Waarom u een upgrade voor uw distributielijsten moet uitvoeren naar groepen in Outlook

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Het was heel lang gebruikelijk voor organisaties om met behulp van distributiegroepen te communiceren en samen te werken met groepen personen binnen en buiten het bedrijf. Met de komst van Office 365 Groepen in Outlook is er echter een krachtigere oplossing voor samenwerking.

Tip: Zie Een groep contactpersonen maken als u informatie zoekt over het gebruik van groepen met Outlook-contactpersonen om een e-mail naar een lijst met personen te verzenden (bijvoorbeeld een groep vrienden).

Wat zijn Office 365-groepen?

Wanneer u een Office 365-groep in Outlook hebt ingesteld, kunt u een aantal personen die u wilt samenwerken met en eenvoudig instellen van een verzameling bronnen voor de mensen om te delen. U hoeft niet te bang handmatig machtigingen toewijzen aan alle deze resources, omdat het toevoegen van leden aan de groep geeft ze automatisch de machtigingen die ze nodig hebben om de hulpmiddelen voor uw groep biedt.

Het gaat om deze aanvullende bronnen:

  • Gedeeld Postvak IN - Een ruimte voor de gesprekken die anders via distributielijsten plaatsvinden. Dit gedeelde Postvak IN is volledig doorzoekbaar, zodat het een dynamisch archief van de berichten van de groep vormt. Nieuwkomers in de groep kunnen zoeken of bladeren door de geschiedenis om snel te zien wat er onlangs is besproken in de groep. Meer informatie: Een groepsgesprek voeren in Outlook.

    Tip: Als uw gebruikers de groepsberichten nog steeds willen zien in hun persoonlijke Postvak IN, net als eerder met de distributielijst, hoeven ze zich alleen te abonneren op de groep. Dit kan door op het lint in Outlook te klikken op de knop Lidmaatschap.

  • Gedeelde bestanden bibliotheek - uw groep heeft een SharePoint-bestanden-bibliotheek waarin uw gebruikers kunnen opslaan, delen en samenwerken aan documenten, werkmappen, presentaties, afbeeldingen of andere afbeeldingstypen bestand die ze nodig hebben om aan te werken. Zie: de groepsbestanden delen.

  • Gedeelde agenda - Uw groep krijgt een gedeelde agenda voor het posten van gebeurtenissen die relevant zijn voor de groep. Elk lid dat zich heeft ingeschreven voor de groep wordt automatisch uitgenodigd voor gebeurtenissen die zijn gepubliceerd in de agenda. Dit betekent dat ze deze gebeurtenissen desgewenst ook kunnen weergeven in hun persoonlijke agenda. Meer informatie: Een vergadering plannen in een groepsagenda in Outlook 2016.

  • Gedeeld OneNote-notitieblok - De groep krijgt automatisch een gedeeld OneNote-notitieblok waar leden van de groep gegevens kunnen verzamelen en samen aan de gegevens kunnen werken. Veel groepen gebruiken het notitieblok om een wiki te maken met veelgestelde vragen en andere informatiebronnen. Meer informatie: Aan de slag met OneNote 2016.

  • Gastaccounts - kan u externe contactpersonen toevoegen aan distributiegroepen voordat, maar alle ze hebt u e-mailbericht is. Met groepen kunt u gasten toegang tot e-gesprekken, bestanden en zelfs de gedeeld OneNote-notitieblok bieden. Zie: Gastaccounts in Office 365-groepen.

  • Inhoud kan worden gevonden - Groepen in Outlook zijn standaard openbaar, wat betekent dat andere personen in uw organisatie ze eenvoudig kunnen vinden. Vervolgens kunnen ze een abonnement nemen op de groep of het materiaal in de groep bekijken. Als de inhoud van de groep vertrouwelijker van aard is, kunt u er een privégroep van maken. De inhoud wordt dan verborgen voor niet-leden en verzoeken om lidmaatschap moeten worden goedgekeurd door de eigenaar van de groep.

  • De functie zelf maken : IT niet hoeft te worden druk door aanmeldingsaanvragen van gebruikers om groepen te maken. Indien nodig, kunnen gebruikers hun eigen groepen maken. Als u wilt bepalen welke gebruikers in uw organisatie kunnen maken raadpleegt u groepen: Gastaccounts in Office 365-groepen.

Dit zijn slechts een paar van de functies die ervoor zorgen dat groepen een krachtigere oplossing zijn dan distributiegroepen.

Beheer van uw groepen

Office 365 biedt een aantal nuttige hulpmiddelen en mogelijkheden die het beheer van uw groepen vereenvoudigen. Klik op de onderwerpen hieronder voor meer informatie over de verschillende voordelen.

