres van de site
Namen, e-mailadressen en machtigingsniveaus van de sitegebruikers
Lijsten met documenten, taken en andere gegevens op de site

Op de computer wordt ook een lijst met de door u bezochte SharePoint Foundation-sites opgeslagen in de vorm van cookies. Deze lijst wordt gebruikt om u snel toegang te verlenen tot sites die u eerder hebt bezocht. Deze lijst is niet toegankelijk voor Microsoft en wordt niet op internet gezet, tenzij u opgeeft dat u de lijst beschikbaar wilt stellen aan anderen.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 biedt gedeelde sites voor webwerkruimten waarin u kunt samenwerken aan documenten of vergaderingen kunt houden.

Als u toegang krijgt tot een SharePoint-site via uw webbrowser of een Office-programma, worden door de site cookies op uw computer opgeslagen als u bent gemachtigd om subsites op die site te maken. Samen vormen deze cookies een lijst van sites waarvoor u gemachtigd bent. Deze lijst wordt door diverse Office-programma's gebruikt om u snel toegang te verlenen tot sites die u eerder hebt bezocht.

Deze lijst is niet toegankelijk voor Microsoft en wordt niet op internet gezet, tenzij u opgeeft dat u de lijst beschikbaar wilt stellen aan anderen.

Als u in SharePoint Foundation een nieuwe website of lijst maakt, of personen uitnodigt of toevoegt aan een bestaande website of lijst, wordt op de site de volgende informatie over elke persoon en uzelf opgeslagen:

Volledige naam
E-mailadres

Aan elk element dat u of anderen aan de site toevoegen of op de site wijzigen, wordt een gebruikers-id toegevoegd. Alleen beheerders en leden van de site hebben toegang tot deze en andere gegevens op de SharePoint-site.

Alle elementen van de SharePoint-site bevatten twee velden: Gemaakt door en Gewijzigd door. Het veld Gemaakt door gevuld met de gebruikersnaam van degene die oorspronkelijk zijn gemaakt het element en de datum waarop deze is gemaakt. Het veld Gewijzigd door gevuld met de gebruikersnaam van degene die het laatst is gewijzigd de Word 2010-document en de datum waarop het laatst is gewijzigd.

Beheerders van de servers die als host fungeren voor de SharePoint-sites hebben toegang tot bepaalde gegevens op deze sites. Deze gegevens worden gebruikt voor analyse van het sitegebruik en voor verbetering van de bereikbaarheid van de site. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor serverbeheerders en worden niet doorgestuurd naar Microsoft, tenzij Microsoft de host van de SharePoint-site is. De gegevens die worden verzameld zijn namen, e-mailadressen en machtigingen van iedereen die toegang heeft tot de site.

Alle gebruikers met toegang tot een bepaalde SharePoint-site kunnen alle beschikbare inhoud op de site doorzoeken en bekijken.

Controle

Microsoft SharePoint Foundation 2010 bevat controlefuncties waarmee beheerders via een betrouwbaar controlepad kunnen bijhouden hoe gebruikers met bepaalde inhoud werken.

Wanneer beheerders van SharePoint Foundation de controlefunctie inschakelen, worden bepaalde acties van de gebruiker automatisch geregistreerd in de SharePoint-gegevensdatabase op de server. Deze acties zijn: weergeven, bewerken en in- en uitchecken. Van elke geregistreerde actie worden identificerende gegevens geregistreerd over het bestand, de actie en de SharePoint-id van de gebruiker. Hierbij worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Deze functie is standaard uitgeschakeld en is alleen beschikbaar voor beheerders van SharePoint-sites waar inhoud wordt opgeslagen.

Faxservice

Met de faxservice kunt u een fax via internet verzenden en verzonden faxen overzichtelijk indelen in Word 2010. U kunt de faxservice pas gebruiken nadat u zich hebt aangemeld bij een faxserviceprovider, die losstaat van Microsoft. De provider verwerkt de faxen en verzendt ze via internet. Microsoft verzamelt bij het gebruik van de faxservicefunctie geen gegevens.

Wanneer u zich aanmeldt bij de faxservice, maakt de faxserviceprovider een registratiepakket dat wordt opgeslagen door de faxserviceprovider en door Word 2010. Het pakket bestaat uit het adres van de website van de faxserviceprovider en een token dat uw aanmelding bij de faxserviceprovider bevestigt. Als u een fax verzendt vanuit een Office-programma, wordt dit registratiepakket toegevoegd aan het faxdocument.

