Office
Aanmelden

Werkstroom en vraagbeheer gebruiken in Project Online

In dit artikel wordt beschreven hoe vraagbeheer wordt geïmplementeerd in Project Web App.

U kunt de hulpmiddelen voor vraagbeheer in Project Web App gebruiken om alle ideeën voor uw project op één plaats vast te leggen en ze vervolgens door een besluitvormingsprocedure te loodsen die is toegespitst op de behoeften van uw bedrijf. Deze hulpprogramma's kunnen uw gebruikers helpen met het nemen van beslissingen over welke voorstellen moeten worden goedgekeurd en met het volgen van de voortgang van een project totdat het werk is voltooid.

Vraagbeheer in Project Online maakt gebruik van:

  • Projectdetailpagina's   :Project Web App pagina's waar gebruikers projectgegevens kunnen bekijken en bijwerken.

  • Stadia   : sets projectdetailpagina's die specifiek zijn voor een bepaald gebied in de levenscyclus van het project.

  • Fasen   : een manier om meerdere stadia te structureren.

  • Werkstromen   : een manier om uw bedrijfsprocessen af te dwingen wanneer projecten de diverse fasen en stadia doorlopen.

  • Ondernemingsprojecttypen   : een manier om fasen, stadia en projectdetailpagina's met een werkstroom te combineren tot een gestandaardiseerde manier om een project uit te voeren.

We bekijken elk van deze in de volgende secties.

Projectdetailpagina 's

Gebruikers van Project Web App bekijken of bewerken projectgegevens op projectdetailpagina's. U kunt een projectdetailpagina aanpassen door webonderdelen te kiezen die gebruikmaken van de velden die u wilt laten weergeven. In vraagbeheer kunnen tijdens verschillende fasen van een project projectdetailpagina's aan gebruikers worden getoond op momenten dat u informatie van een gebruiker nodig hebt of informatie aan een gebruiker wilt laten zien.

Stadia

Een stadium omvat een of meer projectdetailpagina's, gegroepeerd met het doel gegevens over een project te verzamelen. Deze gegevens kunnen worden gebruikt of bijgewerkt door een werkstroom.

In Project Web App kunt u definiëren welke projectdetailpagina's worden weergegeven in een bepaald stadium, welke velden vereist zijn en welke lezen/schrijven of alleen-lezen zijn, en van welke fase (fasen komen in de volgende sectie aan de orde) het stadium deel uitmaakt.

Voor elk stadium van een project is het raadzaam om te definiëren welke acties er moeten plaatsvinden en welke gegevens er moeten worden verzameld op basis van de behoeften van uw bedrijf voor het project. Deze informatie helpt u om de lijst met velden te definiëren die u wilt laten weergeven op de projectdetailpagina's en welke acties u door de werkstroom wilt laten uitvoeren. De volgende stappen vormen de algemene procedure:

  1. Definieer wat er in elk stadium van het project moet gebeuren

  2. Definieer welke informatie verplicht moet worden vastgelegd met behulp van de projectdetailpagina's

  3. Definieer de status van de velden in elk stadium (Vereist, Lezen/schrijven of Alleen-lezen)

Fasen

Een fase in vraagbeheer wordt gebruikt om een aantal stadia te structureren die samen een gemeenschappelijke set activiteiten in de levenscyclus van een project vormen. Voorbeelden van fasen zijn de projectaanmaak, de projectselectie en het projectbeheer (in de standaardfasen van Project Web App weergegeven als Aanmaken, Selecteren en Beheren). De fasen zelf zijn enkel een manier om uw stadia te ordenen. Ze bepalen niet de volgorde waarin de stadia worden uitgevoerd. (De volgorde van de stadia wordt bepaald door de eraan gekoppelde werkstroom).

Zie Aanbevolen procedures voor het maken van fasen en stadia voor meer informatie.

Werkstromen

Werkstromen zijn een manier om uw bedrijfsprocessen af te dwingen en bieden een gestructureerde manier om projecten verschillende fasen en stadia te laten doorlopen. U kunt een werkstroom zo instellen dat er verschillende acties worden ondernomen op basis van de invoer van een gebruiker voor elk niveau, zoals het verzenden van e-mailberichten, het toewijzen van taken en het wachten op specifieke projectacties.

Zo kunt u bijvoorbeeld een stadium hebben dat 'Eerste voorstel' heet, waarin u een projectdetailpagina kunt opnemen met een aangepast veld voor de projectkosten. U kunt de werkstroom zo configureren dat een project automatisch wordt geaccepteerd of geweigerd op basis van de vraag of de projectkosten een bepaalde limiet overschrijden.

Hieronder ziet u een afbeelding met de vijf fasen van vraagbeheer die deel uitmaken van Project Web App en hoe ze in elkaar grijpen. In elke fase ziet u voorbeeldstadia zoals 'Idee voorstellen' en 'Eerste beoordeling'. Elk stadium kan een of meer bijbehorende projectdetailpagina's hebben. De hele verzameling stadia vertegenwoordigt één enkele werkstroom die gekoppeld kan worden aan een ondernemingsprojecttype.

Diagram met de fasen van een werkstroom

Er moeten vier algemene stappen worden uitgevoerd om een werkstroom in Project Web App te maken:

  1. Het ontwerpen van de werkstroom op basis van de behoeften van uw bedrijf.

  2. Het maken van benodigde aangepaste velden, projectdetailpagina's, fasen en stadia in Project Web App.

  3. Het maken van de werkstroom in SharePoint Designer 2013 en deze implementeren in Project Web App.

  4. Het maken van een ondernemingsprojecttype dat de werkstroom gaat gebruiken.

Ondernemingsprojecttypen

Een ondernemingsprojecttype brengt alle elementen van vraagbeheer samen door één enkele werkstroom met al zijn fasen en stadia te combineren met sjabloondefinities voor afdelingen en de projectsite. Normaal gesproken worden ondernemingsprojecttypen afgestemd op de afzonderlijke afdelingen, bijvoorbeeld marketingprojecten, IT-projecten of HR-projecten. Het gebruik van ondernemingsprojecttypen helpt bij het categoriseren van projecten met een soortgelijke levenscyclus binnen dezelfde organisatie. Voor een gebruiker worden de ondernemingsprojecttypen weergegeven in een vervolgkeuzelijst als de gebruiker op Nieuw project in Projecten klikt.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×