Het op orde houden van de adreslijst is een uitdaging voor elke beheerder. Hier volgen enkele van de hulpprogramma's die beschikbaar zijn in Office 365 om die taak gemakkelijker te maken:

  • Naamgevingsbeleid - Via beleidsregels voor naamgeving kunt u definiëren wat wel en wat geen acceptabele namen zijn voor uw groepen. Zo kunt u voorkomen dat gebruikers vreemde of gereserveerde namen geven aan groepen. Bovendien kunt u zo afdwingen dat speciale voorvoegsels of achtervoegsels aan de groepsnamen worden toegevoegd.

    Dynamisch lidmaatschap - Dynamisch lidmaatschap maakt het mogelijk om het lidmaatschap van groepen te bepalen aan de hand van regels, waarmee groepsleden worden toegevoegd (of verwijderd) op basis van metagegevens (zoals een afdeling of rol) in uw Active Directory. Zie Using attributes to create advanced rules (Geavanceerde regels maken met behulp van kenmerken) voor meer informatie over het maken van regels voor dynamisch lidmaatschap.

  • Lidmaatschap verbergen - Als het belangrijk is dat het lidmaatschap van een groep vertrouwelijk is, bijvoorbeeld als de leden studenten zijn, kunt u het lidmaatschap verbergen voor externe partijen.

  • Machtigingen - Het is mogelijk dat u niet wilt dat sommige personen in uw organisatie nieuwe groepen kunnen maken. Er zijn verschillende technieken voor het beheren van machtigingen voor het maken van groepen in uw adreslijst. Meer informatie: Manage Office 365 Group Creation (Het maken van Office 365-groepen beheren).

  • Auditlogboeken - Wetende dat in Office 365 Groepen auditlogboeken worden bijgehouden waarin u precies kunt zien wie een bepaalde groep heeft gemaakt of verwijderd, of wie het lidmaatschap van de groep heeft aangepast, zult u gebruikers sneller toestemming geven om groepen te maken en het groepslidmaatschap te wijzigen. Meer informatie: Zoek in het auditlogboek in het Office 365-beveiligings- en compliancecentrum.

Via de functies voor bezorgingsbeheer beschikt u over enkele methoden om te bepalen hoe berichten moeten worden verzonden of ontvangen door de groep. Daarnaast hebt u toegang tot diverse hulpmiddelen om de stroom van deze berichten te controleren.

  • Verzenden als of Verzenden namens - Via deze instellingen kunnen specifieke gebruikers e-mailberichten versturen alsof deze afkomstig zijn van de groep of namens de groep zijn verzonden.

  • Afzenderbeperkingen -Via deze instellingen kunt u bepalen wie er berichten naar de groep mag sturen. De groep kan worden geconfigureerd voor het toestaan van e-mail van externe partijen, maar in dat geval kan het raadzaam zijn om dit te beperken tot alleen bepaalde externe partijen.

  • Ondersteuning van externe gebruikers - door uitnodigen gasten aan uw groep die u wilt dat ze opgenomen in de e-gesprekken in de groep. Zie: Gastaccounts in Office 365-groepen.

  • Transportregels - Transportregels werken op dezelfde manier voor groepen als voor uw Exchange-server. Definieer regels om te zoeken naar berichten die voldoen aan bepaalde voorwaarden, zodat u vervolgens via andere regels actie kunt ondernemen op deze berichten.

  • MailTips - MailTips zijn informatieve berichten die worden weergegeven aan gebruikers terwijl ze een bericht aan het opstellen zijn. Hierdoor kan het aantal NDR's worden beperkt omdat de gebruiker bijvoorbeeld een waarschuwing ziet als het bericht waarschijnlijk naar iemand buiten de organisatie wordt verstuurd of omdat het berichtquotum wordt overschreden.

  • Meerdere proxyadressen - Een groep kan aliassen hebben, net zoals het postvak van een gebruiker. Extra proxyadressen kunnen handig zijn voor het accepteren van berichten die naar die andere aliassen zijn verstuurd of om een bericht te verzenden naar een groep met een lange of ingewikkelde naam. Meer informatie: Ondersteuning van meerdere domeinen voor Office 365 Groepen – Help voor beheerders.

  • Maximale grootte voor verzenden/ontvangen - Deze quota kunnen bijdragen aan het voorkomen van problemen met het ontvangen (of verzenden) door de groep van zeer grote berichten, teneinde de vereisten ten aanzien van de opslag en bandbreedte beter te beheren.

Office 365 biedt ook enkele hulpprogramma's waarmee u kunt instellen wat voor type inhoud er wordt gedeeld in de groep.

  • Richtlijnen voor gebruik - U kunt richtlijnen voor het gebruik van Office 365 Groepen definiëren om uw gebruikers te informeren over aanbevolen procedures voor effectieve groepen en om intern beleid voor inhoud over te brengen. Lees dit artikel voor een voorbeeld: Gebruiksrichtlijnen voor klanten en partners van Microsoft.