U kunt de faxservice ook gebruiken om de prijs van een fax te berekenen, zonder dat u de fax daadwerkelijk verzendt. Als u de prijs van een fax berekent, wordt in Word 2010 een versleutelde verbinding gebruikt om uw registratietoken, het telefoonnummer van de geadresseerde en het aantal faxpagina's te verzenden naar de faxserviceprovider. Deze gegevens worden niet verzameld of opgeslagen door Microsoft.

Onderzoeksservice

U kunt vanuit Word 2010 informatie opvragen over bepaalde woorden of woordgroepen bij een aantal belangrijke gegevensproviders. Als u een zoekopdracht geeft, verzendt Word 2010 de gezochte tekst via internet, samen met informatie over de gebruikte software, de landinstellingen op uw systeem en autorisatiegegevens waaruit blijkt dat u bent gemachtigd voor downloaden van onderzoeksgegevens van derden.

Word 2010 stuurt deze gegevens naar een service van Microsoft of een serviceprovider van derden die u hebt geselecteerd. Deze service zendt informatie terug over het woord dat of de woordgroep die u hebt opgegeven.

Vaak bevat de ontvangen informatie koppelingen naar aanvullende informatie op de website van de service. Als u op een dergelijke koppeling klikt, kan de serviceprovider een cookie op uw systeem plaatsen, waardoor u traceerbaar bent voor transacties in de toekomst. Microsoft is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites en services van derden. Deze informatie wordt niet opgeslagen of verzameld door Microsoft, tenzij uw zoekopdracht aan een Microsoft-service is gericht.

Als u niet wilt dat Word 2010 automatisch naar nieuwe onderzoeksservices zoekt en deze installeert, gaat u als volgt te werk:

Klik op het tabblad Bestand.
Klik onder Help op Opties.
Klik op Vertrouwenscentrum.
Klik op Instellingen voor het Vertrouwenscentrum.
Klik op Privacyopties en schakel vervolgens het selectievakje Het zoeken naar en installeren van nieuwe services toestaan in het taakvenster Onderzoeken uit.

Vertaalservice

In Word 2010 kunt u (delen van) uw document laten vertalen met behulp van een tweetalige woordenlijst of een service voor automatisch vertalen. U kunt zelf bepalen hoe uw document wordt vertaald.

U kunt selecteren of typ een woord of woordgroep die u wilt vertalen of kunt u kiezen om het gehele document, klikt u in beide gevallen door de toepassing vertaling optie in het taakvenster Onderzoek vertalen. U kunt ook de functie Document-Tips gebruiken om te vertalen door te plaatsen van de cursor op de woorden die u vertalen wilt. De functie Document-Tips is standaard uitgeschakeld. U kunt de functie inschakelen door te klikken op het tabblad controleren en vervolgens te klikken in de groep taal op vertalen .

Als u een woord of woordgroep voor vertaling selecteert of typt, wordt het woord of de woordgroep vergeleken met een tweetalige woordenlijst. Sommige tweetalige woordenlijsten worden bij de software geleverd, andere zijn beschikbaar op Office.com. Woorden of woordgroepen die niet voorkomen in de tweetalige woordenlijst die bij de software is geleverd, worden niet-versleuteld verzonden naar een vertaalservice van Microsoft of een vertaalservice van derden.

Als u het gehele document wilt vertalen, wordt dit niet-versleuteld verzonden naar een Microsoft-vertaalservice of een vertaalservice van derden. Zoals bij alle gegevens die niet-versleuteld via internet worden verzonden, is het woord, de woordgroep of het document dat u wilt vertalen mogelijk zichtbaar voor anderen.

Als u kiest voor een van de woordenlijsten op Office.com of voor een vertaalservice van derden, verzendt Word 2010 de te vertalen tekst via internet, samen met informatie over de software die u gebruikt en de land- en taalinstellingen van uw systeem. (Klik op het tabblad Bestand. Klik onder Help op Opties. Klik op Taal.) Werkt u met een vertaalservice van derden, dan verzendt Word 2010 mogelijk ook eerder opgeslagen verificatiegegevens waaruit blijkt dat u zich eerder hebt aangemeld op de website.

