Office
Aanmelden
Inleiding tot Access

Kennismaken met databaseobjecten

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

In Access kunt u zes databaseobjecten combineren om zo optimaal gebruik te maken van uw gegevens. Kijk hier welke rol ieder object speelt.

Tabellen

In Access worden uw gegevens geordend in tabellen: lijsten met rijen en kolommen die wel iets weg hebben van een ouderwets kasboek of een spreadsheet. Elke tabel bevat gegevens over een bepaald onderwerp en de meeste databases bevatten dan ook meer dan één tabel.

Fragmenten van product-, klanten- en ordertabellen

Elke rij in de tabel wordt een record genoemd en elke kolom een veld. Een record bevat alle specifieke informatie voor een bepaalde entiteit, zoals een klant of een order. Een veld is een specifiek item met informatie over die entiteit. In de tabel Producten kan elke rij of record bijvoorbeeld gegevens bevatten over één product. Elke kolom of veld bevat dan een bepaald type gegevens over dat product, zoals de naam of de prijs. Als u nog niet bekend bent met databases, leest u hier meer over de basisbeginselen van databases.

Query's

In een goed ontworpen database bevinden de gegevens die u wilt presenteren in een formulier of rapport, zich meestal in meerdere tabellen. U gebruikt een query om die gegevens op te halen uit verschillende tabellen en te verzamelen voor weergave in een formulier of rapport.

Een query kan een aanvraag zijn voor gegevensresultaten uit de database, kan worden gebruikt om een actie uit te voeren op de gegevens of kan een combinatie zijn van deze taken. Gebruik query's om antwoord te krijgen op eenvoudige vragen, berekeningen uit te voeren op gegevens, gegevens uit verschillende tabellen te combineren, en gegevens uit een database toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

Er zijn allerlei soorten query's, die altijd zijn afgeleid van deze twee basistypen:

Belangrijkste querytypen

Gebruik

Selectie

Gegevens uit een tabel ophalen of berekeningen uitvoeren.

Actie

Gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Voor elke taak bestaat een specifiek type actiequery. Actiequery's zijn niet beschikbaar in Access-web-apps.

Formulieren

Formulieren zijn vergelijkbaar met vitrines in een winkel; ze maken het gemakkelijker om de database-items te bekijken of te pakken. Access-formulieren zijn, net als papieren formulieren, objecten waarmee u of andere gebruikers gegevens kunnen toevoegen, bewerken of weergeven die zijn opgeslagen in uw Access-bureaubladdatabase. Het is belangrijk om bij het ontwerpen van formulieren rekening te houden met de uiteindelijke toepassing ervan. Als een formulier bijvoorbeeld is bedoeld voor meerdere gebruikers, zorgt een goed ontworpen formulier ervoor dat de gegevensinvoer nauwkeurig, snel en efficiënt kan verlopen.

Rapporten

Rapporten bieden een manier om gegevens uit uw Access-database weer te geven, op te maken en samen te vatten. Maak bijvoorbeeld een eenvoudig rapport van de telefoonnummers voor al uw contactpersonen of een overzichtsrapport over de verkoop van uw bedrijf in verschillende regio's en perioden.

Rapporten komen goed van pas wanneer u de gegevens in uw database wilt gebruiken voor deze taken:

  • Een samenvatting van gegevens weergeven of distribueren.

  • Momentopnamen van de gegevens archiveren.

  • Details over afzonderlijke records leveren.

  • Etiketten maken.

Macro's

Een macro is een hulpmiddel waarmee u taken kunt automatiseren en functionaliteit kunt toevoegen aan formulieren, rapporten en besturingselementen. Als u bijvoorbeeld een opdrachtknop toevoegt aan een formulier en de gebeurtenis OnClick van de knop koppelt aan een macro, wordt die opdracht uitgevoerd als er iemand op de knop klikt.

Access biedt een ontwerpomgeving voor het maken van macro's. Het komt erop neer dat u een vereenvoudigde programmeertaal gebruikt om een lijst met acties samen te stellen die moeten worden uitgevoerd. Voor sommige acties is aanvullende informatie vereist, zoals welk veld moet worden weergegeven om in te vullen. De ontwerpomgeving maakt het gemakkelijker om macro's te maken, aangezien u kunt kiezen uit een lijst met acties en gegevens kunt invullen.

Macro's worden gebruikt om een reeks acties te automatiseren, gegevens in een database te wijzigen en nog veel meer. Via de ontwerpweergave bieden macro's toegang tot een subset van de opdrachten die beschikbaar zijn in Visual Basic for Applications (VBA). De meeste mensen vinden het handiger om een macro te maken om functionaliteit toe te voegen aan formulieren, rapporten en besturingselementen, dan om VBA-code te schrijven. U kunt de macro's echter altijd vanuit de ontwerpweergave converteren naar VBA.

