Waarden uit een Access-database gebruiken om te vullen een keuzelijst, vervolgkeuzelijst keuzelijst of keuzelijst met invoervak

In dit artikel

• Overzicht

• Informatie over compatibiliteit

• Voordat u begint

• Stap 1: Een gegevensverbinding voor query's toevoegen

• Stap 2: Configureer het besturingselement

• Optioneel: Het instellen van een filter om de artikelen in het besturingselement te beperken

Overzicht

Een keuzelijst, vervolgkeuzelijst keuzelijst of keuzelijst met invoervak Hiermee kunt u items die gebruikers selecteren kunnen wanneer ze een InfoPath-formulier invullen. Wanneer u een formuliersjabloon ontwerpen, kunt u deze typen besturingselementen voor het weergeven van gegevens uit een secundaire gegevensverbinding met een Access-database.

Een secundaire gegevensverbinding is een gegevensverbinding met een externe gegevensbron die u aan een formuliersjabloon toevoegt. U kunt secundaire gegevensverbindingen ophalen van gegevens die gebruikers moeten formulieren invullen die zijn gebaseerd op de formuliersjabloon of formuliergegevens indienen bij een externe gegevensbron, zoals een webservice configureren.

Wanneer u een secundaire gegevensverbinding die gegevens query's aan uw formulier toevoegt toevoegen, maakt InfoPath een secundaire gegevensbron met gegevensvelden en groepen die met de manier overeenkomen waarop gegevens in de database is opgeslagen. De query-gegevensverbinding haalt gegevens op vanuit de webservice en slaat deze gegevens op in de secundaire gegevensbron van het formulier.

U kunt de secundaire gegevensverbinding om de resultaten van de query opslaan op uw computer, zodat deze gebruikers toegang tot de gegevens, hebben zelfs wanneer zijn of haar computer geen verbinding is met een netwerk. Afhankelijk van de aard van de gegevens wilt u mogelijk de queryresultaten weergeven alleen wanneer gebruikers zijn verbonden met een netwerk.

Als u het aantal items in een keuzelijst beperken wilt, kunt u een filter. Een filter gebruiken wanneer u moet een subset van de gegevens die wordt geretourneerd door een query die is gebaseerd op door een gebruiker geselecteerde criteria weergeeft. Dat betekent dit dat criterium dat er een item dat is geselecteerd in een ander besturingselement (zoals een keuzelijst, keuzelijst met invoervak, vervolgkeuzelijst keuzelijst met invoervak of tekstvak) dat is gekoppeld aan een veld in de gegevensbron zijn kan.

Omdat de gegevensstructuur in de secundaire gegevensbron moet overeenkomen met de manier waarop gegevens in de database is opgeslagen, kunt u bestaande velden of groepen in de secundaire gegevensbron niet wijzigen. In de sectie Zie ook in dit artikel vindt u koppelingen naar meer informatie over gegevensverbindingen en gegevensbronnen.

Naar boven

Informatie over compatibiliteit

U kunt een gegevensverbinding voor query's toevoegen aan een Access-database alleen als u een formuliersjabloon die is niet een voor browsers compatibele formuliersjabloonontwerpt.

Naar boven

Voordat u begint

Voordat u de waarden uit een Access-database aan een besturingselement op de formuliersjabloon gebruiken kunt, moet u de volgende informatie van uw databasebeheerder:

• De naam en locatie van de database.

  Opmerking: Als andere gebruikers op het netwerk formulieren op basis van deze formuliersjabloon voor een maakt wordt, zorgen dat uw database voor deze gebruikers toegankelijk is.

• De naam van de tabel of query die de waarden voor de besturingselementen bevat. Gebruikt u deze tabel of query als de primaire tabel wanneer u de query-gegevensverbinding configureren.

• De namen van andere tabellen of query's waaruit de primaire tabel of query kan gegevens nodig zijn. In de meeste gevallen de relaties tussen tabellen zijn al tot stand gebracht in de database. Als u handmatig de relaties tussen de primaire tabel of query en een andere tabel of query moet, moet u de namen van de gerelateerde velden van beide tabellen of query's.

Naar boven

Stap 1: Een gegevensverbinding voor query's toevoegen

Als u een bestaande gegevensverbinding voor query's die u in de formuliersjabloon gebruiken kunt niet hebt, gebruikt u de volgende procedure een secundaire gegevensverbinding die gegevens query's toevoegen aan uw formulier toevoegt. Als de formuliersjabloon al een secundaire gegevensverbinding die u kunt gebruiken, kunt u dit gedeelte overslaan en Ga naar stap 2: het besturingselement configureren.