Chatberichten en meldingen

In Word 2010 kunt u chatberichten verzenden vanuit het programma zelf. Ook kunt u meldingen ontvangen als mensen online zijn of als bepaalde wijzigingen zijn doorgevoerd in gedeelde documenten of sites voor werkruimten.

Word 2010 kan werken met een client voor chatberichten zodat u meldingen kunt ontvangen als anderen online zijn en berichten naar hen kunt sturen. Word 2010 bevat een webbesturingselement waarmee op een webpagina kan worden gemeld dat er chatberichten aanwezig zijn. Dit besturingselement wordt zowel op Microsoft SharePoint Foundation 2010-pagina's als op Microsoft SharePoint Server 2010-pagina's gebruikt. Beide soorten pagina's schrijven de aanwezigheidsgegevens niet terug naar de webserver.

Met dit webbesturingselement kunnen aanwezigheidsgegevens vanuit uw programma voor chatberichten naar de webserver worden verzonden. Standaard kunnen aanwezigheidsgegevens alleen worden verzonden naar intranetsites, vertrouwde sites en sites op de lokale computer.

Nieuwe bestandsindelingen

In Word 2010 worden bestandsindelingen gebruikt die op XML zijn gebaseerd. Deze XML-bestandsindelingen zijn uitbreidbaar, wat inhoudt dat gebruikers aanvullende schema's of codes kunnen opgeven in de bestanden. Een invoegtoepassing of andere vorm van programmacode van derden kan ook extra metagegevens aan deze XML-bestandsindelingen toevoegen die niet zichtbaar zijn in Word 2010.

U kunt de metagegevens van een XML-bestand verifiëren door het bestand te bekijken in een tekstviewer.

Opmerkingen

Wanneer u opmerkingen opslaat bij een bestand, voegt Word 2010 standaard uw initialen toe aan elke opmerking. Deze gegevens zijn toegankelijk voor iedereen die uw bestand kan openen.

Als u uw persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit deze opmerkingen, gaat u als volgt te werk:

Klik op het tabblad Bestand.
Klik op Info.
Klik op Controleren op problemen en klik vervolgens op Document controleren.

Wijzigingen bijhouden

Wanneer u een bestand wijzigt terwijl de functie Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld, worden uw gebruikersnaam en/of initialen opgeslagen in het document en gekoppeld aan uw wijzigingen. Deze gegevens (in zowel de originele als de gewijzigde tekst) zijn toegankelijk voor iedereen die uw bestand kan openen.

Uw naam wordt verwijderd nadat deze wijzigingen zijn geaccepteerd of afgekeurd. U kunt uw persoonlijke informatie ook uit deze wijzigingen verwijderen door op het tabblad Bestand op Info en op Controleren op problemen te klikken en vervolgens op Document controleren te klikken.

Locaties waar uw naam kan zijn opgeslagen

In bepaalde gevallen wordt in Word 2010 uw naam opgeslagen om u beter van dienst te kunnen zijn met bepaalde functies. Uw naam wordt onder meer opgeslagen in:

De Auteur-velden
De eigenschap file AuthorName.

U kunt uw persoonlijke gegevens uit deze velden en eigenschappen verwijderen door op het tabblad Bestand op Info en op Controleren op problemen te klikken en vervolgens op Document controleren te klikken.

In Microsoft Office-oplossingen die door andere bedrijven zijn gemaakt, worden mogelijk ook uw naam en andere persoonlijke gegevens opgenomen in de aangepaste eigenschappen van uw bestand.

Als u Microsoft Office-webbesturingselementen, Microsoft Excel Data Access, DataCalc, of een andere functie gebruikt waarmee u rechtstreeks een verbinding kunt maken met een andere gegevensbron, kunnen uw aanmeldingsgegevens (gebruikers-id en wachtwoord) in uw eigen document worden opgeslagen. Als u deze gegevens wilt wijzigen of verwijderen, moet u de eigenschappen van de verbinding wijzigen.

Overige verborgen gegevens en metagegevens

Elk bestand dat in Word 2010 wordt opgeslagen, bevat bestandseigenschappen zoals:

Auteur
Manager
Bedrijf
Laatst opgeslagen door
Namen van revisoren

Afhankelijk van de gebruikte functies of oplossingen van derden kunnen nog andere eigenschappen in het bestand worden opgeslagen. Als uw document bijvoorbeeld deel uitmaakt van een documentwerkstroom, zullen extra bestandseigenschappen voor het bijhouden van de werkstroom worden opgeslagen.