Stel dat u een rapport rechtstreeks wilt openen vanuit een van uw formulieren voor gegevensinvoer. U voegt dan een knop toe aan het formulier en vervolgens maakt u een macro waarmee het rapport wordt geopend. Dit kan een zelfstandige macro zijn (een afzonderlijk object in de database), die u vervolgens koppelt aan de gebeurtenis OnClick van de knop, of u kunt een macro rechtstreeks insluiten in de gebeurtenis OnClick van de knop zelf. In beide gevallen wordt de macro uitgevoerd wanneer u op de knop klikt en wordt het rapport geopend.

Modules

Modules zijn VBA-code die u schrijft voor het automatiseren van taken in uw toepassing en om algemene functies uit te voeren. U schrijft modules in de programmeertaal VBA. Een module is een verzameling declaraties, instructies en procedures die als een eenheid worden opgeslagen.

Gegevens op zichzelf zijn niet heel interessant; ze kunnen zelfs betekenisloos zijn, totdat u er iets mee doet. Met Access kunt u gegevens structureren en vormgeven zodat deze in een context worden geplaatst waarmee ze niet alleen handig, maar ook onmisbaar worden. Door enkele van de zes Access-onderdelen of OBJECTEN in uw database op te nemen, kunt u gegevens gemakkelijker invoeren, zoeken, visualiseren en op andere manieren beheren.

Hier ziet u de zes Access-objecten die u kunt gebruiken met uw gegevens.

In de TABELLEN worden uw gegevens opgeslagen. Zij vormen de basis van uw database. Het VELD is de kleinste vorm van gegevens in een database. Velden zijn geordend in kolommen in uw tabel. Een VERZAMELING velden vormt een RECORD en records worden geordend in de rijen van de tabel. Op deze manier worden uw gegevensvelden en records netjes ingedeeld als een tabel.

QUERY's zijn vragen die u aan uw gegevens stelt. Bijvoorbeeld: 'Wat zijn de verkoopcijfers van het vierde kwartaal?' Met query's kunt u ook gegevens filteren en berekeningen uitvoeren, zoals het berekenen van totalen of kortingen. De resultaten worden gerangschikt in een tabel. Afhankelijk van het type query kunt u gegevens toevoegen of wijzigen.

FORMULIEREN geven uw database een professioneel uiterlijk. U kunt formulieren gebruiken om snel gegevens in te voeren en om knoppen aan te bieden voor het navigeren in uw database.

Met RAPPORTEN kunt u gegevens rangschikken, afleiden of visualiseren om deze beter te kunnen presenteren of analyseren. Wanneer u een diagram of een grafiek van uw gegevens nodig hebt, kunt u deze toevoegen aan een rapport.

Met MACRO's kunt u de database automatiseren. Er wordt dan een handeling uitgevoerd wanneer u een knop selecteert. U kunt ook macro's maken die steeds terugkerende taken voor u uitvoeren.

Ook met MODULES kunt u de database automatiseren, maar op een uitgebreidere manier dan met macro's. U kunt krachtige taken uitvoeren door code te schrijven met Visual Basic for Applications in Modules. Met modules maakt u in feite een aangepaste invoegtoepassing voor de database.

Nu u kennis hebt gemaakt met de zes databaseobjecten, zullen we ons voorbeeld opnieuw bekijken voor meer informatie over WEERGAVEN. Hier ziet u het tabelobject dat wordt weergegeven in de weergave GEGEVENSBLAD. Houd er rekening mee dat het databaseobject waarmee u werkt altijd in een bepaalde weergave wordt getoond; een weergave voor het MAKEN van het object of een weergave voor het GEBRUIK van dat object.

Hier ziet u een ander voorbeeld. DEZE tabel is nu geopend in de gegevensbladweergave. U kunt het tabblad gebruiken om eenvoudig te schakelen naar de ontwerpweergave en de vele opties te bekijken voor het maken en wijzigen van de tabel.

Dit formulier is geopend in de weergave FORMULIER, die u kunt gebruiken om snel gegevens toe te voegen aan de onderliggende tabel. U kunt het formulier openen in de INDELINGSWEERGAVE om besturingselementen toe te voegen of het formulier te wijzigen. Dit is waar u het formulier maakt.

Hetzelfde geldt voor query's. U kunt de query instellen in de ontwerpweergave. Wanneer u de query vervolgens uitvoert, worden de resultaten weergegeven in de gegevensbladweergave. U kunt nog verder gaan en een query openen in de SQL-weergave en desgewenst de daadwerkelijke code wijzigen.

In sommige weergaven kunt u beide taken uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld gegevens aan deze tabel toevoegen, zoals u zou verwachten. Maar u kunt ook het ontwerp wijzigen door velden toe te voegen.

Nu kent u de zes typen Access-databaseobjecten en de weergaven waarin u met deze objecten kunt werken. Bij het plannen van uw database moet u bedenken wat u wilt doen met uw gegevens. Het eindgebruik van de gegevens helpt u bij het bepalen welke Access-objecten u het beste kunt gebruiken om uw doelstellingen te bereiken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×