Gegevens toevoegen en bewerken

Gegevens kopiëren uit Excel

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Benut de gestroomlijnde bewerkingsmogelijkheden, de krachtige query's en handige rapportagemogelijkheden in Access door gegevens vanuit een Excel-spreadsheet te kopiëren. Zet uw gegevens in een bestaande tabel of in een nieuwe, lege tabel.

Voordat u gegevens kopieert, moet u ervoor zorgen dat deze consistent en gestructureerd zijn, zodat ze op de juiste wijze worden gekopieerd.

Uw gegevens opschonen
  • Alle gegevens in een kolom moeten van hetzelfde type zijn en een vergelijkbare opmaak hebben. Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle telefoonnummers een netnummer bevatten, maar geen landcode, dat alle adressen plaats en provincie bevatten, maar geen land en dat alle prijzen centen bevatten, zelfs als u ,00 vermeldt.

  • Verwijder eventuele subkoppen, samenvattings- of opmerkingsrijen en lege rijen.

    Opmerking: Zet deze waar nodig later terug met behulp van groepering en totaalberekening van query's en rapporten in Access.

    Als u de gegevens in een bestaande Access-tabel plakt, moet u ervoor zorgen dat uw spreadsheet hetzelfde aantal kolommen, in dezelfde volgorde, heeft als de Access-tabel. (Als u echter van plan bent om een nieuwe Access-tabel te maken met deze gegevens, kunt u de kolommen zo noemen en sorteren als u wilt.)

    Tip: Het is een goede gewoonte bij het werken met databases om elk afzonderlijk stukje informatie in een eigen kolom weer te geven. Bijvoorbeeld: zet voornaam en achternaam in verschillende kolommen en zet ook straat, plaats, provincie en postcode in verschillende kolommen.

Excel-gegevens aan een nieuwe tabel toevoegen
  1. Selecteer en kopieer de gegevens in Excel die u aan de tabel wilt toevoegen.

  2. In Access selecteert u Start > Plakken.

  3. Als u wilt aangeven of de eerste rij van uw gegevens kolomkoppen bevat, selecteert u Ja of Nee.

  4. Wijzig desgewenst de naam van de tabel en de velden.

Excel-gegevens aan een bestaande tabel toevoegen
  1. Selecteer en kopieer de gegevens in Excel die u aan de tabel wilt toevoegen.

  2. In Access opent u de tabel waarin u de gegevens wilt plakken.

  3. Selecteer een lege rij aan het einde van de tabel.

  4. Selecteer Start > Plakken > Toevoegen via plakken.

Wanneer u Excel-gegevens in een Access-database kopieert, worden uw oorspronkelijke gegevens in Excel niet gewijzigd.

Wilt u meer zien?

Video: Gegevens verplaatsen van Excel naar Access

Training voor Excel

Training voor Outlook

U hebt Excel waarschijnlijk gebruikt voor het opslaan van lijsten met gegevens, zoals contactpersonen.

Als het lastig wordt om de lijst in Excel te beheren, is het handig om deze naar Access te verplaatsen zodat u de query- en rapportagefuncties van Access kunt benutten.

Eén manier is om de Excel-gegevens gewoon te kopiëren en in Access te plakken, in een bestaande tabel of in een nieuwe. Dit doet u als volgt.

Mogelijk moet u eerst wat opschonen in Excel. Voor Access-tabellen is vereist dat de gegevens gestructureerd zijn, waardoor de gegevens nauwkeuriger zijn.

Zorg ervoor dat alle gegevens in elke kolom van hetzelfde type zijn, zoals tekst, datums of getallen.

Verwijder eventuele subkoppen, samenvattingsrijen of lege rijen. U kunt deze later opnieuw maken met behulp van de groeperings- en totaalberekeningsfuncties van Access-query's en -rapporten.

Als u de gegevens in een bestaande Access-tabel gaat plakken, moet u ervoor zorgen dat uw Excel-gegevens hetzelfde aantal kolommen hebben als de Access-tabel en dat de kolommen dezelfde volgorde hebben.

Mogelijk moet u hier en daar een lege kolom toevoegen in uw Excel-werkblad zodat het aantal kolommen overeenkomt.

Als u een nieuwe tabel in Access maakt, maakt u het Excel-werkblad op de manier op die het handigst is.

Het is bijvoorbeeld een goed idee om voornamen en achternamen in aparte kolommen te zetten...

...en voor adresgegevens is het meestal handiger als u deze in verschillende kolommen splitst.

Als de gegevens klaar zijn, selecteer u deze...

en kopieert u ze naar het Klembord.

Als u een nieuwe tabel met deze gegevens maakt, klikt u in Access met de rechtermuisknop in het navigatiedeelvenster en selecteert u Plakken.

Als de gekopieerde gegevens de kolomkoppen bevatten, selecteert u Ja. Anders selecteert u Nee.

In Access wordt een nieuwe tabel gemaakt en u kunt hier nu mee gaan werken.

Als u in een bestaande tabel plakt, dubbelklikt u in Access op de tabel waaraan u de gegevens toevoegt.

Selecteer het sterretje in de lege rij onderaan om de nieuwe rij te markeren, selecteer vervolgens op het tabblad Start de pijl-omlaag onder Plakken en selecteer daarna Toevoegen via plakken.

Als uw Excel-gegevens niet overeenkomen met de kolommen in uw Access-tabel, moet u de plakbewerking mogelijk enkele keren opnieuw doen.

Als u problemen hebt met plakken, controleert u de gegevenstypen van elke kolom in de Access-tabel nogmaals.

U kunt dit doen door het tabblad Velden te selecteren en vervolgens in een kolom te klikken. Het gegevenstype van die kolom wordt hier getoond. Zorg ervoor dat de gegevens die u in de kolom probeert te plakken, overeenkomen met dat gegevenstype.

Nadat u de gegevens hebt geplakt, kunt u ermee gaan werken in Access. Omdat dit een kopie van de gegevens is, blijven de oorspronkelijke gegevens in Excel ongewijzigd.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×