Video: gegevens verplaatsen van Excel naar Access

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Hebt u een lijst met contactpersonen of een inventarislijst in Excel die steeds lastig wordt om te beheren? Misschien wordt het tijd om de gegevens naar Access te verplaatsen, waar u over betere hulpmiddelen beschikt voor het beheer van grote hoeveelheden gegevens. In deze video ziet u hoe u de gegevens gemakkelijk kunt importeren in Access.

Opmerking :  In deze video wordt niet ingegaan op het importeren van gegevens in webdatabases. Lees het Engelstalige artikel Build an Access database to share on the Web voor meer informatie over webdatabases.

In de video

De gegevens voorbereiden in Excel

Belangrijk :  Als u wordt gevraagd wijzigingen in uw werkblad aan te brengen, maakt u een back-up van de werkmap of het werkblad voordat u doorgaat .

  • Als de gegevens in uw Excel-werkblad worden gescheiden door lege rijen en kolommen, consolideert u de gegevens zoveel mogelijk in één lijst. Lege cellen zijn geen probleem, maar probeer volledig lege rijen of kolommen te vermijden in de gegevens die u wilt verplaatsen.

  • Probeer ervoor te zorgen dat elke kolom hetzelfde type gegevens bevat, bijvoorbeeld volledig numeriek of volledig tekst. Als een kolom meerdere gegevenstypen bevat, probeer ten minste één van elk type in de eerste acht rijen van de gegevens te plaatsen. Op deze manier kan in Access het beste gegevenstype voor die kolom worden bepaald en voorkomt u importfouten.

  • In Access wordt de naam op de werkbladtab gebruikt als tabelnaam. Als de naam van het werkblad bijvoorbeeld Blad1 is, krijgt de geïmporteerde tabel in Access ook de naam Blad1. U kunt de naam van het werkblad als volgt wijzigen als u een gemakkelijk herkenbare naam aan de tabel wilt toewijzen voordat u de gegevens verplaatst:

    • Dubbelklik op de werkbladtab (onder aan het werkblad), typ de gewenste naam en druk op Enter.

Gegevens verplaatsen naar Access

  1. Selecteer in Excel de gegevens die u wilt verplaatsen naar Access, inclusief eventuele kolomkoppen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde gegevens en klik op Kopiëren.

  3. Open in Access een bestaande database of maak een nieuwe.

    Als u een nieuwe database maakt, wordt er een lege tabel weergegeven in Access. Sluit de tabel zonder deze op te slaan.

  4. Als het navigatiedeelvenster niet wordt weergegeven, drukt u op F11.

  5. Klik met de rechtermuisknop in het navigatiedeelvenster en klik op Plakken.

    Er wordt een dialoogvenster in Access weergegeven waarin wordt gevraagd of uw gegevens kolomkoppen bevatten.

  6. Als de gekopieerde gegevens kolomkoppen bevatten, klikt u op Ja. Anders klikt u op Nee.

    Als het goed is, wordt in Access nu een bericht weergegeven dat het object is geïmporteerd.

  7. Klik op OK om door te gaan.

De nieuwe tabel wordt weergegeven in het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op de nieuwe tabel om te controleren of de gegevens correct zijn geïmporteerd.

Importfouten herstellen

Als er fouten zijn opgetreden tijdens de importbewerking, wordt er een tabel Importfouten gemaakt met beschrijvingen van de fouten. U kunt de fouten bekijken door op de tabel Importfouten te dubbelklikken. Als er veel fouten zijn, kunt u de geïmporteerde tabel beter verwijderen, de fouten in Excel corrigeren en de gegevens vervolgens opnieuw kopiëren en plakken. Als er slechts een paar fouten zijn, corrigeert u ze misschien liever handmatig in Access. Nadat u de fouten hebt hersteld, kunt u de tabel Importfouten verwijderen.

Veldgegevenstypen instellen

Als u merkt dat u niet het gewenste type gegevens kunt invoeren in de Access-tabel, moet u wellicht het gegevenstype van het veld wijzigen.

U kunt het gegevenstype van een veld bepalen door een waarde in het veld te selecteren en het vak Gegevenstype op het tabblad Velden in de groep Opmaak te controleren. Als het gegevenstype bijvoorbeeld Numeriek is, kunt u geen letters in het veld invoeren, zoals 166A.

Het gegevenstype van een veld wijzigen

Waarschuwing :  In bepaalde gevallen kan het wijzigen van het gegevenstype voor een veld tot gegevensverlies leiden. Maak een back-up van het accdb-bestand (of de tabel zelf) voordat u het gegevenstype van een veld wijzigt.

  1. Klik in de cel die u wilt wijzigen.

  2. Selecteer op het tabblad Velden in de groep Opmaak een nieuw gegevenstype in de lijst Gegevenstype.

    Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.

  3. Als u een back-up van uw gegevens hebt gemaakt en zeker weet dat u wilt doorgaan, klikt u op Ja.

  4. Sla de tabel op.

Een primaire sleutel toevoegen

U kunt het beste een primaire sleutel aan de nieuwe tabel toevoegen om dubbele records te voorkomen gemakkelijker relaties tussen tabellen te maken. Gebruik de volgende procedure:

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel en klik vervolgens op Ontwerpweergave.

  2. Typ "ID" in de eerste lege cel van de kolom Veldnaam.

  3. Selecteer AutoNummering in de kolom Gegevenstype.

  1. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Extra op Primaire sleutel terwijl de nieuwe rij ID nog steeds is geselecteerd.

  2. Sla de tabel op en sluit de tabel.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×