  • Classificatie van gegevens - U kunt een aanpasbaar gegevensclassificatiesysteem voor Office 365 Groepen maken om groepen te scheiden op beleidstype (zoals 'niet-geclassificeerd', 'alleen voor intern gebruik' of 'zeer vertrouwelijk'). Op deze manier kunnen uw groepen voldoen aan het beleid van andere inhoud in uw organisatie. Via uitbreidbaar beleid kan uw organisatie een eindpunt configureren dat wordt aangeroepen op het moment dat er een groep wordt gemaakt of gewijzigd. Op die manier kunt u uw eigen beleid voor het maken of wijzigen van groepen implementeren.

Gebruikers informeren

Gebruikers kunnen soms opzien tegen veranderingen, dus is het belangrijk om de bestaande leden van uw distributielijsten te laten weten wat ze kunnen verwachten. Hieronder ziet u informatie die u in ieder geval moet communiceren, samen met enkele antwoorden die van pas kunnen komen:

Wat zijn groepen in Outlook?

Office 365 Groepen in Outlook is een geïntegreerde samenwerkingsoplossing voor teams/groepen die een eenvoudig toegankelijke ruimte willen voor het delen van discussies, bestanden, agenda's en notities.  De beste functie is waarschijnlijk dat het Postvak IN voor de groep een dynamisch opslagarchief van alle discussies vormt, zodat gemakkelijk kan worden gezocht in eerdere discussies.

Waarom deze verandering?

We hebben regelmatig het verzoek gehad om een zoekfunctie toe te voegen waarmee het mogelijk is om te zoeken in eerder gepubliceerde berichten. Door de distributielijst te vervangen door een groep, hoeven gebruikers niet steeds dezelfde vragen te stellen of te beantwoorden.

Daarnaast bevat de nieuwe groep een agenda voor onze groepsgebeurtenissen, een bibliotheek met gedeelde bestanden en een OneNote-notitieblok waar we kunnen samenwerken en gegevens kunnen verzamelen voor toekomstig gebruik.

Moet ik iets doen om lid te worden van deze groep als ik al lid ben van de distributielijst?

Nee. Als u al lid bent van de distributielijst, wordt u automatisch lid van de nieuwe groep.

Hoe krijg ik toegang tot de nieuwe groep in Outlook? Hoe zit het met de webversie van Outlook?

Als u de nieuwe groep wilt openen in Outlook, gaat u naar de categorie Groepen onderaan het navigatiedeelvenster aan de linkerkant. Als u deze groep vaak gebruikt, kunt u de groep toevoegen als favoriet door met de rechtermuisknop op de groep te klikken en Als favoriet weergeven te kiezen.

Er zijn trouwens ook gratis mobiele clients voor Office 365 Groepen beschikbaar op elk mobiel platform (iOS, Android, enzovoort), zodat u de groep ook onderweg gemakkelijk kunt openen.

Kan ik niet gewoon blijven mailen?

Ja natuurlijk. De dezelfde e-mailalias dat u voor de distributielijst gebruikt werken nog prima voor de groep in Outlook.

Ook belangrijk...

Vergeet niet om aan te geven wanneer deze wijziging wordt doorgevoerd en met wie ze contact kunnen opnemen als ze nog vragen hebben.

Migratie van de distributielijsten

Wilt u de distributielijst omzetten in een groep? Meer informatie: Distributielijsten migreren naar Office 365 Groepen - Help voor beheerders.

Volgende stappen

Nadat u uw distributiegroep hebt bijgewerkt naar een Office 365-groep, zijn er een paar andere taken die u kunt uitvoeren om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

  • Neem contact op met uw gebruikers - Doe dit direct nadat de upgrade is voltooid en vervolgens weer een paar dagen later. Als u laat merken dat u luistert en eventuele vragen meteen beantwoordt, zal dit enorm helpen bij de acceptatie van de verandering.

  • Bekijk de activiteitsrapporten - De Office 365-beheerportal bevat een aantal handige rapporten die aantonen hoeveel gebruikers de groep gebruiken, hoe vaak ze dat doen en welke functies ze gebruiken. Deze rapporten geven niet alleen een beeld van de gewenste vervolgstappen en training van de gebruikers, maar laten ook zien hoe de nieuwe groep toegevoegde waarde levert aan de gebruikers. Meer informatie: Activiteitsrapporten in het Office 365-beheercentrum.

  • Deel uw ervaring - Laat andere teams in uw bedrijf weten dat u uw distributiegroep hebt opgewaardeerd en welke stappen u hebt ondernomen om succesvol te zijn. Als u deze informatie deelt, kunnen andere teams uw voorbeeld volgen en ook een geslaagd traject afleggen.

Zie ook

Hebt u vragen over Office 365-groepen?

Ga naar de Microsoft Tech Community over Office 365 Groepen (Engelstalig).

We zijn erg geïnteresseerd

In dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 22 December 2017 grond van uw feedback. Als u deze u begeleid om nuttige informatie te vinden en met name als u niet hebt, klikt u op de onderstaande feedback-besturingselementen en laat ons sommige feitelijke opmerkingen om ons te kunnen worden verbeterd. Bedankt.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×