Deze gegevens zijn toegankelijk voor iedereen die uw bestand kan openen.

U kunt uw naam uit deze eigenschappen verwijderen door te klikken op het tabblad bestand , klik op Info, te klikken op controleren op problemen, en vervolgens te klikken op Document controleren.

U kunt de functie Document controleren ook gebruiken om andere typen gegevens te verwijderen die mogelijk niet in alle weergaven voorkomen, zoals opmerkingen en revisies. Het is raadzaam om de functie Document controleren uit te voeren voor elk document dat u openbaar wilt maken.

Verborgen gegevens en metagegevens kunnen ook worden opgenomen in Microsoft Office-bestanden met behulp van het Microsoft Office-objectmodel. U kunt bijvoorbeeld afbeeldingen onzichtbaar maken in het Microsoft Office-objectmodel. De afbeeldingen zijn niet zichtbaar wanneer u het bestand opent, maar zijn wel in het bestand opgeslagen en kunnen later zichtbaar worden gemaakt.

Nauwkeurigheid van combineren

Om het combineren nauwkeuriger te laten verlopen, wordt in Word 2010 een willekeurig getal van tien cijfers toegevoegd aan het document. Dit willekeurige getal bepaalt de volgorde waarin wijzigingen plaatsvinden wanneer u de functie Combineren gebruikt. Als u dit willekeurige getal wilt verwijderen, gaat u als volgt te werk:

Klik op het tabblad Bestand.
Klik onder Help op Opties.
Klik op Vertrouwenscentrum.
Klik op Instellingen voor het Vertrouwenscentrum.
Klik op Privacyopties en schakel vervolgens onder Documentspecifieke instellingen het selectievakje Willekeurig getal opslaan om de nauwkeurigheid van Combineren te vergroten uit.

Macro's opnemen

Met deze functie kunt u een reeks acties opnemen en op een later tijdstip uitvoeren. Als u een macro opneemt, wordt uw gebruikersnaam opgeslagen als commentaar bij de code als de macro wordt gemaakt. U kunt uw naam handmatig uit deze locatie verwijderen.

Digitale handtekeningen

Een digitale handtekening is een optionele functie waarmee u de identiteit kunt verifiëren van degene die u een document heeft gestuurd. Een digitale handtekening is een unieke versleutelde gegevenswaarde in het document dat u wilt ondertekenen. Als u een document met een digitale handtekening verstuurt, wordt de handtekening naar de geadresseerde verzonden, samen met de gegevens in het document en een vertrouwd digitaal certificaat van u (de afzender). Het digitale certificaat wordt uitgegeven door een certificeringsinstantie zoals VeriSign. Het digitale certificaat bevat gegevens waarmee de identiteit van de afzender kan worden geverifieerd, en waarmee kan worden vastgesteld dat de originele inhoud van het document niet is gewijzigd. Het is mogelijk dat er automatisch online contact wordt opgenomen met de certificeringsinstantie om de digitale handtekening te verifiëren.

Als u een document ondertekent, ziet u een dialoogvenster met daarin de gegevens die in de digitale handtekening worden opgenomen (zoals de systeemdatum en -tijd, het versienummer van het besturingssysteem, het Microsoft Office-versienummer en het Word-versienummer).

Information Rights Management

Met IRM kunt u bepaalde gebruikers of groepen machtigen voor het openen en wijzigen van een document. IRM lijkt veel op de functie voor documentbeveiliging, maar er zijn verschillen. Met IRM kunt u voor het hele document machtigingen voor bepaalde acties instellen, zoals afdrukken, doorsturen, lezen of bewerken.

Als u een document met IRM-machtigingen opslaat, wordt in Word 2010 een lijst van de gemachtigde gebruikers en hun machtigingen in het document opgeslagen. Deze gegevens zijn versleuteld en zijn alleen toegankelijk voor de documenteigenaar.

