Wat is een document centrum site?

Wat is een document centrum site?

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Share point biedt een schaal bare, uitgebreide functionaliteit voor het beheren van inhoud. Als u een groot aantal bestanden wilt beheren, kunt u overwegen om een sjabloon voor een document centrum site te gebruiken. Deze sjabloon is geoptimaliseerd voor grootschalig document beheer. Het kan tijd besparen en helpt u efficiënter te maken. Versies, document-Id's, documenten sets, navigatie van meta gegevens en inhouds typen worden opgenomen in de sjabloon.

Een documentcentrumsite is geschikt in de volgende twee situaties:

  • Ontwerpomgeving    In een ontwerpomgeving met een documentcentrum maken en bewerken gebruikers duizenden documenten of media-activa die worden opgeslagen in een centrale bibliotheek.

  • Inhoudsarchief    In een inhoudsarchief, zoals een knowledge base, bewaren en bekijken gebruikers documenten.

In dit artikel wordt uitgelegd wat de functies zijn in de site sjabloon van een document centrum.

Als u een document centrum wilt maken, raadpleegt u sjablonen gebruiken om verschillende soorten share point-sites te maken

Waaruit bestaat een documentcentrumsite?

De site sjabloon document centrum bevat functies waarmee u gemakkelijker en efficiënter grote verzamelingen documenten kunt maken en beheren. In de meeste gevallen kan een site-eigenaar elk van deze functies afzonderlijk toevoegen. Met de sjabloon document centrum site worden automatisch de aanbevolen functies voor document beheer ingeschakeld. In de volgende secties worden deze functies kort beschreven.

U kunt een document centrum site gebruiken als een ontwerp omgeving of een inhouds archief. In een ontwerp omgeving controleren gebruikers vaak bestanden in en uit en worden er mapstructuren voor die bestanden gemaakt. Versie beheer is ingeschakeld en eerdere versies van elk document worden bewaard. Daarnaast kunnen werk stromen document levenscyclus cycli beheren.

In een inhouds archief vindt u daarentegen heel weinig ontwerpen. Gebruikers bekijken of uploaden alleen documenten. De site sjabloon document centrum biedt ondersteuning voor het maken van een type inhouds archief dat Knowledge Base-archieven wordt genoemd. Normaal gesp roken bevatten Knowledge bases één versie van documenten en een site kan worden uitgebreid naar miljoenen bestanden. In een typisch scenario, zoals een technisch ondersteunings centrum voor een grote organisatie, kunnen duizenden personen toegang krijgen tot de inhoud, voornamelijk om deze te lezen. Er wordt slechts enkele nieuwe inhoud naar de site geüpload.

De volgende items beschrijven sommige share point-functies die u kunt opnemen in een document centrum site. Naast deze mogelijkheden kunnen sommige organisaties het uiterlijk en de navigatie van een document Centre aanpassen. Sommige aangepaste webOnderdelen toevoegen.

Bij beheerde metagegevens worden bepaalde termen toegekend aan documenten in SharePoint. Vervolgens kunt u die termen gebruiken om de documenten te classificeren. U kunt metagegevens ook gebruiken om een krachtig navigatiehulpmiddel te maken waarmee gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben.

Stel dat uw bedrijf een Knowledge Base heeft met artikelen die personen helpen bij het oplossen van problemen met producten. U kunt meta gegevens termen maken waarmee gebruikers gegevens kunnen filteren op product, probleem type of andere eigenschappen.

Op een document centrum-site wordt met elk inhouds gedeelte een unieke ID opgehaald die niet is gerelateerd aan de document locatie, zoals een URL-koppeling. Dit betekent dat als u het document verplaatst of de naam ervan wijzigt, de ID ongewijzigd blijft. U kunt de ID gebruiken om een permanente koppeling voor het document te maken en verbroken koppelingen te minimaliseren.

Versies worden automatisch ingeschakeld op een document centrum site. Dit betekent dat u automatisch een geschiedenis hebt van alle verschillende versies van een bestand. In een document controle proces betekent dit bijvoorbeeld dat u een record hebt van alle updates die zijn ingevoerd tijdens de controle cyclus. U kunt updates bijhouden, contact opnemen met responders, enzovoort. Daarnaast kunt u, als er een probleem is met de huidige versie van een artikel, snel terugkeren naar de laatst bekende goede versie.

EEN inhouds type is een specifiek soort inhoud in combi natie met een groep instellingen voor de inhoud. Wanneer iemand een document van een gedefinieerd inhouds type maakt, ontvangt het automatisch alle toepasselijke instellingen voor dat inhouds type. EEN document centrum kan bestaan uit een verzameling inhouds typen: verschillende soorten documenten, video, sjablonen enzovoort.

De inhouds beheer functie wordt niet automatisch opgenomen in een document centrum site, maar veel gebruikers voegen deze toe. Inhouds beheer is een share point-functie waarmee u de algehele organisatie en structuur van items kunt beheren. Met behulp van meta gegevens of inhouds typen kan de inhouds organisator documenten en andere items automatisch naar specifieke locaties routeren. In een Knowledge Base kunt u bijvoorbeeld ervoor zorgen dat inhouds beheer alle nieuwe inzendingen automatisch doorstuurt naar een speciale bibliotheek waarin artikelen voor een specifiek product worden verzameld.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×