Werkstromen van SharePoint

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

SharePoint-werkstromen zijn vooraf geprogrammeerde mini-toepassingen die stroomlijnen en een groot aantal bedrijfsprocessen automatiseren. Werkstromen kunnen variëren van het verzamelen van handtekeningen, feedback of goedkeuringen voor een abonnement of een document, de huidige status van een lopende procedure bijhouden. SharePoint-werkstromen zijn ontworpen om op te slaan u tijd en moeite en om over te brengen consistentie en efficiëntie aan taken die u regelmatig uitvoert.

Wat is een SharePoint-werkstroom?

U weet waarschijnlijk wel wat een stroomdiagram is. Dat is een grafische voorstelling van een proces, met instructies over wat er bij elke stap gebeurt.

Werkstroomproces

Een SharePoint-werkstroom lijkt op een geautomatiseerd stroomdiagram dat veel van de standaardwerkprocessen, ervoor en zorgt uitgevoerd.

Kijk bijvoorbeeld eens naar het goedkeuringsproces voor documenten in de afbeelding. Als u dit proces handmatig moet uitvoeren, betekent dit dat u heel veel zaken moet controleren en bijhouden, documenten moet doorsturen en herinneringen moet verzenden. Daar komt bij dat al deze taken door u of door een of meer van uw collega's moeten worden uitgevoerd. Dat is dus heel veel extra werk en (wat misschien nog vervelender is) u moet steeds uw andere werkzaamheden onderbreken.

Maar wanneer u de werkstroom Goedkeuren voor SharePoint-Document gebruiken om uit te voeren van het proces, alle die controleren en bijhouden en herinnert en doorschakelen wordt uitgevoerd door de werkstroom automatisch. Als iemand op dit late moment voltooiing van een taak of als enkele andere problemen zich voordoet, meestal de opgenomen werkstromen een melding dat u weten over deze kunt genereren. Niemand in de groep heeft om het proces proactief de omdat met een SharePoint-werkstroom, het proces altijd proactief te zelf bewaken is te houden.

Daarbij komt dat het uitvoeren van een SharePoint-werkstroom makkelijk in te stellen is. U kiest het gewenste type werkstroom, stelt de opties in die het beste werken in uw situatie en de rest gaat vanzelf. Uiteraard kunt u een geactiveerde werkstroom op ieder moment annuleren of beëindigen.

Elk van de werkstroom typen act als een sjabloon hebt opgenomen. U toevoegen een versie van de werkstroom voor één lijst of bibliotheek of voor een hele siteverzameling toe aan een startformulier gaat invullen om op te geven van de opties en de selecties die u voor deze versie wilt. Deze opties en de selecties bevatten die de werkstroom taken worden toegewezen aan de taak deadlines, werking van de werkstroom kan worden gestart en door wie, instructies om te worden opgenomen in de taakmeldingen, enzovoort.

Belangrijk:  De werkstromen Goedkeuring, Feedback verzamelen en Handtekeningen verzamelen zijn standaard niet geactiveerd en dus niet beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Selecteer een werkstroomsjabloon van het koppelingsformulier. De werkstromen komen beschikbaar als een sitebeheerder de onderdelen activeert in de siteverzameling.

Er zijn vijf vooraf geprogrammeerde werkstromen.

Vinkje Een goedkeuringswerkstroom stuurt een document of ander item toevoegen aan bepaalde personen voor hun goedkeuring of afkeuring. U kunt ook een goedkeuringswerkstroom gebruiken om te bepalen de goedkeuring van inhoud in een lijst of bibliotheek. Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies, raadpleegt u Alles over goedkeuringswerkstromen.

De werkstroom Feedback verzamelen Een werkstroom Feedback verzamelen stuurt een document of een ander item naar aangewezen personen voor hun feedback. De werkstroom Feedback verzamelen samenvatting van alle feedback van de deelnemers voor de werkstroomeigenaar van de en bevat een overzicht van het proces controleren. Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies, raadpleegt u Alles over werkstromen voor het verzamelen van Feedback.

De werkstroom Handtekeningen verzamelen De werkstroom Handtekeningen verzamelen stuurt een Microsoft Office-document naar aangewezen personen voor hun digitale handtekeningen. Houd er rekening mee dat de werkstroom Handtekeningen verzamelen alleen met Word-documenten, Excel-werkmappen en InfoPath-formulieren werkt. Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies, raadpleegt u Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen.

De werkstroom Drie statuswaarden De werkstroom met drie statuswaarden is bedoeld voor het bijhouden van de status van een lijstitem tot en met drie statuswaarden (fasen). Dit kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen waarvoor organisaties voor het bijhouden van een grote hoeveelheden problemen of items te beheren, klantondersteuning problemen, verkoopleads of projecttaken, bijvoorbeeld.