Documenten met IRM-machtigingen bevatten ook inhoudslicenties. Een inhoudslicentie bevat een e-mailadres, en machtigings- en verificatiegegevens. Als iemand een document met IRM-machtigingen opent, worden in Word 2010 de licenties die bij het document zijn opgeslagen, vergeleken met de gebruikers-id. Als de gebruiker het document niet eerder heeft geopend, wordt in Word 2010 contact opgenomen met een IRM-server. Daar wordt de gebruikers-id geverifieerd, wordt een nieuwe inhoudslicentie voor de gebruiker gedownload (als deze gebruiker de juiste machtigingen heeft) en wordt de inhoudslicentie bij het document opgeslagen.

De eigenaar van een document kan instellen dat inhoudslicenties niet bij het document worden opgeslagen. In dat geval moet in Word 2010 telkens wanneer het document wordt geopend, verbinding worden gemaakt met de IRM-server. Als Word 2010 geen netwerkverbinding heeft of geen verbinding kan maken met de IRM-server, kan het document ook niet worden geopend.

Documentbeveiliging

Met deze functie kunt u uw Word 2010-document op verschillende manieren beveiligen, bijvoorbeeld door alleen bepaalde gebruikers te machtigen voor het bewerken, toevoegen van commentaar aan of lezen van het document.

Als u uw document beveiligt, wordt u gevraagd om gebruikers-id's in het Word 2010-document te typen. Dit kunnen Windows NT-domeinaccounts (zoals DOMEIN\gebruikersnaam) of Windows Live ID-e-mailadressen (zoals iemand@voorbeeld.com) zijn. Deze id's worden altijd opgeslagen als u een gebruiker een machtiging geeft om de tekst te lezen of te wijzigen.

U kunt het Word 2010-document beveiligen zonder daarvoor een wachtwoord te gebruiken. In dat geval kan iedereen die het document leest de gebruikers-id's zien van degenen die zijn gemachtigd. Ook als het document in de indeling XML of HTML is opgeslagen, zijn de gebruikers-id's zichtbaar voor iedereen die het bestand leest.

Als u de toegang tot de gebruiker-id's verder wilt beperken, kunt u dit bestand opslaan met een wachtwoord of met Information Rights Management (IRM). Alleen u en de gebruikers die u hebt gemachtigd, kunnen deze id's zien.

Mislukte Office-bestandsvalidatie

Als u in Microsoft Office bestanden opent die met bepaalde eerdere versies van Word zijn gemaakt, wordt door Office-bestandsvalidatie gecontroleerd of de bestandsstructuur overeenkomt met de specificatie van Microsoft voor de desbetreffende bestandsindeling. Als het bestand hier niet aan voldoet, wordt het in Microsoft Office geopend in de beveiligde weergave.

Een kopie het problematisch bestand dat niet kan worden gevalideerd voor Office-bestand is opgeslagen op uw computer nadat u Word afsluiten. Microsoft Foutenrapportage regelmatig wordt u gevraagd of u akkoord gaat met een kopie van deze bestanden verzenden naar Microsoft. Zie de Privacyverklaring voor Microsoft Foutrapportagevoor meer informatie over Microsoft Foutenrapportage, met inbegrip van een volledige privacyverklaring.

Office Automatische versies

In Word 2010 worden automatisch kopieën opgeslagen van uw document terwijl u het bewerkt. Hierdoor kunt u een document dat u hebt afgesloten zonder de wijzigingen op te slaan, beter herstellen. Als u niet wilt dat er automatisch kopieën van documenten worden opgeslagen, gaat u als volgt te werk:

Klik op het tabblad Bestand.
Klik onder Help op Opties.
Klik op Opslaan.
Schakel onder Documenten opslaan het selectievakje Het laatste automatisch herstelde bestand houden als ik zonder op te slaan afsluit uit.

U kunt openen en de laatste opgeslagen versies van eerder opgeslagen documenten verwijderen door te klikken op het tabblad bestand , Infoklikken en vervolgens te klikken op het document dat u wilt onder versies. U openen en de laatste automatisch opgeslagen versies voor nieuwe documenten verwijderen door te klikken op het tabblad bestand , klik op Info, te klikken op Versies beheren, en vervolgens te klikken op Niet-opgeslagen documenten herstellen. Word 2010 verwijdert periodiek de automatisch opgeslagen documenten als u niet openen en deze gebruiken. Zie Office-bestanden herstellenvoor meer informatie.

Naar boven