1. Klik op het menu Extra op Gegevensverbindingen.

2. Klik in het dialoogvenster Data Connections op toevoegen.

3. In de Wizard Gegevensverbinding, klikt u op een nieuwe verbinding maken met, klikt u op gegevens ontvangenen klik vervolgens op volgende.

4. Op de volgende pagina van de wizard, klik op Database (Microsoft SQL Server of alleen in Microsoft Office Access)en klik vervolgens op volgende.

5. Klik op de volgende pagina van de wizard op Database selecteren.

6. Blader naar de locatie van uw database in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren .

   Opmerking: Als de database is opgeslagen in een netwerklocatie, bladert u naar het pad universal naming convention (UNC) van de locatie. Blader niet naar de netwerklocatie via een netwerkstation. Als u een netwerkstation (die zich bevindt, het toewijzen van een letter aan een netwerkstation, zoals h of z) gebruikt, worden formulieren die gebruikers maken die zijn gebaseerd op dit formuliersjabloon wordt gezocht naar de database op die specifieke netwerkstation. Als de gebruiker geen netwerkstation op precies dezelfde manier is toegewezen, wordt de database niet vinden in het formulier.

7. Klik op de naam van uw database en klik vervolgens op openen.

8. In het dialoogvenster Tabel selecteren , klikt u op de primaire tabel of query die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

9. Selecteer op de volgende pagina van de wizard het selectievakje Tabelkolommen weergeven .

   Standaard worden alle velden in de tabel of query worden toegevoegd aan de belangrijkste Gegevensbron van de formuliersjabloon.

10. Schakel de selectievakjes uit voor de velden die u niet wilt opnemen in de belangrijkste gegevensbron.

11. Voeg eventuele aanvullende tabellen of query's die u wilt opnemen in de gegevensverbinding voor query's.

    Werkwijze

    1. Klik op de tabel toevoegen.

    2. Klik op de naam van de onderliggende tabel in het dialoogvenster tabel of Query toevoegen en klik vervolgens op volgende. InfoPath probeert om in te stellen van de relaties op overeenkomstige veldnamen in beide tabellen. Als u niet gebruiken van de voorgestelde relatie wilt, selecteert u de relatie en klik vervolgens op Relatie verwijderen. Als u wilt een relatie toevoegen, klikt u op Relatie toevoegen. Klik op de naam van de gerelateerde velden in de desbetreffende kolom in het dialoogvenster Relatie toevoegen en klik vervolgens op OK.

    3. Klik op Voltooien.

    4. Herhaal deze stappen als u wilt toevoegen van extra onderliggende tabellen.

12. Klik op Volgende.

13. Als u de resultaten van de gegevensverbinding voor query's beschikbaar wanneer het formulier niet met een netwerk verbonden is, selecteert u het selectievakje een kopie van de gegevens in de formuliersjabloon opslaan .

    Opmerking over de beveiliging: Dit selectievakje inschakelt slaat de gegevens op de computer van de gebruiker wanneer het formulier gebruikt dat deze gegevensverbinding. Als het formulier worden gevoelige gegevens opgehaald van deze gegevensverbinding, wilt u misschien voor het uitschakelen van deze functie ter bescherming van de gegevens voor het geval de computer is verbroken of gestolen of anderszins wordt geraadpleegd door een onbevoegde gebruiker.

14. Klik op Volgende.

15. Op de volgende pagina van de wizard, typ een beschrijvende naam voor deze secundaire gegevensverbinding en controleer of de gegevens in de sectie Samenvatting juist is.

16. Als u wilt configureren het formulier automatisch om gegevens te ontvangen wanneer dit wordt geopend, selecteert u het selectievakje automatisch gegevens ophalen wanneer formulier wordt geopend .

Naar boven

Stap 2: Configureer het besturingselement

1. Als de formuliersjabloon meerdere weergaven heeft, klikt u op de naam van de weergave in het menu Beeld om te gaan naar de weergave met het besturingselement waar u de gegevens uit de secundaire gegevensbron weergeven.

2. Dubbelklik op de keuzelijst, vervolgkeuzelijst keuzelijst of keuzelijst met invoervak op de formuliersjabloon die u wilt configureren.

3. Klik op het tabblad Gegevens.

4. Klik onder items in keuzelijst, klikt u op waarden opzoeken in een externe gegevensbron.

5. Klik in de lijst gegevensbron op de gegevensbron die u wilt gebruiken.

6. Klik op XPath selecteren , naast het vak gegevens in.

7. Geef het veld of groep waarvan de velden bevatten de gegevens die worden weergegeven voor de gebruiker en de gegevens die worden verzonden naar de externe gegevensbron door een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster veld of groep selecteren .