Op het moment dat het item een andere status krijgt, wordt er automatisch een taak toegewezen aan een persoon en ontvangt die persoon hierover een e-mail. Als deze taak is voltooid, wordt de status van het item bijgewerkt en krijgt het item de volgende status. De werkstroom Drie statuswaarden is bedoeld voor gebruik met de lijstsjabloon Plan van aanpak, maar kan worden gebruikt met elke lijst met een keuzekolom met drie of meer waarden.

Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies, raadpleegt u een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken.

De werkstroom Goedkeuren voor bestemming Een werkstroom publicatie goedkeuren is vergelijkbaar met andere SharePoint-werkstromen in dat deze automatiseert de routering van inhoud aan deskundigen en belanghebbenden voor controle en goedkeuring. Wat de publicerende goedkeuringswerkstroom uniek maakt, is dat deze speciaal ontworpen voor publicerende sites waar het publiceren van webpagina's van nieuwe en bijgewerkte strak wordt beheerd. In deze soorten sites, kan geen nieuwe inhoud totdat deze is goedgekeurd door elke fiatteur in de werkstroom worden gepubliceerd. Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies, raadpleegt u werken met een werkstroom publicatie goedkeuren.

U kunt een werkstroom toevoegen of starten als u beschikt over de juiste machtiging voor de lijst, bibliotheek of siteverzameling waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd:

  • Een werkstroom toevoegen    Standaard moet de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen een werkstroom. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en de groep bezoekers niet.)

  • Een werkstroom starten    Ook al dan niet standaard moet de machtiging Items bewerken te starten een werkstroom die al toegevoegd. (De groep leden en de groep Eigenaren hebben beide de machtiging Items bewerken al dan niet standaard, betekent niet de groep bezoekers.)
    U kunt ook kunnen eigenaren kiezen om het specifieke werkstromen zodanig configureren dat deze gestart alleen leden van de groep eigenaren worden kunnen.

In het volgende schema ziet u een overzicht van de basistrajecten voor het plannen, toevoegen, uitvoeren en aanpassen van een SharePoint-werkstroom. De afzonderlijke stappen worden apart beschreven.

Werkstroomproces

  • Plannen    Het is belangrijk dat u weet welke opties u wilt gebruiken en welke gegevens u nodig hebt wanneer u het startformulier gaat invullen om uw versie van de werkstroom toe te voegen.

  • Toevoegen    Vul het startformulier in om uw versie van de werkstroom toe te voegen voor een lijst, bibliotheek of siteverzameling.

  • Starten    Start de nieuwe werkstroom, handmatig of automatisch, voor een document of ander item in een lijst of bibliotheek. (Als u de werkstroom handmatig start, kunt u bepaalde instellingen van de werkstroom die u eerder hebt opgegeven nog wijzigen op een beknopte variant van het startformulier.) Als de werkstroom daadwerkelijk is gestart, worden er taken gemaakt, meldingen verstuurd, en worden acties en gebeurtenissen bijgehouden.

  • Bewaken    Als de werkstroom actief is, kunt u de pagina Werkstroomstatus raadplegen om te zien welke taken voltooid zijn en welke andere acties zijn uitgevoerd. U kunt de pagina ook gebruiken om actuele en toekomstige taken eventueel aan te passen of om deze uitvoering van de werkstroom te annuleren of te beëindigen.

  • Controleren    Als de uitvoering is voltooid, kunt u de geschiedenis bekijken op de pagina Werkstroomstatus. Via deze statuspagina kunt u ook statistische rapporten genereren over de algemene prestaties van deze werkstroom.

  • Wijzigen    Als de werkstroom niet op de gewenste manier verloopt, kunt u het oorspronkelijke koppelingsformulier openen waarmee u de werkstroom hebt toegevoegd en daar wijzigingen doorvoeren.

Als u meer flexibiliteit wilt met een ingebouwde werkstroom, kunt u deze verder aanpassen met een programma zoals SharePoint Designer 2013. U kunt ook helemaal zelf een nieuwe werkstroom samenstellen.

Met de werkstroomontwerper kunt u regels opstellen waarmee voorwaarden en acties worden gekoppeld aan items in lijsten en bibliotheken van SharePoint. Wijzigingen in deze lijsten en bibliotheken resulteren in acties in de werkstroom.

U kunt bijvoorbeeld een werkstroom ontwerpen waarmee een goedkeuringswerkstroom wordt gestart als de kosten van een item hoger zijn dan een bepaald bedrag.

U kunt ook een werkstroom definiëren voor een groep gerelateerde documenten. Als uw werkstroom bijvoorbeeld is gekoppeld aan een documentbibliotheek of wordt gefilterd op het inhoudstype Document, verschijnt de groep contextuele acties Documentenset. Een documentenset maakt het mogelijk om een groep documenten als één eenheid te verwerken. Dit betekent dat een werkstroomactie voor een documentenset wordt uitgevoerd voor alle items in die documentenset.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×