Wat is een site voor Documentencentrum?

Wat is een site voor Documentencentrum?

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

SharePoint biedt een scalable, functie rijke ervaring voor het beheer van inhoud. Als u een groot aantal bestanden voor het beheren van hebt, kunt u overwegen een Documentencentrumsite-sjabloon. Deze sjabloon is geoptimaliseerd voor grootschalige documentbeheer. Bespaart tijd en help u efficiënter zijn. Document-id's-versies document wordt ingesteld, navigatie via metagegevens, en inhoudstypen zijn opgenomen in de sjabloon.

Een documentcentrumsite is geschikt in de volgende twee situaties:

  • Ontwerpomgeving    Gebruikers maken en bewerken van duizenden documenten of media-activa die zijn opgeslagen in een centrale opslagplaats in een documentcentrum ontwerpomgeving.

  • Inhoudsarchief    In een inhoudsarchief, zoals een knowledge base, gebruikers opslaan of documenten weergeven.

In dit artikel wordt uitgelegd dat u over de functies in een Documentencentrumsite-sjabloon.

Zie werken met sjablonen voor het maken van verschillende soorten SharePoint-sites maken van een documentcentrum

Waaruit bestaat een documentcentrumsite?

De sitesjabloon Documentcentrum bevat functies waardoor deze gemakkelijker en efficiënter maken en beheren van grote sets van documenten. In de meeste gevallen, kunt een site-eigenaar elk van deze functies afzonderlijk toevoegen. De sitesjabloon Documentcentrum kunt automatisch de aanbevolen documentbeheervoorzieningen. De volgende secties wordt een korte beschrijving van deze functies.

U kunt een site voor een documentencentrum gebruiken als een ontwerpomgeving of een opslagarchief voor inhoud. In een ontwerpomgeving checken gebruikers bestanden regelmatig in en uit en maken ze mapstructuren voor die bestanden. Versiebeheer is ingeschakeld en eerdere versies van elk document worden bewaard. Werkstromen kunnen bovendien productlevenscyclus document bepalen.

Daarentegen voorkomt erg weinig authoring in een inhoudsarchief. Gebruikers bekijken en uploaden documenten alleen. De sitesjabloon Documentcentrum ondersteunt het maken van een type inhoudsarchief knowledge base-archieven genoemd. Meestal knowledge grondtal bevatten enkele versies van documenten en een site kan worden aangepast aan miljoenen bestanden. In een typisch voorbeeld, zoals een technische ondersteuning voor een groot bedrijf mogelijk duizenden mensen toegang tot de inhoud, name om te lezen. Slechts enkele wilt nieuwe inhoud uploaden naar de site.

De volgende items beschrijven enkele SharePoint-functies die u in een Document Center-site opnemen kunt. Naast deze mogelijkheden pas sommige organisaties het uiterlijk en de navigatie van een documentcentrum. Enkele toevoegen aangepaste webonderdelen.

Beheerde metagegevens is een systeem dat bepaalde termen aan documenten in SharePoint toegewezen. Vervolgens kunt u deze voorwaarden naar de documenten te classificeren. U kunt de metagegevens ook gebruiken om te maken van een hulpmiddel krachtige navigatie voor gebruikers die ze zoeken wat ze snel wilt kunnen helpen.

Stel dat uw bedrijf heeft een knowledge base met artikelen die ervoor zorgen dat gemakkelijker problemen oplossen met producten. U kunt de Metagegevenstermen waarmee gebruikers naar het filteren van gegevens door producttype, probleem, of andere eigenschappen maken.

Een documentcentrumsite wordt elk stukje inhoud een unieke ID die is gerelateerd aan de locatie van het document, zoals een URL-koppeling. Dit betekent dat als u verplaatsen of de naam van het document wijzigen, de ID hetzelfde blijft. U kunt de ID maken van een vaste verbinding voor het document en het verbroken koppelingen te minimaliseren.

Versies worden automatisch ingeschakeld in een Document Center-site. Dit betekent dat u automatisch een geschiedenis van de verschillende versies van een bestand hebt. In een document controleren proces, bijvoorbeeld, betekent dit dat er een record van de updates die tijdens de cyclus voor Documentrevisie zijn ingevoerd. U kunt updates bijhouden, neem contact op met respondenten, enzovoort. Bovendien als een probleem zich met de huidige versie van een artikel voordoet, u kunt snel de laatste bekende goede versie hersteld.

Een inhoudstype is een bepaald soort inhoud samen met een groep instellingen voor de inhoud. Wanneer iemand een document van een gedefinieerde inhoudstype maakt, ontvangt deze automatisch de juiste instellingen voor dat inhoudstype. Een documentcentrum mogelijk een verzameling inhoudstypen – verschillende soorten documenten, video, sjablonen, enzovoort.

Inhoudsbeheer wordt niet automatisch opgenomen in een documentcentrumsite, echter veel gebruikers toe te voegen. Inhoudsbeheer is een SharePoint-functie waarmee u de algehele organisatie en de structuur van items beheren. Met behulp van metagegevens of inhoudstypen, kan de organisator van de inhoud automatisch doorsturen documenten en andere items naar bepaalde locaties. Bijvoorbeeld in een knowledge base, u mogelijk de organisator van de inhoud automatisch doorsturen alle nieuwe opmerkingen aan een speciale bibliotheek die worden verzameld artikelen voor een specifiek product.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×