   Instellen dat de gegevens die de gebruiker zien dezelfde gegevens die de gebruiker indient

   • Klik op een veld en klik vervolgens op OK.

   Opgeven dat de gegevens die de gebruiker zien verschilt van de gegevens die de gebruiker indient

   Opmerking: In dit scenario de gegevens die de gebruiker zien afkomstig zijn uit een van de velden in de groep en de gegevens die de gebruiker indient deel uitmaakt van een ander veld in dezelfde groep.

   1. Klik op een groep en klik vervolgens op OK.

   2. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen van besturingselementen op XPath selecteren , naast het vak waarde .

   3. Klik in het dialoogvenster veld of groep selecteren op een veld met de gegevens dat de gebruiker wordt verzending naar de externe gegevensbron, en klik vervolgens op OK.

   4. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen van besturingselement op XPath selecteren , naast het vak weergavenaam .

   5. Klik in het dialoogvenster veld of groep selecteren op een veld met de gegevens die worden weergegeven in het besturingselement en klik vervolgens op OK.

8. Als het veld in het vak weergavenaam waarden met vergelijkbare weergavenamen heeft en u wilt alleen unieke namen weergeven, selecteert u het selectievakje alleen items met unieke weergavenaam weergeven .

Naar boven

Naar boven

Optioneel: Het instellen van een filter om de artikelen in het besturingselement te beperken

1. Dubbelklik op de keuzelijst, vervolgkeuzelijst keuzelijst of keuzelijst met invoervak op de formuliersjabloon die u wilt configureren.

2. Klik op het tabblad Gegevens.

3. Klik op XPath selecteren naast het vak gegevens in.

4. Klik op het veld of de groep waarin de velden die de waarden voor het besturingselement geven en klik vervolgens op Gegevens filterenin het dialoogvenster veld of groep selecteren .

5. Klik in het dialoogvenster Gegevens filteren op toevoegen.

   Opmerking: Als u een voorwaarde toevoegen aan een bestaand filter wilt, klikt u op het filter dat u wilt toepassen en klik vervolgens op wijzigen.

6. In het eerste vak in het dialoogvenster Filtercriteria opgeven , klikt u op de naam van het veld waarvan gegevens die u wilt filteren.

7. Klik in het tweede vak op het type filter dat u wilt gebruiken.

8. Klik op het type voorwaarde die u wilt toepassen op het filter in het derde vak en typ vervolgens de voorwaarde.

9. Meer dan één voorwaarde voor het filter configureren en klikt u op enVoer een van de volgende handelingen uit:

   • Als de bestaande voorwaarde en de nieuwe voorwaarde wilt het filter toepassen, klikt u op enen voegt u uw nieuwe voorwaarde.

   • Als u wilt toepassen op de bestaande voorwaarde of de nieuwe voorwaarde op het filter, klikt u op ofen voeg de extra voorwaarde toe.

10. Klik op OK om de dialoogvensters te sluiten.

11. Als u de wijzigingen wilt testen, klikt u op Voorbeeld op de werkbalk Standaard of drukt u op Ctrl+Shift+B.

    De formuliersjabloon wordt geopend in een nieuw venster.

12. Selecteer in het voorbeeldvenster verschillende waarden in het filterbesturingselement om te testen of het filter correct werkt.

    Het filter werkt niet goed

    Als de waarden in het besturingselement dat een filter bevat niet correct zijn, probeert hetzij omdat er te veel waarden of onvoldoende, u het volgende:

    • Als u meerdere voorwaarden in het filter gebruikt, verwijdert u alle behalve één voorwaarde om te controleren dat de juiste waarden worden geretourneerd die ene voorwaarde. Als de eerste voorwaarde geeft als de juiste waarden resultaat, klikt u vervolgens een andere voorwaarde toevoegen en testen.

    • Filters maken onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters. Als u gegevens weergeven die met een hoofdletter of kleine letters teken wilt beginnen, een filter maken met een hoofdletter-voorwaarde, of Selecteer in het dialoogvenster Filtervoorwaarde opgeven en maak vervolgens een voorwaarde kleine letter.

    • Als de gefilterde waarden zijn precies het tegenovergestelde van wat u verwacht, bijvoorbeeld de producten van alle leveranciers worden weergegeven in plaats van de producten van één leverancier, wijzigt u het filtertype in de voorwaarde. Als de voorwaarde gebruikmaakt van het filter type is gelijk aan en u op het punt te veel producten, moet u bijvoorbeeld probeert u het filter type is niet gelijk aan.

Naar boven